Вопрос: Организацией регулярно приобретаются горюче-смазочные материалы (ГСМ) для легкового автотранспорта. Затраты по приобретению ГСМ списываются на себестоимость на основании путевых листов, которые выписываются только для учета работы собственного автотранспорта. Что же касается арендованного автотранспорта, то ГСМ списываются на себестоимость на основании маршрутных листов (форма которых разработана самой организацией), выписываемых на срок более одного дня. Просим разъяснить порядок заполнения путевых листов по собственному и арендованному автотранспорту (Т.Д. Бурсулая - Специально для системы ГАРАНТ, декабрь 2002 г.)

Организацией регулярно приобретаются горюче-смазочные материалы (ГСМ) для легкового автотранспорта.

Затраты по приобретению ГСМ списываются на себестоимость на основании путевых листов, которые выписываются только для учета работы собственного автотранспорта.

Что же касается арендованного автотранспорта, то ГСМ списываются на себестоимость на основании маршрутных листов (форма которых разработана самой организацией), выписываемых на срок более одного дня.

Просим разъяснить порядок заполнения путевых листов по собственному и арендованному автотранспорту.

Списание ГСМ производится по каждому конкретному автомобилю вне зависимости от того, является ли автотранспорт собственным или арендованным на основании данных о фактическом расходе топлива с учетом пробега, указанного в путевом листе.

Формы путевых листов различны в зависимости от вида транспорта. Они утверждены постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 года N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

В неспециализированных организациях используются:

- форма 3 "Путевой лист легкового автомобиля";

- форма 3 спец. "Путевой лист специального автомобиля";

- формы 4-с и 4-п "Путевой лист грузового автомобиля".

Согласно п.2 вышеуказанного Постановления путевой лист, являющийся первичным документом по учету работы соответствующих типов автомобиля, выписывается в одном экземпляре уполномоченным лицом только на один день или смену.

На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Обязательными условиями признания расходов в целях налогообложения прибыли являются их экономическая обоснованность, документальное подтверждение и направленность на получение дохода (п.1 ст.252 НК РФ).

Поэтому не полностью (неправильно) оформленные путевые листы (незаполненные строки показаний спидометра на начало и конец дня, отсутствие величины пробега, количества и целей поездок) могут привести к разногласиям с налоговыми органами по поводу обоснованности включения затрат по ГСМ в расходы, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Таким образом, затраты по приобретению ГСМ можно списывать на себестоимость только при наличии путевых листов, заполненных по установленной унифицированной форме в соответствии с вышеуказанным порядком.

Т.Д. Бурсулая,

ведущий аудитор ЗАО "Бухюрстандарт"

1 декабря 2002 г.