Учет расходов на участие в выставке (Е.Г. Гусаковская, "Бухгалтерский учет", N 5, март 2003 г.)

Учет расходов на участие в выставке

     Особенности учета отдельных видов расходов                          

       Аренда выставочных площадей                                       

       Рекламная продукция                                               

       Визитные карточки                                                 

       Представительские расходы                                         

       Командировочные расходы                                           

Практика участия российских предприятий и организаций в выставках, ярмарках, различного рода экспозициях широко распространена. Необходимо обратить внимание на то, что под участием в выставке и аналогичных мероприятиях подразумевается не только простое посещение выставки руководителями или работниками, а оформление стенда предприятия или организации, демонстрация и раздача образцов продукции, сувениров, рекламных листовок и проспектов, прайс-листов и т. д. Организация, участвующая в выставке, несет расходы по аренде выставочных площадей, изготовлению и монтажу стенда и другого выставочного оборудования, оплате труда работников, компенсации командировочных расходов, оплате дополнительных услуг, предоставляемых организаторами мероприятия, и т. д.

После вступления в силу 25 главы Налогового кодекса РФ порядок учета затрат на участие в выставках для целей бухгалтерского учета и налогообложения различен.

Предприятия и организации участвуют в выставках с целью распространения сведений о производимой продукции, оказываемых услугах, реализуемых товарах и т.п.; расширения рынков сбыта; формирования положительного имиджа в среде потенциальных потребителей.

Затраты на участие организации в выставках, ярмарках, экспозициях относятся к рекламным расходам. В соответствии с Федеральным законом от 18.07.95 N 108-ФЗ "О рекламе" реклама - это информация о физическом или юридическом лице, товарах, идеях и начинаниях, распространяемая в любой форме, с помощью любых средств. Реклама предназначена для неопределенного круга лиц и призвана формировать или поддерживать интерес к физическому, юридическому лицу, товарам, идеям и начинаниям и способствовать реализации товаров, идей и начинаний. Таким образом, в качестве расходов на рекламу следует учитывать затраты организации по целенаправленному информационному воздействию на потребителя для продвижения продукции (работ, услуг) на рынках сбыта.

Расходы на рекламу облагаются налогом на рекламу. Данный налог действует в соответствии с подп."з" п.1 ст.21 Закона РФ от 27.12.91 N 2118-1 "Об основах налоговой системы". Налог отнесен к категории местных, и его ставки устанавливаются решениями районных и городских представительных органов власти. Ставка налога не должна превышать 5% стоимости затрат на рекламу, произведенных рекламодателем. В целях бухгалтерского учета причитающаяся к уплате сумма налога на рекламу отражается в составе прочих операционных расходов. Производится бухгалтерская запись:

Д-т сч.91 "Прочие доходы и расходы", субсч. "Прочие расходы",

К-т сч.68 "Расчеты по налогам и сборам", субсч. "Налог на рекламу"

начислен налог на рекламу.

Особенности учета
отдельных видов расходов

Аренда выставочных площадей

В большинстве случаев распределение выставочных площадей между участниками выставки производится заранее. При этом организаторы выставки требуют, как правило, предварительной оплаты стоимости аренды. Нередко стоимость аренды выражается в иностранной валюте (как, правило, в долларах США или евро) или в условных денежных единицах. Действующая практика основывается на нормах, содержащихся в п.2 ст.317 Гражданского кодекса РФ, устанавливающих, что денежное обязательство может предусматривать оплату в рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте. В этом случае сумма в рублях, подлежащая оплате, рассчитывается по курсу соответствующей валюты, установленному ЦБ РФ на день платежа, если иной курс или иная дата его определения не установлены законом или соглашением сторон.

Оплата за участие в зарубежных выставках, как правило, производится в иностранной валюте. Суммы оплаты отражаются в бухгалтерском учете организации в рублевой оценке в соответствии с правилами, содержащимися в п.4-5 Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2000), утвержденного приказом Минфина России от 10.01.2000 N 2н. Пересчет стоимости активов и обязательств, выраженной в иностранной валюте, в рубли производится по курсу ЦБ РФ для этой иностранной валюты, действующему на дату совершения операции.

