Технологии оптимизации обработки документов в офисе Xerox Office Services (М. Лагутин, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 27, июнь 2004 г.)

Технологии оптимизации обработки документов в офисе Xerox Office
Services

В последнее десятилетие бурное развитие цифровых технологий привело к тому, что в распоряжении современных компаний оказался большой парк разнородной печатной техники: копиры (аналоговые и цифровые), принтеры, факсы, сканеры, многофункциональные устройства (МФУ), использующей различные технологии - струйную, лазерную, светодиодную. Причем одни отдают предпочтение персональным устройствам, которые имеют низкую начальную стоимость, другие - сетевым аппаратам. Несмотря на такой большой выбор, в большинстве случаев техника используется крайне неэффективно и затраты на производство документов иногда превышают 15-20% от общего оборота компании. При этом затраты непосредственно на расходные материалы (картриджи для принтеров и пр.) составляют лишь 10% всех затрат на создание документов. Нижняя часть айсберга (90%) - это затраты, связанные с поддержкой сложной архитектуры: IT-служба, help-desk, склад расходных материалов, связи с различными вендорами, сервисное обслуживание от нескольких организаций и др.

Большинство вендоров печатной техники давно волнует проблема, связанная с отсутствием "порядка" в технике у их клиентов, поэтому вместе с принтерами и МФУ на рынок стали поставляться программы для учета и контроля за техникой. Это лишь отчасти помогло решить задачу, так как практически невозможно найти компанию, где использовались бы только принтеры и копиры одного вендора, т.е. контролю подвергалась только часть техники. Другой аспект связан с тем, что необходимость в контроле и учете, на первый взгляд, не очевидна, и часто IT-службы даже не применяют программы учета печати. Еще один фактор, влияющий на затраты по изготовлению документов, - это покупка персональных устройств (принтеров и МФУ) для использования в офисе. Низкая начальная стоимость подобных устройств (в пределах от 100 до 400 долл.) впоследствии выливается в огромные затраты на покупку картриджей и тонеров. Данные, приведенные в таблице, позволяют проанализировать объемы работ и связанные с ними затраты, которые производит среднестатистическая организация при использовании техники разных видов.

Средние нагрузки и затраты на технику*(1)

Тип техники	Объемы работ, %	Затраты, %
Факс	5	9
Цветные струйные	1	9
Персональные лазерные	8	14
Итого персональные	14	32
Цветные сетевые	1	4
Ч-Б сетевые	39	30
МФУ	7	7
Итого сетевые	47	41
Копиры	39	27

|    *(1) Статистические данные получены на основе анализа  деятельности|

|более 1000 организаций, Xerox Corporation.                             |

\-----------------------------------------------------------------------/

Из таблицы видно, что в процентном соотношении затраты на изготовление документов с помощью персональной техники в два раза превышают ту часть тиражей, которая на них делается. Таким образом, очевидно, что для компании экономически более выгодно применять сетевые устройства для рабочих групп - принтеры и МФУ. Расчеты показывают, что перевод 70% работ на сетевые устройства (вполне допустимый процент с учетом невозможности отказа от персональной техники в ряде случаев) дает экономию до 40%, т.е. затраты снижаются на производство документов с 15-20% от оборота компании до 10% и менее. На первый взгляд высокие цены на сетевые модели могут перекрыть всю экономию, но это не так. Если учесть все затраты (а не только цену самого аппарата), которые отмечены выше, получается, что благодаря простоте обслуживания (например, поддержка одного принтера/МФУ на 20 человек, а не 20 персональных принтеров), большему ресурсу картриджей и функционалу сетевые устройства оказываются более экономичными. Конечно, возникает человеческий фактор, когда сотрудникам приходится ходить к общему сетевому принтеру/МФУ для печати своих работ, однако наиболее важным является снижение затрат и, как следствие, увеличение прибыльности бизнеса. Проблемы, связанные с защитой данных ("я не хочу, чтобы мои документы кто-то видел, поэтому буду печатать на персональном принтере"), также не должны быть преградой. Например, офисные МФУ Xerox оснащаются функцией конфиденциальной печати, когда документ хранится в памяти машины до тех пор, пока не введен персональный пароль на сенсорном экране машины.

В целях оптимизации обработки документов в офисе компания Xerox разработала комплекс услуг и программного обеспечения под общим названием - Xerox Office Services (XOS), который поможет провести анализ инфраструктуры печати компании, выработать предложения по снижению затрат, предложить гибкие схемы обслуживания всего парка техники независимо от ее производителя и модели.

Данный комплекс включает следующие основные сервисы:

Assestment Services - сбор/анализ данных об объемах печати, загрузке оборудования, затратах на производство документов и пр. (с использованием специализированного программного обеспечения Xerox XOS), рекомендации по оптимизации производства документов;

Asset Management Services - управление всем парком печатного оборудования (независимо от производителя техники) специалистом Xerox;

Imaging and Output Management Services - комплекс программных решений для оптимизации и/или решения существующих "проблем" по изготовлению документов: защита доступа, разграничение прав использования, защита информации, управление ресурсами, система документооборота;

Xerox Support Services - сервисная поддержка парка оборудования. Специализированное программное обеспечение XOS позволяет вести базу учета расходных материалов всего парка техники. Сервис включает также систему оповещения о неисправностях (на мобильные устройства Pocket PC, по электронной почте) и "горячую линию" для конечных пользователей техники.

Сервисы поддерживаются высококвалифицированными специалистами компании Xerox. Оплата услуг осуществляется только по фактическим тиражам на оборудовании. Все остальные факторы - сервис, расходные материалы, настройка, консультации пользователей, ведение базы устройств - контролируются специалистами Xerox Office Services. Тем самым значительно снижаются затраты на поддержку парка печатной техники. Данный комплекс сервисов имеет ряд преимуществ и выгод от внедрения, наиболее значимыми из которых являются:

упрощение расчетов, особенно для компаний с большим парком техники от разных вендоров;

снижение и контроль затрат на обслуживание и ремонт техники (в том числе административных);

сосредоточение внимания на основном бизнесе - контроль за техникой обеспечивают специалисты Xerox;

полная информация о технике и ее загрузке в любое время (из единой базы данных);

повышение производительности техники (из-за сокращения времени простоев);

экономия за счет оптимизации процессов закупки и списания оборудования;

профессиональное управление складом запчастей и расходных материалов.

Многие крупные компании уже воспользовались услугами в рамках Xerox Office Services, среди которых компания Microsoft (оптимизация парка более чем 700 устройств печати) и компания Sun Microsystems (анализ и оптимизация инфраструктуры более чем из 2800 устройств в разных странах мира).

М. Лагутин,

руководитель направления маркетинга продукции компании "Ксерокс" (Евразия)

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 27, июнь 2004 г.