2. Порядок подготовки проектов распорядительных документов
2.1. Общие положения
Подготовка проектов распорядительных документов осуществляется структурными подразделениями Департамента:
по поручению Мэра Москвы;
- в соответствии с планом работы Правительства Москвы;
- по решению членов Правительства Москвы (в соответствии с распределением обязанностей);
- по инициативе Департамента, в связи с необходимостью решения задач по проведению единой жилищной политики в городе Москве.
В Департамент на согласование проекты поступают из Комплекса социальной сферы Правительства Москвы.
Проекты, поступившие в Департамент, из органов исполнительной власти города или других организаций не принимаются и подлежат возврату с сопроводительным письмом за подписью заместителя руководителя Департамента.
2.2. Порядок подготовки РД
Регламентом Правительства Москвы установлен следующий порядок подготовки проектов РД:
- Подготовка текста проекта;
- Направление проекта на согласование;
- Доработка проекта;
- Подготовка копии проекта на магнитном носителе;
- Представление согласованного проекта и его копии, на магнитном носителе в Протокольный отдел;
- Осуществление справочной и консультативной работы по принятому (изданному) постановлению.
2.3. Правила оформления проектов РД
Проекты РД оформляются на бланках документов Мэра и Правительства Москвы установленного образца.
Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа. Заголовок начинается с предлога "О" или "Об", печатается на 12-ой строке первого листа проекта через 1 интервал, длина заголовка в одной строке составляет не более 30 печатных знаков. Заголовок выделяется жирным шрифтом.
Текст документа должен быть предельно кратким и четким и исключать возможность двоякого толкования. Печатается через 1,5 интервала с отступом от заголовка в 2 интервала: строка состоит из 66 печатных знаков (вертикальное расположение текста) и 104 знаков (горизонтальное расположение текста), абзац начинается с 6 знака.
Структура текста РД содержит констатирующую и постановляющую часть. Констатирующая часть не должна превышать более 1/3 документа, заканчивается словами Правительство Москвы постановляет и двоеточием (выделяется жирным шрифтом).
Постановляющая часть РД может состоять из пунктов и подпунктов. Поручения даются органам исполнительной власти города, организациям, должностным лицам (фамилии руководителей не указываются).
В тексте жирным шрифтом выделяется:
- наименования органов (организаций) и фамилии должностных лиц, которым даются поручения;
- сроки исполнения;
- цифры по тексту (суммы выделяемых средств, площадь земельного участка, площадь выделяемого жилья и т.д.);
- фамилия должностного лица, на которого возложен контроль по выполнению РД;
- должность и фамилия лица, подписывающего РД.
Приложения является # неотъемлемой частью проекта РД. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Знак N перед порядковым числом приложения не ставится. Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы. Название приложения должно соответствовать названию, приведенному в тексте РД.
Проекты распорядительных документов должны содержать:
- точные наименования органов исполнительной власти города, организаций или должности и фамилии должностных лиц;
- сроки исполнения поручений;
- указание на обязательность опубликования в официальных изданиях Мэра и Правительства (для распорядительных документов, затрагивающих права, свободы и обязанности граждан);
- поручения о контроле по выполнению данного РД;
- поручения должностному лицу, на которого возложен контроль по выполнению постановления;
- указание о признании утратившими силу РД, либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых;
- указание о снятии с контроля РД в случае его выполнения.
Наименование органов исполнительной власти пишутся в строгом соответствии с их учредительными документами. Официальные наименования органов исполнительной власти города пишутся с прописной буквы, при повторном использовании в тексте употребляется строчная буква.
Например:
- комитет (при первоначальном упоминании в тексте необходимо писать Комитет по культуре города Москвы);
- департамент (при первоначальном упоминании в тексте необходимо писать Департамент образования города Москвы).
Названия органов или организаций множественного числа пишутся со строчной буквы.
Например:
- департаменты и комитеты города Москвы.
В проектах РД используются как буквенно-цифровое, так и цифровое написание дат.
Например:
1 января 2003 г.
01.01.2002
Написание дат в пределах одного документа должно быть единообразным.
В проектах РД суммы в денежном выражении в цифровой форме с разбивкой на группы (по три цифры) справа налево, например: 25 352 121 000 рублей. Точка в пробелах между цифровыми группами многозначного числа не ставится.
