Приложение N 1. Положение о ведомственном архиве администрации городского поселения Тучково

Приложение N 1
к постановлению
Главы Администрации

Положение
о ведомственном архиве администрации городского поселения Тучково

1. Общие положения

1.1. Администрация городского поселения Тучково (далее - администрация) обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в процессе деятельности. В соответствии с Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ N 19 от 18.01.2007 г. "об утверждении Правил организации и хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (далее Правила) обеспечивает своевременную передачу этих документов на муниципальное хранение в районный архив администрации Рузского муниципального района Московской области (далее - районный архив).

1.2. В Администрации для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив. Администрация обеспечивает архив необходимым помещением и оборудованием.

1.3. Функции ведения архива возлагаются на общий отдел администрации.

1.4. Документы администрации, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в районном архиве.

1.5. До передачи на муниципальное хранение документы постоянного срока хранения временно, в течение 10 лет, хранятся в архиве Администрации. До передачи их на хранение в архив Администрации данные документы в течение 3 лет хранятся в структурных подразделениях Администрации.

1.6. Документы Администрации по личному составу хранятся в течение 75 лет в архиве Администрации. Документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) не подлежат передаче в архив Администрации, они хранятся в структурных подразделениях Администрации в течение сроков их хранения.

1.7. В своей работе архив Администрации руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательством Московской области, муниципальными правовыми актами городского поселения Тучково, правилами и другими нормативно-методическими документами районного архива и настоящим Положением.

1.8. Контроль за деятельностью архива администрации осуществляет глава администрации городского поселения Тучково.

2. Состав документов архива

2.1. В архив поступают следующие документы:

2.1.1. Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.1.2. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных администрации.

2.1.3. Документы, регламентирующие работу администрации и порядок работы архива.

2.1.4. Справочные и отчетные документы по работе архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача дел, отнесенных к Архивному фонду Московской области, на муниципальное хранение с соблюдением требований, установленных Правилами.

3.1.4. Осуществление контроля над формированием и оформлением дел в делопроизводстве администрации.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Администрации постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Правилами.

3.2.2. Составляет и предоставляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Администрации и ЭПК Главного архивного управления Московской области.

3.2.3. Осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение дел.

3.2.4. Организует использование документов:

- информирует руководство и работников администрации о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного использования для работы в помещении Администрации;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.5. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Администрации.

3.2.6. Составляет номенклатуру дел Администрации, контролирует правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях Администрации, а также подготовку дел к передаче в архив Администрации.

3.2.7. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников, ответственных за ведение архива и делопроизводство Администрации.

3.2.8. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в районный архив документы Администрации, отнесенные к Архивному фонду Московской области.

4. Права архива

4.1. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях администрации.

4.1.2. Запрашивать от структурных подразделений администрации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность лица, выполняющего обязанности заведующего архивом

5.1. Общий отдел администрации, ответственный за ведение архива, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций. Ответственным от отдела считается начальник общего отдела (далее - начальник). По своему усмотрению начальник имеет право возложить исполнение полномочий, связанных с архивом на муниципального служащего отдела, о чем начальник отдела делает соответствующую запись в должностной инструкции. Задачи и функции отдела в части ведомственного архива должны быть обусловлены положением об общем отделе.

Глава администрации городского поселения Тучково

Э.Ю. Хайдаков