Письмо Управления МНС по г. Москве от 9 января 2003 г. N 26-12/02238 О включении в состав затрат расходов на бензин в случае, если сотруднику, использующему личный автомобиль в производственных целях, начисляется и выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Письмо Управления МНС по г. Москве
от 9 января 2003 г. N 26-12/02238

Вопрос: Вправе ли предприятие включать в расходы для целей налогообложения прибыли затраты по оплате расходов на бензин в случае, если сотрудник использует личный автомобиль в производственных целях и ему начисляется и выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях?

Ответ: В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей причисляются к расходам на содержание служебного автотранспорта и относятся в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

С 1 января 2002 года постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" утверждены новые нормы расходов в виде компенсаций за использование личных автомобилей.

При выплате компенсаций необходимо учитывать следующее:

- основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности - соответствующие документы);

- выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;

- в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов;

- компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце;

- за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т. п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Таким образом, если сотруднику при соблюдении указанных выше условий выплачивается компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок, то одновременно расходы, связанные с текущей эксплуатацией (в частности, на ГСМ) этого автомобиля, не могут быть учтены в расходах для целей налогообложения прибыли.

Заместитель руководителя Управления МНС России по г. Москве советник налоговой службы Российской Федерации I ранга

А.А. Глинкин