Приказ Комитета по физической культуре, спорту, туризму и работе с молодежью Московской области от 19 октября 2010 г. N 427/л "Об утверждении Положения об экспертной комиссии Комитета по физической культуре, спорту, туризму и работе с молодежью Московской области и Положения об архиве Комитета по физической культуре, спорту, туризму и работе с молодежью Московской области"

В целях обеспечения сохранности, учета, отбора, упорядочения и использования документов, образующихся в деятельности Комитета по физической культуре, спорту, туризму и работе с молодежью Московской области (далее - Комитет), а также для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, их отбору и подготовке к передаче на государственное хранение архивных документов, образующихся в деятельности Комитета в Архивный фонд Московской области. Приказываю:

1. Создать экспертную комиссию Комитета по физической культуре, спорту, туризму и работе с молодежью Московской области (далее - экспертная комиссия) в следующем составе:

Долженко О.Н.	-	председатель экспертной комиссии, заместитель председателя Комитета;
Балакина Л.В.	-	секретарь экспертной комиссии, начальник отдела кадров и делопроизводства Организационного управления.
Члены Экспертной комиссии:
Беззубенко Л.В.	-	главный специалист отдела кадров и делопроизводства Организационного управления;
Евсикова Н.В.	-	начальник отдела обеспечения деятельности Комитета Организационного управления;
Куликов Е.Г.	-	консультант общего отдела Организационного управления;
Куренкова Е.А.	-	заместитель начальника Финансово-экономического управления - главный бухгалтер;
Рябцева Т.А.	-	главный специалист отдела правового обеспечения.

2. Утвердить Положение об экспертной комиссии Комитета по физической культуре, спорту, туризму и работе с молодежью Московской области (прилагается).

3. Утвердить Положение об архиве Комитета по физической культуре, спорту, туризму и работе с молодежью Московской области (прилагается).

4. Организационному управлению:

4.1. Разместить настоящий приказ на сайте Комитета в сети Интернет.

4.2. Ознакомить с настоящим приказом государственных гражданских служащих Комитета, указанных в пункте 1.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на начальника Организационного управления.

И.о. председателя Комитета

О.Н. Долженко

Положение
об экспертной комиссии Комитета по физической культуре, спорту, туризму и работе с молодежью Московской области
(утв. приказом Комитета по физической культуре, спорту, туризму
и работе с молодежью Московской области
от 19 октября 2010 г. N 427/л)

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия Комитета по физической культуре, спорту, туризму и работе с молодежью Московской области (далее - ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение архивных документов Комитета по физической культуре, спорту, туризму и работе с молодежью Московской области (далее - Комитет).

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при председателе Комитета.

Решения ЭК вступают в силу после их утверждения председателем Комитета. В случаях, указанных в п. 3.3 настоящего Положения, решения ЭК утверждаются после их предварительного согласования с экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления Московской области (далее - ЭПК Главного архивного управления).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Московской области N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области", нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, решениями ЭПК Главного архивного управления, нормативно-методическими документами Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства, распоряжениями и решениями Главного архивного управления Московской области, настоящим Положением.

1.4. ЭК состоит из председателя ЭК, секретаря ЭК, членов ЭК. Состав ЭК утверждается председателем Комитета.

В качестве экспертов к участию в работе ЭК могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению в Комитете.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК осуществляет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с отделом кадров и делопроизводства Организационного управления работу по ежегодному отбору документов, образующихся в Комитете, для дальнейшего хранения и (или) уничтожения.

3.2. Осуществляет работу по экспертизе ценности документов Комитета и подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.

3.3. Рассматривает и представляет:

3.3.1. На согласование ЭПК Главного архивного управления, а затем на утверждение председателю Комитета:

описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне;

сводную номенклатуру дел Комитета;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.

3.3.2. На рассмотрение ЭПК Главного архивного управления предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.

3.3.3. На утверждение председателю Комитета акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.3.1).

4. Права ЭК

ЭК имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции рассматривать вопросы разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих документов постоянного срока хранения, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений Комитета:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях доклады руководителей структурных подразделений Комитета о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на свои заседания в качестве консультантов и экспертов представителей Главного архивного управления Московской области.

