Приложение. Регламент подготовки документов Главным архивным управлением г. Москвы по принципу "одного окна"

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Москвы от 12 октября 2010 г. N 932-ПП настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к постановлению Правительства Москвы
от 6 февраля 2007 г. N 67-ПП

Регламент
подготовки документов Главным архивным управлением города Москвы по принципу "одного окна"

С изменениями и дополнениями от:

22 января 2008 г., 31 марта, 28 июля, 1 декабря 2009 г., 12 октября 2010 г.

ГАРАНТ:

См. Положение о Главном архивном управлении г. Москвы, утвержденное постановлением Правительства Москвы от 5 апреля 2011 г. N 107-ПП

1. Общие положения, основные термины и определения

1.1. Основной целью Главного архивного управления города Москвы по развитию и совершенствованию работы по принципу "одного окна" является системный подход к предоставлению государственных услуг, связанных с подготовкой и выдачей документов: максимальное упрощение для заявителей процедуры получения документов, сокращение времени, необходимого для подачи соответствующего запроса и получения запрашиваемого документа, исключение непосредственного взаимодействия заявителей с должностными лицами структурных подразделений, принимающими решение о выдаче конкретного документа и возможности некачественной подготовки запрашиваемых заявителями документов.

Настоящий Регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения работы Главархива Москвы с заявителями (физическими, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями) по принципу "одного окна" на основании постановлений Правительства Москвы от 31 октября 2006 г. N 856-ПП "О дальнейшем совершенствовании деятельности органов исполнительной власти города Москвы, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы по оформлению и выдаче документов заявителям", от 14 апреля 2009 г. N 316-ПП "О ходе внедрения принципа "одного окна" в деятельности органов исполнительной власти города Москвы, городских организаций и перспективах развития данной работы в 2009-2011 гг.", от 8 июня 2010 г. N 472-ПП "О выполнении поручений Правительства Москвы по вопросу оптимизации системы предоставления государственных услуг по принципу "одного окна" и сокращения сроков подготовки документов".

1.2. В работе с заявителями Главархив Москвы руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом города Москвы от 28 ноября 2001 г. N 67 "Об Архивном фонде Москвы и архивах", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 (далее - Правила), постановлением Правительства Москвы от 14 апреля 2009 г. N 289-ПП "Об упорядочении выдачи документов органами исполнительной власти города Москвы и подведомственными им организациями".

1.3. В настоящем Регламенте используются следующие основные термины и определения:

Принцип "одного окна" - организация работы, позволяющая заявителю получить запрашиваемые документы, хранящиеся в архивных фондах Главархива Москвы, в установленные сроки в порядке, определенном настоящим Регламентом, направленная на минимизацию участия заявителей в процедурах сбора предварительных материалов для подготовки запрашиваемого документа.

Запрашиваемые документы - выдаваемые заявителю документы, оформленные в установленном порядке в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, включенные в Единый реестр документов, выдаваемых заявителям органами исполнительной власти, государственными учреждениями и государственными унитарными предприятиями города Москвы, утвержденный постановлением Правительства Москвы от 8 июня 2010 г. N 472-ПП.

Архивная справка - документ архива, составленный на бланке структурного подразделения Главархива Москвы, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

Архивная выписка - документ архива, составленный на бланке структурного подразделения Главархива Москвы, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Информационное письмо - письмо, составленное на бланке структурного подразделения Главархива Москвы по запросу заявителя, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме или отсутствующих сведениях в документах.

Заявители - физические лица и юридические лица, индивидуальные предприниматели, обратившиеся в службу "одного окна" Главархива Москвы за получением выдаваемых Главархивом Москвы документов.

Служба "одного окна" - Центр документационного обслуживания населения Главархива Москвы, являющийся структурным подразделением Главархива Москвы, представленный отделом информационного обеспечения юридических и физических лиц, расположенным по адресам: г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 80 и г. Зеленоград, корп. 622, осуществляющим работу по подготовке и выдаче запрашиваемых документов по профилю документов, хранящихся в структурных подразделениях Главархива Москвы, и отделом справочно-информационной работы, расположенным по адресу: ул. Маршала Бирюзова, д. 7, осуществляющим работу по подготовке и выдаче запрашиваемых документов профиля организаций потребительского рынка и услуг города Москвы.

