Приложение N 1. Административный регламент осуществления муниципальной услуги "Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивных фондов и других архивных документов"

Приложение N 1
к постановлению Администрации
городского округа Химки
Московской области
от 3 февраля 2011 г. N 89

Административный регламент
осуществления муниципальной услуги "Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивных фондов и других архивных документов"

I. Общее положения

1.1. Административный регламент - это нормативный правовой акт, регулирующий отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги, а также порядок предоставления муниципальной услуги и стандарт предоставления муниципальной услуги.

1.2. Настоящий регламент разработан в целях повышения качества информационного обеспечения информацией физических и юридических лиц (далее по тексту - заявитель) с определением срока, последовательности действий и предоставления муниципальной услуги на основе документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов, а также порядок его взаимодействия с органами местного самоуправления, органами Администрации городского округа Химки Московской области (далее по тексту - Администрация городского округа), с предприятиями, учреждениями и организациями при предоставлении муниципальной услуги.

1.3. Муниципальная услуга - деятельность по реализации функций Администрации, которая осуществляется по запросам заявителей в пределах полномочий Администрации городского округа по решению вопросов местного значения, установленных в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Уставом городского округа.

1.4. Заявители - государственные органы, органы государственной власти, органы местного самоуправления, физические или юридические лица либо их уполномоченные представители, обратившиеся в Администрацию городского округа с запросом о предоставлении муниципальной услуги, выраженным в устной, письменной или электронной форме.

1.5. Организация информационного обеспечения заявителей включает в себя организацию исполнения поступающих в Администрацию городского округа запросов по определенной проблеме, теме, событию, факту и социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой российских граждан и предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.

1.6. Муниципальная услуга состоит в выдаче архивных справок, копий, выписок: о стаже работы, о заработной плате, в подтверждении рождения, брака, смерти, а также архивных копий нотариальных документов, тематических подборок, подготовкой информационных писем и других документов по обращениям заявителей на основании архивных документов.

1.6.1. Архивная справка - документ, составленный на бланке Администрации городского округа, и имеющий юридическую силу, содержащий информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

1.6.2. Архивная копия - документ, дословно воспроизводящий текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенный в установленном порядке.

1.6.3. Архивная выписка - документ, составленный на бланке Администрации городского округа, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

1.6.4. Информационное письмо - письмо, составленное на бланке Администрации городского округа по запросу заявителя или по инициативе сотрудников отдела "Городской архив", содержащее информацию о хранящихся в отделе "Городской архив" архивных документах по определенной проблеме, теме.

1.6.5. Тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный сотрудниками отдела "Городской архив" по запросу заявителя или по инициативе сотрудников отдела "Городской архив". Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме.

1.6.6. Отрицательный ответ, который составляется в случае отсутствия документов, необходимых для исполнения запроса, составляется на бланке Администрации городского округа, где в ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать запрашиваемый документ или справку. При необходимости, ответ заверяется гербовой печатью.

1.7. К получателям муниципальной услуги (заявителям) относятся:

- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

- органы государственной власти, органы местного самоуправления;

- предприятия, учреждения, организации и общественные объединения;

- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законами Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством РФ, полномочиями выступать от их имени.

1.8. Информация о месте размещения регламента и правилах предоставления услуги размещается:

- в Главном архивном управлении Московской области, расположенном по адресу: 117452, г. Москва, ул. Азовская, д. 17,

телефон: (495) 318-03-64

адрес электронной почты: E-mail:archive@mosreg.ru

- в Администрации городского округа Химки Московской области, расположенной по адресу: 141400, г. Химки, ул. Московская, д. 15

телефон: (495) 572-65-00, 572-76-17

адрес электронной почты: E-mail: himki:@mosreg.ru

- в отделе "Городской архив" управления персоналом Администрации городского округа Химки, расположенном по адресу: 141400, г. Химки, ул. Мичурина, д. 15

телефон: (495) 573-91-83.

1.8.1. Информацию по процедуре предоставления муниципальной услуги можно получить у специалиста отдела документооборота управления документационного обеспечения Администрации городского округа по телефонам (495) 573-93-10, 572-52-36, 572-73-72, у специалиста отдела "Городской архив" по телефону (495) 573-91-83, а также на сайте Администрации городского округа Химки: himki.ru.

