Нюансы командировки (Ю. Савицкая, "Расчет", N 7, июль 2004 г.)

Нюансы командировки

Любой мало-мальски грамотный бухгалтер знает общие правила оформления командировок. Нюансы осваивают постепенно, опираясь на личный опыт и арбитражную практику. Мы сделали их подборку.

Сократим бумажную волокиту

Госкомстат предусматривает три документа, которые надо оформить перед тем, как отправить сотрудника в командировку: служебное задание, приказ о направлении в командировку и командировочное удостоверение (постановление Госкомстата от 5 января 2004 г. N 1).

Как оказалось, этот перечень можно несколько сократить и оформить по выбору приказ или удостоверение (письмо Минфина от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158). Например, если сотрудник едет к постоянному партнеру фирмы, составьте командировочное удостоверение: поставить на нем штамп принимающей компании будет несложно. Если цель командировки - найти потенциальных покупателей или поставщиков, ограничьтесь приказом. Скорее всего в этом случае работнику не удастся проставить штамп на удостоверении, что повлечет за собой нежелательные споры с налоговиками.

Конечно, при отсутствии командировочного удостоверения споры могут также возникнуть. В этой ситуации объясните проверяющим, что подобный документ вовсе не обязателен, сославшись на письмо Минфина и арбитражную практику (например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 июня 2003 г. N А56-5636/03).

Служебное задание оформлять тоже не обязательно. Сделать это стоит в том случае, если у вас нет других документов, которые подтверждают необходимость поездки. Эта бумага, вернее, информация, которую сотрудник укажет в графе "Краткий отчет о выполнении задания", поможет обосновать расходы на командировку.

Последние наставления

Чтобы учесть расходы на командировки, бухгалтеру необходимы первичные документы. Позаботьтесь о них заранее, проинструктировав командированного сотрудника. Для этого некоторые бухгалтеры составляют специальную памятку, которую выдают работнику перед поездкой.

Прежде всего сотруднику напоминают, чтобы он привез из командировки:

- проездные документы (авиа- и железнодорожные билеты, билеты на автобусы, квитанции такси и т.д.);

- квитанции за пользование постельными принадлежностями в поезде;

- счет по форме N 3-Г из гостиницы, в которой останавливался работник.

Предупредите сотрудника, что вы не компенсируете его расходы, если таких документов не будет. Такое предупреждение - самое верное средство от забывчивости.

Кроме того, попросите, чтобы работник внимательно проверил гостиничный счет на предмет НДС: этот налог должен быть выделен отдельной строкой. Иначе принять его к вычету не удастся.

Если вы выдали сотруднику командировочное удостоверение, напомните, что на его обратной стороне надо поставить печать принимающей фирмы. Сразу по возвращении работник должен зайти в бухгалтерию и получить бланк авансового отчета. Затем в течение трех дней он обязан этот бланк заполнить и, приложив к нему все перечисленные выше документы, сдать в бухгалтерию.

Желательно, но не обязательно

Как правило, авиа- и железнодорожные билеты оформляют на стандартных бланках, поэтому с ними у бухгалтера проблем не возникает, что нельзя сказать о документах, полученных в гостинице. Отправляя сотрудника в командировку, бухгалтер никогда не знает, что он привезет: счет по форме N 3-Г, приходный кассовый ордер, квитанцию или кассовый чек. К сожалению, в каждой гостинице свои установленные правила, изменить которые ваш работник вряд ли сможет.

Если вам привезли кассовый чек и простой счет - все в порядке. Если у гостиницы нет кассового аппарата, работнику должны выдать бланк строгой отчетности - гостиничный счет по форме N 3-Г (приказ Минфина от 13 декабря 1993 г. N 121).

