Арендуйте с умом (С. Белоусова, "Практическая бухгалтерия", N 5, май 2004 г.)

Арендуйте с умом

     Заключаем договор                                                   

     Регистрируем его                                                    

     Оплачиваем коммунальные услуги                                      

     Возмещаем НДС                                                       

     Улучшаем арендованное имущество                                     

Арендуя недвижимость, фирма не только платит своему контрагенту, но и решает, как лучше провести расходы. Во многом это зависит от того, как оформлены отношения с арендодателем.

Без чего арендатор не сможет обойтись при включении арендной платы в расходы? Правильно, без договора. Но мало его составить. Нужно, чтобы он отвечал требованиям законодательства. Если в договоре не определены существенные условия, он будет считаться незаключенным. Соответственно налоговый инспектор не примет расходы на аренду, посчитав базу по налогу на прибыль заниженной. Отсюда штрафы, пени... Правильный договор - не единственное условие включения стоимости аренды в расходы. Не менее важно, как будут оформлены другие документы, связанные с оплатой. Прежде всего это счета и счета-фактуры, но в некоторых случаях понадобится и такой экзотический документ, как отчет арендодателя.

Заключаем договор

Пожалуй, самое главное в договоре - определить величину арендной платы. Если в нем не указана цена, инспектор не позволит уменьшить налог на прибыль. Размер платы за аренду может быть установлен как в фиксированной сумме (которую можно изменять не чаще одного раза в год), так и в виде формулы или алгоритма ее расчета. В последнем случае арендодатель имеет возможность индексировать ваши платежи. Повышения арендной платы он может добиться и другим способом - установив ее в условных единицах. Тогда плата будет зависеть от курса иностранной валюты.

Проследите также за тем, чтобы арендодатель дал полную характеристику объекта недвижимости.

Здесь имеет значение все: точный адрес, площадь помещений, их местоположение и техническое состояние. Такие подробности нужны для того, чтобы точно определить предмет договора. Если же этим пренебречь, объект аренды будет считаться не согласованным сторонами, а договор - незаключенным.

Например, описание арендуемого объекта в договоре может выглядеть следующим образом: "Арендодатель передает, а Арендатор принимает во временное владение и пользование нежилое помещение в административном здании, находящемся по адресу: г.Москва, ул.Халтуринская, д.2, стр.2. Помещение имеет площадь 54 квадратных метра и расположено на третьем этаже под N 3-4. Помещение передается для использования под офис. Помещение обеспечено системой электроснабжения, отоплением и телефонными линиями, капитально отремонтировано и пригодно для использования по назначению".

Регистрируем его

Если помещение арендуется на год или на больший срок, то договор нужно зарегистрировать в комитете по имуществу. Таково требование статьи 651 Гражданского кодекса.

Вполне возможно, что вам не захочется связываться с этой процедурой, собирать документы и оплачивать госпошлину. Чтобы не пришлось регистрировать договор, его нужно заключить на срок меньше года, например на одиннадцать месяцев, а по их окончании продлить его на такое же время. В этом случае отношения сторон будут регулироваться уже новым договором аренды, который не подлежит регистрации, так как тоже заключен на срок менее года. Об этом Президиум Высшего Арбитражного Суда сообщил в своем информационном письме от 16 февраля 2001 г. N 59.

Впрочем, все эти тонкости не влияют на списание арендных платежей в налоговом учете. Сами налоговые работники официально признали, что стоимость аренды можно включить в расходы независимо от того, зарегистрирован договор аренды или нет (см., например, письмо УМНС по г. Москве от 23 сентября 2003 г. N 26-12/52307).

Оплачиваем коммунальные услуги

Арендуя помещение, организация пользуется коммунальными услугами - электроэнергией, водой, отоплением и т.д. В зависимости от условий договора арендатор может их оплачивать по-разному: в составе арендной платы либо отдельно от нее. Рассмотрим эти варианты.

В первой ситуации стоимость коммунальных услуг является частью арендной платы. При этом арендатор получает счет-фактуру и акт об оказанных услугах, где указана стоимость аренды. Эту сумму можно включить в расходы, связанные с производством и реализацией (подп.10 п.1 ст.264 НК РФ).

Бывает и так, что арендная плата складывается из двух частей: постоянной и переменной. Постоянная - это плата за наем помещения, а переменная - стоимость фактически потребленных коммунальных услуг. Неискушенный арендодатель может выписать счет, в котором эти услуги будут выделены. В таком случае могут появиться сложности с налоговым учетом расходов.

Дело в том, что для их обоснования налоговики могут потребовать договор с энергоснабжающей организацией либо счет, выставленный от ее имени. Таких документов у арендатора скорее всего не окажется. Ведь покупателем услуг является его партнер, который сам оказывать коммунально-эксплуатационные услуги не может.

Обратите внимание: заключать с арендодателем договор на энергоснабжение нельзя. Это будет нарушением законодательства. Согласно статье 539 Гражданского кодекса, участники такого договора - энергоснабжающая организация и абонент. Арендодатель является абонентом, поэтому он не может поставлять вам электроэнергию.

Получается, что при таком варианте оплаты стоимость коммунальных услуг лучше всего не выделять.

