Глава 2. Общие требования к оформлению документов

Глава 2. Общие требования к оформлению документов

1. Документы городской Думы.

Документ - официальный документ, созданный органом государственной власти, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот городской Думы (пункт 3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утвержденных Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76).

2. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила юридической техники, способствующие их оперативному исполнению и последующему использованию в справочных целях.

3. Основными документами городской Думы являются:

решения городской Думы;

протоколы заседаний городской Думы;

постановления председателя городской Думы;

распоряжения председателя городской Думы;

решения комитетов городской Думы;

протоколы заседаний комитетов городской Думы;

договоры (контракты);

акты;

письма;

пояснительные записки;

повестки дня заседаний;

заявления;

справки (служебные записки, заключения, отчеты, представления).

4. Оформление бланков документов.

Основные документы городской Думы оформляются согласно бланкам установленного образца и имеют комплекс обязательных реквизитов.

Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (297х210 мм) и А5 (210х148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь следующие размеры полей:

не менее 20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

В зависимости от расположения реквизитов бланки могут быть продольными и угловыми.

На продольных бланках все реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля, на угловых бланках - в левом верхнем углу бланка, при этом каждый элемент реквизита центрируется относительно самой длинной строки.

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов. Бланки для документов изготавливаются с помощью компьютерной техники.

Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, для оформления копий писем, остающихся в делах. Состав реквизитов бланка документа установлен приложениями N 1 - N 13 к настоящей Инструкции. При необходимости изменения состава реквизитов бланка, изменения вносятся в соответствующее приложение.

5. В городской Думе используются следующие бланки:

а) бланк решения городской Думы - приложение N 1 к настоящей Инструкции;

б) бланк постановления председателя городской Думы - приложение N 2;

в) бланк распоряжения председателя городской Думы - приложение N 3;

г) бланк письма городской Думы - приложение N 4;

д) бланк письма депутата городской Думы - приложение N 5;

е) бланк решения комитета городской Думы - приложение N 6;

ж) бланк протокола заседания городской Думы - приложение N 7;

з) бланк протокола заседания комитета городской Думы - приложение N 8;

и) бланк письма комитета городской Думы - приложение N 9;

к) бланк заявки к решению городской Думы - приложение N 10;

л) бланк заявки к постановлению председателя городской Думы - приложение N 11;

м) бланк заявки к распоряжению председателя городской Думы - приложение N 12;

н) бланк таблицы поправок к проектам решений городской Думы - приложение N 13.

6. Реквизиты документов.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами.

6.1. В документах городской Думы, как правило, указываются следующие реквизиты:

герб муниципального образования город Краснодар;

наименование автора документа;

место издания документа;

справочные данные о городской Думе Краснодара;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

адресат;

гриф утверждения документа;

резолюция;

заголовок к тексту документа;

отметка о контроле;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись;

гриф согласования документа;

виза согласования документа;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в городскую Думу;

отметка электронной копии документа.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. В процессе подготовки и оформления документов состав указанных реквизитов может быть дополнен иными реквизитами, если того требует назначение документа.

Реквизиты документа, как правило, отделяются один от другого двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами.

6.2. Реквизит "Герб муниципального образования город Краснодар" применяется в соответствии с решением городской Думы Краснодара от 07.07.2005 N 70 п. 7 "О Гербе муниципального образования город Краснодар". Герб муниципального образования располагается на бланках городской Думы указанных в подпунктах а) - и) пункта 5 настоящей главы.

6.3. Реквизит "Наименование автора документа". На документах городской Думы Краснодара указываются следующие авторы документов - городская Дума Краснодара, председатель городской Думы Краснодара, комитеты (комиссии) городской Думы Краснодара, депутаты городской Думы Краснодара. Наименование автора документа пишется полностью без сокращений в соответствии с утверждённым бланком документа.

6.4. Реквизит "Справочные данные о городской Думе Краснодара" содержатся в письмах городской Думы Краснодара.

Справочные данные о городской Думе Краснодара включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, номер факса, адрес электронной почты и другие сведения в соответствии с утвержденным бланком.

6.5. Реквизит "Наименование вида документа". В составе реквизита указывается конкретный вид документа (Решение, Постановление).

Данный реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем.