1.8.2. Информирование о предоставлении муниципальной услуги осуществляется по следующим направлениям:

- о местонахождении и графике работы Администрации городского округа, о способах получения информации;

- о справочных телефонах Администрации городского округа;

- об адресе официального сайта Администрации городского округа в сети Интернет, адресе электронной почты Администрации городского округа;

- о порядке получения информации заинтересованными лицами по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги;

- о порядке, форме и месте размещения информации о предоставляемой услуге.

1.8.3. Основными требованиями к консультации заявителей являются:

- актуальность;

- своевременность;

- четкость в изложении материала;

- полнота консультирования;

- наглядность форм подачи материала;

- удобство и доступность.

1.8.4. Информирование заявителей о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в форме:

- непосредственного общения заявителей (при личном обращении либо по телефону) с сотрудниками Администрации городского округа, ответственными за консультацию по соответствующим направлениям;

- информационных материалов, которые размещаются на официальном сайте Администрации городского округа в сети Интернет и на информационных стендах, размещенных возле кабинета отдела документооборота и в отделе "Городской архив" Администрации городского округа.

1.8.5. Требования к форме и характеру взаимодействия специалистов отделов документооборота и "Городской архив" с заявителями:

- при ответе на телефонные звонки специалист представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество, должность, наименование отдела Администрации городского округа, предлагает представиться собеседнику, выслушивает и уточняет суть вопроса. Во время разговора следует произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат;

- при личном обращении заявителей специалист должен представиться, указать фамилию, имя и отчество, сообщить занимаемую должность, самостоятельно дать ответ на заданный заявителем вопрос;

- в конце консультирования (по телефону или лично) специалист, осуществляющий консультирование, должен кратко подвести итоги и перечислить меры, которые следует принять заявителю (кто именно, когда и что должен сделать);

- ответ на письменные обращения и обращения по электронной почте дается в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии и инициалов, номера телефона должностного лица, исполнившего ответ на обращение. Ответ на письменные обращения и обращения по электронной почте дается в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

1.8.6. На информационных стендах, размещенных в здании Администрации городского округа и в приемной отдела "Городской архив" размещаются следующие информационные материалы:

- сведения о перечне предоставляемых муниципальных услуг;

- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги;

- схема, наглядно отображающая последовательность прохождения всех административных процедур (приложение N 5 к административному регламенту);

- перечень документов, которые заявитель должен представить для предоставления муниципальной услуги;

- образцы заполнения документов;

- адреса, номера телефонов и факса, график работы отделов документооборота и "Городской архив", а также адрес электронной почты Администрации городского округа;

- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- Административный регламент;

- иная необходимая оперативная информация о предоставлении муниципальной услуги.

При изменении условий и порядка предоставления муниципальной услуги, информация об изменениях должна быть выделена цветом и пометкой "ВАЖНО".

Информационные стенды должны быть максимально заметны, хорошо просматриваемы и функциональны, рекомендуется оборудовать информационные стенды карманами формата А4, в которых размещать информационные листки.

Текст материалов, размещаемых на стендах, должен быть напечатан удобным для чтения шрифтом, основные моменты и наиболее важные места выделены.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

1. Наименование муниципальной услуги

Наименование муниципальной услуги - "Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивных фондов и других архивных документов" (далее - муниципальная услуга).

2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

2.1. Предоставление муниципальной услуги по организации информационного обеспечения заявителей осуществляет Администрация городского округа на основании личных или коллективных обращений граждан и юридических лиц или общественных организаций.

2.2. Работу по исполнению поступающих запросов по определенной проблеме, теме, событию, факту и социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой российских граждан и предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, осуществляет отдел "Городской архив" управления персоналом (далее - отдел "Городской архив") Администрации городского округа при наличии архивных документов для их исполнения.

2.3. Регистрацию обращений по предоставлению муниципальной услуги осуществляют специалисты отдела документооборота управления документационного обеспечения (далее - отдел документооборота) Администрации городского округа.

3. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги является предоставление заявителям информации на основе документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов, хранящихся в отделе "Городской архив", на безвозмездной основе путем выдачи:

- копий архивных документов (выписок из них);

- архивных справок социально-правового характера;

- информационных писем;

- тематической подборки архивных документов;

- уведомления о направлении запроса на исполнение в организацию по принадлежности;

- уведомления о возможном местонахождении запрашиваемых документов;

- уведомления об отсутствии запрашиваемых сведений либо об отсутствии документов (отрицательный ответ).

