Приложение. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивного сектора общего отдела администрации городского округа Лосино-Петровский"

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Лосино-Петровский Московской области от 9 октября 2013 г. N 433 в наименование настоящего приложения внесены изменения

См. текст наименования в предыдущей редакции

Приложение
к постановлению администрации
городского округа Лосино-Петровский
от 19 августа 2011 г. N 225

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивного сектора общего отдела администрации городского округа Лосино-Петровский"

С изменениями и дополнениями от:

9 октября 2013 г.

1. Общие положения

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Лосино-Петровский Московской области от 9 октября 2013 г. N 433 в пункт 1.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивного сектора общего отдела администрации городского округа Лосино-Петровский" разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, создания комфортных условий для получения муниципальной услуги, определяет требования к порядку исполнения муниципальной функции, сроки и последовательность действий (административных процедур), а также порядок контроля, обжалования действий (бездействия) должностных администрации городского округа Лосино-Петровский, ответственных за организацию исполнения и исполнение запросов граждан и организаций в архивном секторе.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Лосино-Петровский Московской области от 9 октября 2013 г. N 433 в пункт 1.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. Настоящий Административный регламент разработан в соответствии с с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 N 227-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 478 "О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия между органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет", Законом Московской области от 05.10.2006 N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан", Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007 N 9059, Рекомендациями по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации, постановлением главы городского округа Лосино-Петровский от 18.12.2009 N 434 "Об утверждении административного регламента рассмотрения обращений граждан в администрации городского округа Лосино-Петровский в новой редакции", постановлением администрации городского округа Лосино-Петровский от 05.05.2011 N 111 "Об утверждении Положения о муниципальной услуге и Положения о реестре муниципальных услуг", Федеральным законом от 21.07.1997 N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним".

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций

2.1. Наименование муниципальной услуги.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Лосино-Петровский Московской области от 9 октября 2013 г. N 433 в подпункт 2.1.1 пункта 2.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.1.1. Муниципальная услуга "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивного сектора общего отдела администрации городского округа Лосино-Петровский".

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Лосино-Петровский Московской области от 9 октября 2013 г. N 433 в подпункт 2.1.2 пункта 2.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляет архивный сектор общего отдела администрации городского округа Лосино-Петровский (далее - архивный сектор). Архивный сектор проводит работу по приему заявителей, консультированию по вопросам в пределах полномочий, анализу поступивших запросов, поиску информации в архивных документах, подготовке ответов заявителям, выдаче и отправке подготовленных документов.

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

2.3.1. Информационное обеспечение пользователя архивными документами в соответствии с его запросом посредством предоставления ему информационных продуктов, созданных архивным сектором в результате исполнения муниципальной функции на бумажном носителе:

- архивная справка - документ архивного сектора, составленный на общем бланке администрации городского округа, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен;

- архивная выписка - документ архивного сектора, составленный на общем бланке администрации городского округа, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения архивного документа;

- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения того архивного документа, составленная машинописным способом на общем бланке администрации городского округа;

- информационное письмо - письмо, составленное на бланке администрации городского округа по запросу пользователя архивными документами, содержащее информацию о хранящемся в архивном секторе архивных документах по определенной проблеме, теме.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и информационное письмо подписываются начальником архивного сектора (в его отсутствие - сотрудником архивного сектора, исполняющим обязанности начальника архивного сектора), заверяется печатью администрации городского округа, указывается фамилия, телефон исполнителя архивного документа.

Ксерокопия архивного документа заверяется начальником архивного сектора (в его отсутствие - сотрудником архивного сектора, исполняющим обязанности начальника архивного сектора) с проставлением печати администрации городского округа.

2.3.2. Потребителями результатов исполнения муниципальной функции являются:

- граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, российские и иностранные юридические лица, международные организации, государственные органы и органы местного самоуправления;

- от имени физических лиц заявления о выдаче архивным сектором документов, подготовленных по результатам исполнения их запроса, могут подавать представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре;

- от имени юридических лиц заявления могут подавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности.

2.3.3. В случае наличия причин приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги в соответствии с п. 2.7. Административного регламента направляется письменный ответ пользователю архивными документами, составленный по установленной форме (приложение N 1 к Административному регламенту) и подписанный начальником архивного сектора (в его отсутствие - сотрудником архивного сектора, исполняющим обязанности начальника архивного сектора).