При написании целых круглых чисел (не дробных) можно использовать буквенно-цифровую форму, например 13 млрд.рублей, 682 млн.рублей, 151 тыс.долларов США.
Контроль по выполнению распорядительных документов возлагается на первых заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Правительства Москвы, заместителей Мэра в Правительстве Москвы, министров Правительства Москвы, префектов административных округов города Москвы, которые вносили вопрос или представляли проект на рассмотрение Мэра или Правительства Москвы.
К каждому проекту РД исполнитель заполняет лист согласования, который печатается на оборотной стороне последнего листа документа (См. приложение N 2 к Регламенту Правительства Москвы, стр.187).
Реквизиты листа согласования:
- вопрос внесен;
- ответственный исполнитель;
- проект представлен;
- исполнитель;
- проект согласован;
- разослать.
Все реквизиты (кроме "Разослать") печатаются прописными буквами в именительном падеже.
2.4. Порядок и сроки согласования проектов РД
Согласование проектов РД осуществляется исполнителем.
Ответственность за согласование проектов РД (обобщение замечаний, устранение разногласий и т.д.) возлагается на руководителя Комплекса социальной сферы.
Рассылку проектов РД на согласование в органы исполнительной власти города, объединенных в Комплексы городского управления осуществляет Управление координации исполнения социальной политики Комплекса социальной сферы Правительства Москвы.
Срок рассмотрения проектов распорядительных документов, представленных на согласование в Комплекс социальной сферы не должен превышать:
- 20 календарных дней, не считая нерабочих или праздничных дней, с момента регистрации проекта в Комплексе социальной сферы.
Срок рассмотрения проектов распорядительных документов, представленных на согласование в департамент не должен превышать:
- 16 календарных дней, не считая нерабочих или праздничных дней, с момента регистрации проекта в Комплексе социальной сферы.
При оперативной подготовке проекта РД по указанию Мэра Москвы срок согласования не должен превышать 3-х рабочих дней с момента получения документа согласующим должностным лицом.
Согласование действительно в течение четырех месяцев. До выпуска распорядительного документа в случае необходимости продления срока действия согласования, исполнитель обращается к согласующему органу с просьбой подтвердить согласование. Подтверждение согласования оформляется письмом в произвольной форме или дополнительным визированием.
При повторном представлении на согласование проектов РД, доработанных по замечаниям должностного лица исполнительной власти города, согласование не должно превышать:
- 10 календарных дней, за исключением нерабочих или праздничных дней, с момента регистрации проекта в Комплексе социальной сферы Правительства Москвы;
- 3 календарных дня, за исключением нерабочих или праздничных дней, с момента регистрации проекта в департаменте жилищной политики и жилищного фонда города Москвы.
При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, исполнитель должен заново согласовать проект РД. Ответственность за принятое решение возлагается на должностные лица исполнительной власти города, внесшие и подготовившие проект РД.
Подготовленный проект РД направляется с сопроводительным письмом на имя руководителя Комплекса социальной сферы Правительства Москвы, с просьбой направить подготовленный проект на согласование.
Согласование проектов распорядительных документов, предусматривающих обязательность проведения экспертизы экономических показателей для определения целесообразности заключения коммерческих соглашений, договоров и инвестиционных контрактов, должно проводиться в срок до 7 календарных дней, не считая праздничных дней.
2.5. Оформление согласования
Согласование осуществляется путем визирования: на листе согласования указываются должность, инициалы, фамилия, подпись должностного лица, согласующего проект и дата согласования.
На листе согласования проектов, подготовленных Департаментом, с левой стороны обязательно указывать инициалы, фамилию, подпись и дату согласования руководителем департамента и начальником юридического отдела. Такие же требования предъявляются к проектам, поступающим в Департамент на согласование.
В случае наличия небольших по объему замечаний по проекту, замечания указываются в тексте проекта (на любом свободном месте), на листе согласования рядом с подписью указывается: "с замечаниями по пункту......". Если замечания значительны по объему, они излагаются на отдельном листе, на листе согласования рядом с подписью указывается: "с замечаниями. Замечания прилагаются". Замечания оформляются письмом на имя руководителя Комплекса социальной сферы Правительства Москвы, за подписью руководителя Департамента.