К архивным справкам социально-правового характера относятся:

- справки о заработной плате;

- справки о подтверждении стажа работы;

- справки о наличии (отсутствии) отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по уходу за ребенком, учебного отпуска, курсов повышения квалификации с отрывом от производства.

4. Срок предоставления муниципальной услуги

4.1. Срок исполнения запросов по документам отдела "Городской архив", связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций (социально-правовые вопросы), не должен превышать 30 календарных дней с даты их регистрации в отделе документооборота.

4.2. Запросы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, депутатские запросы, запросы Правительства Московской области, прокуратуры и судов рассматриваются в день поступления или в срок, установленный в обращении.

4.3. Обращения граждан, содержащие вопросы защиты прав ребенка, рассматриваются безотлагательно.

4.4. В случаях необходимости проведения масштабной поисковой работы по поиску архивных документов, представления дополнительных документов и материалов может быть принято решение о продлении срока исполнения запроса, но не более чем на 30 календарных дней.

5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги по организации информационного обеспечения заявителей осуществляется на основе документов в соответствии с законодательством Российской Федерации и Московской области и иными нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, N 7-ФКЗ;

- Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-I (ред. от 01.12.2007) "О государственной тайне";

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 27.12.2009) "О персональных данных";

- Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 (ред. от 01.09.2000) "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

- Законом Российской Федерации от 27 апреля 1993 года N 4866-1 (в ред. Федеральных законов от 14.12.1995 N 197-ФЗ и от 09.02.2009 N 4-ФЗ) "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Законом Московской области от 05.10.2006 г. N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (в редакции Приказа Министерства культуры России от 16.02.2009 N 68);

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007 N 9059);

- Административным регламентом рассмотрения обращений граждан в Администрации городского округа и ее структурных подразделениях, утвержденным постановлением Главы городского округа от 06.02.2007 N 129.

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги

6.1. Для предоставления муниципальной услуги необходимы:

- паспорт или удостоверение личности - для граждан;

- заявление на выдачу архивной справки (по форме согласно приложению N 1-4 к административному регламенту) - для граждан;

- запрос на бланке организации - для юридических лиц;

- в случае необходимости, заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы, либо их копии;

- для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации;

- иные документы подтверждающие правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера.

6.2. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, можно получить у специалистов отдела документооборота лично в приемные дни или по телефонам (495) 573-93-10, 572-52-36, 572-73-72 и у специалистов отдела "Городской архив" в приемные дни (понедельник и четверг с 11-00 до 17-00) или по телефону (495) 573-91-83, ответственных за предоставление муниципальной услуги, на информационных стендах, а также на официальном сайте Администрации: himki.ru.

6.3. Не допускается требовать от заявителей документы, не предусмотренные данным административным регламентом.

6.4. Заявитель может предоставить дополнительную информацию в печатной, электронной или в рукописной форме - адрес фактического места жительства, контактные телефоны и иную информацию, необходимую для предоставления муниципальной услуги.

6.5. Общие требования к оформлению документов, представляемых для предоставления муниципальной услуги, порядок их приема:

6.5.1. Заявление должно содержать:

- наименование органа Администрации городского округа либо фамилию, имя, отчество и должность соответствующего должностного лица;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), год рождения заявителя - для физических лиц, индивидуальных предпринимателей;

- наименование, организационно-правовую форму - для юридических лиц;

- адрес заявителя (для юридических лиц - юридический и почтовый адреса, для физических лиц - адрес регистрации по месту жительства), контактный телефон, а также фамилию, имя, отчество исполнителя (для юридических лиц);

- почтовый адрес, в том числе адрес электронной почты (при наличии), по которым должен быть направлен ответ;

- изложение существа запроса, обращения;

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса;

- для запроса о стаже работы и заработной плате - название, ведомственная подчиненность организации, время работы, должность (в случае, если необходимость указания таких данных предусматривает существо запроса), а также ксерокопию трудовой книжки;

- для получения муниципальной услуги по подтверждению рождения, брака и смерти заявителями представляются документы, подтверждающие родство с лицами, на которых запрашиваются сведения;

- при получении муниципальной услуги на выдачу архивных копий нотариальных документов заявителем подтверждается право их получения;

- личную подпись заявителя, дату отправления запроса.

