Порядок заполнения индивидуальной карточки учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также сумм начисленного единого социального налога (А.А. Родионов, "Консультант бухгалтера", N 7, июль 2001 г.)

Порядок заполнения индивидуальной карточки учета сумм
начисленных выплат и иных вознаграждений, а также сумм
начисленного единого социального налога

В соответствии с пунктом 2 статьи 237 части второй НК РФ расчет единого социального налога ведется обособленно по каждому работнику. Для учета доходов отдельных работников предназначена индивидуальная карточка учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также сумм начисленного единого социального налога (далее в тексте - индивидуальная карточка). Эта форма утверждена приказом МНС РФ от 27 февраля 2001 года N БГ-3-07/63 "Об утверждении формы индивидуальной карточки учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также сумм начисленного единого социального налога (взноса) и порядка ее заполнения".

В главе 24 части второй НК РФ не предусмотрена обязанность работодателей вести расчет единого социального налога по определенной форме. Поэтому вышеуказанный приказ МНС РФ носит рекомендательный характер. Но для большинства организаций ведение этих индивидуальных карточек - наиболее удобный способ расчета единого социального налога.

Рассмотрим порядок заполнения документа более подробно.

Индивидуальную карточку можно условно разделить на две части:

1) содержащую общие данные о физическом лице;

2) содержащую данные о доходах физического лица и суммах единого социального налога.

Заполнение общих данных о работнике

В первой части карточки заполняются сведения о работнике. Оформление этой части карточки приведено ниже.

     Сведения о работнике - получателе дохода:

ИНН     770755016935               Ф.И.О.    Ларин Василий Константинович

        ------------                         ----------------------------

Гражданство - российское.

              ----------

Паспорт (либо иной документ, удостоверяющий личность):

серия    ХХ-ИК,   номер    588888,

        -------           --------

кем и когда выдан      ОВД   г.Клин,    Московской   обл.   11.05.95 г.

                  -------------------------------------------------------

Дата рождения 21 мая 1979 г.

              -------------

Адрес места жительства   109028,   г.Москва,  ул. Ботаническая,  28-1-69.

                        -------------------------------------------------

Должность                          водитель.

         ----------------------------------------------------------------

Вид договора:  трудовой, гражданско-правовой, авторский или лицензионный:

трудовой.

--------

N договора  28.   Дата  назначения  на  должность  (или  дата  заключения

           ----

договора) 10.05.2000 г.

          -------------

Наличие инвалидности    -

                    ---------

справка: серия    -      N   -     дата выдачи     -

              ----------  --------             ------------

Обращаем внимание бухгалтеров на особенности заполнения индивидуальной карточки, указанные в приложении N 2 к приказу МНС РФ от 27 февраля 2001 года N БГ-3-07/63:

1) ИНН работника указывается в соответствии с предъявленным им свидетельством о постановке на учет в налоговом органе, данная строка не заполняется, если работником ИНН не получен;

2) фамилия, имя и отчество работника указываются без сокращений;

3) если адрес фактического места жительства работника не соответствует адресу, указанному в его документе, в индивидуальную карточку должен быть внесен адрес в соответствии с предъявленным работником документом.

Если работник имеет инвалидность, в индивидуальной карточке следует отразить:

1) группу инвалидности;

2) серию, номер и дату выдачи справки учреждения медико-социальной экспертизы.

При оформлении индивидуальной карточки на работника - инвалида, строка о наличии инвалидности будет заполняться следующим образом:

Наличие инвалидности II гр. справка: серия У1 - ВТЭ N 250014 дата выдачи 08.12.99 г.

Список инвалидов, с указанием реквизитов справок учреждений медико-социальной экспертизы, организация должна будет предоставить в ИМНС вместе с декларацией по единому социальному налогу до 30 апреля 2002 года. Требование о предоставлении этих справок содержится в пункте 18 Методических рекомендаций по порядку исчисления и уплаты единого социального налога (взноса), утвержденных приказом МНС РФ от 29 декабря 2000 года N БГ-3-07/465 (далее в тексте - Методических рекомендаций).