При оформлении разногласий по проекту на листе согласования указывается: "лист разногласий (письмо о разногласиях на имя....) прилагается". Надпись на листе согласования и лист разногласий (письмо о разногласиях) оформляется исполнителем в произвольной форме, с обязательным указанием спорных пунктов проекта РД, а также изложением точек зрения исполнителя и согласующего должностного лица органа исполнительной власти города. Лист разногласий прилагается к проекту РД.
Внесение должностными лицами в проект незначительных замечаний не влечет за собой повторного согласования. При появлении значительных замечаний, имеющих принципиальное значение, исполнитель должен заново согласовать проект РД. Ответственность за принятое решение о повторном согласовании возлагается на должностные лица, внесшие и подготовившие проект РД.
2.6. Доработка проекта РД
Доработка проекта РД осуществляется исполнителем после согласования всеми должностными лицами и включает в себя внесение в единый экземпляр проекта всех замечаний и дополнений, внесенных согласующими органами и принятых исполнителем.
Ответственность за соответствие внесенных изменений и дополнений в проект РД возлагается на должностные лица исполнительной власти города, внесшие и подготовившие проект РД.
Доработанный проект визируется ответственным исполнителем и представляется на подпись руководителю Комплекса социальной сферы Правительства Москвы, который принимает решение о готовности представления проекта в Правовое управление Правительства Москвы.
2.7. Подготовка проекта РД на дискете
После проведения контроля соответствия представленного проекта требованиям Регламента, исполнитель оформляет электронную копию окончательного варианта проекта на дискете.
Оформление текста на магнитном носителе (дискете) подробно изложено в Регламенте Правительства Москвы (п.3.2.6.1).
Ответственность за идентичность текстов на бумажном и магнитном носителях несет исполнитель.
2.8. Доработка проектов РД, рассмотренных Правительством Москвы
Постановления, принятые на заседаниях Правительства Москвы, дорабатываются исполнителем с учетом замечаний и предложений, высказанных членами Правительства в соответствии со стенограммой заседания в течение 14 календарных дней, если Правительством не установлен иной срок.
Доработанный проект по замечаниям членов Правительства и согласованный с ними проект постановления должен быть оформлен исполнителем в соответствии с требованиями Регламента Правительства Москвы и представлен в Протокольный отдел.
Ответственность за своевременную доработку проектов постановлений несут должностные лица исполнительной власти, внесшие и подготовившие проект.
2.9. Подписание, регистрация и рассылка РД
Подписание РД осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Москвы (п.3.2.9.).
После подписания, распорядительные документы сдаются в Протокольный отдел, в котором регистрируются, оформляются и рассылаются согласно списку рассылки.
Рассылка РД осуществляется через сектор приема и отправки документов Управления по организации работы с документами. Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен печатью Протокольного отдела.
2.10. Подготовка РД по Департаменту
В Департаменте издаются приказы и распоряжения руководителя по вопросам, находящимся в компетенции руководителя, которые являются обязательными для всех лиц, кому они адресованы.
Решения руководителя Департамента по кадровым, оперативным и текущим вопросам издаются в форме приказов по вопросам:
- правового, кадрового, документационного, информационного и организационного обеспечения деятельности Департамента;
- назначения на должности и освобождения от должности государственных служащих департамента;
- установления надбавок;
- поощрения и наложения дисциплинарных взысканий;
- предоставления очередных и внеочередных отпусков;
- обеспечения повышения квалификации и аттестации сотрудников;
- командирования;
- организации работы структурных подразделений;
- другим вопросам, входящим в компетенцию руководителя Департамента.
Юридическим основанием разработки РД структурным подразделением департамента может быть издание документа органами власти, конкретное поручение руководителя Департамента, инициатива структурного подразделения.
Первой стадией разработки распорядительного документа по департаменту (распоряжение, приказ) является определение круга вопросов, которые предстоит отразить в документе. Изучив законодательные акты, собрав необходимые материалы, исполнитель (структурное подразделение) приступает к составлению проекта РД.
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, в котором кратко сформулировано содержание документа. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об"). Распорядительные документы оформляются на соответствующих бланках департамента, формат А4.
В состав реквизитов входят:
- название вида документа;
- дата;
- номер;
- заголовок;
- текст;
- подпись;
- отметки о согласовании.