В целях бухгалтерского учета предварительная оплата аренды выставочных площадей не признается расходом в соответствии с п.3 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина России от 06.05.99 N 33н. Сумма перечисленной организатору выставки предоплаты отражается на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсчет "Расчеты с поставщиками по авансам выданным". Автор полагает неправильной практику отражения предоплаты за участие в выставочных мероприятиях с использованием счета 97 "Расходы будущих периодов", потому что суммы авансов, задатков в счет оплаты услуг (а также работ, материально-производственных запасов и иных ценностей) не могут быть признаны расходами.

Перечисление денежных средств, производимое в пользу организаторов выставки, отражается в бухгалтерском учете записью:

Д-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты с поставщиками по авансам выданным",

К-т сч.51 "Расчетные счета" (другие счета учета денежных средств)

отражается сумма произведенной предварительной оплаты.

В целях бухгалтерского учета расходы признаются в соответствии с п.18 ПБУ 10/99 "Расходы организации" в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности). Суммы, затраченные на участие в выставке, могут быть признаны расходами организации сразу после окончания (на дату закрытия) этого мероприятия.

Рекламные расходы, являющиеся коммерческими расходами, связанными с реализацией продукции (товаров, работ, услуг), формируют расходы по обычным видам деятельности (п.5, 7 ПБУ 10/99). Расходы по обычным видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности (п.6 ПБУ 10/99). Расходы на участие в выставке принимаются к бухгалтерскому учету в сумме фактической оплаты.

При признании в бухгалтерском учете организации расходов, связанных с участием в выставке, производится запись по дебету счетов учета затрат и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Сумма НДС, предъявленная к оплате организатором выставки, отражается по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям". Далее уплаченная в составе платы за аренду выставочных площадей сумма НДС подлежит вычету на основании норм, содержащихся в п.2 ст.171 и п.1 ст.172 НК РФ, при наличии счета-фактуры и документов, подтверждающих оплату.

Порядок учета расходов на аренду различного выставочного оборудования (витрин, осветительных приборов, телефонов, микрофонов и т.п.) аналогичен описанному выше.

Рекламная продукция

Организации, участвующие в выставке, для информирования ее посетителей о производимой продукции, оказываемых услугах, производимых работах, продаваемых товарах, как правило, используют средства наглядной агитации. Это выставочные стенды, плакаты, буклеты, листовки, брошюры, рекламные календари и т.п. Некоторые виды рекламной продукции, а также образцы товаров и продукции, реализуемых организацией-участницей выставки, могут быть розданы посетителям.

Учет рекламных материалов (листовок, календарей, шариковых ручек и т.п.), купленных или изготовленных собственными силами или с привлечением сторонних физических, юридических лиц, ведется на счете 10 "Материалы" на отдельном субсчете "Рекламные материалы". Учет товаров и готовой продукции, переданных в качестве образцов для демонстрации и бесплатной раздачи посетителям выставки, ведется на отдельных субсчетах к счетам 41 "Товары" и 43 "Готовая продукция" соответственно.

При признании расходов по участию в выставке (на день ее закрытия) стоимость материалов, товаров и готовой продукции списывается на счет 44 "Расходы на продажу". Операция оформляется актом на списание готовой продукции (товаров, материалов) в рекламных целях. Унифицированная форма акта не предусмотрена. Поэтому организация имеет право разработать форму акта самостоятельно. В соответствии со ст.9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Пример 1. Производственная компания принимает участие в выставке. Для оформления выставочного стенда использованы образцы мебели, производимой компанией. Общая стоимость образцов составила 500000 руб. Доставка, монтаж выставочного оборудования произведены собственными силами. Затраты на это составили 7000 руб. Произведенные операции отражены бухгалтерскими записями:

Д-т сч.43 "Готовая продукция", субсч. "Продукция, переданная для рекламных целей",

К-т сч.43 "Готовая продукция", субсч. "Продукция на складе"

500000 руб. готовая продукция передана для участия в выставке;

Д-т сч.23 "Вспомогательные производства",

К-т сч.70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", 10 "Материалы")

7000 руб. отражены затраты на доставку, монтаж выставочного оборудования.

