Подсчитаем, перепишем и учтем! (Н. Зарова, "Московский бухгалтер", N 1, январь 2004 г.)

Подсчитаем, перепишем и учтем!

     Как отразить в учете результаты инвентаризации                      

     Способ первый. Законопослушный                                      

     Неувязочка вышла                                                    

     Инвентаризация расчетов                                             

     Способ второй. Формальный                                           

     Способ третий. Легкомысленный                                       

Как отразить в учете результаты инвентаризации

Достоверность учета обязаны обеспечивать все фирмы. Для этого предусмотрено такое неприятное занятие, как инвентаризация. И что скрывать - проводят ее чаще всего в январе, откладывая до последнего. Итак, перед тем как составлять годовой баланс, нужно проверить, все ли, как говорится, на месте, а именно провести инвентаризацию. Сделать это можно несколькими способами.

Способ первый. Законопослушный

Чтобы провести инвентаризацию, на предприятии создается специальная инвентаризационная комиссия, в состав которой кроме бухгалтеров входят представители администрации фирмы (например, заместитель директора) и другие работники (кладовщики и прочие материально ответственные лица). Точный состав представителей комиссии определяет директор, он же утверждает приказ о создании. Приказ составляют по форме N ИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации"*(1). Если хоть один из членов комиссии, указанных в приказе, не будет присутствовать при проведении инвентаризации - ее результаты можно смело не учитывать, так как они считаются недействительными.

По результатам инвентаризации бухгалтер составляет инвентаризационные описи (формы с N ИНВ-1 по N ИНВ-7). Если при составлении описи он допустит ошибку, нужно зачеркнуть неправильную цифру одной чертой, поставить новую, и все члены комиссии заверят исправление своими подписями.

Затем данные, записанные в описи, сверяются с данными бухгалтерского учета. По результатам инвентаризации могут обнаружиться излишки, недостачи и пересортица. На практике чаще всего выявляются, конечно же, недостачи.

Неувязочка вышла

Если бухгалтер по результатам инвентаризации обнаруживает недостачу товаров, материалов, денег и других ценностей, вся инвентаризационная комиссия собирается снова. Она должна выяснить причины и установить виновных, за счет которых и будут погашены убытки*(2).

Если НДС по недостающему имуществу был предъявлен к вычету из бюджета, его нужно восстановить. Если же к вычету его предъявить еще не успели, то на сумму налога увеличивается размер выплат с виновного лица.

Если же виновных не установила ни комиссия, ни милиция (или суд отказал во взыскании с них денег), то убытки списываются:

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 94

- недостача отнесена за счет финансовых результатов.

В бухгалтерском учете недостачи отражаются такими проводками:

Дебет 94 Кредит 01, 04, 10, 40, 43

- выявлена недостача;

Дебет 19 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС" - восстановлен ранее возмещенный из бюджета НДС;

Дебет 94 Кредит 19

- восстановленный НДС включен в стоимость недостающих товаров;

Дебет 73 субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба"

Кредит 94

- недостача (включая восстановленный НДС) отнесена на счет виновного лица;

Дебет 70 Кредит 73 субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба"

- сумма недостачи удержана из зарплаты сотрудника.

В ходе инвентаризации вполне могут обнаружиться и излишки. Их необходимо оприходовать, причем по текущей рыночной стоимости, определенной согласно статье 40 Налогового кодекса. Если обнаружено неновое имущество, то по техническому состоянию нужно определить его износ.

В бухгалтерском учете обнаруженные излишки учитывают так:

Дебет 01, 04, 10, 40, 43

Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"

- оприходовано обнаруженное в ходе инвентаризации основное средство (товар, материалы и т.д.).

Инвентаризация - процесс непростой, и обнаружиться может все что угодно. Иногда по невнимательности кладовщик дает в бухгалтерию неверные сведения, и образуется так называемая пересортица - неправильный учет товаров одного сорта в составе другого. В этом случае получается недостача одного товара и излишек другого. Их можно перезачесть*(3).

Пример

В торговой фирме проведена инвентаризация товаров на складе. В результате обнаружена недостача трех коробок конфет "Россия" стоимостью 2000 руб. каждая (20 кг x 100 руб.) и две лишние коробки конфет "Москва" стоимостью 3000 руб. каждая (20 кг x 150 руб.).

Сумма обнаруженной недостачи 6000 руб. (3 кор. x 2000 руб.), сумма излишка - 6000 руб. (2 кор. x 3000 руб.).

По приказу директора фирмы излишек конфет одного сорта зачитывается в счет недостатка другого сорта. Согласно этому приказу, бухгалтер делает изменения в аналитике счета 41 "Товары".

Инвентаризация расчетов

В ходе ежегодной инвентаризации необходимо не только пересчитать товар на складе и столы со шкафами в офисе, но и провести проверку обоснованности числящихся в учете сумм дебиторской и кредиторской задолженности (состояние расчетов с банком и подотчетными лицами, бюджетом и внебюджетными фондами, поставщиками и покупателями).