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги:

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Лосино-Петровский Московской области от 9 октября 2013 г. N 433 в подпункт 2.4.1 пункта 2.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.4.1. Запросы пользователей архивными документами исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальником общего отдела (в его отсутствие - начальником архивного сектора) этот срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом пользователя.

2.4.2. Срок исполнения запроса, в котором содержатся сведения, обеспечивающие возможность его исполнения с использованием научно-справочного аппарата к архивным документам архивного сектора, - не более 15 дней со дня его регистрации.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Лосино-Петровский Московской области от 9 октября 2013 г. N 433 пункт 2.4 настоящего приложения дополнен подпунктом 2.4.2.1

2.4.2.1. Срок рассмотрения обращений граждан и организаций по вопросам предоставления сведений о недвижимости 5 дней.

2.4.3. Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, архивный сектор рассматривает в первоочередном порядке или в согласованные с ними сроки.

2.4.4. В случае проведения объемной работы по поиску необходимых для их исполнения архивных документов архивный сектор письменно извещает пользователей о промежуточных результатах работы.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Лосино-Петровский Московской области от 9 октября 2013 г. N 433 в подпункт 2.4.5 пункта 2.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.4.5. Начальник общего отдела и начальник архивного сектора вправе устанавливать сокращенные сроки исполнения запросов социально-правового характера (связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации).

2.4.6. Срок исправления технических ошибок, допущенных работником архивного сектора при исполнении муниципальной функции, не должен превышать 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме заявления об ошибке в тексте информационного документа, подготовленного по результатам запроса.

2.5. В исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, входят:

2.5.1. Письменный запрос (заявление) в адрес администрации городского округа или архивного сектора, являющийся основанием для предоставления муниципальной услуги.

2.5.2. Заявитель также направляет по почте, предает по электронной почте или предоставляет во время личного приема документы, имеющие непосредственное к нему отношение, оформленные в установленном настоящим Административным регламентом порядке и необходимые для поиска запрашиваемой информации.

2.5.3. Запросы, поступающие в архивный сектор от физических лиц, должны содержать:

- направленные по почте:

- фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, места жительства;

- наименование темы (вопроса) и хронологию запрашиваемой информации;

- вид информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются иные документы (в копиях), предоставленные во время личного приема:

- письменное заявление (заявление) по установленному образцу (приложения N 2 и N 3 к Административному регламенту);

- документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);

- копию трудовой книжки (при исполнении запросов, касающихся подтверждения трудового стажа, в том числе льготного, специальности, размера заработной платы, различных надбавок и льгот в соответствии с пенсионным законодательством Российской Федерации);

- другие документы, предоставление которых необходимо для подготовки испрашиваемых заявителем информационных документов.

Для подтверждения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.5.4. Запросы, поступающие от юридических лиц по почте и во время личного приема, должны содержать:

- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя;

- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица;

- вид информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса;

- другие документы, представление которых необходимо для подготовки испрашиваемых заявителем информационных документов.

2.5.5. Запросы, поступающие по электронной почте, должны содержать:

- наименование органа местного самоуправления - администрация городского округа Лосино-Петровский (архивный сектор) или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому они направлены;

- тему (вопрос) и хронологию запрашиваемой информации;

- дату отправления обращения;

- почтовый адрес места жительства;

- электронный адрес;

- наименование вида информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса.

2.5.6. Ответ на запрос пользователя архивными документами дается на государственном языке Российской Федерации.

2.5.7. Вид информационного документа, подготавливаемого архивным сектором по запросу пользователя архивными документами, согласовывается с ним дополнительно, если об этом не указано в запросе.

Архивный сектор изготавливает и выдает (направляет по почте) пользователю архивными документами не более 3 экземпляров каждого вида информационного документа, подготовленных по результатам исполнения его запроса.

2.5.8. При исполнении запросов социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивными документами архивной справки, аналогичной ранее выданной, работник архивного сектора проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в соответствующих архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

2.5.9. Информационные документы (архивные выписки, архивные копии, архивные справки, ксерокопии архивных документов, информационные письма), подготавливаются архивным сектором по результатам исполнения запросов пользователей архивными документами, оформляются согласно порядку, определенному подразделом 5.9 раздела 5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19.

