Требования к хранению денежных средств на предприятии. Ответственность за их несоблюдение (В.Г.Александрова, "Консультант бухгалтера", N 5, май 2003 г.)

Требования к хранению денежных средств
на предприятии. Ответственность за их несоблюдение

Общие требования к хранению наличных денежных средств на предприятиях установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета Директоров Центробанка РФ 22 сентября 1993 г. N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).

В соответствии с пунктом 3 указанного Порядка для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу, т.е. изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Пунктом 29 Порядка ведения кассовых операций установлено, что руководители предприятий обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк.

Обозначим требования, предъявляемые действующим законодательством к кассиру, а также требования по оборудованию кассы и сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке.

Требования к кассиру

В соответствии с постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности" в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, включены:

кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров);

работы: по приему и выплате всех видов платежей; по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу, через кассу, без кассы через продавца, через официанта или иного лица, ответственного за осуществление расчетов); по обслуживанию торговых и денежных автоматов; по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов (включая абонементы и талоны на отпуск пищи (продуктов питания) и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги.

Согласно пункту 32 Порядка ведения кассовых операций после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности (типовая форма договора о полной материальной ответственности приведена в приложении).

Порядком ведения кассовых операций установлено, что:

кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям (пункт 33 Порядка);

кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам (пункт 34 Порядка);

на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности (пункт 35 Порядка);

в случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц (пункт 35 Порядка);

на предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные Порядком ведения кассовых операций для кассиров (пункт 36 Порядка);

на малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности (пункт 36 Порядка).

Согласно пункту 31 Порядка ведения кассовых операций перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.

Пунктом 29 Порядка ведения кассовых операций установлено также, что во время совершения операций кассир должен запереть двери в кассу. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Запрещается также хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию.

Требования к оборудованию кассы

В приложении 3 к Порядку ведения кассовых операций приведены Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий.

Согласно пункту 3 указанных требований для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;

иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;

иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

располагать исправным огнетушителем.

Пунктом 30 Порядка ведения кассовых операций установлено также, что все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

В случае обнаружения утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Требования по сохранности денежных средств
при их хранении и транспортировке

С целью обеспечения сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке организации должны следовать Рекомендациям, приведенным в приложении N 2 к Порядку ведения кассовых операций.

Согласно указанным Рекомендациям руководителям предприятий при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, либо периодическому привлечению лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:

ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

страдающие хроническими психическими заболеваниями;

систематически нарушающие общественный порядок;

злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

При транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них руководитель предприятия должен предоставить кассиру охрану и, в случае необходимости, - транспортное средство.

При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;

следовать пешком, попутным или общественным транспортом;

посещать магазины, рынки и другие т.п. места;

выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.

Требования к документальному оформлению кассовых операций

В определенной степени обеспечению сохранности денежных средств способствует действующий порядок документального оформления движения денежной наличности. Пунктом 22 Порядка ведения кассовых операций установлено, что все поступления и выдачи наличных денег в обязательном порядке учитываются кассиром в кассовой книге сразу же после совершения операции. Причем каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Правильность ведения кассовой книги контролируется главным бухгалтером организации.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

Выдача денег из кассы производится строго по расходным ордерам или же надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными, а также лицом, получившим деньги.

Согласно пункту 27 Порядка ведения кассовых операций выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности".

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя причем это требование должно соблюдаться и при выдаче денег работникам предприятия.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

правильность оформления документов;

наличие перечисленных в документах приложений.

При несоблюдении одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Ответственность за нарушение порядка хранения денежных средств

Согласно пункту 38 Порядка ведения кассовых операций учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций систематически проверяется банками.

Техническая укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях проверяется органами внутренних дел в пределах их компетенции.

Согласно пункту 39 Порядка ведения кассовых операций ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

В соответствии со статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда.

Приложение

Типовая форма договора о полной индивидуальной
материальной ответственности

_______________________________________________________________________ ,

                       (наименование организации)

далее именуемый "Работодатель", в лице руководителя

                                                   ----------------------

                                                 (фамилия, имя, отчество)

-------------------------------------------------------------------------

или его заместителя

                   -----------------------------------------------------,

                                    (фамилия, имя, отчество)

действующего на основании

                         -----------------------------------------------,

                                (устава, положения, доверенности)

с одной стороны, и

                   ------------------------------------------------------

                      (наименование должности) (фамилия, имя, отчество)

именуемый   в  дальнейшем  "Работник",   с   другой   стороны,  заключили

настоящий Договор о нижеследующем:

     1. Работник принимает на себя полную материальную ответственность за

недостачу вверенного ему  Работодателем  имущества,  а  также  за  ущерб,

возникший у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам,  и

в связи с изложенным обязуется:

     а)  бережно  относиться  к   переданному   ему   для   осуществления

возложенных на  него  функций  (обязанностей)  имуществу  Работодателя  и

принимать меры к предотвращению ущерба;

     б)  своевременно  сообщать   Работодателю   либо   непосредственному

руководителю о всех обстоятельствах, угрожающих  обеспечению  сохранности

вверенного ему имущества;

     в) вести учет, составлять и  представлять  в  установленном  порядке

товарно-денежные и другие отчеты о движении  и  остатках  вверенного  ему

имущества;

     г) участвовать в проведении инвентаризации, ревизии,  иной  проверке

сохранности и состояния вверенного ему имущества.

     2. Работодатель обязуется:

     а) создавать Работнику условия, необходимые для нормальной работы  и

обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества;

     б)   знакомить   Работника   с   действующим   законодательством   о

материальной   ответственности   работников   за    ущерб,    причиненный

работодателю,  а  также  иными  нормативными  правовыми  актами  (в  т.ч.

локальными) о порядке хранения,  приема,  обработки,  продажи  (отпуска),

перевозки, применения в  процессе  производства  и  осуществления  других

операций с переданным ему имуществом;

     в) проводить  в  установленном  порядке  инвентаризацию,  ревизии  и

другие проверки сохранности и состояния имущества.

     3. Определение размера ущерба, причиненного Работником Работодателю,

а также ущерба, возникшего у  Работодателя  в  результате  возмещения  им

ущерба иным лицам, и порядок их возмещения производятся в соответствии  с

действующим законодательством.

     4.  Работник  не  несет  материальной  ответственности,  если  ущерб

причинен не по его вине.

     5. Настоящий Договор вступает  в  силу  с  момента  его  подписания.

Действие настоящего Договора  распространяется  на  все  время  работы  с

вверенным Работнику имуществом Работодателя.

     6. Настоящий Договор составлен в двух имеющих одинаковую юридическую

силу экземплярах, из которых один находится у Работодателя, а второй -  у

Работника.

     7. Изменение условий настоящего  Договора,  дополнение,  расторжение

или прекращение его действия  осуществляются  по  письменному  соглашению

сторон, являющемуся неотъемлемой частью настоящего Договора.

     Адреса сторон Договора:              Подписи сторон Договора:

     Работодатель __________                  ___________

     Работник     __________                  ____________

     Дата заключения Договора                 Место печати

Александрова В.Г.

"Консультант бухгалтера", N 5, май 2003 г.