Решение Совета депутатов Рузского муниципального района Московской области от 25 марта 2015 г. N 159/25 "О принятии Порядка о формировании и содержании архива Рузского муниципального района"

В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законам от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Московской области от 25.05.2007 года N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области", Законом Московской области от 22.10.2010 года N 123/2010-ОЗ "О межбюджетных отношениях в Московской области", руководствуясь Уставом Рузского муниципального района,

Совет депутатов Рузского муниципального района решил:

1. Принять Порядок о формировании и содержании архива Рузского муниципального района (прилагается).

3. Признать утратившим силу решение Совета депутатов Рузского муниципального района N 608/64 от 27 декабря 2007 года "Об утверждении Положения о формировании и содержании архива Рузского муниципального района".

2. Опубликовать настоящее решение в газете "Красное знамя" и разместить на официальном сайте Рузского муниципального района в сети "Интернет".

3. Направить копию настоящего решения в администрацию Рузского муниципального района для сведения и руководства.

Глава Рузского муниципального района

С.Б. Макаревич

Порядок
о формировании и содержании архива Рузского муниципального района
(принято решением Совета депутатов Рузского муниципального района Московской области
от 25 марта 2015 г. N 159/25)

Настоящий Порядок разработан в соответствии с Федеральными законами от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 06.102003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Московской области от 25.05.2007 г. N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле Московской области", Законом Московской области от 22.10.2010 N 123/2010-ОЗ "О межбюджетных отношениях в Московской области", Уставом Рузского муниципального района и регулирует вопросы организации и содержания архива Рузского муниципального района, комплектования (формирования), хранения, учета и использования документов муниципального архивного фонда, документов, относящихся к собственности Московской области, а также отношения в области управления архивным делом на территории Рузского муниципального района Московской области.

К вопросам местного значения в Рузском муниципальном районе относится формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений.

Статья 1. Общие положения и основные термины

1.1. В настоящем Порядке используются следующие основные термины и понятия:

- архивное дело - деятельность органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования (формирования), учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

- архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, имеющий реквизиты, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника;

- документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

- документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

- муниципальный архивный фонд - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, образующаяся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений, расположенных на территории муниципального образования, а также иных архивных документов, приобретенных в муниципальную собственность на законном основании, подлежащих передаче на хранение в муниципальный архив;

- архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

- муниципальный (районный) архив - структурное подразделение администрации Рузского муниципального района, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Московской области, а также иных архивных документов.

- постоянное хранение архивных документов - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока хранения (бессрочное) на любых видах носителей;

- временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

- экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

- упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, Правительством Московской области;

- владелец архивных документов - органы местного самоуправления либо юридическое лицо или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование архивными документами и реализующее полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;

- пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

1.2. Комплектование (формирование) муниципального архива - комплекс работ, направленный на систематическое пополнение муниципального архива документами Архивного фонда Московской области, иными архивными документами, включающими в себя определение состава организаций-источников комплектования муниципального архива, организацию работы по экспертизе ценности и упорядочению архивных документов в организациях-источниках комплектования муниципального архива, прием документов в муниципальный архив.

1.3. Содержание муниципального архива - деятельность администрации Рузского муниципального образования по созданию финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве, предоставлению архивам зданий и помещений, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников муниципального архива.

1.4. Возглавляет структурное подразделение - отдел районный архив администрации Рузского муниципального района - начальник. Назначает и освобождает от занимаемой должности начальника и специалистов отдела Руководитель администрации Рузского муниципального района.

1.5. При смене начальника Отдела прием-передача дел проводится специально созданной Руководителем администрации комиссией. Акт приема-передачи утверждается Руководителем администрации Рузского муниципального района и представляется в Главное архивное управление Московской области.

1.6. При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.

1.7. При реорганизации муниципальных предприятий и учреждений архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых предприятий и учреждений.

1.8. При ликвидации органов местного самоуправления Рузского муниципального района, муниципальных предприятий и учреждений, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают на хранение в архивный отдел.

1.9. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений, передающих документы.

1.10. Отдел районный архив имеет печать с указанием своего наименования для заверения писем, документов, архивных справок, копий и выписок из документов.

