Вопрос: Обязательно ли наличие счета-фактуры для обоснования произведенных расходов или достаточно копии товарного чека с расшифровкой приобретенного товара и кассового чека? Достаточно ли, чтобы чек выбивался на общую сумму, ведь товар расшифрован в копии чека? ("Консультант бухгалтера", N 5, май 2004 г.)

Просим разъяснить применение письма Минфина РФ от 6 августа 2003 г. N 04-03-11/63. Организация, применяющая упрощенную систему налогообложения, приобретает в магазине канцтовары, запчасти и другие товары за наличный расчет через подотчетных лиц.

Обязательно ли наличие счета-фактуры для обоснования произведенных расходов или достаточно копии товарного чека с расшифровкой приобретенного товара и кассового чека?

Достаточно ли, чтобы чек выбивался на общую сумму, ведь товар расшифрован в копии чека?

Федеральный закон от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон о ККТ) обязал применять контрольно-кассовую технику при расчетах наличными за товары, работы и услуги не только с физическими, но и с юридическими лицами.

Пунктом 3 статьи 169 НК РФ установлено, что при совершении операций по реализации товаров (работ, услуг), признаваемых объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость, налогоплательщик обязан составлять счета-фактуры, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж. При этом из пункта 7 статьи 168 НК РФ следует, что при реализации организациями и индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) за наличный расчет непосредственно населению достаточно выдачи кассового чека и иного документа установленной формы.

Таким образом, с введением в действие Закона о ККТ организации и индивидуальные предприниматели, реализующие товары (работы, услуги) за наличные другим организациям и индивидуальным предпринимателям, обязаны выдавать покупателям кассовые чеки и выписывать счета-фактуры. Об этом и говорится в письме Минфина РФ от 6 августа 2003 г. N 04-03-11/63 (далее - письмо Минфина РФ).

Если же товар (работа, услуга) реализуется за наличные населению, выдается только кассовый чек.

Если в ситуации, описанной в вопросе, подотчетное лицо организации действует не на основании доверенности, т.е. не заявляет о себе как о представителе организации, ему скорее всего будет выдан только кассовый чек. Продавец, конечно, может выписать счет-фактуру по просьбе покупателя, НК РФ этого не запрещает. Но он вправе этого и не делать.

Согласно пункту 1 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В соответствии с пунктом 1 статьи 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ. Соответственно, его отсутствие не может помешать принятию к учету расходов, подтвержденных первичными учетными документами.

При приобретении товаров за наличные через подотчетных лиц для принятия к учету произведенных расходов достаточно наличия либо товарного либо кассового чека с подробной расшифровкой о приобретенном товаре. Как правило, покупателю выдаются и товарный и кассовый чек. При наличии товарного чека с подробной расшифровкой товара в кассовом чеке стоимость покупки может быть показана общей суммой.

Поскольку при упрощенной системе налогообложения применяется кассовый метод учета доходов и расходов, т.е. для принятия расходов к учету необходимо подтверждение факта оплаты, при отсутствии кассового чека товарный чек может служить подтверждением оплаты товара только, если на нем стоит соответствующая отметка об оплате, например, штамп "оплачено".

1 мая 2004 г.

"Консультант бухгалтера", N 5, май 2004 г.