Вопросы учета и ведения трудовых книжек (В.В. Владимиров, "Консультант бухгалтера", N 2, февраль 2004 г.)

Вопросы учета и ведения трудовых книжек

В соответствии с положениями действующего Трудового кодекса Российской Федерации трудовая книжка отнесена к основному документу о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

И несмотря на тот факт, что в настоящее время трудовой стаж может быть подтвержден данными индивидуального лицевого счета, который ведется на каждого работающего в органах Пенсионного фонда Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 года N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (в редакции изменений и дополнений), значение трудовой книжки работника по-прежнему велико.

Прежде всего, трудовая книжка должна быть предъявлена работником при его поступлении на работу (статья 65 ТК РФ). Исключение составляют случаи, если работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Соответственно, если трудовая книжка не будет предъявлена, работодатель вправе и отклонить просьбу работника о принятии на работу. Если претендент на работу заявит о том, что он впервые принимается на работу на условиях трудового договора, он должен каким-либо образом подтвердить свое заявление, представив какие-либо документы, подтверждающие его занятость до принятия на работу (документы об окончании учебного заведения, справку жилищно-эксплуатационной организации и т.п.).

Согласно основному руководящему документу, определяющему порядок определения трудового стажа для установления трудовой пенсии (постановление Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 года N 555 "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий") именно трудовая книжка является основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору.

При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Материалы трудовых книжек работников используются при расчете заработной платы, в том числе тарификации работ, определения стажа работы для начисления надбавки за непрерывную работу в организации (в отрасли, в министерстве), определения размера выплачиваемого пособия по временной нетрудоспособности.

Испрашивается трудовая книжка также и при выплате работнику среднего заработка за период трудоустройства при расторжении с ним трудового договора в связи с ликвидацией организации (пункт 1 статьи 81 ТК РФ) либо сокращением численности или штата работников организации (пункт 2 статьи 81 ТК РФ).

Сведения о местах работы, занимаемых должностях и выполняемых работах, полученные из трудовых книжек сотрудников, учитываются при аттестации сотрудников.

Согласно пункту 4 статьи 15 Федерального закона от 24 июля 1998 года N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (в редакции изменений и дополнений) трудовая книжка включена в перечень документов, заверенные копии которых представляются для назначения обеспечения по социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В соответствии с требованиями статьи 66 ТК РФ ведение трудовых книжек на работающих в организации на условиях трудовых договоров сотрудников возложена на работодателей.

При этом, если работник принимается на работу впервые, именно работодатель обязан обеспечить своего сотрудника бланком трудовой книжки, и внести в нее первоначальные записи.

Исключение составляют случаи, когда работник увольняется, не проработав в организации пяти дней, а также когда работник принимается на работу на условиях штатного совместительства. В первом случае трудовая книжка вообще не должна заводиться (оформляться по новому месту работу), а во втором случае только если сам работник будет настаивать на внесении в нее записей о работе по совместительству, в новой организации на основании справки с места постоянной работы могут внести соответствующие записи о работе.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Не вносятся в трудовую книжку сведения о взысканиях, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Во всех случаях записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.

Применяемые в настоящее время форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей в соответствии со статьей 66 ТК РФ установлены Правительством Российской Федерации.

Как следует из данной нормы основного нормативного акта, регулирующего вопросы трудового законодательства, отныне не допускается приобретение (получение) трудовых книжек иным образом, нежели предусмотренным Правительством Российской Федерации.

В развитие требований ТК РФ в начале 2003 года было принято постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 "О трудовых книжках" (далее по тексту - постановление Правительства РФ N 225), которым были утверждены новые формы трудовых книжек и вкладыша к ней, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Одновременно с этим, указанным постановлением Правительства Российской Федерации Минфину России было предписано утвердить образцы трудовой книжки и вкладыша к ней, технические требования к изготовлению бланков, обеспечить на подведомственных предприятиях изготовление по единому образцу бланков трудовой книжки, а также утвердить порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее. Минтруду России предписывалось утвердить новую инструкцию по заполнению трудовых книжек, обеспечить надлежащий контроль за своевременным и правильным ведением и хранением трудовых книжек.

