Учет чужих ошибок (Ю. Савицкая, "Расчет", N 6, июнь 2004 г.)

Учет чужих ошибок

Практически к любой фирме время от времени попадают деньги, перечисленные на ее расчетный счет по ошибке. И фирмы на упрощенке не исключение.

Поступление таких сумм они должны показывать в Книге доходов и расходов.

Поэтому после возврата денег приходится делать в ней исправления.

В электронной и бумажной Книгах это происходит по-разному.

В Книге учета доходов и расходов фирма обязана отражать все хозяйственные операции без исключения (п. 1.1 приложения 2 к приказу МНС от 28 октября 2002 г. N БГ-3-22/606). Это означает, что, заполняя раздел I "Доходы и расходы", вы на основании выписки банка должны указать в графе 4 "Доходы, всего" все суммы, поступившие на расчетный счет - даже если какие-то из них перечислены по ошибке. На этом настаивают в Минфине (письмо от 29 марта 2004 г. N 04-02-05/2/10).

Главное, не учтите их в числе доходов, облагаемых единым налогом. То есть не указывайте ошибочные суммы в графе 5 "доходы, учитываемые при расчете единого налога". Если же вы сразу не знали, что деньги перечислены по ошибке, и учли их при расчете налога, то в Книгу придется вносить исправления.

На практике исправление ошибок зависит от того, в каком виде фирма ведет Книгу учета доходов и расходов - в бумажном или электронном.

На компьютере

У фирм, которые ведут Книгу в электронном виде, есть два варианта исправления ошибок. Общий принцип действий при этом выглядит следующим образом.

Если вы еще не сдали декларацию по единому налогу за тот период, в котором обнаружили ошибку, делать исправляющую запись в Книге не надо: достаточно удалить неправильную и отразить новую.

Если отчет уже сдан, поступите иначе. Введите неправильную запись со знаком "минус", а затем отразите правильную операцию.

Как видно, эти способы подходят и при исправлении записей об ошибочно перечисленных на счет фирмы суммах. Понятно, что в первом случае достаточно просто удалить такую запись, а во втором - ввести ее со знаком "минус". Никаких дополнительных записей делать не нужно.

На бумаге

Исправить бумажный вариант Книги немного сложнее. По общему правилу ошибочную запись зачеркивают, рядом пишут правильные сведения и дату исправления. Все это должен заверить руководитель фирмы, поставив рядом свою подпись и печать фирмы (п. 1.6 приложения 2 к приказу МНС от 28 октября 2002 г. N БГ-3-22/606).

Пример

ООО "Пассив" применяет упрощенную систему налогообложения. Фирма платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

Книгу учета доходов и расходов "Пассив" ведет в бумажном виде.

В мае 2004 года бухгалтер фирмы допустил в Книге ошибку: в разделе I "Доходы и расходы" в записи N 10 он указал 100 000 руб. вместо 150 000 руб.

В июне 2004 года бухгалтер обнаружил и исправил свою ошибку, заверив исправления у руководителя "Пассива".

В Книге учета доходов и расходов это выглядит следующим образом:

I. Доходы и расходы

/------------------------------------------------------------------------

|          Регистрация             |             Сумма (руб.)           |

|----------------------------------+------------------------------------|

| N |Дата  и  номер|Содержание опе-|Дохо-  |в том чис-| Рас-|в том числе|

|п/п|первичного до-|рации          | ды,   |ле доходы,|ходы,| расходы,  |

|   |кумента       |               |всего  |учитывае- |всего|учитываемые|

|   |              |               |       | мые при  |     |при расчете|

|   |              |               |       | расчете  |     |  единого  |

|   |              |               |       | единого  |     |  налога   |

|   |              |               |       |  налога  |     |           |

|---+--------------+---------------+-------+----------+-----+-----------|

| 1 |      2       |       3       |   4   |    5     |  6  |     7     |

|---+--------------+---------------+------------------+-----+-----------|

|10 |Платежное  по-|Получено от ЗАО|    Исправлено    |     |           |

|   |  ручение от  |"Актив" за  ра-|    10.06.2004    |     |           |

|   |  05.05.2004  |боты,  выполен-|    Овчинников    |     |           |

|   |     N 17     |ные по договору|       М.П.       |     |           |

|   |              |от 06.01.2004 N|                  |     |           |

|   |              |24,  акт выпол-|       |          |     |           |

|   |              |ненных работ от|100 000| 100 000  |     |           |

|   |              |18.04.2004     |150 000| 150 000  |  -  |     -     |

\-----------------------------------------------------------------------/

Однако если вам по ошибке перечислили энную сумму денег и вы ее вернули, то простым зачеркиванием явно не обойтись. В такой ситуации вариант поведения будет зависеть от того, в одном периоде вы получили и вернули деньги или в разных.