Часть образцов использована для оформления стенда (приклеена к нему). Поэтому в ходе проведения выставки использованные образцы утратили свои свойства, были испорчены. Оставшаяся часть образцов была роздана посетителям - потенциальным потребителям продукции. Все образцы продукции признаны полностью использованными в ходе выставки. Составлен акт о списании готовой продукции в рекламных целях. Произведены записи:

Д-т сч.44 "Расходы на продажу",

К-т сч.43 "Готовая продукция", субсч. "Продукция, переданная для рекламных целей"

500000 руб. стоимость готовой продукции, переданной для проведения выставки, отнесена в состав затрат на рекламу;

Д-т сч.44 "Расходы на продажу",

К-т сч.23 "Вспомогательные производства"

7000 руб. затраты на доставку и монтаж выставочного оборудования отнесены на рекламные расходы.

Визитные карточки

Сотрудники организации, принимающие участие в выставке, нередко вручают гостям и участникам выставки свои визитные карточки. Поскольку визитные карточки используются сотрудниками в производственных целях в соответствии с должностными обязанностями их владельцев, учет расходов на их изготовление зависит от должностных обязанностей сотрудников, которым они выданы, и целей изготовления карточек.

Стоимость изготовления визитных карточек для руководителя организации и сотрудников включается в состав управленческих расходов, формирующих расходы по обычным видам деятельности (п.5, 7 ПБУ 10/99). Расходы по изготовлению визитных карточек для менеджеров, в должностные обязанности которых входит продажа товаров (продукции, работ, услуг), могут быть отнесены к расходам, связанным с реализацией. Данный вид затрат также относится к расходам по обычным видам деятельности (п.5, 7 ПБУ 10/99). В бухгалтерском учете информация о расходах, связанных с продажей продукции, отражается на счете 44 "Расходы на продажу".

Если визитные карточки для менеджеров производятся исключительно для использования на выставке, то расходы на их изготовление можно рассматривать как расходы, связанные с участием в выставке. Соответственно, такие расходы являются рекламными.

Пример 2. Организация заказала визитные карточки для директора в количестве 100 шт. и для сотрудников, участвующих в выставке "Международная торговля", в количестве 500 шт. Общая стоимость визитных карточек составила 3600 руб. (в том числе НДС 20% - 600 руб.). Стоимость карточек, предназначенных для директора и сотрудников, одинакова. Все визитные карточки, выданные сотрудникам организации, израсходованы во время работы выставки. Произведены следующие бухгалтерские записи:

Д-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",

К-т сч.51 "Расчетные счета"

3600 руб. произведена предварительная оплата заказа на изготовление визитных карточек;

Д-т сч.26 "Общехозяйственные расходы",

К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

500 руб. стоимость визиток, предназначенных для директора, отнесена в состав управленческих расходов;

Д-т сч.44 "Расходы на продажу",

К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

2500 руб. стоимость визитных карточек для сотрудников - участников выставки - включена в расходы на реализацию;

Д-т сч.19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям",

К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

600 руб. отражен НДС по изготовленным визитным карточкам.

Суммы НДС, уплаченные полиграфическому предприятию за изготовление визитных карточек, принимаются к вычету организацией на основании ст.171, 172 НК РФ после фактической оплаты и при наличии надлежащим образом оформленного счета-фактуры. НДС на визитные карточки, изготовленные в рекламных целях, принимается к вычету при условии, что рекламные расходы учитываются при определении налогооблагаемой прибыли в полном объеме.

Д-т сч.68 "Расчеты по налогам и сборам", субсч."Расчеты по НДС",

К-т сч.19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"

600 руб. сумма налога принята к вычету.