Минфин России своим приказом от 22 декабря 2003 г. N 117н "О трудовых книжках" утвердил образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку.

Согласно указанному порядку изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется только Объединением госпредприятий и организаций по производству государственных знаков - Объединением "Госзнак" Минфина России. Определение данного предприятия как единственного изготовителя связано с тем, что бланки трудовых книжек и вкладыши в них имеют собственную степень защиты.

В качестве распространителей бланков трудовых книжек и вкладышей в них могут выступать юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, предъявляемым изготовителем.

Для получения трудовых книжек и вкладышей в них организации заключают договора напрямую с изготовителем или с распространителями.

В отдельном порядке решается вопрос, связанный с доставкой приобретенных (приобретаемых) бланков. Либо организации самостоятельно получают оплаченные бланки со складов предприятия-изготовителя или распространителя, или через службы доставки защищенной полиграфической продукции.

Что касается Минтруда России, то постановлением данного ведомства от 10 октября 2003 года N 69 (зарегистрирован в Минюсте России 11 ноября 2003 года, регистрационный номер 5219) утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее по тексту - Инструкция Минтруда России N 69), разъясняющая отдельные вопросы применения положений постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225.

Одновременно с принятием постановления Минтруда России N 69 признана не действующей на территории Российской Федерации ранее применяемая Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (постановление Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 года N 162, в редакции изменений и дополнений).

Как представляется, с изданием постановления Правительства Российской Федерации N 225 и постановления Минтруда России N 69, не должно применяться также и постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 года N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих" (в редакции изменений и дополнений).

Из положений постановления Правительства РФ N 225 прежде всего следует выделить норму, согласно которой имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца признаны действительными и обмену на новые не подлежат. Исходя из этого, до полного исчерпания запасов ранее выпущенных бланков трудовых книжек, или же до издания каких-либо новых указаний по данному вопросу, организации вправе использовать свои ранее созданные запасы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, а также использовать иные источники поступления таких бланков.

Пункт 44 постановления Правительства РФ N 225 указывает на то, что работодатели обязаны постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

При приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, в бухгалтерском учете организации должны оформляться следующие записи по счетам учета:

дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" кредит счета 51 "Расчетные счета" - оплата счетов поставщиков на поставляемые трудовые книжки и вкладыши к ним;

дебет счета 10 "Материалы" кредит счета 60 - стоимость полученных от поставщиков бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (без НДС);

дебет счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" кредит счета 60 - НДС со стоимости приобретенных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

В соответствии с пунктом 42 постановления Правительства РФ N 225 бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

В связи с этим, кроме принятия бланков трудовых книжек и вкладышей к ним к учету в составе материальных ценностей, их стоимость следует отразить на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" в условной оценке (то есть в штуках).

Аналитический учет бланков организуется и ведется по местам их хранения. Для этого в соответствии с пунктом 40 постановления Правительства РФ N 225 в организациях должны вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы данных книг приведены соответственно в приложениях N 2 и N 3 к постановлению Минтруда России N 69.

Утвержденные новые формы книг ничем не отличаются от ранее применявшихся, которые были утверждены постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 года N 162.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В данной книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Таковы требования пункта 41 постановления Правительства РФ N 225.

Стоимость выданных работникам бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии с пунктом 47 указанного постановления подлежат оплате их получателями (работниками). Размер платы определяется размером расходов на их приобретение.

Соответственно при выдаче бланка трудовой книжки и (или) вкладыша к ней, в бухгалтерском учете организации оформляются следующие записи:

дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" кредит счета 10 - стоимость выданного бланка отнесены на расчеты с его получателем;

дебет счета 73 кредит счета 19 - сумма НДС со стоимости бланка также отнесена на расчеты с получателем;

дебет счета 50 кредит счета 73 - внесение получателем платы за выданный ему бланк трудовой книжки и (или) вкладыша к ней.

НДС со стоимости приобретенных и выданных работникам бланков трудовых книжек на расчеты с бюджетом не принимается в силу положений пункта 2 статьи 171 НК РФ, согласно которому вычетам могут подлежать только суммы налога, предъявленные организации-налогоплательщику и уплаченные в части товаров (работ, услуг), приобретаемых для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения по налогу на добавленную стоимость.

