Приложение N 1. Административный регламент по исполнению архивным отделом администрации Подольского муниципального района муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций

Приложение N 1
к постановлением Руководителя
Администрации Подольского
муниципального района
от 24 мая 2011 г. N 1396

Административный регламент
по исполнению архивным отделом администрации Подольского муниципального района муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций

Общие положения

1. Административный регламент по исполнению архивным отделом администрации Подольского муниципального района муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций (далее - административный регламент) разработан с целью повышения качества исполнения и доступности муниципальной функции, определяет требования к порядку исполнения муниципальной функции, сроки и последовательность действий при исполнении запросов по использованию документов, находящихся на хранении в Подольском районном муниципальном архиве, а также порядок контроля, обжалования действий должностных лиц, ответственных за организацию исполнения и исполнение запросов граждан и организаций.

2. Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Законом Московской области от 05.10.2006 г. N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан";

- Законом Московской области от 25.05.2007 г. N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях., библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Рекомендациями по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемые архивным отделом;

- Уставом Подольского муниципального района.

3. Исполнение муниципальной услуги осуществляет архивный отдел. Результатом исполнения муниципальной услуги являются: копии архивных документов, архивные выписки, справки по документам, находящимся на хранении в архивном отделе, уведомление о переадресации непрофильного запроса, уведомление о возможном местонахождении запрашиваемых документов и отрицательный ответ.

4. Пользователями муниципальной услуги являются органы государственной власти и органы местного самоуправления, юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях для получения информации (далее - заявители).

Требования к порядку оказания муниципальных услуг

5. Информирование о процедуре исполнения муниципальной услуги осуществляет начальник архивного отдела, работники архивного отдела в соответствии с должностными инструкциями в рабочие дни без предварительной записи.

6. Информирование о правилах оказания муниципальной услуги осуществляется в виде индивидуального и публичного информирования.

Публичное информирование включает в себя размещение информации о правилах оказания муниципальной услуги на информационных стендах в здании Подольского районного муниципального архива и на официальном сайте администрации района в сети Интернет

Индивидуальное информирование осуществляется в устной и письменной форме.

Индивидуальное информирование в устной форме осуществляется на личном приеме и по телефону. При устных обращениях и ответах на телефонные звонки работники архивного отдела подробно, четко и в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

Индивидуальное информирование на личном приеме не может превышать 60 минут, а индивидуальное информирование по телефону не может превышать 10 минут.

Индивидуальное информирование в письменной форме осуществляется путем направления письменного ответа на запрос почтовым отправлением либо по электронной почте.

7. Срок оказания муниципальной услуги не может превышать 30 дней со дня регистрации обращения.

С разрешения начальника архивного отдела этот срок при необходимости может быть продлен или сокращен.

8. Время ожидания в очереди при подаче заявления, получении заявителем документов, а также время ожидания личного приема не должно превышать 30 минут с момента начала оказания муниципальной услуги впереди стоящему заявителю.

9. Основанием для отказа в оказании муниципальной услуги являются обращения или заявления (далее - запросы), не позволяющие установить лицо, обратившееся за документами, а также запросы, не содержащие информации для архивного поиска.

10. Прием граждан осуществляется в специально выделенных для этой цели помещениях. В помещениях для работы с гражданами установлены информационные стенды, на которых размещены нормативные основные правовые акты, регулирующие оказание муниципальной услуги. Кроме того размещена следующая информация:

- график работы отдела;

- перечень документов, необходимых для принятия архивным отделом управленческих решений по исполнению муниципальной услуги;

- формы заявлений на получение архивной информации и образцы их заполнения;

- номера телефонов архивного отдела;

- адреса центральных архивных учреждений Московской области.

Для ожидания и приема граждан, заполнения необходимых для оказания муниципальной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами для обеспечения возможности оформления документов, обеспечиваются писчей бумагой, ручками, бланками заявлений.

11. Оказание муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.

Прием, первичная обработка и регистрация письменных запросов

12. Основанием для начала исполнения муниципальной функции является личное обращение пользователя архивными документами в архивный отдел.