Текст распорядительного документа состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая часть призвана объяснить, чем вызвана необходимость подготовки распорядительного документа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Констатирующая часть может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В распорядительных документах (приказ, распоряжение) изложение текста должно идти от первого лица единственного числа "ПРИКАЗЫВАЮ", печататься прописными буквами.
Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части распорядительного документа. Она должна быть конкретной, четкой, ясной, не допускающей двоякого толкования. Если распорядительная часть предполагает действия нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В каждом пункте указывается структурное подразделение, конкретное должностное лицо, срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже.
Последним пунктом в приказах, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль исполнения документа. Распорядительные документы могут иметь приложения.
Следующим этапом подготовки распорядительного документа по департаменту является его согласование и подписание. Проект подлежит обязательному согласованию с заинтересованными структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется в соответствии с распоряжением по Департаменту за N 56 от 01.03.2002 "О согласовании распорядительных документов Департамента".
Согласование проводит структурное подразделение или лицо, подготовившее проект распорядительного документа. Оформляется согласование путем визирования документа или копии.
Полностью подготовленный проект распорядительного документа (приказ, распоряжение) представляется на подпись руководителю департамента, затем в организационно-аналитическом отделе по работе с документами ему присваивается порядковый N и ставится печать.
Приказы, распоряжения передаются в структурные подразделения согласно рассылкам за подписью, руководителя структурного подразделения, подготовившего данный документ.
В случае производственной необходимости в распоряжения и приказы могут быть внесены изменения, дополнения, их действия могут быть отменены или приостановлены путем издания распоряжения или приказа руководителя Департамента.
2.11. Регистрация, контроль исполнения распорядительных документов вышестоящих органов власти
Распорядительные документы Мэра Москвы, Вице-мэра, Правительства Москвы и членов Правительства Москвы, поступающие в Департамент, регистрируются в организационно-аналитическом отделе по работе с документами. При регистрации документам присваивается входящий номер. Например: РД-03-8/3.
После регистрации в информационной базе "Золушка", распорядительные документы докладываются руководству Департамента.
Резолюция руководителя фиксируется в информационной базе данных. Документы тиражируются согласно количеству исполнителей, указанных в резолюции и передаются для исполнения в структурные подразделения департамента. Основной экземпляр с синей печатью хранится в организационно-аналитическом отделе по работе с документами.
Сроки исполнения поручений, содержащихся в распорядительных документах, указываются в текстах документов. Сроки выполнения распорядительного документа в целом, как правило, определяются по сроку исполнения поручения, правило, определяются по сроку исполнения поручения, являющегося последним в числе мероприятий и поручений, предусмотренных распорядительным документом.
В тех случаях, когда в распорядительном документе не определен срок исполнения поручений, то сроком исполнения документа считается конец текущего года.
Организационно-аналитическое управление Правительства Москвы через каждые три месяца запрашивает у исполнителя или должностного лица исполнительной власти города, на которое возложен контроль, информацию в форме талона-отчета о ходе выполнения отдельных поручений, указанных в распорядительном документе (Приложение N 1).
В талоне-отчете об исполнении поручения указывается:
- исполнитель;
- наименование и номер распорядительного документа;
- название распорядительного документа;
- контролер;
- поручение по пункту;
- срок предоставления информации;
- фамилия и телефон;
- сведения о состоянии выполнения (или невыполнения) поручения;
- должность руководителя, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) дата подписания;
- должность исполнителя, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) дата подписания;
- телефон исполнителя.
За 2 дня, до истечения срока исполнения, исполнителю необходимо заполнить талон-отчет либо о снятии поручения с контроля, если оно выполнено, либо о продлении срока, с указанием причин невыполнения поручения в срок. Информация в талоне-отчете печатается шрифтом N 12-14.
При невыполнении поручения по причинам, независящим от деятельности Департамента, необходимо указать эту причину и организацию, от которой зависит выполнение данного поручения.
Например:
- Городская Межведомственная комиссия не может перевести дом в нежилой фонд по той причине, что префектура округа не завершила переселение жителей дома.
Если информация о выполнении поручения значительна по объему и не умещается на бланке талона-отчета, то она излагается отдельно на бланке Департамента и направляется в организационно-аналитическое управление Аппарата Правительства Москвы с приложением пустого талона-отчета. Такая же информация на бланке Департамента направляется контролеру, на которого возложен контроль.