Статья 2. Права и обязанности органов местного самоуправления Рузского муниципального района Московской области при осуществлении переданных государственных полномочий

2.1. При осуществлении переданных государственных полномочий органы местного самоуправления Рузского муниципального района Московской области имеют право на:

2.1.1. финансовое обеспечение государственных полномочий за счет средств субвенции, предоставленной бюджету Рузского муниципального района из бюджета Московской области;

2.1.2. обеспечение переданных государственных полномочий необходимыми материальными средствами;

2.1.3. получение от органов государственной власти Московской области разъяснений по осуществлению переданных государственных полномочий;

2.1.4. В случае обоснованного превышения нормативов, используемых в методиках расчета соответствующих субвенций, использовать дополнительно средства бюджета района для осуществления переданных государственных полномочий в размере не более 7 процентов от общего объема предоставляемых субвенций.

2.2. При осуществлении переданных государственных полномочиях органы местного самоуправления Рузского муниципального района Московской области обязаны:

2.2.1. исполнять государственные полномочия в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области;

2.2.2. обеспечить сохранность и использование по целевому назначению материальных ресурсов и финансовых средств, переданных для осуществления переданных государственных полномочий;

2.2.3. предоставлять государственным органам Московской области документы и информацию, связанные с осуществлением государственных полномочий;

2.2.4. исполнять предписания государственных органов Московской области об устранении нарушений законодательства по осуществлению государственных полномочий.

2.3. Для обеспечения исполнения переданных государственных полномочий учреждаются соответствующие должности муниципальной службы и (или) должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы.

2.4. Численность работников, обеспечивающих исполнение государственных полномочий, зависит от количества единиц хранения Архивного фонда Московской области, включая документы по личному составу, относящихся к собственности Московской области и находящихся на территории соответствующего муниципального образования, и определяется уполномоченным органом в соответствии с методикой расчета численности работников муниципального архива.

Статья 3. Основные функции отдела районный архив администрации Рузского муниципального района

3.1. Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

3.1.1. хранение и учет принятых документов;

3.1.2. представление в установленном порядке учетных данных в Главное архивное управление Московской области;

3.1.3. проведение мероприятий обеспечивающих оптимальные условия хранения документов, обеспечение их физической сохранности;

3.1.4. подготовка и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе;

3.1.5. хранение документов Архивного Фонда Российской Федерации на различных видах носителей, в том числе документов, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;

3.1.6. хранение архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, в том числе личного происхождения;

3.1.7. хранение документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Рузского муниципального района;

3.1.8. хранение печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

3.1.9. хранение учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности;

3.1.10. хранение документов, находящихся в собственности Московской области, на основании договоров между собственником документов и архивным отделом от имени администрации.

3.2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для Рузского муниципального района, в том числе:

3.2.1. отбор и прием документов постоянного хранения;

3.2.2. проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.

3.3. Руководство организационно-методической деятельностью ведомственных архивов, муниципальных организаций и содействие организациям других форм собственности:

3.3.1. проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

3.3.2. ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Рузского муниципального района;

3.3.3. рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций;

3.3.4. рассмотрение и представление в Главное архивное управление Московской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

3.3.5. рассмотрение и согласование описей по личному составу;

3.3.6. оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по организации и методике работы с документами;

3.3.7. информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

3.3.8. информирование органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в том числе на договорной основе;

3.3.9. организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью;

3.3.10. исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан по вопросам компетенции отдела;

3.3.11. создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

3.3.12. разработка и реализация подпрограммы развития архивного дела в Рузском муниципальном районе, регламента предоставления муниципальных услуг, иных документов в сфере архивного дела.

3.3.13. осуществление иных полномочий в сфере архивного дела, установленных действующим законодательством.

Статья 4. Компетенция администрации Рузского муниципального района в области архивного дела

4.1. Администрация Рузского муниципального района:

4.1.1. Разрабатывает и издает в пределах своей компетенции обязательные для исполнения нормативные правовые акты по вопросам осуществления органами местного самоуправления Рузского муниципального района Московской области переданных государственных полномочий в сфере архивного дела.

4.1.2. Организует исполнение муниципальных правовых актов, муниципальных программ развития архивного дела и управление архивным делом на территории Рузского муниципального образования.

4.1.3. Обеспечивает финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для содержания отдела и комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставляет архиву Рузского муниципального района здание и (или) помещение, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

4.1.4. Заключает договоры с государственными (в том числе федеральными) и негосударственными организациями о сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства.