Так как стоимость бланков подлежит оплате самими получателями, то нельзя признать, что они приобретаются для осуществления организацией своих хозяйственных операций.

И только в двух случаях плата с работников взиматься не может, что определено в пункте 47 постановления Правительства РФ N 225.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) работодатели за свой счет обязаны выдать дубликаты трудовых книжек (пункт 34 постановления Правительства РФ N 225).

В этом случае стоимость выданных дубликатов относится на затраты производства (издержки обращения):

дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" кредит счета 10 - стоимость бланков дубликатов трудовых книжек, выданных работникам в случаях, определенных в пункте 34 постановления Правительства РФ N 225;

дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по НДС" кредит счета 19 - на расчеты с бюджетом отнесены суммы НДС со стоимости дубликатов бланков трудовых книжек, выданных работодателем своим работникам в случаях, определенных в пункте 34 постановления Правительства РФ N 225.

Так как обязанность по предоставлению работодателем дубликатов трудовых книжек установлена действующим законодательством, то такие расходы, как обоснованные и экономически оправданные, могут быть приняты в целях налогообложения по налогу на прибыль.

В соответствии с пунктом 48 постановления Правительства РФ N 225 не взыскивается плата с работников также в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

В этих случаях стоимость испорченных бланков (при первичном заполнении) или предоставленных дубликатов (взамен испорченных бланков трудовых книжек или вкладышей к ней) относится на расчеты с виновными лицами:

дебет счета 73 кредит счета 10 - стоимость испорченных бланков трудовых книжек и (или) вкладышей к ним, а также предоставленных взамен бесплатных дубликатов отнесена на расчеты с виновными лицами;

дебет счета 73 кредит счета 19 - НДС со стоимости испорченных бланков и (или) предоставленных бесплатных дубликатов отнесена на расчеты с виновными лицами;

дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" кредит счета 73 - на основании письменного приказа (распоряжения) администрации с виновного лица произведены удержания в счет погашения стоимости испорченных бланков и (или) предоставленных бесплатных дубликатов;

дебет счета 50 кредит счета 73 - виновным лицом самостоятельно возмещена стоимость испорченных бланков и (или) предоставленных бесплатно дубликатов.

При привлечении виновного лица, действия которого привели к порче бланков трудовых книжек и (или) вкладышей к ним, к материальной ответственности, работникам администрации следует руководствоваться положениями главы 39 ТК РФ.

Если администрация организации не сочтет нужным привлекать виновное лицо к ответственности за причиненный в результате порчи бланков трудовых книжек и (или) вкладышей к ним ущерб, их стоимость относится за счет собственных средств организации, не уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль:

дебет счетов 26, 44 кредит счета 10 - стоимость испорченных бланков трудовых книжек, вкладышей к ним, и (или) бесплатно предоставленных дубликатов, отнесена на расходы организации без уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль;

дебет счетов 26, 44 кредит счета 19 - суммы НДС со стоимости испорченных бланков и (или) бесплатно предоставленных дубликатов, отнесены на расходы организации без уменьшения налоговой базу по налогу на прибыль;

дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы" кредит счета 10 - стоимость испорченных бланков и (или) бесплатно предоставленных дубликатов отнесены на внереализационные расходы организации без уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль;

дебет счета 91, субсчет "Прочие расходы" кредит счета 19 - суммы НДС со стоимости испорченных бланков и (или) бесплатно предоставленных дубликатов, отнесены на внереализационные расходы организации без уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль.

Соответствующий выбор между тем, какой вариант использовать для отражения стоимости испорченных бланков и (или) бесплатно предоставленных дубликатов (в составе расходов по обычным видам деятельности или в составе внереализационных расходов), производится исходя из положений учетной политики организации.

В рассмотренном выше порядке отражается также стоимость бланков трудовых книжек и (или) вкладышей к ним, если по решению администрации их стоимость работником не оплачивается, а на работодателя обязанность по предоставлению соответствующего бланка или дубликата законодательством не возложена.