6.6. Реквизит место издания документа. Местом издания документов городской Думы Краснодара является город Краснодар. Указывается в соответствии с утвержденными бланками в решении городской Думы Краснодара, распоряжении и постановлении председателя городской Думы Краснодара, решении комитета городской Думы Краснодара. Указанный реквизит включается в договора (контракты) заключаемые городской Думой Краснодара.

6.7. Реквизит "Дата документа". Датой документа является дата его подписания (распоряжение, постановление, заключение, заявление) или утверждения (должностная инструкция), дата заседания (протокол, решение городской Думы), дата составления (акт).

В правовых актах дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год, начиная с 2000 года, оформляют четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 23 августа 2012 года следует оформлять - 23.08.2012 (точка, буква "г." или слово "год" после даты не указываются).

В иных документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2011 г.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо сотрудником городской Думы Краснодара при регистрации документа. Данный реквизит обязателен для всех видов документов.

6.8. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из порядкового номера документа, который дополняется индексом структурного подразделения, информацией о виде документа, исполнителях и другой информацией с учётом выполнения требований, необходимых при эксплуатации электронной системы регистрации документов.

Данный реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации.

6.9. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ. Данный реквизит обязателен для писем и проставляется при регистрации ответа.

6.10. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Документы адресуют органам государственной власти, органам местного самоуправления, иным юридическим лицам, а также их структурным подразделениям, общественным организациям (далее - организации), должностным лицам, гражданам.

При адресовании документа в организации (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Администрация муниципального образования город Краснодар Правовое управление

При адресовании документа должностному лицу наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Директору департамента городского хозяйства администрации муниципального образования город Краснодар И.О. Фамилия

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Если документ направлен в адрес нескольких однородных организаций или нескольких структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщённо, например:

Руководителям отраслевых и территориальных органов администрации муниципального образования город Краснодар

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвёртым адресатами не пишется. При большем числе адресатов составляется реестр адресатов для рассылки документа и на каждом документе печатается только один адрес. В этом случае допускается направлять адресатам копии документов.

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в органы государственной власти и органы местного самоуправления (в том числе муниципальные органы), а также их структурные подразделения и постоянным корреспондентам.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Назаровой В.И. Тюляева ул., 8, кв. 125, г. Краснодар, 350080

6.11. Реквизит "Гриф утверждения документа". Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ" (прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Председатель городской Думы Краснодара ________ (инициалы, фамилия) (личная подпись) 12.12.2012

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа решением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЁН" (прописными буквами без кавычек в соответствующих роде и числе), наименования утверждающего документа в творительным падеже, его даты и номера, например:

Утверждено распоряжением председателя городской Думы Краснодара от 12.12.2012 N 45-рк

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне. В случае если правовым актом утверждается несколько документов, вместо грифа утверждения проставляется реквизит о наличии приложения и его порядковый номер.

6.12. Реквизит "Резолюция" является кратким указанием должностного лица по решению вопроса (исполнению документа) и включает в себя фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату.

Данный реквизит обязателен для всех документов, подлежащих исполнению и постановке на контроль.

Резолюция ставится на лицевой стороне первого листа документа в верхней правой его части между адресатом и текстом документа или на специальном листе-бланке формата А6, прилагаемом к документу.

6.13. Реквизит "Заголовок к тексту документа" отражает краткое содержание текста документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Распоряжение о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего специалиста.

Заголовок составляется лицом - составителем проекта документа.

Заголовок обязателен для всех документов, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на листах формата А5. Заголовок к тексту печатается шрифтом Times New Roman 14 пунктов.

Заголовок к правовым актам, протоколам, заключениям, положениям, правилам, инструкциям (должностным инструкциям), справкам, актам, а также к таблицам, планам границ, схемам располагается по центру текстового поля документа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал. Заголовок, как правило, не должен превышать пяти строк. Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится.

6.14. Реквизит "Отметка о контроле" оформляется на всех документах, подлежащих контролю, обозначается соответствующим штампом "Контроль" и располагается в правом верхнем или нижнем углу документа.

6.15. Реквизит "Текст документа", как правило, состоит из двух частей. В первой части (преамбуле) указываются факты, причины, основания, цели составления документа, во второй (распорядительной) - решения, задания, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации и др.

Текст документа может содержать одну распорядительную часть. Текст отделяется от заголовка двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами.

При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая". Например:

Уважаемый Дмитрий Анатольевич!