1.4. В процессе подготовки запрашиваемых документов согласования Главархива Москвы с другими органами исполнительной власти или иными организациями не требуются.

1.5. Запросы, поступающие в службу "одного окна" Главархива Москвы, подразделяются на:

- социально-правовой запрос - запрос, связанный с социальной защитой граждан, предусматривающий их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации;

- тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту;

- биографический запрос - запрос об установлении сведений, необходимых для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;

- генеалогический запрос - запрос о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода.

1.6. Главархив Москвы осуществляет подготовку и выдачу запрашиваемых документов по принципу "одного окна" по социально-правовым, тематическим и биографическим запросам без взимания платы.

1.7. Главархив Москвы осуществляет подготовку и выдачу запрашиваемых документов по принципу "одного окна" по генеалогическим запросам на платной основе.

Стоимость услуг по подготовке и выдаче Главархивом Москвы запрашиваемых документов по генеалогии установлена приказами Главархива Москвы от 21 апреля 2009 г. N 155 "Об изменении порядка выдачи документов Главархивом Москвы", от 24 апреля 2009 г. N 162 "Об отмене авансовых платежей при приеме запросов от юридических и физических лиц по документам центральных архивов Москвы", от 28 апреля 2009 г. N 167 "Об утверждении цен на платные услуги по исполнению генеалогических запросов от организаций и граждан".

При расчете суммы оплаты за предоставление Главархивом Москвы услуг по подготовке и выдаче запрашиваемых документов по генеалогии учитываются социальные льготы, распространяющиеся на ветеранов и инвалидов Великой Отечественной войны, ветеранов и инвалидов иных боевых действий, инвалидов I, II и III групп. Подтверждение льготного статуса осуществляется заявителем путем предъявления оригинала документа, дающего право на льготы.

Оплата работ (услуг) по подготовке запрашиваемых документов по генеалогии, осуществляемых на платной основе, производится заявителем на расчетный счет Главархива Москвы.

1.8. Сроки исполнения Главархивом Москвы запрашиваемых документов определены Единым реестром документов, выдаваемых заявителям органами исполнительной власти, государственными учреждениями и государственными унитарными предприятиями города Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 8 июня 2010 г. N 472-ПП и составляют:

- для архивной справки - 20 рабочих дней;

- для архивной выписки - 20 рабочих дней;

- для архивной копии - 20 рабочих дней;

- для информационного письма - 20 рабочих дней.

Срок оформления документа исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за днем регистрации запроса, поступившего в службу "одного окна". Датой выдачи заявителю запрашиваемого документа считается день, следующий за днем исполнения документа.

При необходимости (в случаях перемещения архивных фондов, проведения физико-химической и технической обработки архивных документов, возникновения аварийных ситуаций) срок исполнения запроса может быть продлен с разрешения начальника Главархива Москвы, его заместителя, осуществляющего координацию работы службы "одного окна", на 20 рабочих дней, с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Режим работы службы "одного окна" для заявителей по адресам:

- ул. Профсоюзная, д. 80 и ул. Маршала Бирюзова, д. 7: понедельник-четверг - с 9.00 до 17.00, пятница - с 9.00 до 13.00 (прием обращений от физических и юридических лиц), суббота - с 9.00 до 13.00 (прием обращений только от физических лиц);

- г. Зеленоград, корп. 622: понедельник, четверг - с 9.00 до 17.00, перерыв на обед - с 12.00 до 12.45.

Дополнительно установлены технологические перерывы для работников службы "одного окна", осуществляющих непосредственный прием заявителей. Общая продолжительность таких перерывов для каждого работника службы "одного окна" не может быть более 45 минут в течение одного рабочего дня.