13. Запрос может быть доставлен непосредственно пользователем архивными документами, поступить по почте, по факсу, по электронной почте. Указанные запросы рассматриваются и исполняются архивным отделом согласно существующему порядку.

14. Запросы пользователей архивными документами, поступившие в виде электронного обращения на официальный сайт администрации района по сети Интернет, принимаются работниками информационного отдела, распечатываются и передаются под расписку в архивный отдел.

15. Информация по процедуре исполнения муниципальной услуги предоставляется:

- непосредственно в архивном отделе;

- по письменным обращениям;

- по телефону;

- по электронной почте;

- при личных обращениях;

- через приемную администрации.

16. Запросы к исполнению принимаются в порядке, установленном законом.

Физическими лицами заполняется анкета-заявление. Юридические лица представляют официально оформленный запрос на бланке организации за подписью руководителя.

17. К запросам от физических лиц прилагаются следующие документы:

- документ, удостоверяющий личность;

- нотариально заверенная доверенность (в случае обращения за услугой через представителя) и ее копия;

- документы, подтверждающие право на имущество наследодателя при оформлении документов на вступление в наследство - свидетельство о смерти наследодателя, и его копия, завещание и его копия, документы, подтверждающие родство и их копии, справка от нотариуса и ее копия.

18. К запросам от юридических лиц - документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица, вид информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам его запроса, другие документы, представление которых необходимо для подготовки испрашиваемых заявителем информационных документов.

При приеме запросов на личном приеме на копии запроса при ее наличии по просьбе заявителя ставится регистрационный номер, дата и подпись должностного лица. принявшего документ.

19. Запросы, поступающие по электронной почте должны содержать: наименование органа местного самоуправления, тему и хронологию запрашиваемого документа, дату отправления обращения, места жительства и почтовый адрес, электронный адрес, наименование вида информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса.

20. Поступившие в архивный отдел запросы регистрируются должностными лицами в течение двух дней со дня поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация запроса является основанием для начала действий по оказанию муниципальной услуги.

21. Регистрация запросов ведется в электронном виде.

Принятие решения о начале процедур по исполнению запроса, приостановлении исполнения или отказе в его исполнении

22. После регистрации поступившие запросы пользователей архивными документами направляются начальнику архивного отдела для рассмотрения и принятия решения по их исполнению.

23. Начальник архивного отдела осуществляет проверку представленных заявителем документов на предмет:

- полноты и достоверности сведений о заявителе;

- соответствия запрашиваемого документа или цели, указанной в заявлении;

- соответствие запроса составу архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве.

По результатам рассмотрения документов и представленных заявителем сведений,

начальник архивного отдела определяет наличие либо отсутствие у заявителя права на получение запрашиваемой информации и принимает решение о начале административных процедур по исполнению поступившего запроса, приостановлении исполнения или отказе в его исполнении.

24. После рассмотрения начальником архивного отдела запрос с соответствующей резолюцией поступает для исполнения конкретному исполнителю архивного отдела.

Контроль за сроками исполнения запроса пользователя архивными документами, а также подготовку обобщенного ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении. Ответственный исполнитель организует работу по исполнению запроса, несет ответственность за некачественное и несвоевременное его исполнение.

25. В случае, если запрос не может быть исполнен (в связи с отсутствием поисковых данных) готовится письмо на бланке архивного отдела с указанием причин приостановления исполнения запроса.

26. При исполнении социально-правовых запросов или составления архивной справки аналогичной ранее выданной, работник архивного отдела проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку тем, которые имеются в соответствующих архивных документах и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

27. Архивные копии, архивные выписки, архивные справки, копии архивных документов, информационные письма, исполненные архивным отделом, оформляются согласно порядку, определенному подразделу 5.9. раздела 5 "Правил организации хранения, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ" от 18.01.2007 г. N 19.

Организация и ведение приема

28. Архивный отдел осуществляет прием граждан в приемной комнате в порядке живой очереди без предварительной записи в установленные дни и часы приема.

29. Непосредственную организацию приема осуществляет начальник архивного отдела или уполномоченное лицо.