Чтобы обезопасить себя, попросите арендодателя выписать счет, в котором будет значиться только общая сумма арендной платы.

Теперь вернемся к ситуации, когда вы платите за коммунальные услуги отдельно от арендной платы. Как мы уже выяснили, арендодатель не может их оказывать. Однако вы можете дать ему поручение расплачиваться с коммунальными службами за вас с условием последующей компенсации.

Для этого надо внести соответствующую запись в договор. Например, такую: "Сумма арендной платы составляет 118 000 рублей, в том числе НДС. Коммунальные платежи, связанные с потреблением электроэнергии, воды, газа и теплоснабжения, Арендатор компенсирует отдельно на основании отчета Арендодателя. По поручению Арендатора все расчеты с коммунальными службами ведет Арендодатель".

Документальным подтверждением коммунальных расходов будет отчет арендодателя о потребленных услугах. Его можно оформить в произвольной форме. В нем надо указать, от каких служб, по каким расчетным документам и на какие суммы арендодатель оплатил коммунальные расходы. В конце необходимо вывести общую сумму расходов, которые должен компенсировать арендатор. К отчету нужно приложить копии первичных документов, выставленных коммунальными службами.

Поскольку это расходы, связанные с арендой, их следует учесть в составе прочих расходов (подп.49. п.1 ст.264 НК РФ).

Но арендатор может пойти и по другому пути. Для этого ему придется заключить прямые договоры на оказание услуг с коммунальными службами. Тогда он будет получать счета непосредственно от них и сможет без труда документально подтвердить понесенные расходы.

Таким образом, он будет рассчитываться за коммунальные услуги самостоятельно. В этом случае затраты нужно учесть в составе материальных расходов (ст.254 НК РФ).

Возмещаем НДС

Чтобы принять к вычету входной НДС, необходимо получить от арендодателя счет-фактуру. Если сумма коммунальных расходов включена в арендную плату, то проблем не возникает - контрагент выдает документ на общую сумму.

Если же "коммуналку" вы платите отдельно, арендодатель действует лишь как посредник, приобретающий для вас товары. В этой ситуации арендодатель может поступить так. Полученные от коммунальных служб счета-фактуры зарегистрировать в книге покупок только на стоимость услуг, потребленных им самим. На оставшуюся часть выставить вам счет-фактуру от своего имени, которую он не будет регистрировать в книге продаж. Вы же полученный от арендодателя счет-фактуру зафиксируете в своей книге покупок.

В результате обе стороны примут к вычету только тот НДС, который относится к стоимости потребленных ими услуг. Для большей убедительности попросите у арендодателя копии счетов-фактур обслуживающих организаций.

Заметим, что для такого способа расчетов заключать отдельный посреднический договор не нужно. Ваше поручение арендодатель будет выполнять в рамках договора аренды.

Улучшаем арендованное имущество

Иногда арендатор хочет повысить комфортность арендуемого помещения: покрасить стены, уложить ковролин, снабдить помещение кондиционером. Все это улучшения арендованного имущества. Они могут быть классифицированы как ремонт или капитальные вложения.

Четкой границы между этими понятиями не существует. Однако попробуем определить, что такое капитальные вложения. Это инвестиции в основные средства: новое строительство, реконструкция, покупка машин, оборудования. Словом все то, что увеличивает стоимость основных средств и повышает их функциональность. Все остальные работы можно считать ремонтом.

Затраты на ремонт арендованного объекта списываются в налоговом учете в составе прочих расходов, а капитальные вложения учитываются как амортизируемое имущество. Естественно, затраты выгоднее провести как ремонт. Ведь их можно будет сразу учесть при налогообложении прибыли.

Поэтому надо уделять особое внимание оформлению первичных документов. Во многом от них зависит, как будут квалифицированы ваши расходы. В документах не должны фигурировать такие слова, как "реконструкция", "снос стен или межэтажных перекрытий", "перепланировка помещений".

В спорных ситуациях, когда вы не знаете, ремонт это или капвложения, отдавать предпочтение лучше ремонту. Ну а если вы не сомневаетесь, что увеличили стоимость основных средств, то придется отразить этот факт в документах как реконструкцию.

Улучшения могут быть отделимыми и неотделимыми. То имущество, которое является отделимым улучшением, арендатор может оставить у себя после истечения срока аренды. Неотделимые улучшения связаны с объектом аренды настолько прочно, что удалить их без ущерба для имущества арендодателя невозможно.

К сожалению, вопрос о неотделимости улучшений решить так же сложно, как и провести границу между капвложениями и ремонтом. К каким улучшениям отнести, к примеру, оконный кондиционер?

С одной стороны, его можно демонтировать и перенести в другое помещение. С другой стороны, после его демонтажа окну придется придавать первоначальный вид.

Перед тем как вы соберетесь сделать неотделимые капитальные вложения, известите об этом арендодателя. Возможно, вы получите его согласие на возмещение ваших расходов. Если же проведете работы без его ведома, то не исключен вариант, что ваше основное средство придется передать безвозмездно по окончании срока аренды.

С. Белоусова,

эксперт ПБ

"Практическая бухгалтерия", N 5, май 2004 г.