2. Порядок работы службы "одного окна" при приеме заявления о подготовке и выдаче документа заявителю

2.1. При обращении в службу "одного окна" Главархива Москвы заявители представляют следующие документы и сведения, имеющие непосредственное к ним отношение и оформленные в установленном настоящим Регламентом порядке:

Физические лица:

- заявление (анкета);

копии документов с предъявлением оригиналов:

- документа, удостоверяющего личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);

- документа, подтверждающего полномочия представителя физического лица действовать от его имени (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);

- документа, подтверждающего наличие образования и трудовой стаж;

- документа о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- по желанию и в интересах заявителя им могут быть предоставлены другие документы или сведения, необходимые для ускорения поиска запрашиваемого документа.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели:

- заявление (запрос) на бланке организации либо на листе бумаги, заверенные печатью организации и подписью руководителя (для получения запрашиваемого документа на платной основе - заверенные подписью бухгалтера с указанием ИНН и КПП);

копии документов с предъявлением оригиналов:

- документов, удостоверяющих личность и полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица;

- учредительных документов: свидетельство о регистрации в государственных органах, устав организации, лицензия (заверенные заявителем - юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем или нотариально заверенные);

- заверенные в установленном порядке копии документов, имеющих непосредственное отношение к заявителю (договоры аренды, документы купли-продажи);

- по желанию и в интересах заявителя им могут быть предоставлены документы или сведения в зависимости от содержания запросов (патенты, сертификаты, бухгалтерские и финансовые документы), необходимые для ускорения поиска запрашиваемого документа.

2.2. Прием заявления (запроса) о выдаче запрашиваемых документов осуществляется работниками службы "одного окна" Главархива Москвы в день обращения заявителя в службу "одного окна".

Датой регистрации заявления (запроса), поступившего на личном приеме, является дата обращения заявителя в службу "одного окна".

Письменное обращение заявителя (по почте и в электронном виде на электронные адреса: mosarh@post.mos.ru, zapros@mosarchiv.mos.ru), поступившее в службу "одного окна", регистрируется в течение 3 дней с момента поступления в службу.

2.3. При приеме заявления (запроса) работники службы "одного окна" Главархива Москвы:

- проверяют наличие, состав (комплектность), полноту материалов, представленных заявителем и необходимых для исполнения данного заявления (запроса). В случае обнаружения несоответствий либо отсутствия необходимых документов или сведений заявление не принимается;

- получают согласие заявителя на обработку его персональных данных;

- объясняют порядок и условия оплаты для подготовки архивной копии и информационного письма по генеалогии, выдаваемых на платной основе, и информируют о стоимости услуг. Представляют и оформляют документы, определяющие договорные отношения заявителя и Главархива Москвы для подготовки запрашиваемого документа по генеалогии. Получают подтверждение заявителя о факте ознакомления с условиями и порядком оплаты услуг Главархива Москвы по подготовке документа по генеалогии;

- регистрируют принятые материалы в Автоматизированной информационной системе "одно окно" Главного архивного управления города Москвы, проставляют штамп службы "одного окна" на оригинале заявления (запроса) и выдают заявителю выписку из электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна", заверенную подписью работника службы "одного окна" и штампом службы;

- сканируют принятые документы для передачи в электронном виде в структурные подразделения Главархива Москвы, осуществляющие подготовку запрашиваемых документов;

- по просьбе заявителя оказывают необходимые консультационные услуги по разъяснению порядка приема и выдачи документов службой "одного окна", знакомят заявителя с нормативными документами, правовыми актами, регламентирующими работу службы по принципу "одного окна".

2.4. Причинами отказа в приеме документов у заявителя в службе "одного окна" могут быть:

- обращение заявителя о выдаче документов, оформление которых не осуществляется Главархивом Москвы;

- наличие у заявителя неполного комплекта документов, определенного настоящим Регламентом;

- представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов, а также содержащих неполные сведения;

- отсутствие у заявителя сведений, позволяющих осуществить поиск запрашиваемого документа;

- отказ заявителя оплатить услуги Главархива Москвы, предоставляемые на платной основе, по подготовке архивной копии документа и информационного письма по генеалогии;

- отказ заявителя от согласия на использование его персональных данных при подготовке запрашиваемого документа.

При личном обращении (по требованию заявителя) отказ в приеме документов службой "одного окна" Главархива Москвы оформляется в письменном виде и выдается заявителю в день обращения.

При обращении заявителя по почте, мотивированный отказ оформляется в течение 3 дней от даты регистрации запроса и направляется заявителю по почте.

Отказ в приеме документов у заявителя может быть обжалован заявителем у заместителя начальника Главархива Москвы, осуществляющего координацию работы службы "одного окна", начальника Главархива Москвы либо в суде.