30. Работники архивного отдела в ходе личного приема оказывают пользователям архивными документами информационно-консультативную помощь.

31. Работники архивного отдела обеспечиваются настольными табличками с указанием фамилии, имени, отчества, должности.

Требования к помещениям, предназначенным для осуществления муниципальной услуги

32. Помещения, предназначенные для работы с архивными документами (исполнения муниципальной услуги) обозначаются табличками с указанием номера кабинета.

33. Рабочие места сотрудников, осуществляющих исполнение запросов граждан и организаций оборудуется телефонами, средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме обеспечить исполнение муниципальной услуги.

Исполнение запросов

34. Исполнение запросов осуществляется по документам, хранящимся в архивном отделе. Исполнение запросов производится должностными лицами, ответственными за выполнение данной работы согласно должностным инструкциям. Определение исполнителей осуществляется начальником архивного отдела.

35. Архивная справка, архивная копия, архивная выписка, письмо составляются с соответствующим обозначением названия.

36. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения, неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или одного из них оговаривается в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе в нескольких организациях включаются в одну справку. В тексте архивной справки не допускаются исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, используемых при составлении архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью "Архивный отдел".

Архивная справка подписывается начальником архивного отдела и заверяется гербовой печатью.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

37. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуск в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала неразборчиво написанных, исправленных автором, невозможности прочтению вследствие поврежденного текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности оговариваются фразами: "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указывается архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Архивные выписки удостоверяются подписью начальника архивного отдела и заверяются гербовой печатью.

38. При отсутствии в архивном отделе документов и сведений по теме запроса, но имеющихся данных о месте нахождения документов, должностные лица архивного отдела пересылают запрос в организацию, где хранятся документы. Заявитель оповещается о переадресации запроса.

Если архивный отдел не располагает документами и сведениями по теме запроса и неизвестно их место нахождения, заявителю направляется отказ в оказании муниципальной услуги.

Если в запросе отсутствуют сведения, необходимые для поиска, заявителю направляется письмо с предложением уточнения поисковых данных, необходимых для исполнения запроса. После получения уточненных данных прием и первичная обработка документов осуществляется на общих основаниях.

Получатель архивных справок, архивных копий и архивных выписок и ответа на запрос расписывается в анкете-заявлении, указывая дату получения документа и паспортные данные.

39. Справочная информация предоставляется должностными лицами архивного отдела по следующим вопросам:

- о получении запроса;

- о сроках исполнения запроса;

- о результатах рассмотрения запроса (положительный или отрицательный ответ).

Порядок и формы контроля за исполнением услуги по исполнению запросов граждан и организаций

40. Персональная ответственность закрепляется в соответствующих должностных инструкций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

41. Контроль по исполнению муниципальной услуги осуществляют:

- в соответствии с предоставленными полномочиями Главное архивное управление Московской области - уполномоченный орган в сфере архивного дела в Московской области;

- заместитель Руководителя администрации муниципального района;

- начальник архивного отдела.

42. Плановый и оперативный контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами, осуществляется начальником архивного отдела.

Порядок обжалования действий (бездействия) и принимаемых решений при исполнении муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций

43. Обжалование действий (бездействия) и решений, принятых архивным отделом при исполнении запросов пользователей архивными документами, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

44. Должностные лица архивного отдела в случае неисполнения своих должностных обязанностей, совершения противоправных действий (бездействия) несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Режим работы и график приема

45. Режим работы архивного отдела регламентируется правилами внутреннего распорядка трудового распорядка администрации района.

Понедельник с 8-30 до 17-30

Вторник с 8-30 до 17-30

Среда с 8-30 до 17-30

Четверг с 8-30 до 17-30

Пятница с 8-30 до 17-30

Суббота и воскресенье - выходные дни.

Перерыв с 12-30 до 13-30

Приемные дни для пользователей архивными документами:

Вторник с 9-00 до 16-00

Четверг с 9-00 до 16-00

Перерыв с 12-30 до 13-30

46. Местонахождение архивного отдела и почтовый адрес для направления документов и обращений: 142117 Моск. обл., г. Подольск, ул. Высотная, д. 6, стр. 3.