Порядок расчета единого социального налога

Расчет единого социального налога производится во второй части индивидуальной карточки. В связи с тем, что этот налог определяется нарастающим итогом с начала года, ежемесячно бухгалтер заполняет две строки:

1) расчет единого социального налога нарастающим итогом с начала года;

2) расчет единого социального налога за отчетный месяц.

Прежде чем рассмотреть порядок заполнения индивидуальной карточки, укажем общие требования к ее оформлению:

1) все данные в индивидуальной карточке отражаются в полных рублях, по правилам округления;

2) в соответствии с Федеральным законом РФ от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", все исправления, вносимые в первичные и учетные документы, должны быть заверены в порядке, установленном статьями 9 и 10 этого закона.

В графу 2 индивидуальной карточки следует включать выплаты, начисленные по всем основаниям в пользу работника. В том числе, в эту графу включаются суммы материальной помощи, выплаты, производимые профсоюзными организациями, вознаграждения по договорам гражданско-правового характера.

В индивидуальной карточке следует отражать суммы компенсационных выплат, превышающие установленные законодательством пределы.

Пример N 1

За пять дней командировки работнику были начислены суточные в размере 400 рублей. Следует ли отражать какие-либо суммы в индивидуальной карточке?

В соответствии с приказом Минфина РФ от 13 августа 1999 года N 57н "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации" норма возмещения суточных - 55 рублей за каждый день нахождения в командировке. Суточные, выплаченные в пределах норм, составляют 275 рублей (55 х 5). Сверхнормативная сумма суточных - 125 рублей (400 - 275) должна быть включена в графу 2 индивидуальной карточки. В дальнейшем мы еще вернемся к этой сумме, а сейчас рассмотрим порядок заполнения других граф.

Выплаты, не подлежащие обложению единым социальным налогом, указываются в графах 3-8.

В графе 3 отражается итоговая сумма этих выплат. Данные третьей графы, как правило, соответствуют сумме данных по графам 4-8, в которых указываются выплаты не подлежащие налогообложению по различным основаниям.

В графе 4 указываются производимые в натуральной форме выплаты сельскохозяйственной продукцией и (или) товарами для детей. Эти выплаты не подлежат налогообложению в соответствии с пятым абзацем пункта 1 статьи 236 части второй НК РФ. Сумма, указанная в графе 4, не может превышать 1 000 рублей за месяц, так как именно в этой части данные выплаты не подлежат налогообложению.

Графа 5 заполняется организациями, финансируемыми за счет бюджета при выплате сумм, не подлежащих налогообложению в соответствии с пунктом 2 статьи 238 части второй НК РФ.

К таким выплатам относятся следующие суммы:

1) материальная помощь, оказываемая работникам, а также бывшим работникам, уволенным в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту;

2) возмещение стоимости приобретенных медикаментов, назначенных лечащим врачом, ранее работающим на предприятии пенсионерам по возрасту или инвалидам; указанная льгота также распространяется на членов семей этих лиц.

Выплаты, не облагаемые по каждому из этих оснований, не могут превышать 2 000 рублей. Таким образом, общая сумма, отраженная за год по пятой графе, не может превышать 4 000 рублей.

Графа 6 заполняется профсоюзными организациями. В ней отражаются выплаты, производимые этими организациями и не подлежащие налогообложению на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 238 части второй НК РФ.

Организации, выплачивающие доходы инвалидам I, II или III группы должны частично указывать эти доходы в графе 7. Необлагаемая налогом годовая сумма дохода инвалида не может превышать 100 000 рублей (подпункт 1 пункта 1 статьи 239 части второй НК РФ). В седьмой графе также указываются доходы, выплачиваемые отдельными организациями инвалидов и не превышающие 100 000 рублей. Перечень этих организаций приведен в подпункте 2 пункта 1 статьи 239 части второй НК РФ.

Графа 8 заполняется налогоплательщиками при выплате доходов за счет средств, остающихся в их распоряжении после уплаты налога на прибыль. Эти доходы не облагаются единым социальным налогом в соответствии с пунктом 4 статьи 236 части второй НК РФ.