Как указывалось выше, бланки трудовых книжек и (или) вкладышей к ним хранятся в порядке, установленном для бланков строгой отчетности. Свободный остаток бланков при этом хранится у кассира в кассе, а оперативный остаток (для выдачи принимаемым на работу и т.п.) у уполномоченного должностного лица кадрового органа (иного подобного структурного подразделения организации) в закрываемых сейфах, шкафах и т.п., то есть в порядке, обеспечивающем их надлежащее хранение.

При проведении плановых и (или) внеочередных инвентаризаций на инвентаризационную комиссию в обязательном порядке возлагаются обязанности по проверке остатка бланков, правильности их хранения, оформления, отражения в соответствующих книгах учета. Инвентаризация организуется и проводится по местам их хранения и (или) уполномоченным должностным лицам. Результаты инвентаризации оформляются "Инвентаризационной описью ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности" (форма N ИНВ-16, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации").

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, в соответствии с положениями пункта 42 постановления Правительства РФ N 225 обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей в них и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Следует заметить, что в такой редакции постановление Правительства Российской Федерации допускает не выдавать документы, подтверждающие прием от работников наличных денежных средств в счет оплаты стоимости бланка трудовой книжки и (или) вкладыша к ней. И только по итогам месяца уполномоченное лицо вносит собранные в течение месяца наличные средства в кассу организации, на которые и оформляется приходный кассовый ордер.

Как представляется, данный порядок противоречит положениям действующего законодательства, в частности, Федерального закона от 22 мая 2003 года N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" и Порядка ведения кассовых операций (утвержден решением Совета Директоров Центробанка России от 22 сентября 1993 года N 40).

В организации должен быть установлен порядок, при котором все случаи взимания платы за выданные бланки должны оформляться в установленном порядке через кассу организации, или уполномоченному лицу кадрового органа, который выдает бланки трудовых книжек или вкладышей к ним, выдается квитанционная книжка для оформления приема наличных денежных средств, а по итогам месяца на сумму выписанных квитанций в кассе организации оформляется приходный кассовый ордер.

Представляемый в бухгалтерию ежемесячный отчет должен содержать данные о количестве выданных в течение месяца бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием их номеров, количестве испорченных бланков с указанием их номеров, остатке бланков и их номерах, полученной сумме наличных денежных средств за выданные работникам бланки.

На основании указанного отчета в бухгалтерии вносятся записи в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. К сожалению, в отличие от ранее применявшихся нормативных актов, постановлением Минтруда России N 69 примерная форма такого акта не утверждена. В связи с этим организациям рекомендуется использовать форму акта, утвержденную постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 года N 162. Указанный акт может иметь следующую форму:

     "Утверждаю"                                 Руководитель предприятия

                                                (учреждения, организации)

                                             " ___ " ___________ 20___ г.

                                                           М.П.

Акт

" ___ " _________ 20__ г. г. _________

_________________________________________________________________________

                  (должность, фамилия, имя, отчество)

_________________________________________________________________________

Составлен  настоящий  акт  в  том, что за период с "__" __________ 20__г.

по "__" _______________ 20___ г.

_________________________________________________________________________

   (полное наименование предприятия, учреждения или организации)

Испорчено _______________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                 (указать подробную причину порчи)

"____"  штук __________________________________________________

                            (указать прописью)

бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) ___________________________

                                                (перечислить серию)

_________________________________________________________________________

      и номер каждого бланка трудовой книжки (или вкладыша к ней)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_______________________________________________________________ ,

которые "___" _______________ 20___ г. уничтожены путем сожжения.

Акт составлен на списание испорченных бланков трудовых книжек  (или

вкладышей к ним) с подотчета ____________________________________________

                               (полное наименование предприятия,

_________________________________________________________________________

                      учреждения или организации)

     Подписи

В случае, если бланки трудовых книжек и (или) вкладышей к ним были утрачены организацией в результате их хищения, в бухгалтерском учете организации оформляются следующие записи:

дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" кредит счета 10 - стоимость бланков;

дебет счета 94 кредит счета 19 - НДС со стоимости бланков;

дебет счета 73 кредит счета 10 - по итогам служебного и (или) следственного расследования стоимость похищенных бланков отнесена на расчеты с виновными лицами;

дебет счета 91, субсчет "Прочие расходы" кредит счета 10 - стоимость похищенных бланков отнесена на внереализационные расходы организации в части хищений, по которым виновные лица не установлены (если факт отсутствия виновных лиц может быть подтвержден документально уполномоченным на то органом государственной власти, такие расходы организации могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на основании подпункта 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ).

