Письмо Управления МНС по г. Москве от 6 ноября 2002 г. N 26-12/53607 О включении в состав расходов организации всей суммы арендной платы за жилое помещение, арендованное у физического лица для размещения командированных сотрудников по месту нахождения филиала, в случае, если данное помещение использовалось не постоянно в течение месяца (квартала), а только в период нахождения сотрудников в командировке

Письмо Управления МНС по г. Москве
от 6 ноября 2002 г. N 26-12/53607

Вопрос: Правомерно ли включение в состав расходов организации всей суммы арендной платы за жилое помещение, арендованное у физического лица для размещения командированных сотрудников по месту нахождения филиала, в том случае, если данное помещение использовалось не постоянно в течение месяца (квартала), а только в период нахождения сотрудников в командировке?

Ответ: В соответствии с Федеральным законом от 06.08.2001 N 110-ФЗ (с изменениями и дополнениями) с 1 января 2002 года исчисление и уплата налога на прибыль организаций осуществляются на основании главы 25 "Налог на прибыль организаций" части второй Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ).

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком для получения дохода.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ налогоплательщик вправе отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения.

Порядок направления в командировки изложен в инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62).

Согласно п. 1 Инструкции N 62 служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

В связи с этим расходы на командировку, в частности, на наем жилого помещения учитываются только при наличии подтверждений о ее производственном характере.

Кроме того, в силу п. 11 Инструкции N 62 расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются командированному работнику со дня прибытия и по день выезда.

Следовательно, расходы по найму жилого помещения принимаются к учету только за время фактического пребывания в месте командировки, которое в соответствии с п. 6 Инструкции N 62 определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки, проставляемым соответствующими должностными лицами предприятия, в которое командирован работник.

Таким образом, налогоплательщик не вправе относить на расходы по пп. 12 п. 1 п. 264 НК РФ всю сумму платы за наем жилого помещения, арендованного у физического лица, в том случае, если данное помещение использовалось не постоянно в течение месяца (квартала) для размещения командированных сотрудников по месту нахождения филиала.

Указанные расходы в целях налогообложения прибыли учитываются в пределах фактически осуществленных и документально подтвержденных затрат только за период нахождения сотрудников в командировке.

При отсутствии документов, подтверждающих фактическое осуществление такого рода затрат, налогоплательщик согласно п. 49 ст. 270 НК РФ не имеет права включать их в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.

Заместитель руководителя Управления МНС России по г. Москве советник налоговой службы Российской Федерации I ранга

А.А. Глинкин