В графах 9 и 10 отражаются выплаты, не подлежащие налогообложению в отдельные фонды.

Графа 9 заполняется только федеральными судами и органами прокуратуры. В этой графе отражаются суммы денежного содержания судей, прокуроров и следователей, имеющих специальные звания. В соответствии со статьей 26 Федерального закона от 27 декабря 2000 года N 150-ФЗ "О федеральном бюджете на 2001 год" эти суммы не подлежат налогообложению в части, зачисляемой в Пенсионный фонд РФ.

Графу 10 должны заполнять все организации производящие выплаты, не облагаемые единым социальным налогом в части, зачисляемой в Фонд социального страхования РФ. В пункте 3 статьи 238 части второй НК РФ предусмотрено, что платежи единого социального налога, в части зачисляемой в этот фонд, не начисляются на вознаграждения выплачиваемые по договорам гражданско-правового характера, авторским и лицензионным договорам. Таким образом, у организаций, выплачивающих работникам одновременно зарплату и вознаграждения по вышеуказанным договорам, будут формироваться две различные налоговые базы по единому социальному налогу, указываемые в графах 11 и 12 индивидуальной карточки.

Суммы, указанные в графе 11, большинство работодателей определяют, вычитая из данных графы 2 величину указанную в графе 3. Исключение предусмотрено для федеральных судов и органов прокуратуры. Эти работодатели дополнительно вычитают из сумм, указанных в графе 2, данные графы 9, указывая в графе 11 две налоговые базы: в части зачисляемой в ПФР РФ и в части зачисляемой в фонды обязательного медицинского страхования.

Сумму, отражаемую в графе 12, работодатели определяют, вычитая из данных графы 2, суммы, указанные в графах 3 и 10.

Умножая определенные с начала года суммы, указанные в графе 11, на ставки единого социального налога, в части зачисляемой в каждый фонд, работодатели определяют начисленные с начала года суммы налога, в части зачисляемой в ПФ РФ и фонды обязательного медицинского страхования. Эти суммы следует отразить в графах 13-15, как начисленные нарастающим итогом суммы налога.

Начисленная сумма налога за отчетный месяц, определяется по формуле:

     Н   = Н  - Н  ,

      ом    ни   пм

где Н_ни - общая сумма начисленного налога с начала года, подлежащая зачислению в определенный фонд;

Н_пм - сумма налога, подлежащая зачислению в тот же фонд, определенная нарастающим итогом в месяце предшествующем отчетному.

Сумма налога, в части подлежащей зачислению в Фонд социального страхования, указывается в графе 16. Эта сумма определяется умножением данных графы 12 на соответствующую ставку налога.

В последней графе индивидуальной карточки (графа 17) работодатель отражает суммы выплаченные работнику за счет Фонда социального страхования РФ.

Заполнение второй части индивидуальной карточки

На примере рассмотрим порядок заполнения второй части индивидуальной карточки.

Пример N 2

С работником заключен трудовой договор. Зарплата за январь составила 15 000 рублей, с февраля по май включительно работнику ежемесячно начислялось 20 000 рублей, в июне работнику была начислена зарплата - 10 000 рублей и выдана компенсация за неиспользованный отпуск - 8 000 рублей (трудовой договор не расторгнут). В мае работнику начислено вознаграждение по договору гражданско-правового характера - 16 000 рублей. Ежемесячно работнику в счет зарплаты выдавалось сельскохозяйственной продукции на 1 500 рублей. В июне работнику оплачено пособие по временной нетрудоспособности (500 рублей), за счет средств, оставшихся в распоряжении предприятия после уплаты налога на прибыль, выдана материальная помощь - 4 000 рублей. Также в июне работнику оплачены командировочные расходы, сумма которых приведена в примере N 1.

Организация не получает финансирование из бюджета. Допустим, что организация имеет право на применение регрессивной шкалы налогообложения.