Банк проверяет расчеты с клиентом с помощью специального бланка. Однако, как правило, заполнение такого бланка на конец года - чистая формальность, так как при обнаружении ошибок в банковских выписках ни один бухгалтер не будет ждать обязательной ежегодной инвентаризации. Подобные огрехи исправляются немедленно.

Сверка расчетов с бюджетом проводится в налоговой инспекции по специальному запросу*(4). Фирма получает акт, в котором записаны начисленные по каждому из налогов суммы, фактические платежи, указаны недоимки и переплаты. Далее бухгалтер и налоговый инспектор выясняют, кто прав, а кто виноват, и устраняют расхождения в учете фирмы или в учете ИМНС.

Инвентаризация расчетов с покупателями и поставщиками тоже подразумевает составление акта сверки расчетов между фирмами. Составляется он в произвольной форме в двух экземплярах и подписывается представителями обеих сторон. Дабы упростить себе задачу, можно предварительно сверять расчеты по телефону и составлять акт только в том случае, если обнаружены расхождения. Если же никакой разницы в учете обеих фирм нет, то составлять акт, а затем сверять его смысла не имеет.

Если по задолженности уже истек трехлетний срок исковой давности, ее необходимо списать*(5).

В обязательном порядке нужно провести инвентаризацию расчетов с сотрудниками фирмы по заработной плате и подотчетным суммам. Если имеется невыданная зарплата - ее нужно перенести на счета депонентов. Если же сотрудники вовремя не вернули подотчетные суммы, то их нужно включить в доход работника и не забыть начислить НДФЛ.

Способ второй. Формальный

Не секрет, что в некоторых фирмах инвентаризацию проводят только на бумаге. То есть все инвентаризационные ведомости заполняются как и положено, но по складу никто не ходит и товар не пересчитывает. В акты переносятся данные бухгалтерского учета. Иногда для достоверности в ведомости напишут, что обнаружено какое-нибудь ведро или неучтенная подставка под цветы. Дешевые излишки приходуются, никакого расследования, как при обнаружении недостачи, не проводится. В общем, все довольны. Бухгалтер - тем, что отделался, так сказать, "малой кровью", директор - что в фирме все бумаги в порядке, а налоговая при проверке ничего, естественно, не находит.

Способ третий. Легкомысленный

Инвентаризация не проводится вообще. А что? Мы прекрасно знаем, какое имущество у нас есть, фирма небольшая, все на виду. Так зачем переводить бумагу? К чему тратить время и нервы на пересчет пяти имеющихся в наличии столов и трех компьютеров?

Бывает и такое. И надо сказать, что ответственность за непроведение инвентаризации не предусмотрена. То есть вроде проводить ее и нужно, но наказать за это не могут. Единственное, что могут сделать налоговики при проверке, - оштрафовать фирму по статье 126 Налогового кодекса. То есть придется заплатить по 50 рублей за каждые непредставленные инвентаризационную опись или акт.

Но вот если инвентаризация не проведена в крупной фирме, ответственность может быть и серьезнее. Налоговики могут провести инвентаризацию и сами, а если обнаружат какие-нибудь излишки, то тут уж могут наказать и за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения по налогу на имущество. В данном случае легкомыслие бухгалтера будет стоить фирме не менее 15 тысяч рублей согласно статье 120 Налогового кодекса.

Как всегда, выбор за вами...

Учет недостач и излишков

	Бухгалтерский учет	Налоговый учет
Недостачи	Внереализационные расходы (п.12 ПБУ 10/99 "Расходы организации")	Внереализационные расходы подп.5 п.2 ст.265 НК РФ)
Излишки	Внереализационные доходы (п.3 ст.12 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете")	Внереализационные доходы (п.20 ст.250 НК РФ)

Акт сверки взаиморасчетов
между 000 "Искра" и 000 "Заря" по состоянию на 31.12.2003. (вруб.)

Дата	N документа	000 "Искра"		000 "Заря"
		Дт	Кт	Дт	Кт
Сальдо на 01.01.2003			5 000	5 000
17.02.2003	п/п N 198	5 000			5 000
28.02.2003	с/ф N 126785		4 500	4 500
Итого оборотов		5 000	4 500	4 500	5 000
Сальдо на 31.12.2003			4 500	4 500

  Директор 000 "Искра"              Иванов              Иванов А.П.

  Главный бухгалтер 000 "Искра"     Петрова             Петрова С.С.

  Директор 000 "Заря"               Смирнов             Смирнов П.Д.

  Главный бухгалтер 000 "Заря"      Захарова            Захарова М.Я.

Порядок проведения инвентаризации:

1. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

2. Методические указания по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49).

3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина от 29 июля 1998 г. N 34н).

Н. Зарова,

zarova@list.ru

"Московский бухгалтер", N 1, январь 2004 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

*(2) О том, когда выгодно списывать дебиторские и кредиторские задолженности, читайте в N 11 нашего журнала за 2003 год на стр.46

*(3) Пункт 5.3 Методических рекомендаций по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49.

*(4) О том, как на деле проходят сверки расчетов, читайте в N 11 нашего журнала за 2003 год на стр.16.

*(5) Статьи 238-243 Трудового кодекса РФ.