Все в одном периоде

В этом случае все обернется только лишней записью в Книге - в графе 5 придется указать ошибочную сумму со знаком "минус".

Пример

ООО "Пассив" занимается оптовой торговлей. Фирма платит единый налог с полученных доходов.

В мае 2004 года один из покупателей "Пассива" - ЗАО "Актив" - ошибочно перечислил ему 30 000 руб. "Пассив" возвратил деньги в этом же месяце.

Книгу учета доходов и расходов фирма ведет в бумажном виде. Зачисление и возврат ошибочно поступивших сумм бухгалтер отразил следующим образом:

I. Доходы и расходы

/------------------------------------------------------------------------

|          Регистрация             |             Сумма (руб.)           |

|----------------------------------+------------------------------------|

| N |Дата  и  номер|Содержание опе-|Дохо-  |в том чис-| Рас-|в том числе|

|п/п|первичного до-|рации          | ды,   |ле доходы,|ходы,| расходы,  |

|   |кумента       |               |всего  |учитывае- |всего|учитываемые|

|   |              |               |       | мые при  |     |при расчете|

|   |              |               |       | расчете  |     |  единого  |

|   |              |               |       | единого  |     |  налога   |

|   |              |               |       |  налога  |     |           |

|---+--------------+---------------+-------+----------+-----+-----------|

| 1 |      2       |       3       |   4   |    5     |  6  |     7     |

|-----------------------------------------------------------------------|

|                                                                       |

|-----------------------------------------------------------------------|

| 7 |Платежное  по-|Получено от ЗАО|30 000 |  30 000  |     |           |

|   |  ручение от  |"Актив" за  то-|       |          |     |           |

|   |  20.05.2004  |вар по договору|       |          |     |           |

|   |     N 80     | от 01.01.2004 |       |          |     |           |

|   |              |      N 14     |       |          |     |           |

|-----------------------------------------------------------------------|

|                                                                       |

|-----------------------------------------------------------------------|

|26 |Платежное  по-|  Возврат ЗАО  |-30 000| -30 000  |     |           |

|   |  ручение от  |"Актив" ошибоч-|       |          |     |           |

|   |  28.05.2004  |но  перечислен-|       |          |     |           |

|   |     N 64     |ной  20.05.2004|       |          |     |           |

|   |              |     суммы     |       |          |     |           |

\-----------------------------------------------------------------------/

Разные периоды

Если до конца периода, в котором фирма получила деньги, вернуть их она не успела, то придется делиться с бюджетом. В этом случае при расчете единого налога вы должны учесть ошибочную сумму: доходы и расходы при упрощенке определяют кассовым методом.

Этого можно избежать, если перечисленную по ошибке сумму вы в графу 5 сразу не записывали и успеете вернуть деньги до того, как сдадите декларацию за отчетный период. Для этого сумму в графе 5 вовсе не указывайте. Ее возврат покажите в следующем квартале, отразив в графе 4 со знаком "минус".

Если вы вернули деньги уже после того, как сдали декларацию, то у фирмы возникнет переплата по единому налогу. Ее можно будет зачесть в счет предстоящих платежей. При этом в Книгу надо внести исправления: зачеркните ошибочную сумму в графе 5 и заверьте ее подписью руководителя и печатью фирмы.

Совет

Если фирма вернула деньги, перечисленные по ошибке, в день их поступления, она может вообще не отражать эти операции в Книге учета доходов и расходов (письмо УМНС по г. Москве от 30 сентября 2003 г. N 21-09/54666).

Ю. Савицкая,

эксперт "Расчета"

"Расчет", N 6, июнь 2004 г.