2.6. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, предусматривает следующие обстоятельства:

- отсутствие в запросе или обращении по электронной почте фамилии, почтового адреса или соответственно электронного адреса заявителя;

- отсутствие оформленной в установленном порядке доверенности в случае подачи заявления о получении запрашиваемой информации, которая затрагивает непосредственно права, свободы и интересы конкретного поименованного в тексте третьего лица;

- текст письменного запроса не поддается прочтению;

- письменный запрос адресован в другую организацию.

2.7. В перечне оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги имеются следующие условия:

2.7.1. Запрос не может быть исполнен без предоставления заявителем дополнительных сведений по теме, хронологии запрашиваемой информации. В случае если пользователь архивной информацией не может предоставить дополнительных сведений по существу вопроса или хронологии запрашиваемой информации в момент обращения, готовится письмо с указанием причин приостановления исполнения запроса и срока, в течение которого необходимые сведения должны быть предоставлены в архивный сектор, а также указывается справочный телефон архивного сектора.

2.7.2. Запрос не относится к составу архивных документов, хранящихся в архивном секторе городского округа Лосино-Петровский. В течение 5 дней с момента его регистрации направляется по принадлежности в другой архив или организацию с уведомлением об этом пользователя или пользователю направляется мотивированный отказ и даются соответствующие рекомендации.

2.7.3. Волеизъявление пользователя архивными документами, выраженное в письменной форме, об отзыве заявления о предоставлении информации.

2.7.4. Отсутствие письменного запроса заявителя о предоставлении запрашиваемой информации, предусмотренного разделом 2.5. Административного регламента.

2.7.5. Ответ с указание причин приостановления исполнения или отказа в исполнении муниципальной функции вручается:

- при личном обращении по требованию заявителя решение о приостановлении исполнения или об отказе в исполнении муниципальной функции оформляется и выдается заявителю в письменном виде в день обращения;

- при обращении заявителя по почте или по электронной почте мотивированное решение о приостановлении исполнения или от отказе в исполнении муниципальной функции оформляется в течение 5 дней и направляется по почте заявителю или соответственно на адрес электронной почты.

2.8. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги.

2.8.1 Запросы граждан и организаций, поступившие в администрацию городского округа, исполняются архивным сектором безвозмездно.

2.9. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Лосино-Петровский Московской области от 9 октября 2013 г. N 433 подпункт 2.9.1 пункта 2.9 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.9.1. При личном обращении пользователя архивными документами, а также для получения информации по процедуре исполнения муниципальной функции от уполномоченных работников архивного сектора не должен превышать 15 минут.

2.9.2. Прием пользователей архивными документами ведется в порядке живой очереди без предварительной записи в установленные дни и часы приема.

2.9.3. Непосредственную организацию приема осуществляет начальник архивного сектора.

2.10. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Лосино-Петровский Московской области от 9 октября 2013 г. N 433 в подпункт 2.10.1 пункта 2.10 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.10.1. Запросы пользователей архивными документами и все связанные с их исполнением документы, поступившие по почте, адресованные непосредственно в архивный сектор, передаются общим отделом под расписку в архивный сектор, где они регистрируются в течение 3 дней с момента поступления. Работники, ответственные за регистрацию запросов:

- в правом нижнем углу первой страницы заявления проставляют штамп с указанием регистрационного номера и даты поступления, количества листов, на котором изложен текст заявления. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

Регистрационный номер является порядковым номером в пределах календарного года. Регистрируют запрос путем ввода информации о нем в журнале установленного образца.

Запросы пользователей архивными документами, адресованные администрации городского округа, присланные по почте, поступившие по факсу, а также документы, связанные с их исполнением, поступают в общий отдел, регистрируются в течение 3 дней с момента поступления и поступают на рассмотрение руководителю администрации городского округа. Далее, согласно резолюции руководителя администрации городского округа, документы передаются общим отделом под расписку в архивный сектор для рассмотрения и исполнения.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Лосино-Петровский Московской области от 9 октября 2013 г. N 433 в подпункт 2.10.2 пункта 2.10 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.10.2. Запросы пользователей архивными документами, поступившие в виде электронного документа на официальный сайт администрации городского округа по сети Интернет, принимаются работниками информационно-технического сектора общего отдела, распечатываются, регистрируются в течение 3 дней с момента поступления, направляются на рассмотрение руководителю администрации городского округа. Далее, согласно резолюции руководителя администрации городского округа, документы передаются общим отделом под расписку в архивный сектор для рассмотрения и исполнения.