Ничего страшного, если вы не получили ни один из этих документов: приходный кассовый ордер тоже подойдет. В Налоговом кодексе сказано, что все расходы надо подтвердить документами, но не оговорено, какими именно. Поэтому вы вправе списать затраты на основании любой бумаги, которая содержит все необходимые по закону о бухучете реквизиты (наименование, дату составления, содержание операции, подписи должностных лиц). С этим полностью согласны судьи (например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. N А56-14779/03).

Случается, что сотрудник останавливается не в гостинице. Арбитры считают, что в этом случае расходы по найму жилья он может подтвердить документом, составленным наймодателем в произвольной форме (например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. N А56-26589/02). Главное, чтобы в нем были указаны время и стоимость проживания, а также стояла отметка об оплате услуг и подпись наймодателя.

Работник без трудового договора

В статье 166 Трудового кодекса сказано, что командировка - "поездка работника по распоряжению работодателя". Кроме того, в кодексе установлено, что между работником и работодателем должен быть заключен трудовой договор (ст. 56 ТК). Если человек не состоит с фирмой в трудовых отношениях, то есть с ним не заключен трудовой договор, налоговики не признают командировочные затраты и исключат их из налоговых расходов. На сумму выплат проверяющие начислят НДФЛ.

Оспорить выводы налоговиков не так сложно, как кажется на первый взгляд. В этом, как ни странно, вам поможет все тот же Трудовой кодекс. В нем сказано, что трудовой договор считают автоматически заключенным, если сотрудник приступил к работе (ст. 67 ТК). То есть отсутствие договора как такового еще ни о чем не говорит, главное, что работник выполняет задание фирмы. Именно так порешили судьи (например, постановления ФАС Московского округа от 5 декабря 2003 г. N КА-А40/9726-03, ФАС Волго-Вятского округа от 29 июля 2003 г. N А31-541/1). Это означает, что вы можете с чистой совестью списать командировочные расходы неоформленного работника и не платить с их суммы НДФЛ. Правда, в этом случае надо быть готовым к судебному разбирательству.

Существует и другой вариант: оформить срочный трудовой договор. Так вы обезопасите себя и избежите проблем с проверяющими.

Пример

ООО "Пассив" направило в командировку двух людей, с которыми не заключило трудовых договоров, оплатив им за все дни суточные в размере 600 руб., проезд в размере 7080 руб. (в том числе НДС - 1080 руб.) и гостиницу - 3540 руб. (в том числе НДС - 540 руб.).

Бухгалтер посчитал эти расходы командировочными и сделал в учете следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50-1

- 11 220 руб. (600 + 7080 + 3540) - выданы деньги на командировку под отчет;

Дебет 44 Кредит 71

- 9600 руб. (600 + 7080 - 1080 + 3540 - 540) - списаны расходы подотчетных лиц;

Дебет 19 Кредит 71

- 1620 руб. (1080 + 540) - учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 1620 руб. - принят к вычету НДС на основании проездных документов и гостиничного счета по форме N 3-Г.

Все расходы (без НДС) бухгалтер "Пассива" учел при расчете налога на прибыль.

И это тоже командировка...

Мы привыкли, что классическая командировка - когда сотрудник выезжает из города, в котором находится фирма. Но на практике бывают совершенно разные ситуации. Например, фирма, расположенная в Санкт-Петербурге, приняла на работу консультанта из другого города. Согласно договору, он будет работать в своем городе, время от времени приезжая в Санкт-Петербург и отчитываясь перед фирмой. Можно ли считать такие поездки командировкой?

Налоговики, естественно, считают, что нет. Поездки в место расположения фирмы, по их мнению, командировкой не являются. Но в суде их ждет разочарование: арбитры напоминают, что командировка - поездка для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы сотрудника. Поэтому главное, не куда едет работник, а откуда. Если это место его постоянной работы, поездку признают командировкой (например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 января 2004 г. N А56-14042/03). Главное, укажите место работы сотрудника в трудовом договоре, заключенном с ним.

Ю. Савицкая,

эксперт "Расчета"

"Расчет", N 7, июль 2004 г.