Ну очень эффективная бухгалтерия (Е. Давыдова, "Расчет", N 4, апрель 2004 г.)

Ну очень эффективная бухгалтерия

     Продукты бухгалтерии                                                

     Старые добрые нормативы                                             

     Выявляем резервы                                                    

     Сам себе инструктор                                                 

     Сколько стоит бухгалтер                                             

Если работу бухгалтерии организовать правильно, бухгалтер сможет забыть про авралы, а фирма - сэкономить от 40 до 80 процентов средств, которые идут на содержание этого подразделения.

Так считает Павел Меньшиков, ведущий семинара "Бухгалтерия, которая работает".

Продукты бухгалтерии

Прежде чем приступать к перестройке работы бухгалтерии, надо определить цель этого процесса. Можно сформулировать ее так: добиться, чтобы бухгалтерия делала все, что нужно, качественно и в срок, и при этом стоимость ее деятельности была минимальной из возможных, а сотрудники получали достойный доход.

Достичь данной цели Павел Меньшиков предлагает за счет тщательного планирования рабочего времени. Для этого следует разработать нормативы на все, что делают бухгалтеры.

Для начала определитесь, что должна делать нормальная бухгалтерия. По мнению лектора, это подразделение, как и любое другое, производит определенные продукты, которые делятся на текущие и инвестиционные. Их-то вы и будете нормировать, но сначала нужно составить перечень этих продуктов.

Текущие продукты - это повседневная работа. Составьте список всего, что вы обычно делаете. Количественной мерой при этом могут быть время, штуки, действия. Например, создание проводок, создание комплектов официальной отчетности измеряется в штуках, внесение документов в компьютер - в килобайтах. Выполнение канцелярско-секретарских функций, таких, как ведение архива, можно измерить количеством производимых действий (операций). Также операциями измеряют контроль сроков по договорам, подготовку первичных документов. Например, заполнить накладную - одна операция, счет-фактуру - другая.

Не забудьте про такие на первый взгляд неважные функции, как транспортировка документов. Бухгалтерам зачастую приходится относить бумаги то в налоговую, то в соседний отдел. Это тоже время, и оно должно учитываться. А сколько времени уходит на переделку документов по прихоти начальства! Даже ожидание следует включить в этот список. Например, пять часов в месяц я провожу в ожидании своей очереди к налоговому инспектору. Или ежедневно трачу 15 минут на то, чтобы получить от г-на Иванова из соседнего отдела авансовый отчет на представительские расходы.

Последнее стало практически нормой в фирмах. Бухгалтерия требует от других подразделений необходимые подтверждающие документы, а ждать приходится очень долго. То занят Иванов, то заболел Петров. Между тем эту проблему несложно разрешить. Опишите данную ситуацию, перечислите причины ее возникновения и определите, кто, что и как должен был делать. Запишите всю информацию в виде распоряжения и попросите директора подписать его. В обход распоряжения "сверху" вряд ли кто захочет пойти, поэтому вы застрахуете себя от подобных нарушений в дальнейшем.

Инвестиционные продукты измеряют в основном временем. К ним относят написание техзадания для отдела автоматизации на создание типовых проводок, отслеживание налоговых и учетных нововведений. Сюда же включите доработку учетной политики фирмы, обучение сотрудников, чтение и правку договоров и других документов.

Старые добрые нормативы

Перечень составлен, теперь нужно заняться разработкой нормативов. Если в вашей фирме нет специального отдела, занимающегося нормированием труда (ОТиЗ), то на каждое действие (продукт) бухгалтера нормы нужно будет разработать самим. Придется вспомнить систему научной организации труда, столь популярную в советское время.

- Не стоит относиться к этому скептически, - заметил г-н Меньшиков.

- Если вы будете знать, сколько минут или часов у вас уходит на каждое действие, будете экономнее распределять свое рабочее время и не придется задерживаться на работе.

Участники семинара согласились с этим утверждением лектора.

- Я никогда раньше не задумывалась о том, сколько времени на работе уходит впустую, - поделилась мнением главбух научного предприятия. - Дело даже не в чаепитиях, а в постоянном "отрыве от производства" из-за необходимости отвечать на звонки, вопросы других сотрудников. Возьму вот и установлю приемные часы, надеюсь, поможет.