2.10.3. Прием запросов непосредственно от пользователей архивными документами производится в архивном секторе.

Работник, ответственный за прием документов:

- принимает от заявителя письменный запрос, оформленный в произвольной форме или по установленной форме, указанной в приложениях N 2 и N 3 к Административному регламенту;

- устанавливает личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность заявителя либо полномочия представителя;

- проводит первичную проверку иных представленных документов, необходимых для исполнения запроса, на предмет соответствия их установленным настоящим Административным регламентом требованиям, удостоверяясь, что документы в установленных законодательством случаях нотариально заверены; тексты документов написаны разборчиво, наименования юридических лиц - без сокращения, с указанием их местонахождения; фамилии, имена, отчества, адреса их мест жительства написаны полностью; документы не исполнены карандашом; документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание; не истек срок действия представленного документа;

- проводит первичную беседу-консультацию с получателем архивных документов;

- инструктирует о порядке заполнения в соответствии с образцом, который расположен на информационном стенде архивного сектора;

- заявление в день поступления регистрируется принявшим его работником. Датой принятия архивным сектором запроса к рассмотрению считается дата его регистрации;

- выдает пользователю архивными документами расписку установленной формы (приложение N 5 к Административному регламенту) с указанием регистрационного номера и даты приема заявления, количества принятых листов, телефона для справок. Отметок на копиях вторых экземпляров принятых заявлений не делается.

2.10.4. При установлении фактов отсутствия необходимых документов, несоответствия представленных документов требованиям настоящего Административного регламента уведомляет заявителя о наличии препятствий для рассмотрения вопроса об исполнении муниципальной функции, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает принять меры по их устранению.

При отсутствии у заявителя заполненного заявления или неправильном его заполнении помогает заявителю заполнить заявление.

2.10.5. Работники архивного сектора в ходе личного приема оказывают пользователям архивными документами информационно-консультативную помощь в пределах компетенции.

2.11. Требования к оборудованию мест оказания муниципальной услуги.

2.11.1. Помещения, выделенные для исполнения муниципальной функции, должны соответствовать санитарно-гигиеническим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы" СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".

2.11.2. В местах ожидания личного приема должна размещаться следующая информация:

- полное наименование архивного сектора;

- режим работы архивного сектора;

- формы документов для их заполнения и образцы их заполнения;

- адреса центральных архивных учреждений Московской области.

2.11.3. Рабочие места работников, осуществляющих исполнение запросов граждан и организаций, оборудуются телефонами, средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме обеспечить исполнение муниципальной функции.

2.11.4. Места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями и столами для возможности заполнения заявлений и иных форм документов.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Лосино-Петровский Московской области от 9 октября 2013 г. N 433 в подпункт 2.11.5 пункта 2.11 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.11.5. На информационном стенде, располагающемся в хорошо просматриваемом месте приемного помещения, размещаются:

- график работы архивного сектора, дни и часы, установленные для личного приема граждан и представителей организаций;

- фамилии, имена, отчества должностных лиц администрации городского округа, на которых возложены полномочия по организации и контролю за соблюдением установленных требований по исполнению муниципальной функции;

- фамилии, имена, отчества, должности работников архивного сектора, осуществляющих прием и информирование граждан и представителей организаций;

- номера телефонов архивного сектора, общего отдела, адрес электронной почты администрации городского округа;

- перечень документов, необходимых для принятия архивным сектором управленческих решений о начале административных процедур по исполнению муниципальной функции;

- формы заявлений на получение информации из информационных ресурсов архивного сектора и образцы их заполнения;

- основания для приостановления исполнения (отказа в исполнении) муниципальной функции.

2.11.6. Режим работы архивного сектора регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка администрации городского округа:

Понедельник с 9.00 до 18.00

Вторник с 9.00 до 18.00

Среда с 9.00 до 18.00

Четверг с 9.00 до 18.00

Пятница с 9.00 до 18.00

Суббота Выходной Воскресенье Выходной

Приемные дни для пользователей архивными документами:

Вторник с 10.00 до 17.00

Четверг с 10.00 до 17.00

2.11.7. Местонахождение архивного сектора и почтовый адрес для направления документов и обращений: ул. Октябрьская, д. 6, г. Лосино-Петровский, Московская область, 141150.