6.5.2. Требования к форме заявления:

- заявление и документы предоставляются на русском языке либо представляется нотариально заверенный перевод на русский язык;

- заявление заполняется заявителем рукописным или машинописным способом;

- в случае, если заявление заполнено машинописным способом, заявитель дополнительно в нижней части заявления разборчиво от руки указывает свою фамилию, имя и отчество (полностью) и дату подачи заявления;

- в документах не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных не оговоренных в них исправлений;

- тексты на документах, полученных посредством светокопирования, должны быть разборчивы.

6.6. Заявления и иные обращения с прилагаемыми документами, направляются посредством личного обращения заявителя либо направления документов по почте заказным письмом (бандеролью с описью вложенных документов и уведомлением о вручении), либо по электронной почте в Администрацию городского округа по адресу: 141400, Московская область, г. Химки, ул. Московская, 15.

6.7. В случае направления документов по почте, копии документов должны быть нотариально заверены. Факт подтверждения направления документов по почте лежит на заявителе.

6.8. Датой обращения и представления документов является день регистрации документов специалистом отдела документооборота Администрации городского округа.

6.9. В случае обращения лично заявитель представляет оригиналы документов либо их нотариально заверенные копии. В случае предоставления оригиналов документов с копией документов, специалист отдела документооборота, ответственный за прием документов передает на заверение представленные копии начальнику отдела или начальнику управления, сверив их с оригиналами документов.

6.10. Прием заявителей для подачи документов осуществляется в соответствии с графиком приема документов в Администрации городского округа. Для получения муниципальной услуги пользователь должен заполнить заявления по формам NN 1-4 (прилагаются).

6.11. При предоставлении пользователям муниципальной услуги отдел "Городской архив" использует Описи дел, списки фондов, фондовые карточки.

7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Заявителю может быть отказано в приеме документов, необходимых для получения муниципальной услуги, при личном приеме в следующих случаях:

- запросы заявителей не содержат наименования юридического лица, а для физического лица не содержат Фамилию, имя, отчество заявителя;

- заявление и документы представлены не на русском языке и заявитель не представил нотариально заверенный перевод на русский язык;

- в запросе отсутствует почтовый и/или электронный адрес заявителя;

- текст запроса не поддается прочтению;

- при отсутствии документов, подтверждающих полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах (доверенность и другие документы).

8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

8.1. Обращения заявителей, полученные при личном приеме, а также путем почтового или электронного отправления не подлежат рассмотрению, что является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги, в следующих случаях:

- отсутствие документов в отделе "Городской архив" по запрашиваемой тематике;

- неудовлетворительное физическое состояние архивных документов, не имеющих страховых копий;

- в запросе отсутствуют сведения, необходимые для проведения поисковой работы;

- запрос на получение информации, которая затрагивает непосредственно права, свободы и интересы конкретного поименованного в тексте третьего лица;

- по вопросам, содержащимся в запросе, существует ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные;

- ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. В этом случае заявителю сообщается о невозможности исполнения запроса по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Получение такой информации предполагает наличие у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений содержащих, государственную тайну или конфиденциальную информацию;

- в запросе содержится вопрос, на который пользователю ранее многократно (не менее двух раз) давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. По предложению начальника отдела "Городской архив" заместитель Главы Администрации городского округа, курирующий работу отдела "Городской архив", вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Администрацию городского округа или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение;

- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

- в обращении содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы жизни и здоровью должностного лица, специалиста отдела документооборота или отдела "Городской архив", или членов их семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом;

- текст запроса не поддается прочтению. В данном случае ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его адрес и ФИО поддаются прочтению;

- от заявителя поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения.

8.2. Уведомление об отказе в рассмотрении обращения по существу сообщается обратившемуся заявителю письменно на бланке Администрации городского округа за подписью заместителя Главы Администрации городского округа, курирующего деятельность отдела "Городской архив".

9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами

Муниципальная услуга "Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивных фондов и других архивных документов" предоставляется заявителям на безвозмездной основе (бесплатно).

