Бухгалтерский и налоговый учет ремонта, модернизации и частичной ликвидации компьютеров (С.А. Смирнова, "Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 11, июнь 2003 г.)

Бухгалтерский и налоговый учет
ремонта, модернизации и частичной ликвидации
компьютеров

В практической деятельности многие организации уже столкнулись с проблемой бухгалтерского и налогового учета операций по модернизации компьютеров в 2002 г. Актуальность проблемы вызвана следующим обстоятельством: стоимость компьютера могла быть как больше, так и меньше 10 тыс. руб.

Соответственно в первом случае оно признавалось амортизируемым имуществом, а во втором - не амортизируемым имуществом как в бухгалтерском, так и в налоговом учете, в связи с чем порядок признания расходов в налоговом учете в зависимости от первоначальной стоимости был различен уже на первом этапе - этапе приобретения и тем более на втором этапе - модернизации, доукомплектовании и иных подобных операциях, процесс отражения которых в налоговом учете вообще не прописан.

Перед ремонтом компьютерная и иная оргтехника должна быть обследована представителями технической (ремонтной) службы организации (комиссией, назначаемой распоряжением руководителя) или подрядчиком, т.е. должна пройти диагностику. Комиссия должна оформить материалы предварительного обследования и высказать предложения по характеру планируемого ремонта с перечнем выявленных дефектов основных конструктивных элементов или дефектов оборудования по форме N ОС-16 "Акт о выявленных дефектах оборудования". Данный акт является одним из важнейших документов для подтверждения экономической целесообразности и обоснованности расходов на ремонт или модернизацию в свете требований п.1 ст.252 НК РФ.

На основании указанных документов, утвержденных руководителем, принимается решение о проведении:

1) ремонта;

2) модернизации;

3) дооборудования и пр.

Частичная ликвидация компьютера вряд ли возможна, поскольку если вывести из его состава тот или иной объект без восполнения иным аналогом, компьютер нельзя будет эксплуатировать.

Частичная ликвидация отдельных его устройств, как правило, возможна при проведении капитального ремонта (замена жесткого диска, модуля памяти, видео или звуковой карты) или при выведении из состава сетевого комплекса отдельных устройств. На место вышедшего из строя может быть установлено как аналогичное устройство, так и улучшенный его вариант с более высокими техническими характеристиками.

Процесс дооборудования включает в себя дополнение уже находящегося в эксплуатации компьютера новыми элементами для увеличения возможностей данного компьютера, например установку встроенного факс-модема для связи через телефонную сеть.

Согласно п.14 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденного приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н, затраты на дооборудование основных средств могут увеличивать их первоначальную стоимость. Конечно, при этом необходимо учитывать, что в процессе дооборудования технические характеристики и возможности данного компьютера будут изменены в лучшую сторону.

Основанием для отнесения затрат на увеличение первоначальной стоимости объекта основных средств является акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств, составленный по форме N ОС-3.

В случае дооборудования уже введенного в эксплуатацию компьютера с целью расширения выполняемых им функций учет затрат с 2001 г. ведется в порядке, установленном для учета капитальных вложений, с возмещением НДС из бюджета в момент постановки на учет. До 1 января 2001 г. НДС учитывался в первоначальной стоимости объекта.

Если организация приобретает сканер или внешний модем для выхода в Интернет, то указанные объекты могут быть подключены к любому из действующих компьютеров (у разных пользователей), что, по сути, позволяет организации ввести эти объекты в качестве отдельных инвентарных объектов.

Необходимо разграничивать понятия "реконструкция", "модернизация" и "ремонт основных средств", так как они являются разными не только по своей сути: в результате отнесения затрат на цели реконструкции, модернизации и ремонта основных средств формируются себестоимость выпускаемой продукции (работ, услуг), стоимость основных средств организации и, как следствие, точные показатели бухгалтерского баланса.

Согласно Положению по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций, утвержденному письмом Минфина России от 30 декабря 1993 г. N 160, реконструкция, расширение и техническое перевооружение приводит к изменению сущности объектов, в отношении которых они проводились. Затраты, возникающие при этом, не являются расходами по содержанию этих объектов.

Определение понятия "реконструкция" дано в письме Минфина СССР от 29 мая 1984 г. N 80 "Об определении понятий нового строительства, расширения, реконструкции и технического перевооружения действующих предприятий".

При отнесении работ к капитальному и текущему ремонту и реконструкции следует руководствоваться Методическими указаниями по определению стоимости строительной продукции, утвержденными Постановлением Госстроя России от 26 апреля 1999 г. N 31.

Основным признаком ремонта является то, что он не увеличивает балансовую стоимость основных средств. Например, текущий ремонт направлен на поддержание основных средств в рабочем состоянии.

К капитальному ремонту относятся работы по восстановлению или замене отдельных частей здания (сооружений) или целых конструкций (кроме полной замены каменных и бетонных фундаментов, несущих стен и каркасов) и инженерно-технического оборудования зданий в связи с их физическим износом.

Модернизация здания или объекта является качественным улучшением планировки помещения (увеличение количества и качества услуг, оснащение недостающими видами инженерного оборудования и т.д.).

В связи с этим следует четко различать затраты на проведение ремонта, модернизации, реконструкции объектов основных средств и соответственно правильно формировать в этой части себестоимость продукции (работ, услуг).

Оговоримся сразу же, что процесс фактической модернизации должен быть подтвержден либо документально первичными документами подрядчика, осуществлявшего указанную модернизацию (в акте выполненных работ желательно указать суть модернизации: что в итоге получила организация, например, увеличение оперативной памяти), либо техническими экспертами или службами организации, которые непосредственно обслуживают данное имущество и осуществляют его текущий и капитальный ремонты, модернизацию, дооборудование.

Кроме того, у организации могут возникнуть и расходы на перегенерацию, настройку и установку нового программного обеспечения, которые могут быть квалифицированы:

1) как в качестве расходов будущих периодов со сроком их переноса на уменьшение налоговой прибыли в течение как минимум года;

2) так и расходов, увеличивающих стоимость компьютера, если они вызваны процессом модернизации, дооборудования.

В первом случае такими расходами являются, например расходы на установку и настройку программного обеспечения.

Во втором случае к таким расходам, как правило, могут быть отнесены расходы на приобретение соответствующих новому оборудованию драйверов, видеокарт, звуковых карт и пр.

Кроме того, нужно учитывать, что в целях обеспечения бесперебойной работы компьютера организация может понести расходы, которые могут быть признаны в качестве единовременных расходов, например:

1) расходы на устранение проблем в работе системного и прикладного программного обеспечения;

2) расходы по установке антивирусных программ;

3) расходы на устранение проблем, связанных с работой сетевого оборудования.

С.А. Смирнова,

генеральный директор ООО "Аудит, Консалтинг и Право",

канд. экон. наук

"Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 11, июнь 2003 г.