Работодатель производит сельскохозяйственную продукцию, но применяет ставки налога установленные для большинства работодателей, так как объем производимой сельскохозяйственной продукции не превышает 50 процентов. Отметим, что, в соответствии с пунктом 22 Методических рекомендаций, применение шкалы установленной для организаций, занятых в производстве сельскохозяйственной продукции возможно, если объем произведенной сельскохозяйственной продукции составил более 50 процентов от всей произведенной продукции.

Рассчитаем налоговую базу за первые 4 месяца.

Начисленная работнику зарплата за январь-апрель составит 75 000 рублей (15 000 + 20 000 x 3). Эта сумма должна быть отражена в графе 2 индивидуальной карточки. За эти месяцы работником получено сельскохозяйственной продукции в счет зарплаты на 6 000 рублей (1 500 x 4). Как указывалось ранее, выплаты, производимые сельскохозяйственной продукцией, не облагаются единым социальным налогом в части не превышающей 1 000 рублей за каждый календарный месяц. Таким образом, в графе 4 ежемесячно следует указывать одну тысячу рублей. Сумма, отраженная в этой графе за январь - апрель, составит 4 000 рублей. Так как за этот период других выплат, не подлежащих налогообложению, не производилось, эта же сумма будет указана в третьей графе.

Налоговая база за первые 4 месяцу для всех фондов будет одинаковой и составит 71 000 рублей (75 000 - 4 000). Эту сумму нужно отразить в графах 11 и 12.

За этот период общая сумма начисленного единого социального налога составит 25 276 рублей, в том числе:

- в части зачисляемой в ПФ РФ - 19 880 рублей (71 000 x 28%), эта сумма отражается в графе 13;

- в части зачисляемой в ФФОМС РФ - 142 рубля (71 000 x 0,2%), эта сумма отражается в графе 14;

- в части зачисляемой в ТФОМС РФ - 2414 рублей (71 000 x 3,4%), эта сумма отражается в графе 15;

- в части зачисляемой в ФСС РФ - 2 840 рублей (71 000 x 4%), эта сумма отражается в графе 16.

За май сумма выплат работнику, отраженная в графе 2, составит 36 000 рублей, в том числе, 20 000 рублей - зарплата по трудовому договору, 16 000 рублей - вознаграждение по договору гражданско-правового характера. Итоговая сумма, отраженная в графе 2 за январь-май, составит 111 000 рублей (75 000 + 36 000).

В графах 3 и 4 также будут указаны только выплаты, производимые сельскохозяйственной продукцией. За пять месяцев сумма этих выплат в части, не подлежащей налогообложению, составит 5 000 рублей.

Вознаграждение, выплачиваемое по договору гражданско-правового характера, следует отразить в графе 10.

За пять месяцев сумма, подлежащая обложению единым социальным налогом, в части зачисляемой в ПФ РФ и фонды обязательного медицинского страхования, составит 106 000 рублей (111 000 - 5 000). Эта сумма отражается в графе 11.

За этот же период, сумма, подлежащая обложению единым социальным налогом, в части зачисляемой в ФСС РФ, составит 90 000 рублей (111 000 - 5 000 -16 000). Эта сумма отражается в графе 12.

Начисленная сумма единого социального налога за январь - май составит 36 268 рублей, в том числе;

- в части зачисляемой в ПФ РФ - 28 948 рублей (100 000 х 28% + 6 000 x 15,8%);

- в части зачисляемой в ФФОМС РФ - 206 рублей (100 000 х 0,2% + 6 000 x 0,1%);

- в части зачисляемой в ТФОМС РФ - 3514 рублей (100 000 х 3,4% + 6 000 x 1,9%);

- в части зачисляемой в ФСС РФ - 3600 рублей (90 000 х 4%).

Сумма единого социального налога, подлежащая уплате за май, составляет 10 992 рубля (36 268 - 25 276), в том числе: в ПФ РФ - 9068 рублей (28 948 - 19 880), в ФФОМС РФ - 64 рубля (206 - 142), в ТФОМС РФ - 1 100 рублей (3 514 - 2 414), в ФСС РФ - 760 рублей (3 600 - 2 840).