10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

10.1. Прием заявителей ведется специалистами отдела документооборота Администрации городского округа в приемные часы в порядке очереди при личном обращении.

10.2. При подаче обращения о предоставлении муниципальной услуги заявителем лично, а также при получении результата предоставления муниципальной услуги в приемные дни в отделе документооборота время ожидания в очереди заявителя не должно превышать 30 минут.

11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

11.1. Обращения заявителей регистрируются в отделе документооборота Администрации городского округа в день обращения.

11.2. Обращения заявителей с резолюцией заместителя Главы Администрации городского округа, курирующего деятельность отдела "Городской архив", регистрируются в отделе "Городской архив" в журнале, оформленном установленным образом, в день их поступления в отдел.

12. Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

12.1. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оборудовано:

- охранно-пожарной сигнализацией;

- средствами пожаротушения;

- средствами оказания первой медицинской помощи.

12.2. В помещении, в котором заявители ожидают предоставления муниципальной услуги, должны находиться: стол (стойки), места для сидения (стулья, кресла), настольная лампа, бумага и ручки для возможности оформления запроса, документов и записи информации.

12.3. В помещении, где предоставляется муниципальная услуга, должен быть вывешен график приема обращений, а также таблички с указанием номера кабинета, фамилий, имен, отчеств, должностей специалистов и работников отдела документооборота и отдела "Городской архив", ответственных за предоставление муниципальной услуги.

12.4. Работникам, ответственным за предоставление муниципальной услуги, выделяется в достаточном количестве бумага, расходные и канцелярские товары.

12.5. Рабочие места лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

12.6. Для получения информации о порядке получения муниципальной услуги, а также получения консультаций заявители обращаются как в отдел документооборота по адресу: г. Химки, ул. Московская, 15, каб. N 1 лично в приемные дни и по телефонам (495) 573-93-10, 572-52-36, 572-73-72, так и в отдел "Городской архив", расположенный по адресу: г. Химки, ул. Мичурина, 15 лично в приемные дни и по телефону: 8 (495) 573-91-83.

12.7. В помещениях для получения муниципальной услуги должны быть оборудованы информационные стенды.

13. Показатели доступности и качества муниципальных услуг

13.1. Одной из основных целей настоящего регламента является доступность и высокое качество предоставления муниципальной услуги. Одной из форм доступности предоставления муниципальной услуги является использование информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования.

13.2. Показателями доступности и качества предоставления муниципальной услуги является отсутствие жалоб заявителей на:

- нарушение сроков исполнения обращений;

- некомпетентность и неисполнительность специалистов;

- некачественную подготовку архивных документов;

- волокиту и безосновательный отказ в приеме документов и в предоставлении муниципальной услуги;

- иные нарушения прав и законных интересов граждан и юридических лиц.

14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в многофункциональных центрах и особенности предоставления муниципальных услуг в электронной форме

14.1. Запросы и обращения могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

14.2. Запросы и обращения, поступившие в Администрацию городского округа в форме электронного документа, подлежат рассмотрению в порядке, установленном настоящим административным регламентом для письменных обращений. В обращении заявитель в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) - для граждан, или наименование юридического лица (организации) - для юридических лиц и иных организаций, адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Заявитель вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги (приложение N 5 к Административному регламенту):

- прием и регистрация обращений в электронной базе данных с проставлением на обращении номера и даты входящего документа сотрудниками отдела документооборота, ответственными за регистрацию обращений;

- направление зарегистрированного обращения заместителю Главы Администрации городского округа, курирующему деятельность отдела документооборота и отдела "Городской архив", для наложения резолюции;

- отражение резолюции на входящем документе в электронной базе с последующим направлением обращения на исполнение в отдел "Городской архив" под роспись начальнику отдела "Городской архив" в карточке учета;

- регистрация обращений в журнале регистрации отдела "Городской архив" и направление на исполнение сотруднику отдела "Городской архив" в соответствии с его должностными обязанностями;

- поиск, подбор, подготовка и оформление копий архивных документов (выписок из них) в четком соответствии с запросом заявителя;

- подбор, поиск, подготовка и оформление архивных справок социально-правового характера;

- представление исполненных документов на подпись заместителю Главы Администрации городского округа, курирующему деятельность отдела "Городской архив";

- проставление гербовой печати Администрации городского округа на исполненных документах;

- направление подписанных и заверенных гербовой печатью Администрации городского округа документов в отдел документооборота для отметки об исполнении документа;

- отметка сотрудниками отдела документооборота, ответственными за прием обращений, о выполнении муниципальной услуги в электронной базе и об исполнении запроса заявителя;

- выдача заявителю исполненного ответа.

