Постановление Администрации городского округа Черноголовка Московской области от 3 октября 2012 г. N 411 "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных выписок и копий документов по тематике обращений" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации городского округа Черноголовка Московской области
от 3 октября 2012 г. N 411
"Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных выписок и копий документов по тематике обращений"

С изменениями и дополнениями от:

9 декабря 2013 г.

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", руководствуясь Постановлением администрации муниципального образования "Городской округ Черноголовка" от 21.11.2011 N 413 "Об организации предоставления муниципальных услуг", постановляю:

1. Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных выписок и копий документов по тематике обращений" (прилагается).

2. Опубликовать административный регламент в периодическом печатном издании "Институтский проспект" и разместить на официальном сайте администрации муниципального образования "Городской округ Черноголовка" в сети "Интернет".

3. Настоящее Постановление вступает в силу на следующий день после официального опубликования.

4. Постановление администрации муниципального образования "Городской округ Черноголовка" от 16.05.2012 N 213 считать утратившим силу.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы администрации О.В. Никонову.

Глава городского округа Черноголовка

В.Ф. Разумов

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных выписок и копий документов по тематике обращений"
(утв. постановлением Администрации городского округа Черноголовка Московской области
от 3 октября 2012 г. N 411)

С изменениями и дополнениями от:

9 декабря 2013 г.

I. Общие положения

1.1. Административный регламент "Выдача архивных выписок и копий документов по тематике обращений", разработан в целях повышения качества и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) по выдаче копий архивных документов.

1.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

- Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области";

- Уставом муниципального образования "Городской округ Черноголовка";

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;

- Рекомендациями по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации (Федеральное архивное агентство Российской Федерации, 2005 г.);

- настоящим регламентом.

1.3. Основные понятия, применяемые в настоящем регламенте:

заявитель - физическое или юридическое лицо либо их уполномоченные представители, обратившиеся в орган, предоставляющий муниципальные услуги, либо в организации, в которых размещается муниципальное задание (заказ), подлежащие включению в реестр муниципальных услуг, с запросом о предоставлении муниципальной услуги, выраженной в устной, письменной или электронной форме;

должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления;

жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

архивная справка - документ архива, составленный на бланке письма муниципального архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная выписка - документ архива, составленный на бланке письма муниципального архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

информационное письмо - письмо, составленное на бланке письма муниципального архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;

ксерокопия архивного документа - ксерокопия хранящегося в архиве документа, заверенная сотрудником муниципального архива с проставлением печати муниципального архива.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Муниципальная услуга "Выдача архивных выписок и копий документов по тематике обращений" (далее - муниципальная услуга) предоставляется муниципальным архивом администрации муниципального образования "Городской округ Черноголовка" (далее - муниципальный архив).

2.2. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- архивная справка;

- архивная выписка;

- архивная копия;

- информационное письмо;

- заверенная ксерокопия документа.

2.3. Срок исполнения муниципальной услуги не должен превышать 30 дней со дня обращения.

Депутатские запросы, запросы федеральных и областных органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов, органов прокуратуры, правоохранительных органов рассматриваются в день поступления, исполняются в сроки, указанные в запросе.

2.4. Для получения муниципальной услуги заявитель подает в муниципальный архив запрос по установленной форме. Для подтверждения права на получение информации, указанной в запросе, заявитель предъявляет подлинники либо заверенные копии следующих документов:

- документ, удостоверяющий личность (паспорт);

- доверенность, оформленная в установленном порядке (для доверенного лица);

- документы, подтверждающие родство (при получении сведений по документам отдела ЗАГСа);

- свидетельство о смерти собственника (для наследников);

- справка от нотариуса об открытии наследственного дела (для наследников);

Не заверенные копии вышеперечисленных документов отдаются вместе с заявлением в муниципальный архив.

При этом запрещается требовать от заявителя представления документов и информации или осуществления действий, представление и осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги, а также предоставлением муниципальной услуги, а также предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих муниципальную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Московской области и муниципальными правовыми актами.

2.5. Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги является их представление лицом, не уполномоченным для их подачи. Документы должны подаваться лично заявителем или его представителем по доверенности.

2.6. Основание для отказа в предоставлении муниципальной услуги, основание приостановления предоставления муниципальной услуги.

2.6.1. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является следующее:

- в запросе не указана фамилия гражданина, направившего запрос, а также почтовый и (или) электронный адрес заявителя;

- ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

- в запросе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу и в запросе не приводятся новые доводы и обстоятельства (гражданину, направившему запрос, сообщается о данном решении);

- текст запроса содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (гражданину, направившему запрос, сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

- от заявителя поступили сведения о прекращении исполнения запроса.

2.6.2. Основанием для приостановления рассмотрения запроса могут быть: недостаточная информация от заявителя; недостающие документы.

В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет заявителю письмо, содержащее просьбу о предоставлении требуемой информации. Решение о приостановлении рассмотрения запроса принимается в течении 5 рабочих дней с момента получения заявления. В указанном случае течение срока оказания муниципальной услуги начинается с предоставления дополнительных сведений, недостающих документов.