В течение месяца контролер Организационно-аналитического управления Правительства Москвы передает в Департамент информацию с указанием нового срока исполнения. Полученная информация фиксируется в базе данных и доводится до сведения руководству Департамента и исполнителю.
Каждые две недели группа контроля организационно-аналитического отдела по работе с документами информирует исполнителей об истечении сроков исполнения поручений напоминаниями, распечатанными из информационной базы данных.
Распорядительные документы снимаются с контроля на основании талона-отчета или справки, содержащих информацию о выполнении всех поручений распорядительного документа, за подписью должностного лица, на которого возложен контроль исполнения документа в целом.
2.12. Сроки исполнения поручений протоколов
Если сроки исполнения протокольных поручений не определены в протоколе, то срок исполнения поручений 7 дней от даты проведения совещания.
Если срок исполнения поручения не указан, то его устанавливает куратор протокола и указывает его в талоне-отчете или запросе, направленном исполнителю.
В случае если исполнитель, которому дано поручение, отсутствовал на совещании, то куратор обязан довести до его сведения информацию о данном поручении.
Решение о продлении срока исполнения протокола на основе аргументированного предложения ответственного за контроль протокола в целом принимается Мэром Москвы или руководителем Аппарата Мэра - начальником Управления Мэра.
Решение о снятии протокола совещания с контроля, в связи с его выполнением, проведением повторного совещания, принятием соответствующего распорядительного документа, по предложению ответственного за контроль протокола в целом, принимается Мэром Москвы или руководителем Аппарата Мэра - начальником Управления Мэра.
Решение о снятии с контроля отдельного поручения и продлении срока его исполнения может быть принято уполномоченным специалистом Управления Мэра по предложению исполнителя, согласованному с ответственным исполнителем за контроль в целом, если изменение срока исполнения поручения не влияет на сроки выполнения протокола в целом.
контроль в целом, если изменение срока исполнения поручения не влияет на сроки выполнения протокола в целом. #
3. Подготовка и оформление документов
Подготовленные документы оформляются на бланках Департамента утвержденного образца. Для ведения внутренней переписки бланки не применяются. Применение бланков обязательно при направлении документов в другие организации. (Приложение N 2). Использование ксерокопий бланков запрещено. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документов:
- герб города Москвы;
- Правительство Москвы;
- Департамент жилищной политики и жилищного фонда города Москвы;
- почтовый индекс и адрес;
- телефон приемной руководителя;
- факс Департамента;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- гриф ограничения доступа к документу (при необходимости);
- резолюция;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- визы согласования документа;
- оттиск печати;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о поступлении документа в организацию.
3.1. Особенности подготовки и оформления документов
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
Например:
Дату 5 января 2003 г. следует оформлять 05.01.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.
Например:
5 января 2003 г.
Написание дат в пределах одного документа должно быть единым.
Регистрационный номер документа состоит из индекса структурного подразделения (ДЖ, УЖП, РД и т.д.), номера индекса дела (03, 07 и т.д.), утвержденного номенклатурой дел и порядкового номера документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и т.д.) проставляется без кавычек на первом листе документа.
В качестве "Адресата" могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
Наименование организации или структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Например:
Правительство Москвы;
Управление Департамента жилищной политики и жилищного фонда города Москвы в Северо-восточном административном округе.
При направлении документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже.
Например:
Первому заместителю Мэра Москвы
в Правительстве Москвы
Л.И.Швецовой
При направлении ответа физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Фамилия "Адресата" пишется в дательном падеже. Первой строкой указываются инициалы, фамилия, второй строкой - улица, номер дома, номер корпуса и номер квартиры, третьей строкой - город и почтовый индекс.
Например:
И.П.Смирнову
Хлебный пер., д.10, кв.35
Москва, 100121
Или
О.П.Образцову
ул.Садовая, д.5, кв.12.
г.Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
При направлении документов группе однородных организаций допускается обобщение.
Например:
Начальникам Управлений
Департамента жилищной
политики и жилищного
фонда города Москвы
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" при оформлении адресата не указывается. В состав реквизита адресат # должен входить почтовый адрес.
Например:
Домостроительный комбинат N 2
Проезд Стройкомбината, д.1
Москва, 119530
Адрес не проставляется на документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации органы городской власти, департаменты, главные управления, управления, комитеты, префектуры, управы районов, инспекции Правительства Москвы (Госгоринспекция, Мосжилинспекция и другие).
