Вопрос: Наша фирма покупает материалы у одной и той же компании. Договор в письменной форме мы не заключаем, но каждый раз нам выдают счет на оплату и счет-фактуру. Можем ли мы производить оплату наличными и нужно ли заключать письменный договор? ("Московский бухгалтер", N 6, июнь 2004 г.)

Наша фирма покупает материалы у одной и той же компании. Договор в письменной форме мы не заключаем, но каждый раз нам выдают счет на оплату и счет-фактуру. Можем ли мы производить оплату наличными и нужно ли заключать письменный договор?

Платить наличными можно лишь тогда, когда сумма сделки не превышает 60 тысяч рублей. Однако необходимо правильно оформить все документы. Иначе говоря, каждый счет-фактуру нужно подтвердить письменным договором. Дело в том, что, если прошло несколько оплат наличными (одной и той же компании), налоговики при выездной проверке могут объединить все оплаты в одну сделку, и таким образом фирма превысит установленный лимит. Особенно это актуально, если вопрос касается возмещения НДС. Ведь тогда налоговики придираются к каждой запятой. Поэтому не стоит рисковать и лучше все-таки написать соглашения. Только договор однозначно обозначает одну сделку. Остальные документы - нет.

Кстати, договор - это не всегда несколько абзацев текста. По сути это письменное соглашение, которое содержит все существенные условия сделки (п. 1 ст. 432 ГК; п. 2 ст. 434 ГК). Даже обычный счет на оплату (обратите внимание: не счет-фактура!) можно легко превратить в договор. Главное, чтобы в этом документе присутствовали основные условия купли-продажи или поставки.

Иначе говоря, стороны должны договориться о цене, а также о количестве и наименовании товара. Если есть какие-то особые условия, то их можно оформить как примечание. Кроме этого счет должны подписать обе фирмы, с указанием своих реквизитов и печатей (указать нужно полные наименования и адреса сторон, а реквизиты банковского счета указывать необязательно). Если оформить все правильно, то трудностей не возникнет. И даже если налоговики откажутся принимать такие счета или будут настаивать на "текстовом договоре", свою позицию можно отстоять в суде. Арбитраж в таких вопросах обычно поддерживает налогоплательщиков (постановление Президиума ВАС от 23 декабря 2003 г. N 12998/03, постановление ФАС Московского округа от 8 января 2004 г. N КГ-А40/10695-03-П).

1 июня 2004 г.

"Московский бухгалтер", N 6, июнь 2004 г.