Если бланки трудовых книжек и (или) вкладышей к ним будут утрачены в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, их стоимость в соответствии с пунктом 13 ПБУ 10/99 отражается в составе чрезвычайных расходов организации - дебет счета 99 "Прибыли и убытки" кредит счета 10. При этом такие расходы организации могут быть признаны в целях налогообложения по налогу на прибыль на основании подпункта 6 пункта 2 статьи 265 НК РФ.

Во всех случаях одновременно с отражением записей по кредиту счета 10 в части выданных работникам, испорченных, похищенных или иным образом выбывших бланков отражаются записи по кредиту забалансового счета 006.

Во всех рассмотренных случаях сумма НДС со стоимости приобретенных организацией бланков трудовых книжек или вкладышей к ним может не выделяться. В части выданных в соответствии с пунктом 34 постановления Правительства РФ N 225 работникам дубликатов, сумма "входного" НДС может быть выделена для ее принятия к зачету при расчетах с бюджетом.

Учитывая, что ранее изготовленные бланки трудовых книжек признаются действительными, в практике могут иметь место случаи, когда работники самостоятельно приобретают бланки трудовых книжек и вкладыши в них и предъявляют их для оформления в кадровый орган организации.

Учет таких бланков в бухгалтерии организации не ведется, и только в кадровом органе вносятся записи в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них по поступлении трудовой книжки. Впоследствии такой бланк списывается с учета при выдаче при увольнении работника.

В бюджетных учреждениях учет хозяйственных операций, связанных с приобретением или централизованным получением бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, а также расчетов с работниками, регулируются Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной приказом Минфина РФ от 30 декабря 1999 года N 107н (в редакции изменений от 10 июля 2000 года, от 9 июня 2001 года).

Учет трудовых книжек и вкладышей к ним организуется в порядке, установленном для денежных документов.

В связи с этим в бухгалтерском учете бюджетного учреждения оформляются следующие записи по счетам учета:

дебет субсчета 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" кредит субсчета 091 "Средства федерального бюджета на расходы учреждения" - оплата стоимости приобретаемых бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) по договорам с организациями - поставщиками;

дебет субсчета 160 "Расчеты с подотчетными лицами" кредит субсчета 120 "Касса" - для приобретения бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) подотчетным (ответственным) лицам выданы наличные денежные средства;

дебет субсчета 132 "Денежные документы" кредит субсчетов 178, 160 - получение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) от предприятий - поставщиков и подотчетных лиц.

На поступившие бланки трудовых книжек (вкладышей к ним) оформляются отдельные приходные кассовые ордера (форма N КО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации"), с проставлением на них штампа "Фондовый".

Учет хозяйственных операций, связанных с приобретением бланков организуется отдельно от операций по денежным средствам, для чего, в частности, регистрация приходных и расходных ордеров производится в конце "Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов" (форма N КО-3) на отдельных листах.

Кроме этого, учет приобретенных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним организуется в отдельной (от прочих бланков строгой отчетности) "Книге по учету бланков строгой отчетности" (форма N 448). Учет ведется с указанием серий и номеров бланков.

В дополнение к книге форма 448 в бухгалтерии учреждения может вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним по форме, утвержденной Инструкцией N 69.

В кадровом органе организации заводится книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме, приведенной в Инструкции N 69, в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим.

В случае централизованного обеспечения бюджетных учреждений бланками трудовых книжек и вкладышей к ним, их стоимость отражается по дебету субсчета 132 в корреспонденции с кредитом субсчета 140 "Расчеты по финансированию из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия".

Хранение бланков организуется в кассах учреждений.

