Интегральный подход к анализу затрат на программное обеспечение (С. Алешкин, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 48, ноябрь 2001 г.)

Интегральный подход к анализу затрат на программное обеспечение

В ответ на возрастающий спрос со стороны потребителей возрастает и количество разнообразных программных продуктов, предлагаемых различными фирмами-разработчиками. Многие из этих программных продуктов обладают сходными характеристиками. В связи с этим перед предприятием возникает проблема выбора информационной системы.

Нередко руководство предприятия основывает свой выбор на экономических характеристиках той или иной системы, а именно на затратах, связанных с ее приобретением. В большинстве случаев в качестве затрат на информационную систему берут только стоимость лицензии на право ее использования, т.е. так называемую стоимость коробки, опуская при этом затраты, связанные с внедрением системы, ее модернизацией и сопровождением, хотя нередко именно эти затраты на порядок превышают стоимость самой лицензии.

Наиболее эффективен, на наш взгляд, интегральный подход к анализу затрат на информационное обеспечение предприятия. Особенностью этого подхода является то, что помимо цены лицензии на право использования программного продукта или, проще говоря, цены покупки программного продукта в интегральные затраты на информационное обеспечение входит также стоимость адаптации информационной системы к особенностям данного предприятия, ее внедрения, обучения персонала, сопровождения и модернизации.

Большинство существующих серийных автоматизированных систем управления предприятием не учитывают всей специфики и особенностей конкретного предприятия. Поэтому после покупки права на использование программного обеспечения практически во всех случаях следующим логическим шагом является адаптация программного обеспечения к особенностям данного предприятия.

Процесс адаптации программного обеспечения заключается в следующем. В начале тщательно изучается сама система, определяются те ее модули, которые соответствуют всем требованиям автоматизируемого предприятия. Затем выделяются модули, требующие частичной доработки. Доработка этих модулей производится либо программистами самого предприятия, либо силами сторонней организации (под сторонней организацией в этом случае подразумевается либо фирма - разработчик программного обеспечения, либо фирма, оказывающая подобные услуги и с которой предприятие заключает соответствующий договор).

Затраты на адаптацию программного обеспечения к особенностям предприятия складываются из множества факторов. Во-первых, сюда входит заработная плата сотрудникам предприятия, производящим адаптацию системы. Кроме того, в затратах на адаптации следует учитывать и потери в прибыли предприятия, образующиеся в результате отвлечения сотрудников от их прямых обязанностей. Помимо этого здесь также необходимо учитывать стоимость работы оборудования, затраты на электроэнергию и прочие сопутствующие расходы. В случае если адаптация программного обеспечения проводится силами сторонней организации, то затраты на адаптацию соответственно равны сумме, выплаченной данной организацией за ее услуги.

За адаптацией программного обеспечения к особенностям предприятия обычно следует его внедрение на этом предприятии. Внедрение программного обеспечения - это не только всем знакомая установка программного обеспечения на машинные носители. Внедрение также включает в себя мероприятия по организации взаимодействия различных модулей программного обеспечения, его тестированию, определению и устранению сбоев и слабых мест в функционировании программного обеспечения. Как и адаптация, внедрение может проводиться как собственными силами, так и силами сторонней организации. Таким образам, в затраты по внедрению, помимо расходов на выплату заработной платы работникам, занятым в этом процессе, входят и потери в прибыли, связанные с отвлечением сотрудников от выполнения их прямых задач, а также стоимость работы оборудования и сопутствующие расходы.

Любое программное обеспечение требует наличия определенного числа грамотных конечных пользователей, умеющих с ним работать. Это делает обучение неотъемлемым этапом в автоматизации предприятий. Чем проще структура программного обеспечения, чем понятней его интерфейс, - тем меньше времени, а соответственно и затрат требует обучение. Однако делать из каждого сотрудника универсального специалиста по работе с конкретной программой совсем необязательно. Вполне достаточно знания своего участка работы и умения реализовать в данном программном обеспечении возложенные на него функции. Кроме очевидной экономии средств на обучение такой подход позволяет увеличить эффективность работы предприятия в целом, так как каждый его работник становится специалистом в своей области.

Существует множество вариантов организации обучения конечных пользователей. Самый экономичный вариант - самостоятельное изучение сопутствующей литературы (инструкции пользователя). Однако и в этом случае, если изучение проводится в рабочее время, следует учитывать потери в прибыли в результате отвлечения сотрудника от исполнения его прямых обязанностей.

Самым эффективным считается обучение конечных пользователей, проводимое в виде авторизованных семинаров, в качестве преподавателей на которых выступают специалисты фирмы - разработчика программного обеспечения. Однако этот вариант является и самым дорогим, так как в затраты по нему помимо стоимости самого семинара необходимо (аналогично предыдущему варианту) включать и потери в прибыли предприятия. Недостатком данного варианта является то, что качество обучения здесь во многом зависит от уровня подготовки преподавателя. Если преподаватель подходит к ведению семинара формально, то полезный эффект от данного обучения будет сведен к минимуму и деньги, заплаченные за его проведение, будут потрачены зря.

Предприятие, как известно, представляет собой динамически развивающуюся экономическую структуру. В процессе развития круг задач, стоящих перед предприятием, может изменяться, появляются новые перспективы развития, рынки сбыта, структурные подразделения, филиалы. Все это должно находить отражение в существующем на предприятии программном обеспечении. Кроме того, изменения программного обеспечения может потребовать и достаточно часто меняющееся в России законодательство. Приведение программного обеспечения в соответствие с требованиями, предъявляемыми экономическими реалиями и существующим законодательством, называется модернизацией программного обеспечения.

На затраты на модернизацию существенно влияет то, насколько легко данное программное обеспечение может быть модернизировано и насколько модернизация уже существующего программного обеспечения дешевле покупки нового. Немаловажным является и то, выпускает ли фирма-разработчик обновление для данного программного обеспечения, так как наличие уже готового обновления значительно упрощает процедуру модернизации. Таким образом, модернизация программного обеспечения может проводиться как собственными силами, так и с привлечением сторонних организаций. В обоих случаях необходимо учитывать все затраты и потери в прибыли, возникающие из-за вынужденного отсутствия работников на своих местах.

Многие фирмы-разработчики осуществляют сопровождение своего программного продукта на всех этапах его функционирования, от внедрения на предприятии до замены его на более совершенное. Подобное сотрудничество с фирмой-разработчиком в случае значительной разветвленности структуры программного обеспечения и наличия в нем большого количества модулей оказывается существенно эффективней и экономичней чем услуги независимых консультантов. Если программное обеспечение имеет несложную структуру и известно широкому кругу специалистов, целесообразнее обратиться к независимым консультантам. Однако в обоих случаях необходимо учитывать расходы на сопровождение при определении суммарных затрат на программное обеспечение.

Таким образом, основную часть всех затрат на программное обеспечение предприятия составляют затраты, возникающие уже после покупки программного обеспечения и зачастую не учтенные в ее стоимости, что в свою очередь приводит к неправильной оценке экономической эффективности данной системы. В результате покупка на первый взгляд недорогого и устраивающего по всем параметрам программного обеспечения оборачивается впоследствии для предприятия колоссальными затратами. Для того чтобы избежать подобных ситуаций, необходим взвешенный подход к выбору программного обеспечения, основанный на тщательном анализе всех возможных расходов и издержек. Рассмотренный в данной статье интегральный подход к анализу затрат позволяет достаточно точно определить затраты на информационное обеспечение предприятия и, как следствие, - экономический эффект от его использования.

С. Алешкин,

аспирант Московского государственного университета путей сообщения

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 48, ноябрь 2001 г.