4.1.5. Устанавливает структуру и штатную численность отдела районный архив администрации Рузского муниципального района, утверждает Положение об отделе районный архив.

4.1.6. Оказывает содействие отделу районный архив и выполняет иные обязанности в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области в разрешении вопросов, связанных с осуществлением переданных государственных полномочий в сфере архивного дела.

4.1.7. Осуществляет иные полномочия, предусмотренные законодательством Российской Федерации, Московской области об архивном деле, Уставом Рузского муниципального образования, настоящим Порядком.

Статья 5. Основные принципы формирования и содержания муниципального архива

5.1. Муниципальный архивный фонд формируется из документов, прошедших экспертизу ценности, поставленных на государственный учет и подлежащих постоянному хранению.

5.2. К муниципальной собственности относятся архивные документы:

а) образовавшиеся и образующиеся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее - муниципальных организаций);

б) юридических и физических лиц, поступившие на законном основании в муниципальную собственность;

в) хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).

5.3. Архивные документы, находящиеся в муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено федеральными законами. Передача архивных документов в собственность других субъектов РФ и (или) муниципальных образований осуществляется в соответствии с законодательством РФ.

5.4. В случае приватизации муниципальных предприятий, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются в муниципальной собственности.

5.5. Органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области.

Статья 6. Хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности

6.1. Хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов, отнесенных к собственности Рузского муниципального района, осуществляет муниципальный архив, созданный для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела на территории муниципального образования.

6.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности и включенные в список источников комплектования муниципального архива, хранятся:

а) постоянно - в муниципальном архиве;

б) временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленного срока.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору в районный архив.

6.3. Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в районном архиве администрации Рузского муниципального района, не входят в состав имущества этого архива.

6.4. Источниками комплектования муниципального архива могут являться:

а) государственные органы и организации Московской области, государственные унитарные предприятия, государственные учреждения Московской области, находящиеся на территории Рузского муниципального района, в случае наделения администрации Рузского муниципального района отдельными государственными полномочиями по комплектованию, учету, использованию и временному хранению документов, относящихся к государственной собственности Московской области;

б) органы местного самоуправления, муниципальные организации и учреждения;

в) негосударственные организации в случае заключения соответствующего договора;

г) граждане, в случае заключения соответствующего договора.

Перечень источников комплектования утверждается Главным Архивным Управлением Московской области.

6.5. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в органах местного самоуправления либо в муниципальных организациях, передаются на постоянное хранение в муниципальный архив.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, передаются в муниципальный архив на основании договора, заключенного между муниципальным архивом и собственником документов.

6.6. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.

Статья 7. Доступ к архивным документам и их использование

7.1. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.

7.2. Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов.

7.3. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения его родственников, ограничение доступа к этим документам может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня их создания.

7.4. Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.

7.5. Органы местного самоуправления при наличии соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки, выписки, и копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, защиту имущественных прав, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе в сети Интернет.

7.6. Муниципальный архив предоставляет государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикует и экспонирует архивные документы, готовит справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в архиве документах безвозмездно.

Статья 8. Финансовое и материально-техническое содержание отдела районный архив администрации Рузского муниципального района

8.1. Финансирование государственных полномочий осуществляется за счет средств субвенции, предоставленной бюджету Рузского муниципального района из бюджета Московской области на соответствующий финансовый год.

8.2. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Московской области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия, проводимые в Рузском муниципальном районе; реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела администрации, в том числе полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории Рузского муниципального района).

8.3. Финансирование и материально-техническое обеспечение деятельности в области архивного дела, формирование и содержание архивных фондов и архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности Рузского муниципального района, может осуществляться за счет средств местного бюджета Рузского муниципального района и является расходным обязательством Рузского муниципального района, подлежащим исполнению за счет доходов местного бюджета. Использование дополнительных средств бюджета района для осуществления переданных государственных полномочий допускается в размере не более 7 процентов от общего объема предоставляемых субвенций.

8.4. Уполномоченные органы местного самоуправления Рузского муниципального района Московской области направляют в Главное архивное управление Московской области отчеты об использовании субвенций в порядке и сроки, установленные Правительством Московской области.

8.5. Администрация Рузского муниципального района предоставляет архивному отделу здание и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников. Принимая решение о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен отдел, предоставляет здание, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов. Земельные участки, используемые отделом, передаются в его бессрочное (безвозмездное) пользование.