3. Порядок работы службы "одного окна" при подготовке запрашиваемого документа

3.1. Работники службы "одного окна" Главархива Москвы передают заявление (запрос) непосредственно руководителю структурного подразделения согласно профилю запрашиваемых документов в электронном виде и на бумажном носителе вместе с карточкой регистрации и учета исполнения запроса по реестру с проставлением подписи руководителя структурного подразделения. Комплект документов, представленных заявителем, направляется в структурные подразделения только в электронном виде.

Передача запросов в структурные подразделения на бумажном носителе осуществляется курьерским способом, работниками структурных подразделений.

Срок передачи запросов в структурные подразделения в электронном виде и на бумажном носителе - в день регистрации заявления (запроса).

Ответственность за соблюдение внутреннего порядка работы службы "одного окна" и сроков возложена на руководителя службы "одного окна".

3.2. Руководитель структурного подразделения рассматривает поступившие заявления (запросы), передает их на исполнение ответственным работникам-исполнителям запроса. Исполнители запроса изучают его содержание, осуществляют поиск необходимого номера архивного дела по научно-справочному аппарату, оформляют требование-заказ и передают его работнику соответствующего архивохранилища, где находятся запрашиваемые дела. Работник архивохранилища осуществляет поиск запрашиваемых дел, фиксирует в книге учета и выдачи документов из архивохранилища и выдает дела исполнителю запроса. Исполнитель запроса осуществляет непосредственный поиск запрашиваемых заявителем документов. Возвращает дела в архивохранилище (срок - 18 дней).

3.3. Исполнитель запроса после обнаружения (или не обнаружения) запрашиваемой информации оформляет ответ на бланке архива (или изготавливает архивную копию документа, оформляя ее в соответствии с правилами) по форме, соответствующей виду выдаваемого Главархивом Москвы документа (срок - 1 день).

3.4. Подготовленный исполнителем запроса документ с заполненной карточкой регистрации и учета исполнения запроса передается по реестру руководителю структурного подразделения для проверки качества и окончательного оформления его подписью и датой исполнения с проставлением печати и направления его для снятия с контроля в службе "одного окна" (срок - 1 день).

Ответственность за качество и соблюдение сроков подготовки запрашиваемого документа возлагается на руководителя структурного подразделения и руководителя службы "одного окна".

Контроль за соблюдением порядка работы по принципу "одного окна" Главархива Москвы возлагается на начальника отдела организации использования архивных документов Главархива Москвы.

4. Порядок работы службы "одного окна" при выдаче запрашиваемого документа

4.1. Запрашиваемые документы оформляются на бумажном носителе на бланках Главархива Москвы и его структурных подразделений.

В случае если запрашиваемый документ (независимо от содержащейся в нем положительной или отрицательной информации) подготовлен ранее установленного срока, работник службы "одного окна" Главархива Москвы уведомляет заявителя о готовности запрашиваемого документа по телефону.

4.2. Мотивированный отказ Главархива Москвы в выдаче запрашиваемого документа заявителю оформляется в письменном виде и содержит рекомендации по дальнейшим действиям заявителя, необходимым для получения запрашиваемого документа (в случае, если Главархив Москвы располагает такой информацией). Подготовка и выдача мотивированного отказа осуществляются непосредственно службой "одного окна" Главархива Москвы.

Причинами мотивированного отказа заявителю в выдаче запрашиваемого документа могут служить:

- отсутствие права у заявителя на получение запрашиваемого документа в соответствии с законодательством;

- отказ заявителя оплатить работы (услуги) Главархива Москвы, выполняемые на возмездной основе, а также представить документы об оплате;

- требование заявителя выдать документ в срок меньший, чем установлено для данного вида документа в Едином реестре;

- отзыв заявителем своего заявления (запроса) о выдаче запрашиваемого документа.

Подготовка мотивированного отказа в выдаче запрашиваемого документа осуществляется службой "одного окна". Отказ в выдаче документов оформляется в письменном виде и выдается заявителю в день обращения за готовым документом.

Срок выдачи мотивированного отказа в случае отзыва заявителем своего заявления (запроса) - в день обращения заявителя.