4.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать председателя Комитета по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК работает в тесном контакте с ЭПК Главного архивного управления, получает от нее соответствующие организационно-методические указания.

5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания протоколируются.

5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее 2/3 членов ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК или председатель Комитета (в необходимых случаях - в соответствии с п. 3.3.2 - по согласованию с Главным архивным управлением Московской области).

5.3. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря ЭК.

Положение
об архиве Комитета по физической культуре, спорту, туризму и работе с молодежью Московской области
(утв. приказом Комитета по физической культуре, спорту, туризму
и работе с молодежью Московской области
от 19 октября 2010 г. N 427/л)

1. Архивные документы Комитета по физической культуре, спорту, туризму и работе с молодежью Московской области (далее - Комитет), имеющие историческое, социальное, культурное значение, входят в состав Архивного фонда Московской области и подлежат постоянному хранению в Государственном учреждении Московской области "Центральный государственный архив Московской области" (далее - ЦГАМО). До передачи на государственное хранение эти документы хранятся в архиве Комитета.

2. Комитет обеспечивает:

сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Московской области, образующихся в его деятельности;

в соответствие с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение в ЦГАМО.

3. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов Комитета на хранение в ЦГАМО, производятся силами и за счет Комитета.

4. За утрату и порчу архивных документов, образующихся в деятельности Комитета, должностные лица Комитета несут ответственность в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Московской области.

5. Для хранения архивных документов, образующихся в деятельности Комитета, их отбора, учета использования и подготовки к передаче на государственное хранение в Комитете создан архив. Комитет обеспечивает архив необходимым помещением и оборудованием.

6. Ответственность за санкционированный доступ в помещение архива возлагается на отдел обеспечения деятельности Комитета, который ведет учет доступа в помещение архива.

7. Ответственность за ведение архива возлагается на начальника отдела кадров и делопроизводства Организационного управления (далее - ответственный за ведение архива), который руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Московской области N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области" и настоящим Положением.

8. Доступ в архив имеют: председатель Комитета, первый заместитель председателя Комитета, члены экспертной комиссии Комитета по физической культуре, спорту, туризму и работе с молодежью Московской области (далее - ЭК), а также государственные гражданские служащие Комитета, перечень которых утверждается председателем Комитета.

9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет Главное архивное управление Московской области и ЦГАМО.

10. В архиве Комитета хранятся:

законченные делопроизводством документы Комитета постоянного хранения, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

справочный аппарат к документам архива Комитета.

11. В исключительных случаях, по решению председателя Комитета, дела временного срока хранения по сдаточным описям могут быть переданы в ЦГАМО.

12. Основными задачами при формировании архивного фонда Комитета являются:

комплектование архивных документов;

учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве Комитета;

подготовка и своевременная передача архивных документов Комитета, отнесенных к Архивному фонду Московской области, на постоянное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством, Главным архивным управлением Московской области и ЦГАМО;

осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве структурных подразделений Комитета.

13. Ответственный за ведение архива осуществляет следующие функции:

13.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Комитета, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством.

13.2. Разрабатывает и согласовывает с ЦГАМО графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области (далее - ЭПК) и передачи документов Комитета на государственное хранение.

13.3. Составляет и представляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭК и ЭПК.

13.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.

13.5. Организует использование документов, хранящихся в архиве Комитета, а именно:

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного использования, для работы в помещении архива и, при необходимости, во временное пользование для работы в структурные подразделения Комитета;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использованных документов, хранящихся в архиве Комитета.

13.6. Проводит предварительную экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; представляет на рассмотрение ЭК описи дел постоянного долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; участвует в работе ЭК.

13.7. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ЦГАМО документы Комитета, отнесенные к составу Архивного фонда Московской области.

14. Ответственный за ведение архива имеет право:

представлять председателю Комитета в установленном порядке предложения к планам мероприятий по совершенствованию архивного дела Комитета;

контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Комитета;

запрашивать от руководителей структурных подразделений Комитета сведения, необходимые для работы архива Комитета с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив Комитета задач и функций.