Для обеспечения поступающих на работу сотрудников учреждения бланками трудовых книжек, а также выдачи вкладышей к трудовым книжкам, в учреждении назначается ответственное должностное лицо (как правило, из числа работников кадровых органов).

При передаче ему необходимого числа бланков, в бухгалтерском учете оформляется следующая запись:

дебет субсчета 160 (по отдельно открываемому субсчету следующего порядка) кредит субсчета 132 - по расходному кассовому ордеру (со штампом "Фондовый") ответственному должностному лицу переданы бланки трудовых книжек и вкладышей к ним.

При выдаче трудовой книжки и вкладыша к ней, ответственное должностное лицо отдела кадров взимает с получателя плату в размере, равном цене приобретения. По окончании каждого месяца (иного срока, установленного в организации) должностное лицо отдела кадров, ответственное за ведение трудовых книжек, представляет в бухгалтерию учреждения отчет о наличии и движении трудовых книжек и вкладышей к ним и вносит в кассу средства, полученные за выданные им трудовые книжки и вкладыши к ним.

На основании данного отчета уменьшается остаток по лицевому счету ответственного должностного лица:

дебет субсчета 120 кредит субсчета 160 - приняты от ответственного должностного лица наличные средства за выданные работникам бланки трудовых книжек и вкладышей к ним.

Полученные от работников средства в оплату стоимости выданных им бланков трудовых книжек и (или) вкладышей к ним в порядке, принятом в Министерстве (ведомстве), учреждении, либо относятся на восстановление кассовых расходов и используются по смете доходов и расходов, либо перечисляются в доход федерального бюджета.

Во втором случае в бухгалтерском учете оформляются следующие записи:

дебет субсчета 091 кредит субсчета 120 - средства, полученные от работников за полученные ими бланки трудовых книжек и вкладышей к ним, зачислены на лицевые или банковские счета учреждения;

дебет субсчета 140 кредит субсчета 173 "Расчеты по платежам в бюджет" - полученные средства отнесены на расчеты с бюджетом;

дебет субсчета 173 кредит субсчета 091 - средства перечислены в доход бюджета.

Стоимость испорченных при заполнении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним отражается в бухгалтерском учете бюджетного учреждения следующими записями:

дебет субсчета 132 кредит субсчета 160 - списание с лицевого счета ответственного должностного лица стоимости испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (возврат испорченных бланков в бухгалтерию организации);

дебет субсчета 200 "Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия" кредит субсчета 132 - стоимость испорченных бланков отнесена на расходы учреждения.

Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется по "Акту о списании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним" (форма N 816), форма которого определена Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях.

В соответствии со статьей 62 ТК РФ при увольнении работника трудовая книжка должна быть выдана ему в день увольнения, под которым понимается последний день работы. Кроме трудовой книжки, в день увольнения также должны быть выданы истребованные по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой. К таким документам, в частности, могут быть отнесены: "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником" (форма N Т-8, утвержденная постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 года N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"), справка о заработной плате (включая форму N 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица", утвержденную приказом МНС России от 31 октября 2003 года N БГ-3-04/583).

Следует также учитывать, что все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы работника в организации при расторжении с ним трудового договора должны быть заверены не только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы), но также и подписью самого работника. Таковы положения пункта 25 постановления Правительства РФ N 225.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением, работник расписывается в личной карточке (форма N Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 года N 26) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В том случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку не представляется возможным в связи с его отсутствием либо в случае отказа от получения трудовой книжки на руки, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Если такие действия будут предприняты, работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Указанная ответственность в соответствии со статьей 234 ТК РФ может заключаться в возмещении работнику за весь срок задержки выдачи трудовой книжки среднего заработка по ранее занимаемой должности (выполняемой работе).

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, в соответствии с пунктом 43 постановления Правительства РФ N 225 хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Обращаем внимание, что в соответствии со статьей 309 ТК РФ трудовые книжки на наемных работников не могут вестись работодателями - физическими лицами. В этом случае документом, подтверждающим время работы у работодателя - физического лица является письменный трудовой договор, который должен быть зарегистрирован в соответствующем органе местного самоуправления.

В.В. Владимиров

"Консультант бухгалтера", N 2, февраль 2004 г.