Постановление Главы городского округа Климовск Московской области от 16 августа 2011 г. N 511 "Об утверждении Положения и состава постоянно действующей Экспертной комиссии Администрации города Климовска"

В целях совершенствования организации работы с документооборотом, в связи с изменениями учредительных документов, произошедшими кадровыми перестановками, руководствуясь Уставом муниципального образования "Городской округ Климовск" Московской области, постановляю:

1. Утвердить прилагаемые:

- Положение о постоянно действующей Экспертной комиссии Администрации города Климовска;

- состав постоянно действующей Экспертной комиссии Администрации города Климовска.

2. Признать утратившим силу постановление Главы города Климовска от 03.04.2007 N 308 "Об утверждении Положения о постоянно действующей Экспертной комиссии".

3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Первый заместитель Главы Администрации

С.А. Калинкин

Положение
о постоянно действующей Экспертной комиссии Администрации города Климовска
(утв. постановлением Главы города Климовска
от 16 августа 2011 г. N 511)

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая Экспертная комиссия Администрации города Климовска (далее - Комиссия) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на хранение документов в муниципальное учреждение "Климовский городской архив", включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машинописную и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности Администрации города Климовска (далее - Администрация).

1.2. Комиссия является совещательным органом при Главе города Климовска. Решения Комиссии вступают в силу после их утверждения Главой города Климовска. В необходимых случаях решения Комиссии утверждаются после их предварительного согласования с Главным Архивным управлением Московской области (далее Главархив Московской области).

1.3. В своей работе Комиссия руководствуется нормами действующего законодательства Российской Федерации и Московской области, распорядительными документами Правительства Московской области, постановлениями и распоряжениями Главы города Климовска, нормативно-методическими документами Росархива и Главархива Московской области, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, а также данным Положением.

1.4. Комиссия возглавляется одним из заместителей Главы Администрации. Персональный состав Комиссии назначается постановлением Главы города Климовска из числа руководителей и наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений Администрации. В качестве экспертов к работе могут привлекаться представители других сторонних организаций. Положение о Комиссии утверждается постановлением Главы города Климовска.

2. Основные задачи

Основными задачами Комиссии являются организация и проведение экспертизы ценности документов, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации на всех стадиях делопроизводства:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии составления номенклатуры дел и формирования дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация, проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

3. Основные функции Комиссии

В соответствии с возложенными на нее задачами Комиссия выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов Администрации (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и уничтожения дел с истекшими сроками хранения.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Администрации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке сводной номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам Администрации:

- по документообороту их направлений деятельности;

- по выявлению и возврату в городской архив документов по истории города Климовска, которые по различным причинам оказались за его пределами;

- по инициативному документированию (записи, воспоминания старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории городской администрации.

3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении (корректировке) и представляет:

3.4.1. На утверждение экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) Главархива Московской области, а затем на утверждение Главы города Климовска:

- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, а также по личному составу сотрудников;

- перечни проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

3.4.2. На согласование ЭПК Главархива Московской области, а затем на утверждение Главы города Климовска:

- сводную номенклатуру дел Администрации (не реже, чем раз в 5 лет и при каждом значительном изменении структуры Администрации);

- описи дел по личному составу;

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и дел по личному составу сотрудников.

3.4.3. На рассмотрение ЭПК Главархива Московской области предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных действующим перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

3.4.4. На утверждение Главы города Климовска:

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.5. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников Администрации консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их квалификации.

4. Права Комиссии

Комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Администрации, занятым вопросами разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений Администрации:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Администрации о ходе подготовки документов к архивному хранению об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Администрации, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.

4.5. Комиссия в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработок некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство Администрации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4.7. В установленном порядке представлять Администрацию в органах Государственной архивной службы России.

5. Организация работы Комиссии

5.1. Комиссия работает в тесном контакте с ЭПК учреждений Росархива, с Центральной экспертной комиссией отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

5.2. Комиссия работает по годовому плану, утверждаемому руководством Администрации.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции Комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания Комиссии протоколируются.

5.4. Заседание Комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов Комиссии. Право решающего голоса имеют только члены комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов, присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель Комиссии и Глава города Климовска (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

5.5. Ведение делопроизводства Комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых Комиссии решений возлагается на секретаря Комиссии.

Состав
постоянно действующей Экспертной комиссии Администрации города Климовска
(утв. постановлением Главы города Климовска
от 16 августа 2011 г. N 511)

Председатель Комиссии	Калинкин С.А. - Первый заместитель Главы Администрации города Климовска.
Зампредседателя Комиссии	Лихачева С.Н. - начальник общего отдела Организационно-правового управления
Секретарь Комиссии	Клычкова Н.И. - начальник сектора муниципальной службы и кадров Организационно-правового управления.

Члены Комиссии:

Боголюбова И.Б.	- начальник архивного отдела Организационно-правового управления;
Вафина Е.Б.	- заместитель начальника Финансово-экономического управления;
Новикова Н.В.	- консультант Управления территориальной безопасности.