2.12. Показатели доступности и качества муниципальных услуг.

2.12.1. Показателями доступности и качества муниципальных услуг являются следующие критерии: высшая степень удовлетворенности заявителей информационным продуктом, полученным из архива, соблюдение срока исполнения запроса, доступность информации о муниципальной услуге, потребность в муниципальной услуге, отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей.

2.12.2. Оценка доступности и качества муниципальной услуги осуществляется на основе анализа работы архивного сектора в предшествующий период.

В целях повышения доступности и качества предоставляемой муниципальной услуги:

2.12.3. Информация о порядке исполнения муниципальной функции предоставляется посредством ее размещения:

- в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе на официальном сайте администрации городского округа в сети Интернет (e-mail: admin@lospet.ru);

- в официальных средствах массовой информации городского округа Лосино-Петровский;

- на информационном стенде архивного сектора.

2.12.4. Информация по процедуре исполнения муниципальной функции предоставляется:

- непосредственно в архивном секторе;

- по письменным обращениям;

- по телефону;

- по электронной почте;

- при личных обращениях.

2.12.5. По письменным обращениям о порядке исполнения запросов пользователей архивными документами ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

2.12.6. По обращениям, поступившим в архивный сектор по каналам телефонной связи, работники сектора дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов пользователей архивными документами. Ответ должен начинаться с информации наименования органа, в который позвонил гражданин или представитель организации, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок. В случае необходимости производится не более одной переадресации звонка другому сотруднику для ответа на вопрос обратившегося. При устных обращениях и ответах на телефонные звонки работники архивного сектора подробно, четкой и в вежливой (корректной) форме информируют (консультируют) обратившихся по интересующим их вопросам по телефону для справок: 8(496) 567 57 66.

2.12.7. По обращениям о порядке исполнения запросов пользователей архивными документами, поступившим по электронной почте, ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения в архивный сектор.

2.12.8. Информирование (консультирование) по процедуре исполнения муниципальной функции осуществляют начальник архивного сектора, работники архивного сектора в соответствии с должностными инструкциями в рабочие дни.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку предоставления муниципальной услуги

3.1. Исполнение муниципальной функции включает в себя административные процедуры, выполняемые в строгой последовательности (приложение N 4 к Административному регламенту):

- прием, первичная обработка и регистрация письменных запросов пользователей архивными документами;

- принятие решения о начале административных процедур по исполнению запроса, приостановлении исполнения или об отказе в его исполнении;

- анализ тематики поступивших запросов и подготовка информационного документа, являющегося результатом исполнения муниципальной функции по рассмотрению запросов пользователей архивными документами;

- предоставление справочной информации о ходе исполнения запроса пользователя архивными документами;

- выдача (при личном обращении пользователя архивными документами в архивный сектор) или отправка пользователю архивными документами по почте документов, подготовленных архивным сектором по результатам исполнения его запроса.

3.2. После регистрации поступившие запросы пользователей архивными документами и все поступившие с ними документы формируются в дела заявителей и направляются начальником архивного сектора для рассмотрения и принятия решений по их исполнению.

3.3. Начальник архивного сектора осуществляет проверку представленных заявителем документов на предмет:

- полноты и достоверности сведений о заявителе;

- соответствия запрашиваемого документа цели, указанной в заявлении;

- соответствия запроса составу архивных документов, хранящихся в архивном секторе городского округа Лосино-Петровский.

По результатам рассмотрения документов и представленных заявителем сведений начальник архивного сектора определяет наличие либо отсутствие у заявителя права на получение запрашиваемой информации и принимает решение о начале административных процедур по исполнению поступившего запроса, приостановлении исполнения или отказе в его исполнении.

3.4. Регистрация запроса, последующее принятие решений руководством администрации городского округа о направлении заявления на рассмотрение и исполнение в архивный сектор осуществляется в срок не более 5 дней со дня регистрации запроса, в целях высвобождения основного времени для исполнения запроса.

3.5. Контроль за сроками исполнения запроса пользователя архивными документами, а также подготовку обобщенного ответа заявителю осуществляет исполнитель. Ответственный исполнитель организует работу по исполнению запроса, несет ответственность за некачественное и несвоевременное его исполнение.