Допускается также обращение с использованием слов "господин", "госпожа". При этом указывается только фамилия того, к кому обращаются. Например:

Уважаемый господин Савельев!

или

Господин Савельев!

В конце текста письма, перед подписью, возможно употребление слов "С уважением". Эти слова пишутся с прописной буквы с абзаца от левой границы текстового поля документа. Знаки препинания после них не ставятся.

При написании названий федеральных законов следует иметь в виду, что при полном названии принятого закона с прописной буквы пишется только слово "Федеральный". Например: "Федеральный закон "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации". Со строчной буквы пишутся словосочетания "федеральный конституционный закон", "федеральный закон", "федеральные законы" без конкретного названия, а также словосочетание "проект федерального закона" и "проект федерального конституционного закона".

Эти же правила распространяются и на написание названий законов Краснодарского края.

В тексте правовых актов следует иметь в виду, что при ссылке на федеральные законы и законы Краснодарского края указывается их полное наименование, например: на основании Конституции Российской Федерации, Федерального закона от _____ N_____ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации", Закона Краснодарского края от _____ N_____ "О квотировании рабочих мест в Краснодарском крае". Дата и номер указываются перед наименованием закона.

При ссылке на указы, постановления и распоряжения перед наименованием обязательно указываются дата (цифровым способом) и номер, например: на основании постановления главы администрации Краснодарского края от _________N_____ "О _________________". Сокращения в текстах наименований правовых актов недопустимы.

В муниципальных правовых актах (постановление, распоряжение), а также в других документах (заявление, служебная записка) текст излагается от первого лица единственного числа ( "постановляю", "прошу", "предлагаю").

В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: "решили".

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция, правила и др.), а также содержащих описание сведений, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности (акт, заключение, справка, отчёт и др.), текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа (например: "комиссия установила", "члены комиссии пришли к выводу").

В письмах используют следующие формы изложения текста:

от первого лица множественного числа ( "просим направить");

от первого лица единственного числа ( "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ( "комитет считает возможным").

Выбор определённых языковых средств при составлении документов осуществляется с соблюдением общих требований делового стиля (нейтральности, полноты, конкретности, ясности, убедительности и лаконичности изложения).

Для языка служебного документа характерны:

точность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

применение общепринятых (стандартных) словосочетаний;

использование прямого порядка слов в предложении;

замена местоимений существительными;

употребление в распорядительных документах глаголов неопределённой формы: "создать", "утвердить", "поручить", "рекомендовать", "предложить" и т.д.;

единообразие в написании имён, географических названий, наименований должностей и организаций, единиц измерения и т.д.;

строгий лексический отбор.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для служебных документов, соответствующих общей тенденции стандартизации делового языка. Слова диалектные, разговорные, устаревшие исключаются. Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в каком оно употребляется в общелитературном языке, не допускается возможность двоякого или неопределенного толкования, многозначности. При наличии лексических вариантов предпочтение отдается стилистически нейтральным единицам, например: из двух форм - "надо" и "необходимо" предпочтение следует отдавать второму варианту, поскольку первый вариант имеет разговорный оттенок.

Необходимо исключать из текста лишние слова, которые в документе не имеют смысла и не несут никаких смысловых оттенков (не "направляем Вам по принадлежности", а "направляем Вам"; не "настоящим предлагается", а "предлагается" или "предлагаем").

Употребление профессионализмов (слов, свойственных людям какой-либо профессии) должно быть ограничено.

Следует избегать речевых излишеств (например: "свободная вакансия", "в срок до 12.12.2012").

При построении сложных предложений следует учитывать, что их перечисляемые части (отдельные слова, распространенные обороты или придаточные предложения) должны быть однородными, то есть отвечать на один вопрос, например:

"работник отдела, которому поручено осуществлять контроль и проверку выполнения поручения, обязан:

проверить наличие сведений о документе в автоматизированной регистрационно-контрольной картотеке;

установить непосредственных исполнителей поручения;

обобщить сведения о ходе выполнения поручения."

В правовых актах городской Думы Краснодара и при написании служебных писем следует избегать употребления сокращённых слов.

В тексте документа допустимо употреблять или общепринятые сокращения (например: МУ - муниципальное учреждение), или сокращения, расшифрованные в скобках при первом упоминании в тексте (например: ГОР - группа оперативного реагирования).

