Использование корпоративных пластиковых карт в организации (М. Спицин, "Финансовая газета", N 22, май 2004 г.)

Использование корпоративных пластиковых карт в организации

Согласно Положению о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием, утвержденному Банком России 9.04.98 г. N 23-П (далее - Положение), оплата расходов организации может производиться по банковской карте. Держателями корпоративной пластиковой карты могут быть один или несколько сотрудников организации. Для обслуживания корпоративной пластиковой карты организация заключает договор с банком-эмитентом, который открывает для него специальный карточный счет. Количество держателей карт регулируется в договоре на эмиссию пластиковых карт.

Юридическим лицам эмитент может выдавать банковские карты следующих типов:

расчетная корпоративная карта - банковская карта, использование которой позволяет держателю, уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете юридического лица в пределах расходного лимита, установленного эмитентом в соответствии с условиями договора с клиентом, согласно перечню разрешенных операций;

кредитная корпоративная карта - банковская карта, использование которой позволяет держателю, уполномоченному юридическим лицом, осуществлять операции в размере предоставленной эмитентом кредитной линии и в пределах расходного лимита, установленного эмитентом в соответствии с условиями договора с клиентом, согласно перечню разрешенных операций.

Корпоративные пластиковые карты могут выпускаться как в рублях, так и в иностранной валюте.

В соответствии с п.4.6 Положения юридические лица - резиденты могут осуществлять с использованием корпоративных карт следующие операции:

безналичную оплату расходов в иностранной валюте, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства;

получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства.

Лица, получившие корпоративные банковские карты, после произведения расходов за счет средств организации обязаны отчитаться и составить авансовый отчет.

Для получения расчетной корпоративной карты организация заранее перечисляет денежные средства на специальный карточный счет в банке. В случае приобретения кредитной корпоративной карты банк предоставляет организации кредит. Кредитная карта оформляется непосредственно на физическое лицо.

Наиболее часто пластиковые карты используются в представительских целях и при оплате командировочных расходов. Организации удобно использовать корпоративную рублевую пластиковую карту при направлении работников в командировки, так как в этом случае организации не нужно открывать валютный счет и нет необходимости приобретать наличную валюту. Пластиковая рублевая карта удобна и для самого работника, так как позволяет экономить время на оформление командировочных расходов и не везти с собой наличные денежные средства.

Допускается списание средств для оплаты командировочных расходов за пределами Российской Федерации со счетов юридических лиц - резидентов в валюте Российской Федерации. В этом случае иностранная валюта, приобретаемая за счет средств с рублевых счетов клиента для последующих расчетов по операциям, совершаемым в иностранной валюте, не зачисляется на текущий валютный счет клиента - владельца рублевого счета (п.4.6 Положения).

Корпоративные карточные счета относятся к специальным счетам в банках и учитываются на отдельном субсчете счета 55 "Специальные счета в банках". В зависимости от вида валюты перечисление средств на карточный счет отражается следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 55, субсчет "Специальный карточный счет", Кредит 51 - перечислена сумма в рублях на специальный карточный счет.

Или:

Дебет 55, субсчет "Специальный карточный счет", Кредит 52 - перечислена иностранная валюта на специальный карточный счет.

Разницы, образующиеся вследствие отклонения курса продажи (покупки) иностранной валюты банком-эмитентом от официального курса Банка России, учитываются при налогообложении прибыли. Они отражаются на дату продажи (покупки) валюты (п.п.6 п.7 ст.272 НК РФ, п.п.7 п.4 ст.271 НК РФ) и учитываются либо в составе внереализационных расходов (п.п.6 п.1 ст.265 НК РФ), либо в составе внереализационных доходов (п.2 ст.250 НК РФ). Данные курсовые разницы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только в том случае, если работник, купив валюту, потратит ее для служебных целей. Если же работник истратит валюту для собственных нужд, то разницы не могут учитываться для целей налогообложения, поскольку не будут считаться экономически оправданными расходами (ст.252 НК РФ).

Валютные операции по счетам корпоративных карт должны осуществляться в соответствии с требованиями валютного законодательства и положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденного приказом Минфина России от 10.01.2000 г. N 2н.

В соответствии с приложением к ПБУ 3/2000 датой совершения операций в иностранной валюте является дата зачисления денежных средств на валютный счет или их списания с валютного счета организации в банке. Поскольку корпоративная карта может открываться и на расчетный счет организации (рублевая корпоративная карта), датой совершения операции в иностранной валюте при получении наличной валюты и оплате счетов подотчетным лицом с использованием рублевой корпоративной карты следует считать дату списания необходимых для конвертации рублевых средств со счета организации. Датой погашения задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным работникам организации под отчет на осуществление определенных расходов, является дата утверждения авансового отчета.

Возникающие в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте курсовые разницы отражаются в соответствии с п.13 ПБУ 3/2000 как внереализационные доходы или внереализационные расходы, которые учитываются на счете 91 "Прочие доходы и расходы". Сумма вознаграждения за обслуживание специального карточного счета отражается в учете в составе операционных расходов и учитывается по дебету счета 91-2 "Прочие расходы".