Представительские расходы

Во время проведения выставок нередко происходят деловые встречи бизнес-партнеров, проводятся переговоры представителей разных организаций о взаимовыгодном сотрудничестве, совершаются сделки, подписываются договоры и т.д. Во время этих встреч настоящие и будущие деловые партнеры нередко обмениваются сувенирами. Кроме того, в обычаи делового оборота входит также проведение деловых обедов, ланчей и т.п.

Деловые подарки, вручаемые деловым партнерам, не могут быть квалифицированы как реклама, поскольку предназначаются для определенного, узкого круга лиц. В то время как реклама предназначена для неопределенного круга лиц. В связи с этим стоимость деловых подарков включается в состав представительских расходов.

Представительские расходы, связанные с деятельностью организации, - это расходы по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации. К представительским расходам относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. Представительские расходы принимаются к бухгалтерскому учету в полном объеме.

Пример 3. Представители завода "Электромаш" участвуют в выставке "Силовая машина 2003". Во время выставки организована встреча с деловыми партнерами для подписания договора продажи производимого оборудования. Переговоры делегаций и подписание договора состоялись во время делового обеда в ресторане выставочного центра. Стоимость обеда 2400 руб. (в том числе НДС 20% - 400 руб.) оплачена представителями "Электромаша". Операция отражена записями:

Д-т сч.44 "Расходы на продажу",

К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

2000 руб. отражена стоимость обеда, отнесенная на представительские расходы;

Д-т сч.19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям",

К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

400 руб. отражена сумма НДС по представительским расходам;

Д-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",

К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами"

2400 руб. оплачена стоимость делового обеда.

Сумма НДС по представительским расходам принимается к вычету организацией на основании ст.171 и 172 НК РФ, поскольку соблюдены следующие условия:

проведена оплата;

имеется в наличии счет-фактура, оформленный надлежащим образом;

представительские расходы учтены при определении налогооблагаемой прибыли в полном объеме.

Пример 4. Руководством предприятия, производящего спиртные напитки, для проведения деловых переговоров и дегустации продукции во время выставки со склада получены образцы- несколько бутылок напитков. Данная продукция является подакцизным товаром. Передача подакцизных товаров, производимых организацией, для представительских и рекламных целей является передачей для собственных нужд. В соответствии с подп.6 п.1 ст.182 НК РФ передача на территории Российской Федерации лицами произведенных ими подакцизных товаров для собственных нужд облагается акцизом.

Сумма акциза по переданным подакцизным товарам отражается в бухгалтерском учете записью:

Д-т сч.44 "Расходы на продажу",

К-т сч.68 "Расчеты по налогам и сборам", субсч. "Расчеты по акцизам"

на сумму исчисленного акциза по товарам, использованным в рекламных целях.

При передаче готовой продукции для собственных нужд объекта для налогообложения НДС не возникает. В соответствии с подп.2 п.1 ст.146 НК РФ объект налогообложения по НДС возникает при передаче на территории Российской Федерации продукции для собственных нужд, если расходы не принимаются к вычету при исчислении налога на прибыль. Поскольку стоимость переданной продукции полностью относится на уменьшение доходов от производства и реализации данного отчетного (налогового) периода, то у организации не возникает объекта налогообложения по НДС.

Командировочные расходы

Нередко предприятия и организации участвуют в выставках и ярмарках, проводимых в других городах России или за рубежом. На такие мероприятия, как правило, работники направляются в командировку. Порядок направления работников в командировку для участия в выставке не зависит от того, размещает ли организация стенд на выставке, ярмарке или работники посетят мероприятие в качестве гостей. Порядок оформления документов таков:

издается приказ руководителя организации о командировке с указанием лиц, сроков, конкретных адресов, в котором должна быть указана цель командировки;

выписывается командировочное удостоверение и выдается командированному лицу. В командировочном удостоверении следует сделать отметку об убытии;

после прибытия на место командированный работник должен сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении, перед отъездом следует произвести отметку об убытии;

по возвращении из командировки работником составляется отчет о проделанной работе и авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов.

В соответствии со ст.168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы, установлен "Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации" (утвержден решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 N 40). Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки представить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

В целом, расходы по командированию работников для участия в выставке являются затратами, направленными на перспективное развитие организации.