1.1. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма и другие исполненные документы выдаются заявителю при личном обращении в отдел документооборота Администрации городского округа при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, а доверенному лицу заявителя - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законом порядке. Информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки копий архивных документов и ответы об отсутствии запрашиваемых сведений могут отправляться по почте или по электронной почте.

1.2. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

2. Сроки исполнения административных процедур:

2.1. Прием и регистрация обращений в электронной базе данных с проставлением на обращении номера и даты входящего документа сотрудниками отдела документооборота, ответственными за регистрацию обращений осуществляется в день поступления обращения.

2.2. В течение 3-х дней обращения: рассматриваются заместителем Главы Администрации городского округа, курирующим деятельность отдела "Городской архив", с наложением резолюции и отражением ее в базе данных отдела документооборота сотрудниками отдела, ответственными за прием и регистрацию обращений, а затем передаются под роспись начальнику отдела "Городской архив" или сотруднику отдела, его замещающего для исполнения запроса.

2.2.1. Ответственным за регистрацию запросов и их обработку в отделе документооборота, поступивших лично от заявителей, а также по почте, по электронной почте и зарегистрированных в отделе документооборота является начальник отдела.

2.3. В отделе "Городской архив" обращения, поступившие из отдела документооборота, регистрируются в день поступления в журнале регистрации, оформленном установленным порядком и сразу передаются на исполнение сотрудникам отдела.

2.3.1. Ответственным за исполнение запросов, поступивших на исполнение в отдел "Городской архив", является начальник отдела.

2.4. Подготовка и оформление копий архивных документов (выписок из них), подготовка и оформление архивных справок социально-правового характера, информационных писем и иных документов.

2.4.1. Основанием для начала административного действия по подготовке и оформлению копий архивных документов (выписок из них) и административного действия по подготовке и оформлению архивных справок социально-правового характера, информационных писем и иных документов является анализ, поиск и подбор запрашиваемых заявителем документов.

2.4.2. Ответственным за исполнение данного административного действия является специалист архива в соответствии с должностной инструкцией.

2.4.3. Специалист архива:

- осуществляет анализ имеющихся фондов архивных документов;

- осуществляет определение временного периода в отношении запрашиваемых документов в случаях, когда необходимо просмотреть большое количество документов;

- устанавливает источник (источники) принятия (издания) архивного документа;

- проверяет содержание подготовленной для ответа информации на соответствие теме запроса;

- оформляет архивные документы посредством машинописи, ксерокопирования и заверения соответствующих копий документов, запрашиваемых заявителем (в случае запроса копий архивных документов (выписок из них);

- оформляет архивные копии, выписки и справки социально-правового характера на бланке Администрации городского округа (в случае запроса архивных справок социально-правового характера, информационных писем и др.);

2.4.4. Начальник отдела "Городской архив" заверяет подготовленные документы подписью и передает их на рассмотрение и подпись заместителю Главы Администрации городского округа, курирующему отдел "Городской архив".

2.4.5. Все документы готовятся на бланке Администрации городского округа, в конце каждого документа проставляются шифры, которые содержат сведения о фондах, описях, делах и листах дел, использованных при изготовлении документов).

2.4.6. В случаях, когда документ содержит 2 и более листов, он подлежит прошивке, указанию количества листов документа (цифрой и прописью) и заверяется подписью начальника отдела "Городской архив" и печатью отдела документооборота.

2.4.7. Срок исполнения данного административного действия:

- в течение 5 дней с момента начала данного административного действия - для оформления копий архивных документов (выписок из них);

- в течение 20 дней с момента начала данного административного действия - для оформления архивных справок социально-правового характера и архивных копий документов имущественного характера (нотариат, земля, домовладения, ордера, договоры), а также для тематических подборок архивных документов.