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. "Адресат" допускается выделять жирным шрифтом.
Например:
Председателю садового товарищества
"Можайские дали"
В.А.Бугаеву
При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, фамилии и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО "Болшевский текстиль"
Личная подпись А.И.Петров
03.02.2003
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименовании утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Например:
УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания
акционеров от 15.08.2003 N 25
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Председателя
Правления банка
от 01.03.2003 N 36
Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО "Болшевский текстиль"
Личная подпись И.В.Петров
03.02.2003
Резолюция пишется на документе или на бланках установленного образца соответствующим должностным лицом. В состав резолюции входит фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата.
Например:
Сидорову П.С.
Андрианову О.И.
Прошу рассмотреть и
подготовить ответ.
Личная подпись
05.03.2003
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель или им является лицо, указанное в резолюции первым.
Заголовок к тесту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа, отвечает на вопросы о чем? (о ком?).
Например:
Приказ о создании аттестационной комиссии.
Отметка о контроле - это сведения о контроле по исполнению документа, которая обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Тексты протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").
В письмах используют формы изложения текста:
- от первого лица множественного лица ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("Департамент не возражает" или "Департамент считает возможным").
Текст документа должен состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, во второй части - выводы, решения и просьбы. Текст печатается, как правило шрифтом Times New Roman, размером N 12-14 на бумаге формата А4 через 1.5. межстрочных интервала. Страницы нумеруются арабскими цифрами (2), точки и тире не ставятся. Текст документа, как оформленный на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:
20 - левое;
10 - правое;
15 - верхнее;
20 - нижнее.
Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:
Например:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование.
Например:
Приложение: Копия распоряжения Правительства Москвы N 357
РП от 16.01.02 "Об Аппарате Правительства
Москвы" на 9 л. в 2 экз.
При наличии нескольких приложений, не названных в тексте, их нумеруют.
Например:
Приложение: 1. Положение Организационно-аналитического отдела по
работе с документами на 4 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Департамента на 7 л. в 2 экз.
Подпись является обязательным реквизитом документа. В его состав входит: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности указывать не нужно), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Например:
Руководитель Личная подпись Л.П.Петров
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Руководитель Личная подпись Л.И.Петров
Главный бухгалтер Личная подпись А.П.Князькова
При подписании документов исполняющим обязанности не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам." или косую черту перед наименованием должности.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г.Грязнова
23.03.2002
Визы согласования проставляют на копиях отправляемых документов.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, проставляется на наименование должности, при этом не должна задевать личную подпись.
Если требуется заверить соответствие копии документа его подлиннику, необходимо поставить надпись: "верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения.
Например:
Подпись
Верно
Начальник отдела кадров Личная подпись М.В.Сазонов
07.06.2002.
Отметка об исполнителе включает его фамилию, инициалы и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.
Например:
И.П.Петров
291-94-32
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, слова "В дело", подпись и дата исполнителя или подпись и дата руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. Допускается при направлении документа в дело проставлять на нем штамп "В дело". В Департаменте допускается, по усмотрению исполнителя, направлять материалы в дело справкой об исполнении. (Приложение N 4).
Отметка о регистрации документа в Департаменте содержит порядковый номер и дату поступления.
Например:
ДЖ-Б-3572/3 ДЖ-03-452/3 РД-03-356/3
22.02.2003 22.02.2003 22.02.2003
4. Порядок работы с документами
4.1. Прием корреспонденции
Вся полученная в течение рабочего дня корреспонденция поступает в организационно-аналитический отдел по работе с документами. Документы, передаваемые нарочным руководству Департамента, руководителям или специалистам структурных подразделений, подлежат оперативной передаче в организационно-аналитический отдел по работе с документами для их регистрации. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни принимается ответственным дежурным охраны или приемной Департамента и передается для ее обработки в Организационно-аналитический отдел по работе с документами не позднее 9 час. 30 мин. следующего рабочего дня.
Первичные судебные повестки принимаются только с исковыми заявлениями за 10 дней до назначения дела к слушанию в суде.