Порядок налогообложения сумм, выплаченных в июне

При выплате компенсации за неиспользованный отпуск следует учитывать, что в соответствии со статьей 75 КЗоТ РФ, такая компенсация может выплачиваться только в случае увольнения работника. В ином случае, эта сумма не является компенсацией, установленной законодательством РФ и подлежит налогообложению в общеустановленном порядке, с отражением в графе 2 индивидуальной карточки. Отметим, что работодатели, допускающие подобную замену отпуска денежной компенсацией, нарушают вышеуказанную статью Кодекса законов о труде РФ.

Пособие по временной нетрудоспособности не подлежит налогообложению в соответствии с пунктом 1 статьи 238 части второй НК РФ. Сумму пособия, выплаченную за счет ФСС РФ, нужно отразить только в графе 17 индивидуальной карточки

Выплаченные суммы материальной помощи и компенсации командировочных расходов, превышающие установленные нормативы, не подлежат налогообложению, если они производятся за счет средств, остающихся в распоряжении организации после уплаты налога на прибыль.

В этом случае данные суммы отражаются:

- в графе 2 - как выплаты, произведенные в пользу физических лиц;

- в графах 3 и 8 - как выплаты, не подлежащие налогообложению.

Порядок расчета сумм единого социального налога в июне аналогичен рассмотренному расчету налога в мае.

Вторая часть индивидуальной карточки, заполненная за январь - июнь, приведена в приложении к этой статье.

Месяц, пе- риод		Начис- лено выплат и иных воз- наг- ражде- ний по всем осно- ваниям всего	Выплаты, не подлежащие налогообложению								Налоговая база		Начислено единого социального налога (взноса)				Начис- лено пособий (расхо- дов) за счет средств ФСС РФ
			Выплаты, не подлежащие налогообложению во все фонды						Необлага- емые в ПФР (ст.26 ФЗ N 150-ФЗ "О феде- ральном бюджете на 2001 год")	Выпла- ты, не обла- гаемые в ФСС РФ (дого- воры гр.- право- вого харак- тера, автор- ские и лицен- зион. догов.	ПФР, фонды ОМС	ФСС РФ	ПФР	ФФ ОМС	ТФ ОМС	ФСС РФ
			Всего	В том числе:
				до 1000 руб. в ме- сяц	до 2000 руб. в ме- сяц	до 10000 руб. в год	до 100000 руб. в год (льго- ты)	Выплаты за счет средств, остав- шихся в распоря- жении органи- зации
1		2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17
ян- варь	за ме- сяц	15000	1000	1000	-	-	-	-	-	-	14000	14000	3920	28	476	560	-
	с на- чала года	15000	1000	1000	-	-	-	-	-	-	14000	14000	3920	28	476	560	-
фев- раль	за ме- сяц	10000	1000	1000	-	-	-	-	-	-	19000	19000	5320	38	646	760	-
	с на- чала года	35000	2000	2000	-	-	-	-	-	-	33000	33000	9240	66	1122	1320	-
март	за ме- сяц	2000	1000	1000	-	-	-	-	-	-	19000	19000	5320	38	646	760	-
	с на- чала года	55000	3000	3000	-	-	-	-	-	-	52000	52000	14560	104	1768	2080	-
ап- рель	за ме- сяц	20000	1000	1000	-	-	-	-	-	-	19000	19000	5320	38	646	760	-
	с на- чала года	75000	4000	4000	-	-	-	-	-	-	71000	71000	19880	142	2414	2840	-
май	за ме- сяц	36000	1000	1000	-	-	-	-	-	16000	35000	19000	9068	64	1100	800	-
	с на- чала года	111000	5000	5000	-	-	-	-	-	16000	106000	90000	28948	206	3514	3600	-
июнь	за ме- сяц	22125	5125	1000	-	-	-	4125	-	-	17000	17000	2686	17	323	554	500
	с на- чала года	133125	10125	6000	-	-	-	4125	-	16000	123000	107000	31634	223	3837	4154	500

А.А. Родионов

"Консультант бухгалтера", N 7, июль 2001 г.