3.6. Работники архивного сектора, на исполнение к которым поступили запросы пользователей архивными документами:

- осуществляют анализ тематики поступивших запросов пользователей архивными документами;

- определяют степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения (наименование темы, хронология событий);

- с использованием существующих справочно-поисковых средств к архивным документам архивного сектора администрации городского округа Лосино-Петровский осуществляют адресный поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- по архивным документам и/или печатным изданиям, относящимся к предмету запроса, осуществляют подготовку проектов документов, являющихся результатом исполнения запросов, представляют их начальнику архивного сектора для подписания.

3.7. По решению начальника архивного сектора о приостановлении исполнения или об отказе в исполнении поступивших запросов пользователей архивными документами на основании положений раздела 2.7 Административного регламента в течение 3 дней с момента поступления документов на исполнение работник архивного сектора готовит проекты ответов-уведомлений заявителям и представляет их для рассмотрения и подписания начальнику архивного сектора.

3.8. Предоставление информации о ходе исполнения запроса пользователя архивными документами:

3.8.1. Справочную работу по исполнению запросов пользователей архивными документами ведут уполномоченные работники архивного сектора.

3.8.2. Справки по вопросам исполнения муниципальной функции по исполнению запросов граждан и организаций предоставляются работником архивного сектора по телефону и при личном обращении.

3.8.3. Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о поступлении запроса в архивный сектор;

- о регистрационном номере, присвоенном запросу;

- сведения о нормативных правовых актах органов местного самоуправления городского округа Лосино-Петровский по вопросам исполнения муниципальной функции (наименование, номер, дата принятия нормативного правового акта);

- перечень документов, необходимых для принятия архивным сектором управленческого решения об осуществлении административных процедур по исполнению поступившего запроса;

- о начале административных процедур по исполнению запроса;

- о приостановлении исполнения запроса или об отказе в исполнении и причинах принятых решений;

- о продлении срока рассмотрения запроса и причинах принятого решения;

- о результатах рассмотрения запроса.

3.8.4. В случае если запросы пользователей поступили непосредственно в архивный сектор (по почте, факсу, электронной почте, на приеме), информационные документы (архивная справка, архивная выписка, архивная копия, копия архивного документа) в случае личного обращения гражданина, представителя организации или их доверенных лиц в архивный сектор выдаются им под расписку при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, представителю организации - при предъявлении документов, подтверждающих его полномочия на получение документов.

Получатель информационных документов, подготовленных архивным сектором, расписывается в регистрационном журнале.

3.8.5. После завершения административных процедур по исполнению запросов граждан, потупивших на рассмотрение в архивный сектор, в правом нижнем углу на копии ответа начальник архивного сектора делает отметку о его направлении в дело, проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы и телефон, заверяет их личной подписью.

3.8.6. Подготовленные ответы на запросы подлежат обязательной регистрации и отправке заявителям.

3.8.7. Информационные документы (архивная справка, архивная копия, архивная выписка, копия архивного документа, информационное письмо) и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

4. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции

4.1. Контроль за исполнением муниципальной функции заключается в проведении планового и оперативного контроля за деятельностью работников архивного сектора при осуществлении ими административных процедур, связанных с рассмотрением и исполнением запросов пользователей архивными документами.

4.2. Персональная ответственность закрепляется в соответствующих должностных инструкциях в соответствии с действующим законодательством.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Лосино-Петровский Московской области от 9 октября 2013 г. N 433 в пункт 4.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.3. Контроль за исполнением муниципальной функции осуществляют:

- в соответствии с представленными полномочиями Главное архивное управление Московской области - уполномоченный орган в сфере архивного дела в Московской области;

- начальник общего отдела.

4.4. Плановый и оперативный контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами, осуществляется начальником архивного сектора.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении муниципальной услуги

5.1. Обжалование действий (бездействия) и решений, принятых архивным сектором при исполнении запросов пользователей архивными документами, осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

5.2. Должностные лица архивного сектора в случае неисполнения своих должностных обязанностей, совершения противоправных действий (бездействия) несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

5.3. Ответственность работников архивного сектора за соблюдение сроков и порядка исполнения запросов закрепляется в должностных инструкциях в соответствии с требованиями действующего законодательства.