При приемке документов Организационно-аналитическим отделом по работе с документами проверяется:
- правильность доставки корреспонденции по адресу. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3-х рабочих дней с момента получения;
- целостность упаковки;
- наименование и адрес органа или должностного лица, которому адресовано обращение, изложение существа обращения, заявления, Ф.И.О. обращающегося, его адрес, дату обращения и личную подпись;
- корреспонденция в "окно" принимается при вскрытых конвертах;
Прием корреспонденции удостоверяется штампом работника Организационно-аналитического отдела по работе с документами с указанием даты приема.
На всех документах и обращениях, поступивших в Организационно-аналитический отдел до 14-00 часов текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня. На корреспонденцию, поступившую после 14-00 часов, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.
4.2. Первичная обработка
Вся поступившая корреспонденция, за исключением с надписью "лично", вскрывается в организационно-аналитическом отделе по работе с документами.
При вскрытии конвертов, работниками отдела проверяется наличие указанных в документах приложений, соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах, наличие подписи на документе, фамилии исполнителя с указанием его N телефона. В случае отсутствия необходимых реквизитов, приложений, документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.
Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения и отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения материала или когда в документе нет адреса отправителя. После приема документы сортируются по источникам поступления:
- личные письма граждан;
- служебная корреспонденция (обращения предприятий, организаций, учреждений);
- судебные повестки;
Руководство Организационно-аналитического отдела по работе с документами осуществляет предварительный просмотр всей поступившей корреспонденции, с целью выявления срочных и контрольных документов, требующих оперативной регистрации.
4.3. Регистрация
Регистрации подлежат все документы, требующие учета и использования в справочных целях (служебные документы и обращения граждан).
Регистрация корреспонденции осуществляется в автоматизированной системе программы "Золушка-Канцелярия" Версия Win 3.0.
Регистрируются, учитываются в статистическом отчете и без рассмотрения направляются в дело те обращения граждан, которые не соответствуют требованиям оформления, в том числе:
- обращения без подписи и адреса;
- обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц;
- обращения граждан с просьбой о толковании действующего Российского законодательства и законодательства города Москвы.
Регистрации в Департаменте не подлежат следующие документы:
- сообщения о проведении совещаний, заседаний, повестки дня;
- бухгалтерские документы;
- сводки, информационные материалы, присланные для сведения;
- рекламные извещения;
- формы статистической отчетности;
- месячные, квартальные, полугодовые и годовые отчеты;
- поздравительные письма и телеграммы;
- учебные планы, программы;
- факсограммы.
4.4. Направление на исполнение
Документы, зарегистрированные в Организационно-аналитическом отделе по работе с документами, в тот же день, передаются руководству или в структурные подразделения Департамента вместе с документами предыдущих обращений или информацией в виде справки, содержащейся в базе данных ИС "Золушка" для принятия решения об исполнении документов.
С резолюциями руководства Департамента документы поступают в Организационно-аналитический отдел по работе с документами для оформления их в ИС "Золушка" и передачи документов на исполнение в структурные подразделения.
Документы, направленные в структурные подразделения расписываются руководством этих подразделений исполнителям с указанием сроков и порядка исполнения в тот же день.
4.5. Контроль исполнения документов
В Департаменте подлежат контролю все документы, срок исполнения которых определяется в соответствии с Регламентом Правительства Москвы, а также документы, требующие решения, в соответствии со сроком исполнения, указанным в резолюции руководства.
Ответственность за своевременное исполнение документов возлагается на руководителей структурных подразделений, непосредственных исполнителей и сотрудников группы контроля организационно-аналитического отдела по работе с документами.
Контроль по срокам исполнения документов в Департаменте осуществляется с помощью автоматизированной системы "Золушка". Руководителям подразделений выдаются напоминания по документам, исполнение которых истекает ближайшие 10 дней.
Начальник Организационно-аналитического отдела по работе с документами еженедельно докладывает на коллегиях руководству Департамента материалы о состоянии исполнительской дисциплины, информирует о необходимости принятия оперативных мер по исполнению конкретных документов.
4.6. Сроки исполнения
Сроки исполнения поручений подразделяют: типовые и индивидуальные.
Для всех видов обращений, если их разрешение не требует продления или безотлагательных мер, устанавливаются единые сроки рассмотрения - до одного месяца, со дня их поступления и регистрации в Департаменте.
Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются в сокращенные сроки, не позднее 15 дней.
Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в сокращенные сроки - до 15 дней со дня поступления.
Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наибол