2.4.8. Результатом исполнения данного административного действия является:

- оформление копий архивных документов (в случае обращения с запросом в отношении предоставления копий архивных документов (выписок из них);

- оформление архивных справок социально-правового характера (в случае обращения с запросом в отношении выдачи архивных справок социально-правового характера);

- оформление выписок из архивных документов;

- подготовка информационных писем;

- подготовка тематических подборок архивных документов.

2.4.9. Если в отделе "Городской архив" отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, начальник отдела "Городской архив" в семидневный срок готовит письмо за подписью заместителя Главы Администрации городского округа о пересылке запроса в соответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятся документы, о чем делается отметка в электронной базе сотрудниками отдела документооборота. Заявителю направляется уведомление о переадресации запроса.

2.4.10. Если в отделе "Городской архив" отсутствуют документы, сведения по теме запроса и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется отказ в оказании муниципальной услуги.

2.5. При поступлении запроса заявителя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и дальнейшая работа с ним ведется в порядке, установленном настоящим регламентом. Ответ заявителю направляется по почте или электронному адресу, указанному в запросе.

2.6. При отсутствии в запросе заявителя поисковых данных начальник отдела "Городской архив" в 10-ти дневный срок направляет в адрес заявителя уведомление о необходимости представления уточняющих или дополнительных сведений, необходимых для его исполнения.

2.7. В случаях необходимости проведения масштабной поисковой работы по поиску архивных документов, представления дополнительных документов и материалов - начальником отдела "Городской архив" на имя заместителя Главы Администрации городского округа, курирующего работу отдела "Городской архив", пишется служебная записка о продлении срока исполнения запроса с указанием объективных причин. В этом случае продление срока исполнения запроса должно быть не более чем на 30 дней, а заявителю дается промежуточный ответ о проделанной работе по исполнению запроса и заявитель уведомляется о продлении срока исполнения запроса. Сотрудники отдела документооборота делают в электронной базе отметку о продлении срока исполнения данного запроса.

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента

1. Оперативный контроль соблюдения сроков предоставления муниципальной услуги осуществляется отделом документооборота, сотрудники которого периодически направляют в отдел "Городской архив" напоминания об истечении сроков рассмотрения обращений.

2. Обязательному контролю исполнения Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги отделом "Городской архив" подлежат зарегистрированные в отделе документооборота, переданные на исполнение в отдел "Городской архив" и требующие исполнения:

- обращения инвалидов и участников Великой Отечественной войны;

- обращения и запросы депутатов всех уровней представительных органов власти и органов местного самоуправления;

- обращения и запросы государственных органов, органов государственной власти и местного самоуправления;

- обращения и запросы судебных органов, органов прокуратуры и иных надзорных и контрольных органов;

- поручения Главы городского округа;

- жалобы на решения, действия или бездействие лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги.

3. Текущий контроль своевременного исполнения Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги осуществляется начальником отдела "Городской архив".

4. Начальник и сотрудники отдела "Городской архив" несут персональную ответственность за объективность и достоверность при подготовке ответов на поступившие запросы, подготовке архивных справок, архивных выписок, копий архивных и иных документов, соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа.

5. Текущий контроль начальника отдела "Городской архив" полноты и качества предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на запросы заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги.

6. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушения прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7. Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги проводятся внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.

8. Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки).

9. Для проведения внеплановой проверки распоряжением Администрации городского округа формируется комиссия, в состав которой включается: заместитель Главы Администрации городского округа, курирующий деятельность отдела "Городской архив", специалисты управления персоналом и управления документационного обеспечения Администрации городского округа, другие специалисты.

10. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Справка подписывается председателем и членами комиссии.

11. Начальник отдела и сотрудники отдела документооборота при регистрации и обработке обращений заявителей по предоставлению им муниципальной услуги по информационному обеспечению граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивных фондов и других архивных документов несут ответственность в соответствии с законодательством за:

- неправомерный отказ в приеме и регистрации запросов заявителей;

- нарушение срока и порядка регистрации запросов заявителей;

- разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия) и персональных данных;

- не сохранность находящихся на регистрации и обработке обращений и подготовленных ответов заявителям.

12. Начальник отдела и сотрудники отдела "Городской архив" при предоставлении муниципальной услуги по информационному обеспечению граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивных фондов и других архивных документов несут ответственность в соответствии с законодательством за:

- неправомерный отказ в исполнении запроса заявителя;

- действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителей;

- нарушение сроков исполнения запросов;

- принятие заведомо необоснованного незаконного решения;

- предоставление недостоверной информации;

- разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия) и персональных данных;

- не сохранность находящихся на рассмотрении обращений.

