Такси - в расходы (Ю. Савицкая, "Расчет", N 7, июль 2004 г.)

Такси - в расходы

Чиновники считают, что расходы на такси во время командировки нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Соглашаться с ними вовсе не обязательно.

Общие правила

Сотруднику фирмы, которого направили в командировку, вы должны оплатить суточные, а также расходы на проживание и проезд к месту командировки и обратно. Кроме того, вы можете компенсировать ему и другие расходы, например на телефонные переговоры или услуги почты, если на то есть разрешение руководителя фирмы. Конкретные размеры всех командировочных выплат надо предусмотреть в трудовом или коллективном договоре либо в ином внутреннем документе, например в положении фирмы о командировках (ст. 168 ТК).

В бухгалтерском учете все без исключения командировочные расходы можно включить в себестоимость. В налоговом учете существуют несколько ограничений.

Во-первых, чтобы отразить командировочные расходы в налоговом учете, их надо обосновать и подтвердить первичными документами (п. 1 ст. 252 НК).

Во-вторых, в полном объеме вы можете учесть только расходы на проезд к месту командировки и обратно и затраты по найму жилого помещения. Если сотруднику необходимо оформить заграничный паспорт, получить визу или приглашение, заплатить сбор в аэропорту и т.д., такие расходы также можно учесть при расчете налога на прибыль полностью (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК).

Суточные уменьшают налогооблагаемую прибыль только в пределах норм, которые утвердило правительство: 100 рублей на человека в день (постановление Правительства от 8 февраля 2002 г. N 93). Других ограничений по списанию затрат на командировки Налоговый кодекс не содержит. Правда, чиновники с этим категорически не согласны.

Весомый аргумент?

Камнем преткновения стали расходы на проезд. Дело в том, что они состоят не только из стоимости билетов на самолет или поезд. Чтобы уехать или улететь в другой город, сотрудник должен добраться до вокзала или аэропорта. Это означает, что он будет оплачивать поездку в общественном транспорте или услуги такси.

В Минфине считают, что учесть при расчете налога на прибыль можно только расходы сотрудника на общественный транспорт, причем при условии, что вокзал или аэропорт находятся за чертой населенного пункта (письмо Минфина от 26 мая 2004 г. N 04-02-05/4/14). Так как такси к общественному транспорту не относится, уменьшить налогооблагаемую прибыль, по мнению чиновников, на стоимость этого удовольствия нельзя.

В этом вопросе налоговики с Минфином полностью согласны: обнаружив в налоговом учете фирмы расходы на такси, они не задумываясь доначислят налог, пени и штраф. В итоге сумма может оказаться весьма существенной, особенно если в командировки сотрудники фирмы ездят часто.

Аргументируя свою позицию, чиновники ссылаются на довольно древнюю инструкцию Минфина от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", которая, тем не менее, продолжает действовать до сих пор. Именно в ней сказано, что к командировочным расходам относятся затраты на проезд работника только общественным транспортом.

Неудачный довод

Возможно, проверяющие считают, что столь веский аргумент, как инструкция самого Минфина, невозможно подвергать сомнениям и оспаривать. Тем не менее, мы это сделаем, чтобы в который раз разрушить стереотипы, сложившиеся еще в то время, когда не было Налогового кодекса.

Дело в том, что все ограничения, которые должны учитывать фирмы, отражая расходы в налоговом учете, содержатся только в Налоговом кодексе. По поводу такси кодекс молчит. Это дает совершенно законное основание считать, что любые затраты на проезд до места командировки и обратно можно учесть при расчете налога на прибыль. Единственное условие - подтвердить расходы первичными документами и обосновать их производственную необходимость.

Проще всего не признать расходы, если у фирмы нет подтверждающих документов. Поэтому, заранее позаботьтесь о них. Либо вы предварительно заключите договор с транспортно-экспедиторской компанией, и она подготовит вам все бумаги, либо предупредите сотрудника, и он попросит их у таксиста.

Обосновать производственную необходимость гораздо проще, особенно, если самолет улетает в такое время, когда общественный транспорт просто-напросто не работает. В этом случае в качестве доказательства производственной необходимости и обоснованности достаточно показать билет, в котором всегда указывают время отправления или вылета.

Если самолет летит в обычное время, можно привести другой аргумент. Например, у сотрудника очень много работы или важная встреча и по этой причине он не успевает во время добраться до аэропорта. Производственная необходимость обоснована? Несомненно.

В любом случае расходы на такси уже обоснованы только тем, что связаны с командировкой. Вы же не объясняете налоговикам, почему поселили сотрудника в дорогом отеле, если можно было выбрать гостиницу в несколько раз дешевле, или почему ваша фирма купила для ежедневных поездок руководителя иностранный, а не российский автомобиль. Главное, что эти затраты для производственной деятельности фирмы.

Пример

Сотрудник ООО "Пассив" Иванов был направлен в командировку в другой город.

Он купил билеты на самолет, вылет которого был назначен на 3 часа 40 мин. До аэропорта сотрудник добирался на такси, так как никакой другой транспорт в это время не работал.

После возвращения из командировки Иванов отчитался за суммы, выданные ему для поездки. К авансовому отчету он приложил:

- билеты на самолет к месту командировки и обратно на сумму 7080 руб., в том числе НДС - 1080 руб.;

- квитанцию за поездку на такси на сумму 800 руб.;

- счет за проживание в гостинице по форме N 3-Г на сумму 14 160 руб., в том числе НДС - 2160 руб.

Кроме того, ему оплатили суточные в сумме 500 руб. из расчета 100 руб. в день.

Бухгалтер "Пассива" сделал в учете следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50

- 22 540 руб. (7080 + 800 + 14 160 + 500) - выданы работнику наличные деньги под отчет;

Дебет 44 Кредит 71

- 22 540 руб. - списаны расходы на командировку;

Дебет 19 Кредит 71

- 3240 руб. (1080 + 2160) - учтен НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 3240 руб. - принят к вычету НДС (на основании выставленных счетов-фактур).

Бухгалтер "Пассива" может учесть при расчете налога на прибыль все затраты Иванова во время командировки, на общую сумму 19 300 руб. (22 540 - 3240).

Осторожно

Расходы на такси не надо включать в доход работника при расчете НДФЛ. Возмещение командировочных расходов - компенсационная выплата и НДФЛ не облагается (п. 3 ст. 217 НК). Даже если ваш сотрудник добирался до вокзала или аэропорта на такси, расходы на проезд его доход не увеличивают. Именно так считают в Минфине (письмо от 14 ноября 2001 г. N 04-04-06/472). При этом финансисты подчеркивают, что расходы на такси должны быть обязательно подтверждены первичными документами (например, кассовыми чеками, счетами или квитанциями).

Ю. Савицкая,

эксперт "Расчета"

"Расчет", N 7, июль 2004 г.