Если работники командированы на выставку, соответствующую профилю производственной деятельности организации, и командировка напрямую связана с этой производственной деятельностью (например, поиск новых покупателей продукции и т.п.) - затраты можно классифицировать как расходы, связанные со сбытом продукции. Такие затраты отражаются в бухгалтерском учете на счете 44 "Расходы на продажу".

Командировочные затраты включаются в состав расходов по обычным видам деятельности и в соответствии с п.18 ПБУ 10/99 признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности).

Пример 5. Завод строительных материалов участвует в выставке-ярмарке "Стройматериалы - 2003" в городе Москве. Работник направляется в служебную командировку на 5 дней для работы на экспозиции. Работнику выданы под отчет 3500 руб., в том числе: суточные из расчета 100 руб. на каждый день, средства для оплаты гостиницы - 2000 руб. и железнодорожных билетов - 1000 руб. Операции отражены записями:

Д-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами",

К-т сч.50 "Касса"

3500 руб. денежные средства для оплаты командировочных расходов выданы под отчет работнику.

После поступления отчета работника о командировке и авансового отчета, документов, подтверждающих оплату за номер в гостинице - 2000 руб. (400 руб./сут.), произведены записи:

Д-т сч.44 "Расходы на продажу",

К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами"

500 руб. (100 руб. х 5 сут.) суточные отнесены на расходы на продажу товаров;

Д-т сч.44 "Расходы на продажу",

К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами"

2000 руб. (400 руб. х 5 сут.) затраты на оплату гостиничного номера отнесены на расходы на продажу товаров;

Д-т сч.44 "Расходы на продажу",

К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами"

1000 руб. стоимость проезда железнодорожным транспортом до места командировки и обратно отнесена на расходы на продажу товаров.

Пример 6. Работник научно-производственного объединения направлен в командировку на двое суток в Лондон для работы на технической выставке. Стоимость авиаперелета, оплаченная по безналичному расчету, составила 20000 руб. Из кассы на командировочные расходы выдано 1000 английских фунтов. Курс английского фунта, установленный ЦБ РФ, составил 49,3207 руб./фунт. Во время пребывания работника в командировке курс данной валюты по отношению к рублю не изменился. Курс доллара США на дату утверждения авансового отчета - 31,8424 руб./долл.

После возвращения из Великобритании для подтверждения производственной цели командировки работник вместе с отчетом о командировке представил следующие документы:

договоры с будущими покупателями и поставщиками (в том числе и предварительные), заключенные на выставке, протоколы о намерениях и т.п.;

образцы рекламной продукции, проспекты, прайс-листы.

Вместе с авансовым отчетом представлен счет за проживание в гостинице на сумму 600 фунтов. Остатки валюты возвращены в кассу. Произведены следующие бухгалтерские записи:

Д-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",

К-т сч.51 "Расчетные счета"

20000 руб. оплачена стоимость авиаперелета;

Д-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами",

К-т сч.50 "Касса"

49320,70 руб. (1000 фунт. х 49,3207 руб./фунт) иностранная валюта выдана подотчетному лицу;

Д-т сч.26 "Общехозяйственные расходы",

К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами"

29592,42 руб. (600 фунт. х 49,3207 руб./фунт) отражены расходы по найму жилого помещения;

Д-т сч.26 "Общехозяйственные расходы",

К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами"

4266,88 руб. (67 долл. х 2 сут. х 31,8424 руб./долл.) отражены расходы по оплате суточных;

Д-т сч.26 "Общехозяйственные расходы",

К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",

20000 руб. стоимость авиаперелета отнесена на общехозяйственные расходы;

Д-т сч.50 "Касса",

К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами"

15461,40 руб. неиспользованные денежные средства возвращены в кассу.

Расходы по командировкам на выставки, ярмарки не относятся к затратам на рекламу и не облагаются налогом на рекламу.

Е.Г. Гусаковская,

главный бухгалтер ООО "ЭкоФармИнвест"

"Бухгалтерский учет", N 5, март 2003 г.