13. Степень ответственности и порядок применения взысканий к работникам отдела документооборота и отдела "Городской архив" за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей закрепляется в их должностных инструкциях.

14. По фактам нарушений к лицам, виновным в нарушении настоящего регламента при исполнении своих должностных обязанностей, применяются дисциплинарные взыскания и иные меры наказания в соответствии с законодательством Российской Федерации.

15. Государственный контроль за соблюдением Административного регламента предоставления муниципальной услуги по информационному обеспечению граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивных фондов и других архивных документов осуществляется Главным архивным управлением Московской области.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействий) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц и муниципальных служащих

1. Заявители вправе обжаловать решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения по предоставлению муниципальной услуги путем обращения к Главе городского округа (тел. (495) 793-72-70, 793-31-30), к заместителю Главы Администрации городского округа, курирующему деятельность отдела документооборота и отдела "Городской архив" (тел. (495) 573-05-02).

2. Заявитель обращается с жалобой на действия (решения), нарушающие его права и свободы в письменной форме либо устно на личном приеме должностного лица Администрации городского округа.

3. В жалобе заявитель в обязательном порядке указывает:

- Фамилию, имя, отчество (при его наличии);

- почтовый адрес, по которому должен быть отправлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

Требования к содержанию жалобы, поданной по электронной почте, аналогичны требованиям, предъявляемым к жалобе, поданной в письменной форме.

4. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает документы и материалы либо их копии.

5. При рассмотрении письменной жалобы и жалобы, полученной по электронной почте, заместитель Главы Администрации городского округа, курирующий работу отдела документооборота и отдела "Городской архив":

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, органах Администрации и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

- уведомляет заявителя в случае направления его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

6. Письменная жалоба и жалоба, полученная по электронной почте, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. Ответ на жалобу подписывается заместителем Главы Администрации городского округа, курирующим деятельность отделов документооборота и "Городской архив" и направляется по адресу, указанному в обращении. В исключительных случаях, когда для проверки решения поставленных в жалобе вопросов требуется более длительный срок, допускается продление сроков ее рассмотрения, но не более чем на 30 дней, о чем сообщается заявителю, подавшему жалобу, в письменной форме с указанием причин продления.

7. Жалоба может быть подана гражданином, права которого нарушены, или его представителем, а также по просьбе гражданина надлежаще уполномоченным представителем общественной организации, трудового коллектива.

8. Личный прием заявителей Главой городского округа и заместителем Главы Администрации городского округа, курирующим деятельность отделов документооборота и "Городской архив", проводится в соответствии с утвержденным графиком по предварительной записи, которая осуществляется в кабинете N 4 по адресу: г. Химки, ул. Московская, 15 с 9-00 до 12-00.

9. При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Для юридических лиц - документ, удостоверяющий полномочия представителя юридического лица.

10. Содержание устной жалобы заносится в карточку личного приема заявителя. В случае если изложенные в устной жалобе факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на жалобу, с согласия заявителя, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя. В остальных случаях дается письменный ответ.

11. В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении жалобы, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

12. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные (в том числе в электронной форме) и устные, с согласия заявителя, ответы.

13. В случае получения заявителем отрицательного ответа на его жалобу он может обратиться в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу, где жалоба рассматривается в месячный срок.

14. Если заявителю в удовлетворении жалобы вышестоящим органом или вышестоящим должностным лицом отказано или он не получил ответа в течение месяца со дня ее подачи, он вправе обратиться с жалобой в суд.

15. Порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб, направляемых в судебные органы, определяются законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.

Приложения:

1. Форма заявления N 1 (о получении муниципальной услуги для подтверждения стажа работы);

2. Форма заявления N 2 (о получении муниципальной услуги для подтверждения заработной платы);

3. Форма заявления N 3 (о получении муниципальной услуги для подтверждения рождения, смерти, брака);

4. Форма заявления N 4 (о получении муниципальной услуги для получения копий нотариальных документов);

5. Схема последовательности действий по предоставлению муниципальной услуги.