Письмо Управления ФНС России по Краснодарскому краю от 4 марта 2010 г. N 12-2-12/05102 "О подтверждении расходов"

Краснодарская краевая

территориальная

профсоюзная организация

работников электросвязи

350000, г. Краснодар, ул. Карасунская, 66

Управление ФНС России по Краснодарскому краю рассмотрев запрос Краснодарской краевой территориальной профсоюзной организации работников электросвязи от 15.12.2009 N 1-10/203 в отношении принятия к учету документов подтверждающих расходы, сообщает следующее.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 N 40 (см. Письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18), предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ - авансовый отчет, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (квитанции, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке (абз. 4, 5, 7, 8 Указаний по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет", утвержденных Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).

Таким образом, для утверждения и принятия к бухгалтерскому учету авансового отчета, а в дальнейшем для подтверждения понесенных расходов и правильности их отнесения в целях налогообложения необходимо соблюдение следующих условий:

- целевое расходование выданных под отчет денежных средств;

- наличие правильно оформленных документов, подтверждающих факт оплаты товаров;

- соответствие сумм израсходованных денежных средств суммам, указанным в платежных документах.

При этом расходы должны быть обоснованны и документально подтверждены. Налоговый орган имеет право проводить контрольные мероприятия в рамках налоговой проверки в отношении контрагента для подтверждения, как самого факта, так и объема относимых расходов.

Соответствующие расходы при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг должны подтверждаться отпечатанными контрольно-кассовой техникой кассовыми чеками или документами (товарными чеками, квитанциями или другими документами), подтверждающими прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

В соответствии с п. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Федеральный закон) организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности, не подпадающие под действие п. п. 2 и 3 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 Налогового кодекса Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа), подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу). Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ в качестве наименования выдаваемого документа наряду с некоторыми примерами таких документов (товарный чек, квитанция) использовано обобщенное название - "документ, подтверждающий прием денежных средств", и установлено его содержание.

Таким образом, соответствующие расходы при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг должны подтверждаться отпечатанными контрольно-кассовой техникой кассовыми чеками или документами, подтверждающими прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

Указанные документы, содержащие сведения, предусмотренные п. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, могут выдаваться организациями и индивидуальными предпринимателями - налогоплательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности при осуществлении ими соответствующей предпринимательской деятельности, подлежащей налогообложению единым налогом на вмененный доход для отдельных видов деятельности.

Следовательно, при наличии у организации товарного чека, соответствующего требованиям Федерального закона и подтверждающего факт целевого расходования выданных организацией денежных средств, процедура принятия к учету соответствующих товарно-материальных ценностей дополнительного оформления не требует.

Советник государственной гражданской службы Российской Федерации 1 класса

А.Н. Курьянов

исп. Колесник Д.Н., тел. 268-13-05