2.6.3. В случае отсутствия запрашиваемой информации в муниципальном архиве заявитель информируется о данном факте. Ответом на данный запрос будет являться информационное письмо, содержащее информацию о причине отсутствия документов. Информационное письмо также является результатом предоставления муниципальной услуги.

2.7. Муниципальная услуга оказывается муниципальным архивом безвозмездно.

2.8. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги, включая регистрацию запроса, не более двух часов. Срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги не более 30 минут.

2.9. Место нахождения муниципального архива: Московская область, г. Черноголовка, Институтский проспект, д. 8.

Почтовый адрес: Институтский проспект, д. 10, г. Черноголовка, Московская область, 142432.

Режим работы муниципального архива:

понедельник 9.00 - 18.00

вторник 9.00 - 18.00

среда 9.00 - 18.00

четверг 9.00 - 18.00

пятница 9.00 - 17.00

суббота Выходной день

воскресенье Выходной день

Перерыв на обед с 13.00 до 14.00

Приемные дни: понедельник, вторник, среда, четверг, пятница с 09.30 до 12.30.

Телефон/факс: 8 (496) (52) 4 - 90 - 11, 2 - 31 - 88

Адрес электронной почты: info@chgcity.ru

Адрес официального сайта администрации муниципального образования "Городской округ Черноголовка": www.chgcity.ru.

Участники и инвалиды Великой Отечественной войны принимаются в приемные дни вне очереди.

2.10. В помещении, в котором предоставляется муниципальная услуга, размещены информационные стенды, содержащие информацию о работе архива, образцы заявлений, перечень документов необходимых для подачи заявления. Место для ожидания оборудовано стульями. В помещение архива имеется вход, оснащенный информационной табличкой с наименованием и указанием времени работы и приема граждан.

Информацию по предоставлению муниципальной услуги, заявитель может получить на информационных стендах муниципального архива, по телефону, а также в сети Интернет на официальном сайте администрации муниципального образования "Городской округ Черноголовка".

III. Состав, последовательность и срок выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является запрос (заявление), поступивший в адрес муниципального архива.

В запросе (заявлении) указываются сведения, необходимые для его исполнения.

Для физических лиц:

- наименование организации, в которую направляется письменный запрос;

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- адрес регистрации;

- контактный телефон;

- изложение существа запроса;

- личная подпись заявителя;

- дата;

Для юридических лиц:

- наименование организации, в которую направляется письменный запрос;

- наименование организации;

- юридический адрес организации;

- контактный телефон;

- фамилию, имя, отчество уполномоченного представителя;

- изложение существа запроса;

- подпись руководителя организации;

- оттиск печати организации;

- дата.

Запрос (заявление) может быть передан заявителем в письменном виде при личном приеме либо направлен по электронной почте. При получении запроса по электронной почте, заявителю направляется уведомлении о приеме обращения, мотивированный отказ в рассмотрении или сообщение о приостановлении предоставления муниципальной услуги в соответствии с пунктами 2.5; 2.6. регламента. Принятый к рассмотрению запрос распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке в соответствии с пунктами 3.3; 3.5.

3.2. Ответственными за предоставление муниципальной услуги является сотрудник муниципального архива.

3.3. Исполнение муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация запроса (заявления);

- подготовка ответов по существу запроса (заявления);

- выдача готового документа.

При приеме запроса сотрудником муниципального архива проверяется соответствие запроса требованиям, указанным в п. 3.1 настоящего регламента и соответствие сведений, указанных в запросе, документам, представленным заявителем согласно п. 2.4 настоящего регламента. При регистрации запросу присваивается номер и делается соответствующая запись в журнале регистрации. Заявителю возвращаются документы, и сообщается дата и время выдачи готового документа.

Подготовка ответа по существу запроса включает в себя поиск необходимых для исполнения запроса документов, оформление ответа согласно п. 3.5 настоящего регламента. Архивные справки, архивные копии и архивные выписки подписываются сотрудником муниципального архива и заверяются печатью муниципального архива. Выдача готового документа осуществляется непосредственно в муниципальном архиве при предъявлении паспорта гражданина, направившего запрос. Если запрос был направлен по электронной почте, то для получения готового документа заявителю необходимо сообщить регистрационный номер запроса, предъявить паспорт и оригиналы, либо заверенные копии документов, указанных в п. 2.4 настоящего регламента.

3.4. Решение по приему и регистрации запроса (заявления) принимается сотрудником муниципального архива на основании соответствия предоставленных заявителем документов требованиям, указанным в п. 3.1, п. 2.4 настоящего регламента. Решение по подготовке ответа на поступивший запрос (заявление), принимается по факту проверки документов, находящихся на хранении в архиве.

