Вопрос: На какой срок выдаются из кассы подотчетные суммы на хозяйственные нужды? Можно ли в приказе об учетной политике установить единовременную выдачу денежных средств, если работник не отчитался за ранее выданную сумму? (Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 20, май 2003 г.)

На какой срок выдаются из кассы подотчетные суммы на хозяйственные нужды? Можно ли в приказе об учетной политике установить единовременную выдачу денежных средств, если работник не отчитался за ранее выданную сумму?

В п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40, установлен порядок выдачи наличных денег под отчет. Он не предусматривает определенный срок, на который могут быть выданы наличные деньги на хозяйственно-операционные расходы. Обязанность установить его возложена на руководителя организации. При этом в Порядке не предусмотрено никаких ограничений по срокам и деления подотчетных сумм на текущие расходы и на единовременные расходы. С целью обеспечения установленного порядка ведения кассовых операций в организации издается приказ руководителя, предусматривающий перечень лиц, которым выдаются деньги под отчет на проведение хозяйственных операций, и срок, на который они выдаются, применительно к различным видам операций.

Срок может быть установлен и другим способом - в заявлении на выдачу подотчетных средств, подписанном руководителем.

Срок представления авансового отчета организацией не устанавливается, поскольку в соответствии с утвержденным Порядком авансовый отчет предъявляется в бухгалтерию в течение 3 дней по истечении срока выдачи.

Согласно п.11 Порядка наличные деньги под отчет выдаются при условии представления полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу. При этом полный отчет предполагает предъявление авансового отчета со всеми необходимыми документами по израсходованной сумме и возврат неизрасходованного остатка подотчетных сумм в кассу предприятия (в случае его неполного использования).

Следовательно, если работник не отчитался за сумму, ранее выданную ему под отчет, следующая сумма не выдается. Приказ по учетной политике вопросы выдачи и погашения подотчетных сумм не регулирует. Дело в том, что учетная политика устанавливает принятую организацией совокупность способов ведения бухгалтерского учета, а вопрос выдачи денег из кассы относится к осуществлению хозяйственной деятельности и регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ.

Н. Корепанова,

к.э.н., ведущий эксперт "БП"

1 мая 2003 г.

Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 20, май 2003 г.