При осуществлении расчетов с организацией торговли (в том числе общественного питания) с использованием банковских карт необходимо составить первичный документ на бумажном носителе - слип. Слип должен содержать следующие обязательные реквизиты: идентификатор организации; дата совершенной операции; сумма операции; валюта операции; код, подтверждающий авторизацию эмитентом операции; реквизиты банковской карты, допустимые правилами безопасности; подпись держателя карты. Слип заполняется в трех экземплярах под копирку: первый вручается покупателю, второй сдается инкассатору, третий передается в бухгалтерию при кассовом отчете. Покупатель расписывается в слипе, подлинность его подписи проверяет работник магазина.

Основанием для списания средств с подотчетного лица, осуществляющего расчеты с использованием расчетных банковских карт, является наличие слипа и выписки банка по данному счету.

К авансовому отчету с использованием банковских карт прикладываются следующие первичные документы: счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы с приложением оригиналов слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов, а также отчеты о командировках (если денежные средства списываются со счета на командировочные расходы).

Пример 1. ЗАО "Астра" перевела со своего расчетного счета в банке на специальный карточный счет 50 000 руб. Расчетная банковская карта оформлена на генерального директора данной фирмы Карпова Н.Н. При помощи пластиковой карты генеральный директор оплатил представительские расходы в сумме 15 000 руб. В конце месяца банк удержал комиссию за обслуживание специального карточного счета в размере 15 руб.

В бухгалтерском учете ЗАО "Астра" производятся следующие записи:

Дебет 55, субсчет "Специальный карточный счет", Кредит 51 - 50 000 руб. - перечислены денежные средства для открытия специального банковского счета,

Дебет 71, Кредит 55 - 15 000 руб. - списаны денежные средства на основании выписки со специального карточного счета,

Дебет 26, Кредит 71 - 15 000 руб. - отражены расходы по проведенному представительскому мероприятию на основании первичных учетных документов (счетов, чеков ресторана),

Дебет 91-2, Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 15 руб. - отражена сумма комиссии банка.

При отражении в учете операций по использованию кредитной корпоративной карты используются счета по учету расчетов по кредитам и займам (66, 67), поскольку фактически организация пользуется кредитом.

Пример 2. ЗАО "Астра" заключила договор с банком на получение и обслуживание кредитной корпоративной карты. Банк предоставил кредитную линию на сумму 200 000 руб. сроком на 12 месяцев по ставке 12% годовых. Коммерческий директор ЗАО "Астра" Смирнов Н.М. производил оплату за приобретаемые материалы. Сумма оплаты составила 35 000 руб. Сумма процентов взимается с фактически использованной кредитной линии.

В бухгалтерском учете ЗАО "Астра" производятся следующие записи:

Дебет 55, субсчет "Специальный карточный счет", Кредит 66 - 35 000 руб. - сумма кредита поступила на специальный карточный счет на дату расходования денежных средств,

Дебет 91-2, Кредит 66 - 350 руб. - начислены проценты по кредиту за 1 месяц использования кредита,

Дебет 66, Кредит 51 - 350 руб. - перечислены проценты по кредиту за февраль,

Дебет 10, Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 35 000 руб. - оприходованы ТМЦ.

Пример 3. ЗАО "Астра" перевела 5000 евро со своего валютного счета на специальный карточный счет. Курс евро на день списания с валютного счета составил 35 руб./евро. За открытие специального корпоративного карточного счета банк удержал с организации 5 евро. Сотрудник ЗАО "Астра" Петров В.П. был направлен в командировку в Италию сроком на 4 дня - с 12 по 15 мая 2004 г. Авансовый отчет представлен 18 мая 2004 г. (курс 34,6 руб./евро). Суточные составили 200 евро (полностью сняты в банкомате 13 мая, курс 34,9 руб./евро). Оплата счета гостиницы 15 мая 2004 г. - 800 евро (курс 35,2 руб./евро).

В бухгалтерском учете данная операция отражается следующим образом.

Дебет 55, субсчет "Специальный карточный счет", Кредит 52 - 175 000 руб./5000 евро - поступили евро на специальный карточный счет,

Дебет 91-2, Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 175 руб./5 евро - удержано банком вознаграждение за открытие специального карточного счета.

13 мая 2004 г.:

Дебет 91-2, Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 499,5 руб. (4995 евро х (34,9 - 35) - отражена курсовая разница,

Дебет 71, Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 6980 руб./200 евро - отражена выдача средств под отчет.

15 мая 2004 г.:

Дебет 55, субсчет "Специальный карточный счет", Кредит 91-1 - 1438,5 руб. (4795 евро х (35,2 - 34,9) - отражена курсовая разница,

Дебет 71, Кредит 55 , субсчет "Специальный карточный счет" - 28 160 руб./800 евро - отражена выдача средств под отчет.

18 мая 2004 г.:

Дебет 91-2, Кредит 55, субсчет "Специальный карточный счет" - 2397 руб. (3995 евро х (34,6 - 35,2) - произведена переоценка средств на карточном счете,

Дебет 91-2, Кредит 71 - 60 руб. - произведена переоценка средств, выданных в подотчет в качестве оплаты суточных,

Дебет 91-2, Кредит 71 - 480 руб. - произведена переоценка средств, выданных в подотчет в качестве оплаты расходов за проживание в гостинице,

Дебет 26, Кредит 71 - 6920 руб./200 евро - списаны расходы в виде суточных,

Дебет 26, Кредит 71 - 27 680 руб./800 евро - списаны расходы на проживание.

М. Спицин,

к.э.н.

"Финансовая газета", N 22, май 2004 г.