Новые трудовые книжки: готовьтесь к изменениям (Г. Соколова, "Практическая бухгалтерия", N 6, июнь 2003 г.)

Новые трудовые книжки: готовьтесь к изменениям

Скоро появятся трудовые книжки нового образца. В чем их отличие от старых? Как их заполнять? Нужно ли заменять старые книжки на новые?

Новые бланки трудовых книжек утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225. Применять их нужно будет с 1 января 2004 года. Сразу скажем, что переоформлять книжки, которые выданы раньше, не придется. Они останутся действительными и потом.

Внешне новая трудовая книжка отличается от прежней тем, что в ней нет раздела для сведений о назначении пенсии, а разделы о награждениях и поощрениях объединены.

Все трудовые книжки (как старые, так и новые) с 1 января нужно будет оформлять по новым правилам. Рассмотрим основные изменения.

Как вести трудовые книжки

Трудовые книжки выдают всем работникам, которые поступают на работу впервые. Теперь уточнено, что делать это могут только фирмы. Работодатели-физические лица не имеют права вносить в книжки какие-либо записи.

Зачисление на работу

Книжку оформляют в течение недели после зачисления работника в штат. Сведения о приеме на работу записывают в нее на основании трудового договора и приказа руководителя. Заметим, что использовать для этого тарифно-квалификационные справочники не требуется. Однако в некоторых случаях делать это все-таки необходимо. Например, если с профессией работника связаны какие-либо льготы или ограничения.

Награждения и поощрения

В новую трудовую книжку вносят данные о награждениях:

государственными наградами и государственными почетными званиями;

почетными грамотами, значками, дипломами, выданными на предприятии;

другими видами поощрений, предусмотренными законом или фирмой.

Как и раньше, в книжках не надо отражать сведения о плановых премиях, а также о дисциплинарных взысканиях.

Увольнение

Сведения об увольнении заносят в книжку в последний день работы. Записывая причину увольнения, нужно использовать формулировки из Трудового кодекса. Кроме того, необходимо указать его статью и пункт.

Так, в большинстве случаев нужно будет ссылаться на статью 77 (соглашение сторон, истечение срока трудового договора и т.п.). Однако, если уволить сотрудника решит сам работодатель, в книжке нужно будет привести статью 81. Если же сотрудник прекратит работу по причинам, не зависящим ни от него, ни от предприятия, нужно указать статью 83.

Имейте в виду: все записи в трудовой книжке нужно будет делать без каких-либо сокращений. Поэтому заменять слова "Трудовой кодекс Российской Федерации" на "ТК РФ" будет нельзя. Также полностью придется писать и слова "пункт" и "статья".

Обратите внимание на еще одно важное новшество. Теперь, получив трудовую книжку на руки, уволенный работник должен будет в ней расписаться. Таким образом он должен подтвердить, что согласен с внесенными в нее записями.

Если сотрудник не сможет получить книжку в день увольнения (например, он находится в другом городе), то ему можно направить уведомление. В нем фирма должна сообщить, что нужно либо явиться за книжкой, либо дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте. Теперь уточнено, что днем увольнения в этом случае будет считаться день отсылки уведомления.

Что еще записывают в книжку

Теперь в трудовую книжку нужно будет вносить еще и данные о квалификации сотрудника. При этом придется указывать время обучения на курсах, в школах по подготовке кадров и т.п.

По желанию работника в трудовую книжку можно занести данные о совместительстве. Для этого сотрудник должен принести копию документа (приказа, распоряжения) о работе в другой фирме.

Как и раньше, в книжке нужно будет указывать сведения о времени военной службы, а также о времени работы в милиции и на таможне.

Если суд лишит работника права занимать должность, то при его увольнении нужно будет на это указать.

Как исправить неверную запись

Любые неверные записи теперь можно будет исправить на том предприятии, где находится трудовая книжка. Однако для этого нужно взять на фирме, допустившей ошибку, подтверждающие документы (приказ руководителя и т.п.).

Как и раньше, зачеркивать неправильные сведения в разделах о работе, о награждениях или об увольнении будет нельзя. Исправлять ошибочные записи нужно, признавая их недействительными и указывая верные данные.

Пример 1.

Внося в трудовую книжку Салтыкова А.М. запись N 8 о его приеме на работу, кадровик неверно указал название должности. Свою ошибку он исправил так:

1) под номером 9 вписал фразу: "Запись N 8 считать недействительной";

2) под номером 10 внес правильную запись.

Когда выдают копию или дубликат

Если работнику понадобится копия трудовой книжки или выписка из нее, отдел кадров должен выдать ее в течение трех дней. Для этого работник должен написать заявление. При этом объяснять, зачем ему нужна копия или выписка, сотрудник не обязан.

Дубликат же трудовой книжки - уже официальный документ. Его оформляют только в таких случаях:

книжка утеряна;

она пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.);

в нее внесены недействительные записи об увольнении, переводе на другую работу, привлечении к уголовной ответственности.

Заметим, что основные правила оформления дубликатов остались прежними. В них только добавили разъяснения о том, как восстанавливать трудовые книжки, утерянные при чрезвычайных обстоятельствах (стихийных бедствиях, массовых беспорядках и т.п.).

Теперь в таких случаях стаж работников будет устанавливать специальная комиссия. Создать ее должны региональные власти. Комиссия будет определять стаж либо по сохранившимся у работников документам, либо на основании свидетельских показаний.

Как учитывать трудовые книжки

Как и прежде, по трудовым книжкам нужно будет вести:

приходно-расходную книгу по учету бланков;

книгу учета движения книжек.

Новые формы этих документов Минтруд России пока не утвердил.

Г. Соколова,

редактор-эксперт

"Практическая бухгалтерия", N 6, июнь 2003 г.