Преимущество нормативов и в том, что они призваны обезопасить вас от посягательств начальства, когда оно пытается нагрузить дополнительной работой.

- Самое главное - знать границы своей компетентности, - подчеркнул Павел Меньшиков. - Бухгалтер не должен бояться, что на него в любой момент могут повесить лишнюю работу. Нормативы устанавливают границы должностных обязанностей и срок, за который их надо выполнить.

Существует несколько методов нормирования. Так как на специфические действия бухгалтера чиновники еще не додумались разработать нормы, определяют их чаще всего практическим путем. Этот метод называется "тестовая производительность лояльного непрофессионала". Попросите одного бухгалтера выполнить операции другого и зафиксируйте время, которое он на это потратил. Второму бухгалтеру в свою очередь поручите операции первого.

Но существуют и готовые нормативы, которые уже определены опытным путем (так называемая тестовая максимальная производительность). Ими также можно воспользоваться. Например, 200 ударов в минуту - норматив для набивания информации, или полторы минуты требуется для ввода накладной в компьютер.

Выявляем резервы

После нормирования составляют бюджеты рабочего времени. Один из них можно назвать плановым. Он содержит информацию о том, каким должен быть расход времени на каждую операцию. Составляет его главбух.

Бухгалтеры в свою очередь составляют фактический бюджет своего рабочего времени, перечисляют все то, что делают, и сколько времени на это уходит. Периодом можно выбрать как день, так и год - в зависимости от того, как часто они выполняют ту или иную функцию.

Два бюджета сравнивают. Оптимальным периодом для анализа является месяц. Если бухгалтер перевыполняет норму, определенную руководителем, это говорит о наличии резервов. Можно возложить на него дополнительные функции, что приведет к общему снижению затрат. Если резервов нет, значит, нужно или увеличить штат, или уменьшить количество производимых сотрудниками продуктов. Либо, наконец, повысить зарплату, если бухгалтеры согласятся работать сверхурочно.

Г-н Меньшиков таким же образом предлагает отстаивать свое право на повышение зарплаты. Вы идете к руководству и обстоятельно излагаете ему свою позицию: я делаю то-то и то-то, на это у меня уходит столько-то времени. По нормам на подобную работу уходит больше времени, значит, я заслужил прибавку к жалованью.

Сам себе инструктор

- Первое правило бухгалтера: не уверен - посмотри инструкцию, - считает Павел Меньшиков. - При этом инструкция должна быть написана человеком, который ее потом будет выполнять.

На самом деле проще, если вы сами себе напишете, что должны делать, тем более что лучше вас этого никто не знает. А чтобы не были преувеличены или занижены выполняемые вами обязанности, главбух должен проверить инструкцию, оценить ее достоверность, убрать лишнее либо что-то добавить.

Не бойтесь написать себе инструкцию! Ведь проще прочитать, что в ней написано, чем заново изобретать велосипед и тратить драгоценное время. Если вы смените место работы, инструкция поможет тем, кто придет на ваше место.

Сколько стоит бухгалтер

В результате проделанной систематизации, по словам ведущего семинара, получается эффективная бухгалтерия. Соответственно либо сокращаются затраты, либо теми же силами ведется не только бухгалтерский, но и управленческий учет. Но руководителю не стоит забывать, что таким организованным специалистам нужно достойно платить за работу.

Цена хорошего специалиста формируется из нескольких факторов. Нужно знать, сколько стоит подобный профи на рынке, сколько в состоянии потратить на него фирма и величину реального прожиточного минимума в регионе. Причем мотивировать работников нужно не только деньгами. Более действенна мотивация, эквивалентная денежной. Это может быть оплата сотовых телефонов, транспортных расходов, обучения, предоставление беспроцентных кредитов. А если и благодарность работнику вынести, он сэкономит фирме еще больше.

Редакция благодарит за помощь в создании материала организатора семинара - Учебный Центр "Прагматик".

Е. Давыдова

"Расчет", N 4, апрель 2004 г.