Постановление Администрации городского поселения Чехов Чеховского муниципального района Московской области от 1 февраля 2010 г. N 45-14-2 "Об утверждении Положения об архиве администрации города Чехова"

В целях установления единого порядка ведения архива администрации города Чехова, совершенствования организации хранения и использования архивных документов в администрации города Чехова, в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации":

1. Утвердить Положение об архиве администрации города Чехова (прилагается).

2. Организационному отделу (Зайцева Ю.В.) опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации Степанова В.А.

Глава города Чехова

В.Е. Степеренков

Положение
об архиве администрации города Чехова
(утв. постановлением Администрации городского поселения Чехов
Московской области от 1 февраля 2010 г. N 45-14-2)

1. Общие положения

1.1. Администрация города Чехова (далее - Администрация) обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в процессе деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение в районный архив администрации Чеховского муниципального района (далее - районный архив).

1.2. В Администрации для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив. Администрация обеспечивает архив необходимым помещением и оборудованием.

1.3. Функции ведения архива возлагаются на общий отдел Администрации.

1.4. Документы Администрации, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в районном архиве.

1.5. До передачи на государственное хранение документы постоянного срока хранения временно, в течение 10 лет, хранятся в архиве Администрации. До передачи их на хранение в архив Администрации данные документы в течение 3 лет хранятся в структурных подразделениях Администрации.

1.6. Документы Администрации по личному составу хранятся в течение 75 лет в архиве Администрации. Документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) не подлежат передаче в архив Администрации, они хранятся в структурных подразделениях Администрации в течение сроков их хранения.

1.7. В своей работе архив Администрации руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательством Московской области, муниципальными правовыми актами города Чехова, правилами и другими нормативно-методическими документами районного архива и настоящим Положением.

1.8. Контроль за деятельностью архива Администрации осуществляет глава города Чехова.

2. Состав документов архива

2.1. В архив поступают следующие документы:

2.1.1. Законченные документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.1.2. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Администрации.

2.1.3. Документы, регламентирующие работу Администрации и порядок работы архива.

2.1.4. Справочные и отчетные документы по работе архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременное формирование дел, отнесенных к Архивному фонду Московской области, на государственное хранение с соблюдением требований, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле Московской области", Главным архивным управлением Московской области и районным архивом.

3.1.4. Осуществление контроля над формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Администрации постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, обработанные в соответствии с требованиями районного архива, установленными Федеральным архивным агентством.

3.2.2. Составляет и предоставляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Администрации и ЭПК Главного архивного управления Московской области.

3.2.3. Осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение дел.

3.2.4. Организует использование документов:

- информирует руководство и работников Администрации о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного использования для работы в помещении Администрации;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.5. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Администрации.

3.2.6. Составляет номенклатуру дел Администрации, контролирует правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях Администрации, а также подготовку дел к передаче в архив Администрации.

3.2.7. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников, ответственных за ведение архива и делопроизводство Администрации.

3.2.8. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в районный архив документы Администрации, отнесенные к Архивному фонду Московской области.

4. Права архива

4.1. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Администрации.

4.1.2. Запрашивать от структурных подразделений Администрации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность лица, выполняющего обязанности заведующего архивом

5.1. Общий отдел Администрации, ответственный за ведение архива, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.