Вопрос: В организации утеряны бухгалтерские документы, включая отчетность. Может ли организация обратиться в свою налоговую инспекцию с просьбой выдать из дела копии отчетности? Как должна оформляться такая утеря? ("Финансовая газета. Региональный выпуск", N 2, январь 2003 г.)

В организации утеряны бухгалтерские документы, включая отчетность. Может ли организация обратиться в свою налоговую инспекцию с просьбой выдать из дела копии отчетности? Как должна оформляться такая утеря?

В соответствии с п.п.8 п.1 ст.23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.

Согласно ст.17 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

В п.п.7 п.1 ст.31 НК РФ указано, что налоговые органы вправе определять суммы налогов, подлежащие внесению налогоплательщиками в бюджет, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике в случае непредставления в течение более чем двух месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов, отсутствия учета доходов и расходов, учета объектов налогообложения или ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги.

Таким образом, обязанность сохранять бухгалтерскую и налоговую документацию возлагается на организацию-налогоплательщика в целом, ответственность за организацию хранения документации - на руководителя организации.

Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц, в том числе и главного бухгалтера.

Однако НК РФ не освобождает налогоплательщика от обязанности представлять документацию для проведения налоговой проверки. В случае непредставления документов налоговый орган может получить информацию о движении денежных средств налогоплательщика в банке. Все поступления на расчетный счет будут объявлены выручкой от реализации. Исходя из полученных данных исчисляются налог на прибыль, НДС. Из-за отсутствия документации (договоров, счетов-фактур и т.п.) налогоплательщик не сможет подтвердить обоснованность своих расходов для исчисления налога на прибыль. Применение вычетов при исчислении НДС также будет затруднительным.

Если бухгалтерская документация утеряна, то организация вправе обратиться в налоговый орган с просьбой предоставить копии отчетности. Обязать налоговый орган сделать это нельзя - такая обязанность в НК РФ не предусмотрена.

Налоговый орган, получивший информацию об отсутствии документации у организации, скорее всего, предпримет какие-либо меры налогового контроля.

Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора. Наличие таких справок не освободит организацию от налогового контроля, но даст возможность просить налоговый орган об отсрочке проведения контрольных мероприятий.

Ю. Кольцов,

ООО "ЮВК Аудит"

8 января 2003 г.

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 2, январь 2003 г.