При наличии в тексте документа сноски её символ оформляется цифрой со скобкой или звёздочкой: 1) или *. Текст сноски после её символа должен начинаться с прописной буквы (печатается с абзацного отступа в конце соответствующей страницы), например:

_______________________________

1) Информация корректируется ежеквартально.

На одной странице не должно быть более трёх сносок.

Если в тексте документа имеется выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слово "Основание" печатается ниже текста документа (без интервала) от левой границы текстового поля. Все строки текста основания располагаются вправо от двоеточия после слова "Основание", например:

Основание: письмо-приглашение Законодательного Собрания Краснодарского

края от 10.10.2008 N 840.

При наличии примечания к тексту слово "Примечание" печатается ниже текста документа (без интервала) от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие. Если примечаний несколько, то печатается слово "Примечания", ставится двоеточие, а пункты примечания нумеруются (текст пунктов примечания должен начинаться с прописной буквы). Все строки самого примечания располагаются вправо от двоеточия. Например:

Примечание: участники конкурса должны пройти регистрацию в малом

зале заседаний.

или

Примечания: 1. Графы 2, 3 заполняются работниками организационного отдела.

2. Графы 5, 6 заполняются работниками юридического отдела.

При подготовке документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются (номер на первой странице не ставиться). Номера листов проставляются арабскими цифрами посредине верхнего поля страницы.

Текст, содержащий информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков, оформляется таблицей (штатное расписание, перечень, план мероприятий, отчётно-статистические документы).

Если в тексте документа информация представлена в табличной форме, то в нём делается ссылка на таблицу, которая оформляется с указанием слова "Таблица" и заголовка к ней. Если таблиц несколько, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте, например: Таблица N 2.

Таблицы имеют два уровня деления текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовок граф, наименование объектов - заголовок и подзаголовок строк таблицы.

Графы таблиц при количестве страниц текста более одной должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, то на последующих страницах печатаются только номера этих граф. При большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф. Нумерация подзаголовков строк указывается в первой графе.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они дополняют заголовок. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные сокращения. Основной используемый шрифт в таблицах - Times New Roman, за исключением финансовых и бухгалтерских документов, размер шрифта - 12 пунктов.

При наличии нумерации строк таблицы они именуются соответственно разделами, подразделами, пунктами, подпунктами, в конце которых ставится точка, например:

N п/п	Наименование изделия	Количество (шт.)	Организация-поставщик
1	2	3	4
1.
2.

Текст документа в таблице печатается по ширине текстового поля с использованием переносов слов.

6.16. Реквизит "Отметка о наличии приложения" может быть оформлен несколькими способами.

Если в тексте документа упоминается название приложения, то в отметке о наличии приложения указывается количество листов и экземпляров, например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если наименование приложения не упоминается в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N), например:

Приложения: 1. Протокол комиссии на 5 л. в 1 экз.

2. Проект плана поэтапного ввода системы информационного

обеспечения делопроизводства на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: договор от 31.09.2008 N 17 и приложения к нему, всего на 25 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например:

Приложение: в 3 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

Отметка о наличии приложения располагается через два одинарных межстрочных интервала после текста документа от левой границы текстового поля.

Текст, относящийся к отметке о наличии приложений, печатается через один одинарный межстрочный интервал.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Правила оформления приложений к распоряжениям и постановлениям председателя городской Думы Краснодара, а так же к решениям городской Думы, установлены пунктом 10 главы 3 настоящей Инструкции.

6.17. Реквизит "Подпись" является обязательным реквизитом документа и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Служебные документы от имени городской Думы, направляемые в организации, подписываются председателем городской Думы, либо уполномоченными лицами.

Наименование должности в данном реквизите печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится.

При подписании документов и при их согласовании следует использовать чернила или тушь (пасту) синего или фиолетового цвета.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии		(инициалы, фамилия)
	(личная подпись)
Члены комиссии:		(инициалы, фамилия)
	(личная подпись)
		(инициалы, фамилия)
	(личная подпись)

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник управления делами городской Думы Краснодара		(инициалы, фамилия)
	(личная подпись)
Заместитель начальника управления делами городской Думы Краснодара		(инициалы, фамилия)
	(личная подпись)

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он исполняет обязанности должностного лица.

Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности. Если лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает его заместитель, имеющий на это право или иное лицо, имеющее право подписи в соответствии с документом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании приглашений, извещений и т.п. При этом первый экземпляр документа должен быть подписан непосредственно руководителем.

6.18. Реквизит "Гриф согласования документа" выражает согласие руководителя органа с содержанием документа. Указанный реквизит проставляется в случае необходимости согласования документа с иными организациями либо должностными лицами местного самоуправления.

Реквизит состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (прописными буквами без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ, например:

СОГЛАСОВАНО Председатель городской Думы Краснодара ___________________ (инициалы, фамилия) (личная подпись) 23.04.2013

Если согласование выражено в письме, протоколе или другом документе, гриф согласования оформляется со ссылкой на этот документ, например:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания комиссии от 21.07.2011 N 1

Данный реквизит оформляется на документах, подлежащих утверждению, располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу последнего листа документа. В случаях, когда содержание документа затрагивает интерес нескольких организаций, составляется лист согласования.

6.19. Реквизит "Виза согласования документа" состоит из подписи визирующего, расшифровки подписи (должность визирующего, инициалы, фамилия) и даты согласования. На документе может быть несколько виз. Указанный реквизит проставляется при необходимости согласования документа должностными лицами городской Думы, депутатами городской Думы, комитетами городской Думы. Визы согласования могут проставляться как на самом документе, так и на отдельном листе.

6.20. Реквизит "Оттиск печати" заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Печати проставляются на документах для подтверждения их подлинности.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица подписавшего документ. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, место нанесения печати обозначается символом "МП".

Оттиск проставляемой печати должен быть синего или фиолетового цвета и хорошо читаемым.

6.21. Реквизит "Отметка о заверении копии". Оформление копий документов осуществляется согласно Указу Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан". Заверение копий документов городской Думы возлагается на начальника управления делами городской Думы.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание на то где храниться подлинник документа, надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, печать (при представлении копии или выписки из документа в другой орган, организацию), например:

Подлинник документа находится в городской Думе Краснодара дело N
Верно
Начальник управления делами городской Думы Краснодара		(инициалы, фамилия)
	(личная подпись)
	(дата)

Копии (ксерокопии) правовых актов для удостоверения их соответствия подлинникам заверяются протокольной печатью, предназначенной для заверения копий соответствующих документов.

Если документ (положение, устав) требуется сброшюровать (для представления в банковские учреждения, судебные органы, для нотариальных сделок и тд.), то на левом поле документа делается три прокола (в центре, от центра вверх и вниз по 5 см), через которые пропускается скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (размером 10х6 см) с заверительной надписью, например:

Подлинник документа находится в городской Думе Краснодара дело N
В положении прошнуровано, пронумеровано 6 (шесть) листов
Верно
Начальник управления делами городской Думы Краснодара
	(инициалы, фамилия)
(личная подпись)
(дата)

При заверении подписи печатью, оттиск печати должен захватывать должность лица заверяющего документ, и лист на который он наклеен. Выписки из правовых актов оформляются в соответствии с подпунктом 3.5 пункта 3 главы 4 настоящей Инструкции.

6.22. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер телефона (без буквы "т." и пробелов или дефисов между цифрами номера), например:

(инициалы, фамилия)

2533456

Данный реквизит обязателен для писем, указывается в нижнем углу лицевой стороны (при отсутствии места - на оборотной стороне) последнего листа документа от левой границы текстового поля. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

Для осуществления автоматического поиска документа ниже отметки об исполнении может проставляться наименование файла, код оператора, а также другие поисковые данные документа.

6.23. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" может содержать ссылку на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) - краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя.

Данный реквизит располагается в нижней части первого листа документа и оформляется от левой границы текстового поля. Отметку об исполнении документа проставляет лицо ответственное за регистрацию документов (за исключением правовых актов).

6.24. Реквизит "Отметка о поступлении документа в городскую Думу Краснодара" содержит регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметку о поступлении документа допускается проставлять в виде штампа. Данный реквизит обязателен для входящих документов, подлежащих регистрации, и располагается в правом нижнем углу первого листа документа. Указанный реквизит проставляется вне зависимости от наличия штампа "Получено по электронной почте".

6.25. Реквизит "Отметка электронной копии документа" оформляется на всех документах, получаемых по электронной почте.

Данный реквизит обозначается штампом "Получено по электронной почте" и располагается в левом нижнем углу последнего листа документа.