Приложение. Регламент подготовки документов в режиме "одного окна" Государственным казенным учреждением г. Москвы Центральным объединенным архивом учреждений системы образования

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Москвы от 10 сентября 2014 г. N 519-ПП в название и текст настоящего приложения внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к постановлению Правительства Москвы
от 27 февраля 2007 г. N 124-ПП

Регламент
подготовки документов в режиме "одного окна" Государственным казенным учреждением города Москвы Центральным объединенным архивом учреждений системы образования

С изменениями и дополнениями от:

10 сентября 2014 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий регламент определяет порядок приема документов от заявителей, подготовки и выдачи запрашиваемых документов Государственным казенным учреждением города Москвы Центральным объединенным архивом учреждений системы образования (далее - ГКУ ЦОА УСО) в режиме "одного окна".

1.2. В настоящем регламенте используются следующие термины:

Заявители - физические и юридические лица, индивидуальные предприниматели, обращающиеся в службу "одного окна" ГКУ ЦОА УСО для получения запрашиваемых документов.

Запрашиваемый документ - выдаваемые заявителю архивные документы:

- архивная справка - официально заверенная справка, выполненная на бланке ГКУ ЦОА УСО, имеющая юридическую силу и содержащая информацию (подтверждение) об имеющихся в архивных документах сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов;

- архивная копия - официально заверенная ГКУ ЦОА УСО копия архивного документа, дословно воспроизведенная путем применения одного из возможных технических средств и способов (машинописных, фотоэлектрографических и др.);

- архивная выписка - официально заверенный документ, выполненный на бланке ГКУ ЦОА УСО и дословно воспроизводящий часть архивного документа, относящийся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документов;

- информационное письмо - ответ на запрос, оформленный на бланке ГКУ ЦОА УСО, содержащий сведения об имеющихся архивных документах, относящихся к определенному вопросу, факту или лицу, содержащий название архивных фондов и краткую характеристику документов.

Режим "одного окна" - организация работы ГКУ ЦОА УСО с заявителями, позволяющая заявителям получить запрашиваемые документы в установленные сроки и без непосредственного взаимодействия с должностными лицами, принимающими решения о выдаче документов.

Служба "одного окна" - структурное подразделение ГКУ ЦОА УСО, осуществляющее прием заявлений и документов от заявителя для подготовки запрашиваемых документов, получение дополнительных документов, не имеющих непосредственного отношения к заявителю, а также выдачу запрашиваемых документов либо мотивированных отказов.

Внутренний регламент - регламент, определяющий порядок работы службы "одного окна" ГКУ ЦОА УСО, структуру и штатную численность. Внутренний регламент ГКУ ЦОА УСО утверждается директором ГКУ ЦОА УСО.

1.3. Служба "одного окна" ГКУ ЦОА УСО располагается по адресу: 109004, Москва, Товарищеский пер., д. 25, стр. 1.

Дни приема заявителей:

Вторник: с 16.00 до 19.00

Четверг: с 13.00 до 16.00

Суббота: с 10.00 до 14.00

1.4. Служба "одного окна" осуществляет подготовку и выдачу документов руководствуясь Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом города Москвы от 28 ноября 2001 г. N 67 "Об архивном фонде Москвы и архивах", а также иными правовыми актами Российской Федерации и города Москвы.

1.5. Процедура подготовки и выдачи документов ГКУ ЦОА УСО в режиме "одного окна" является безвозмездной и не требует согласований с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти города Москвы, городскими организациями.

1.6. Срок подготовки запрашиваемых заявителем документов исчисляется в рабочих днях и составляет не более 20 рабочих дней.

Срок хранения подготовленных документов, запрашиваемых заявителем в службе "одного окна", составляет 30 рабочих дней со дня истечения срока исполнения документа.

2. Порядок работы службы "одного окна" при приеме документов от заявителя на подготовку и выдачу запрашиваемого документа

2.1. Прием заявления на подготовку и выдачу запрашиваемого документа осуществляется в день обращения заявителя специалистами службы "одного окна" при представлении полного комплекта документов.

Заявитель представляет в службу "одного окна":

2.1.1. Для физических лиц:

- заявление установленного образца (приложение 1 к регламенту);

- документы, удостоверяющие личность (копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность);

- документы об образовании и (или) о квалификации или документы, подтверждающие работу в образовательной организации;

- документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);

дефис пятый утратил силу

Информация об изменениях:

См. текст дефиса пятого пункта 2.1.1

2.1.2. Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей:

- заявление установленного образца (приложение 2 к регламенту);

- документы, удостоверяющие личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);

- документы, подтверждающие полномочия представителя юридического лица/индивидуального предпринимателя действовать от имени юридического лица/индивидуального предпринимателя (учредительные документы, свидетельства о регистрации в различных государственных органах) или полномочия руководителя юридического лица (в случае, если представление заявления о выдаче документа осуществляется непосредственно им (приказ, положение, протокол общего собрания или иное подтверждение в соответствии с учредительными документами юридического лица);

- согласие на обработку персональных данных лица, в отношении которого запрашивается архивный документ, оформляемое в случаях, установленных Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

Дополнительно заявителем могут быть представлены иные документы, необходимые для подготовки запрашиваемого документа (при их наличии).