Структурное подразделение готовит информационное письмо об отсутствии в результате поиска документа в фонде или отсутствии сведений в документе в установленный срок - 20 рабочих дней.

Отказ в выдаче запрашиваемого документа может быть обжалован заявителем у заместителя начальника Главархива Москвы, осуществляющего координацию работы службы "одного окна", начальника Главархива Москвы либо в суде.

4.3. Выдача запрашиваемого документа или мотивированного отказа производится заявителю:

- физическому лицу - при наличии документа, удостоверяющего личность, либо представителю заявителя при наличии оформленной в установленном порядке доверенности на право получения документа и документа, удостоверяющего личность;

- представителю юридического лица и индивидуальному предпринимателю - при наличии документов, удостоверяющих личность и подтверждающих полномочия представителя юридического лица или индивидуального предпринимателя действовать от их имени.

4.4. После исполнения запроса заявителя по генеалогии работник службы "одного окна" Главархива Москвы предоставляет заявителю квитанцию на оплату, счет-фактуру (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей) и акт сдачи-приемки услуг за подписью руководителя структурного подразделения, подготовившего запрашиваемый документ, для осуществления оплаты.

4.5. При выдаче запрашиваемого документа либо мотивированного отказа работники службы "одного окна" Главархива Москвы обязаны:

- выдать заявителю запрашиваемый документ (или мотивированный отказ) в установленные сроки, обеспечить обязательное проставление заявителем в выписке из электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна" личной подписи (с расшифровкой в соответствующей графе второго экземпляра), подтверждающей получение запрашиваемого документа;

- выдать заявителю запрашиваемый документ в виде архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма (включая информационное письмо с отрицательным результатом) и при предъявлении оригинала квитанции о произведенной оплате счета-фактуры (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей), акта сдачи-приемки услуг при оформлении документов на платной основе. После подписания заявителем акта сдачи-приемки услуг выдают ему по одному экземпляру указанных документов;

- снять копии со всех документов об оплате работ (услуг): квитанции, счета-фактуры (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей), акта сдачи-приемки услуг с проставлением номера запроса для передачи в соответствующее структурное подразделение исполнителю запроса;

- ввести информацию о выдаче запрашиваемого документа или мотивированного отказа (снять с контроля в Автоматизированной информационной системе "одно окно" Главного архивного управления города Москвы).

4.6. Заявитель вправе отозвать свое заявление (запрос) в любой момент рассмотрения или подготовки документа в Главархиве Москвы. При этом заявитель собственноручно делает соответствующую запись на бланке ранее поданного заявления с проставлением подписи и даты отзыва заявления.

5. Хранение документов

5.1. Невостребованный запрашиваемый документ хранится в службе "одного окна" не менее 1 года с даты его снятия с контроля в Автоматизированной информационной системе "одно окно" Главного архивного управления города Москвы, после чего передается в установленном порядке на хранение в соответствующее структурное подразделение исполнителю запроса.

5.2. Срок хранения документов на бумажном носителе, полученных от заявителя для подготовки запрашиваемого документа и иных документов по исполненным запросам, составляет 3 года с даты выдачи заявителю запрашиваемого документа (мотивированного отказа) либо в случае невостребованности заявителем подготовленного запрашиваемого документа, если иное не определено федеральным законодательством и законодательством города Москвы.

5.3. По истечении срока хранения невостребованного запрашиваемого документа, определенного настоящим Регламентом, указанный документ считается недействительным и подлежит уничтожению в установленном порядке, если иное не определено федеральным законодательством и законодательством города Москвы.

6. Ответственность должностных лиц органов исполнительной власти за осуществление подготовки и выдачи запрашиваемого документа

Ответственность за качество, своевременную подготовку и выдачу документов службой "одного окна" возложена на работников службы "одного окна" Главархива Москвы, руководителя службы "одного окна" Главархива Москвы, руководителей структурных подразделений, отдел организации использования архивных документов, первого заместителя начальника Главархива Москвы и начальника Главархива Москвы.

За нарушения настоящего Регламента при приеме, подготовке и выдаче документов работники Главархива Москвы, участвующие в исполнении запроса заявителя, несут ответственность в соответствии с федеральным законодательством, законами и правовыми актами города Москвы.