3.5. Способ фиксации результата:

- архивные копии, архивные выписки и архивные справки составляются на бланке письма муниципального архива, подписываются сотрудником муниципального архива, заверяются печатью муниципального архива. В архивной копии, архивной выписке и в архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть пронумерованы, прошиты, на месте скрепления проставляется подпись сотрудника муниципального архива и оттиск печати муниципального архива. В тексте не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых была составлена архивная выписка или архивная справка. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, излагается в соответствии с архивными документами и оговариваются в тексте словами "так в документе", "так в тексте оригинала";

- архивные копии, изготовленные на копировальном аппарате, подписываются сотрудником муниципального архива и заверяются печатью муниципального архива. В архивной копии, объем которой превышает один лист, листы должны быть пронумерованы, прошиты, на месте скрепления проставляется подпись сотрудника муниципального архива и оттиск печати муниципального архива;

- информационное письмо составляется на бланке муниципального архива, подписывается сотрудником муниципального архива и заверяется печатью муниципального архива.

IV. Порядок и формы контроля за выполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги осуществляется начальником общего отдела администрации муниципального образования "Городской округ Черноголовка".

4.2. Проверки могут быть плановыми, внеплановыми и по конкретному запросу заявителя. Проверки проводятся выборочно путем сравнения исполненного запроса с оригиналами документов, находящихся на хранении в муниципальном архиве.

4.3. Сотрудник муниципального архивного отдела за действия (бездействие), предпринимаемые в ходе оказания муниципальной услуги, несет ответственность в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.4. Контроль за полнотой и качеством оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, направленных на выявление нарушений прав граждан, рассмотрение обращений физических и юридических лиц, содержащих жалобы на решения, действия работника муниципального архива, принятие решений, направленных на устранение выявленных нарушений, и подготовку ответов на обращения.

4.5. Граждане, их объединения и организации вправе направить письменное обращение в адрес Главы муниципального образования "Городской округ Черноголовка" с просьбой о проведении проверки соблюдения и исполнения положений Административного регламента, иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, полноты и качества предоставления муниципальной услуги в случае нарушения прав и законных интересов заявителей при предоставлении муниципальной услуги. В течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения гражданам, их объединениям и организациям по почте направляется информация о результатах проведенной проверки.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действий (бездействий) должностного лица, а также принимаемого им решения при предоставлении муниципальной услуги

5.1. Заявитель имеет право обжаловать действия (бездействие) должностного лица в досудебном (внесудебном) порядке.

5.2. Предметом досудебного обжалования являются действия (бездействие) сотрудника муниципального архива и принимаемые им решения при предоставлении муниципальной услуги по выдаче архивных копий и выписок из документов.

5.3. Жалоба подлежит обязательному рассмотрению кроме случаев, если:

- текст жалобы не поддается прочтению, о чем сообщается гражданину ее направившую, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- текст жалобы содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи (гражданину, направившему жалобу, сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

- в жалобе содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, о чем сообщается гражданину, ее направившую;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан в случае разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

- в жалобе не указано лицо, её подавшее (анонимная жалоба).

5.4. Для обжалования действия (бездействия) должностного лица в досудебном (внесудебном) порядке заявитель может обратиться с письменной жалобой, адресованной:

- Главе муниципального образования "Городской округ Черноголовка";

- начальнику общего отдела администрации муниципального образования "Городской округ Черноголовка";

- в Главное архивное управление Московской области;

В письменной жалобе в обязательном порядке указываются:

- наименование государственного органа, либо органа местного самоуправления, в которые направлена жалоба, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения;

- излагается суть жалобы;

- личная подпись;

- дата.

В случае необходимости подтверждения своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Черноголовка Московской области от 9 декабря 2013 г. N 472 пункт 5.5 настоящего Административного регламента изложен в новой редакции, вступающей в силу на следующий день после официального опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.5. Письменная жалоба рассматривается 15 рабочих дней со дня её регистрации. В случаях подачи жалобы на отказ в приёме документов, на исправление допущенных ошибок и опечаток, а также на нарушение срока таких исправлений - 5 рабочих дней со дня регистрации.

5.6. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по устранению нарушений в ходе исполнения муниципальной услуги, которые повлекли за собой жалобу и привлечении к ответственности специалиста, допустившего эти нарушения.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Черноголовка Московской области от 9 декабря 2013 г. N 472 настоящий Административный регламент дополнен пунктом 5.7, вступающим в силу на следующий день после официального опубликования названного постановления

5.7. В день, следующий за днем принятия решения, указанного в п. 5.6, заявителю в письменной форме (по желанию в электронной форме) направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

Приложение
к Административному регламенту

Форма заявления для получения муниципальной услуги

N ____                              В муниципальный  архив  администрации

                                    муниципального образования "Городской

                                    округ Черноголовка"

                                    от __________________________________

                                    _____________________________________,

                                              (полностью Ф.И.О.)

                                    проживающей (го): ___________________

                                    _____________________________________

                                    тел._________________________________

                             Заявление

     Прошу выдать архивную копию ________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                      (краткое содержание запроса)

гр. _____________________________________________________________________

в дер. (пос.) ___________________________________________________________

Дата ________________                          Подпись __________________