Время ожидания в очереди при подаче комплекта документов не более 15 минут.

2.2. Специалист службы "одного окна" при приеме заявления:

- проверяет правильность оформления заявления;

- проверяет наличие, состав (комплектность), легитимность и подлинность документов, представляемых заявителем. В случае несоответствия либо отсутствия документов заявление не принимается;

- на заявлении и копии заявления ставит штамп службы "одного окна", регистрационный номер, дату и свою подпись (копия заявления со штампом возвращается заявителю);

- делает отметку на заявлении о возможной форме выдачи запрашиваемых документов (по желанию заявителя выдать на руки или выслать по почте);

- при наличии полного комплекта документов, необходимых для получения запрашиваемого документа, осуществляет регистрацию заявления в электронной форме журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна";

- распечатывает выписку по форме, утвержденной постановлением Правительства Москвы от 14 марта 2006 г. N 168-ПП "О единых требованиях к информационным стендам и к организации ведению учета обращений заявителей в службы "одного окна", в двух экземплярах. Оба экземпляра выписки заверяются подписью сотрудника службы "одного окна" с расшифровкой фамилии и заявителя с указанием фамилии, имя, отчества и номера доверенности (при необходимости). Первый экземпляр выписки выдается на руки заявителю и подтверждает получение службой "одного окна" полного пакета документов. Второй экземпляр выписки подшивается к заявлению, при получении заявителем запрашиваемого документа на нем ставится его подпись, подтверждающая факт получения запрашиваемого документа;

- сообщает заявителю дату получения запрашиваемого документа или мотивированного отказа в его выдаче.

2.3. Причинами отказа в приеме документов являются:

- обращение заявителя о выдаче документов, оформление которых не осуществляется ГКУ ЦОА УСО;

- наличие у заявителя неполного комплекта документов, указанных в пункте 2.1 настоящего регламента;

- отсутствие необходимых сведений в заявлении;

- представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов;

- отсутствие оформленной в установленном порядке доверенности, в случае подачи заявки на оформление запрашиваемого документа, подлежащего выдаче третьему лицу.

2.4. По требованию заявителя отказ в приеме документов в службе "одного окна" должен быть оформлен и выдан заявителю в письменном виде.

2.5. Если несоответствия были обнаружены после приема документов, они возвращаются заявителю с письменным указанием причин возврата в срок, не позднее пяти рабочих дней с момента приема заявления в службе "одного окна".

2.6. Отказ в приеме документов у заявителя может быть обжалован заявителем у руководителя ГКУ ЦОА УСО, в Департаменте образования города Москвы либо в суде.

2.7. Учет обращений заявителей ведется в службе "одного окна" одновременно в электронной базе данных и журнале регистрации.

Ответственными за ведение учета являются специалисты службы "одного окна", обрабатывающие входящую документацию.

3. Порядок работы службы "одного окна" при подготовке запрашиваемого документа

3.1. Порядок работы ГКУ ЦОА УСО при подготовке запрашиваемых документов осуществляется в соответствии с внутренним регламентом.

3.2. Служба "одного окна" осуществляет передачу обращений заявителей и прилагаемых комплектов документов в соответствующее структурное подразделение для дальнейшей работы с архивными фондами и подготовки запрашиваемых документов либо мотивированного отказа.

3.3. Специалисты, задействованные в подготовке документов для заявителей, несут ответственность за распространение информации, составляющей служебную тайну, и информации ограниченного пользования.

3.4. Ответственность за соблюдение общего срока подготовки запрашиваемого документа возлагается на руководителя ГКУ ЦОА УСО и руководителя службы "одного окна", принявшего документы у заявителя.

3.5. Срок выдачи заявителю запрашиваемого документа начинает исчисляться на следующий день после дня регистрации заявления в электронной форме журнала регистрации.

4. Порядок выдачи запрашиваемых документов

4.1. Запрашиваемые заявителем документы или мотивированный отказ выдаются заявителям или их доверенным лицам в службе "одного окна" или отправляются им по почте, в зависимости от отметки в заявлении о возможной форме выдачи запрашиваемых документов, в установленный срок.

При получении документов заявитель обязан представить документ, удостоверяющий личность.

Время ожидания в очереди при выдаче запрашиваемых документов - не более 15 минут.

4.2. В случае, если запрашиваемые заявителем документы или мотивированный отказ готовы раньше срока, специалист службы "одного окна" ставит об этом в известность заявителя (по телефону) и при его согласии выдает документ незамедлительно.

4.3. После выдачи запрашиваемого заявителем документа или мотивированного отказа делается соответствующая пометка в электронной форме журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна".

4.4. Заявитель подтверждает получение документов личной подписью с расшифровкой в соответствующей графе второго экземпляра выписки из электронного журнала. В случае отправки по почте, сотрудник службы "одного окна" обязан поставить штамп службы "одного окна" установленного образца с отметкой об отправке ответа по почте на подлиннике заявления.

4.5. Отказ в выдаче запрашиваемого документа заявителю должен быть мотивирован, оформлен в письменном виде и по возможности содержать рекомендации по дальнейшим действиям заявителя, необходимым для получения запрашиваемого документа.

4.6. Основаниями для мотивированного отказа в выдаче запрашиваемых документов являются:

- представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов, если указанные обстоятельства были установлены в процессе подготовки запрашиваемого документа;

- отсутствие права у заявителя на запрашиваемый им документ;

- невозможность подготовки запрашиваемого документа в силу обстоятельств, ранее неизвестных при приеме документов;

дефис четвертый утратил силу

Информация об изменениях:

См. текст дефиса четвертого абзаца первого пункта 4.6

Любые другие причины отказа от выдачи запрашиваемых документов считаются неправомерными.

4.7. Отказ в выдаче запрашиваемого документа может быть обжалован заявителем у руководителя ГКУ ЦОА УСО, в Департаменте образования города Москвы либо в суде.

4.8. Заявитель вправе отозвать свое заявление в любой момент рассмотрения, согласования или подготовки документа держателем "одного окна". При этом заявитель собственноручно делает соответствующую запись на бланке ранее поданного заявления.

5. Контроль соблюдения требований регламента

5.1. Несоблюдение требований регламента работниками службы "одного окна" влечет за собой дисциплинарную ответственность, установленную федеральным законодательством и законодательством города Москвы.

5.2. Контроль за соблюдением Регламента подготовки документов в режиме "одного окна" ГКУ ЦОА УСО осуществляется на нескольких уровнях:

- на уровне ГКУ ЦОА УСО - руководителем ГКУ ЦОА УСО и руководителем службы "одного окна";

- на уровне Департамента образования города Москвы - первым заместителем руководителя Департамента образования города Москвы, назначенным куратором по координации деятельности службы "одного окна" ГКУ ЦОА УСО и ответственным исполнителем в Департаменте образования города Москвы.

6. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) ГКУ ЦОА УСО, его должностных лиц

6.1. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, принятые (осуществляемые) при приеме и (или) выдаче запрашиваемых документов, если, по его мнению, такие решения, действия или бездействие нарушают его права.

6.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействие) и решения, принятые (осуществляемые) ГКУ ЦОА УСО при приеме и (или) выдаче запрашиваемых документов.

6.3. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации заявления и документов, необходимых для приема и выдачи запрашиваемых документов;

2) нарушение срока приема и (или) выдачи запрашиваемых документов;

3) требование у заявителя представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, правовыми актами города Москвы;

4) отказ в приеме и (или) выдаче запрашиваемых документов, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации, правовыми актами города Москвы;

5) отказ ГКУ ЦОА УСО, его должностных лиц в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных документах.

6.4. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача заявителем жалобы в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме.

Жалоба на действия (бездействие) специалиста ГКУ ЦОА УСО, ответственного за прием и (или) выдачу запрашиваемых документов, подается руководителю (заместителю руководителя) ГКУ ЦОА УСО или в Департамент образования города Москвы.

Жалобы на решения, принятые руководителем ГКУ ЦОА УСО, и его действия (бездействие) подаются в Департамент образования города Москвы.

6.5. Жалоба может быть направлена по почтовым адресам, адресам электронной почты, размещенным на официальных сайтах ГКУ ЦОА УСО, Департамента образования города Москвы в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

6.6. Жалоба должна содержать:

1) наименование организации, выдающей запрашиваемые документы (ГКУ ЦОА УСО), фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) специалиста ГКУ ЦОА УСО, ответственного за прием и (или) выдачу запрашиваемых документов;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица/индивидуального предпринимателя, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) ГКУ ЦОА УСО, специалиста ГКУ ЦОА УСО, ответственного за прием и (или) выдачу запрашиваемых документов;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) ГКУ ЦОА УСО, специалиста ГКУ ЦОА УСО, ответственного за прием и (или) выдачу запрашиваемых документов. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

6.7. Основания для приостановления рассмотрения жалобы отсутствуют.

6.8. Решение по жалобе принимается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. В случае обжалования отказа ГКУ ЦОА УСО, специалиста ГКУ ЦОА УСО, принимающего и (или) выдающего запрашиваемые документы, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

По результатам рассмотрения жалобы ГКУ ЦОА УСО, Департамент образования города Москвы принимают одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных специалистом ГКУ ЦОА УСО, ответственного за прием и (или) выдачу запрашиваемых документов, опечаток и ошибок в выданных документах;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

6.9. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 6.8 настоящего Регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

6.10. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.