Установление связи между электронным документом и бумажным оригиналом в организации (А. Акопянц, "Финансовая газета", N 30, июль 2004 г.)

Установление связи между электронным документом
и бумажным оригиналом в организации

В последние годы уровень оснащения компаний и ведомств современной компьютерной техникой и системами связи достиг такого уровня, что вопрос об автоматизации работы с документами с полным отказом от работы с бумажными оригиналами перешел из области теоретических дискуссий в область практическо-прагматическую. Но, к сожалению, сегодня полностью перейти на электронный документооборот удается только в редких случаях. На это есть причины как материального (не везде и не у всех есть компьютеры, подключенные к сети), так и юридического свойства. Принятый более двух лет назад закон об электронной цифровой подписи (ЭЦП), фактически уравнивающий в правах электронные и бумажные документы, пока еще не начал работать, и обмениваться юридически значимыми электронными документами могут только те юридические и физические лица, которые об этом заранее договорились. Поэтому в практике отечественного документооборота выработался целый класс технологий, ориентированных на создание так называемого смешанного бумажно-электронного документооборота.

При поступлении документа в организацию он регистрируется (т.е. на него заводится регистрационная карточка) и поступает на исполнение какому-либо должностному лицу. По исполнении документа (когда все поручения по нему выполнены) он "списывается в дело", т.е. уходит из числа документов, находящихся на контроле, а его карточка и сам документ помещаются в архив.

Предопределенность жизненного цикла документа сделала возможным и относительно несложным его автоматизацию, т.е. переход от бумажных регистрационных карточек, картотек и журналов к электронным. Системы автоматизированного делопроизводства, предназначенные для облегчения работы делопроизводственного персонала, уже сейчас функционируют во многих российских организациях. Однако по мере увеличения числа компьютеров в организациях и благодаря росту общей компьютерной грамотности этими системами все в большей степени стали пользоваться непосредственно должностные лица, которым оказалось удобно не только просматривать отчеты и контролировать ход исполнения, но и давать поручения (резолюции), не выходя из системы. Но у руководителей сразу возникла потребность работать как с информацией о документе (регистрационной карточкой), так и с полным текстом самого документа. Технически это проблем не вызывает, поскольку возможностью прикрепления файлов документов к регистрационным карточкам обладают почти все системы такого класса. Но далее возникает вопрос - где брать эти файлы документов. Как правило, документы, которые создаются внутри организации (внутренние или инициативные документы), изначально создаются в виде файлов и прикрепляются к карточке при регистрации. Что касается входящих документов для получения их в виде файлов, существует два подхода:

можно получать в виде файлов непосредственно от отправителей;

можно сканировать на входе, а дальше работать с их электронными образами.

Первый подход применим, когда об этом можно договориться (обычно если между двумя организациями имеется достаточно плотный поток документов). В данном случае по оговоренному протоколу пересылаются документ и его карточка. Для надежности документ при пересылке шифруется и/или подписывается ЭЦП, а бумажный оригинал отправляется вдогонку.

При не очень интенсивном потоке входящих документов сканирование документов на входе не составляет проблем, но при большем потоке поступающих и регистрируемых документов, а особенно при переводе архивов в цифровой вид, задача сканирования и правильного связывания файлов с их регистрационной карточкой становится весьма нетривиальной и требует специальных технологий - так называемого поточного сканирования. Для этого необходимы как специальное аппаратное обеспечение (промышленные сканеры), так и программная поддержка со стороны используемой системы автоматизации. Из промышленных систем такую поддержку обеспечивает, в частности, система "Дело" компании "Электронные Офисные Системы".

При регистрации документа на нем надпечатывается штрихкод (в любом углу - или на оборотной стороне документа - штрихкод занимает очень мало места), и при последующем сканировании система позволяет связать файл документа с его регистрационной карточкой.

Практически сейчас уже сформировался класс технологий, которые можно назвать "бумажно-электронными": бумажные оригиналы существуют, но вся работа практически выполняется с электронными файлами документов в рамках какой-либо автоматизированной системы.

Бумажные документы в данной технологии зачастую сканируют сразу при регистрации и дальше работают с электронной версией (в виде электронного образа документа - распознавать его до текста, как правило, необходимости не возникает). Оригинал при этом, как правило, сразу помещается в архив и больше не используется. Внедрение такой системы документооборота позволяет:

ускорить движение документов по организации, а также гарантировать их своевременное рассмотрение;

обеспечить эффективный контроль за исполнением документов и принятием управленческих решений;

повысить эффективность работы как отдельных чиновников, так и организации в целом;

снизить издержки на размножение, передачу и хранение множества копий бумажных документов;

при принятии решений повысить их обоснованность и качество за счет предоставления исполнителю максимально полной документационной базы.

Однако бумажные оригиналы в данной технологии продолжают существовать - они по-прежнему распечатываются, подписываются, "путешествуют" по почте, занимают место и потребляют ресурсы. В связи с этим возникает естественное желание отказаться от бумажных оригиналов вообще или, по крайней мере, для внутренних документов. Введение внутреннего электронного документооборота не сопряжено с особыми юридическими проблемами, поскольку для этого достаточно ведомственного распоряжения о признании ЭЦП.

Как известно, технология ЭЦП основана на том, что у каждого пользователя существует пара ключей - секретный (закрытый) и открытый, который знают все. С помощью закрытого ключа можно подписывать документ, а с помощью открытого - проверять подлинность этой подписи. Система документооборота обеспечивает при этом хранение в системе файлов документов, подписанных ЭЦП, возможность их подписания, проверки подписей и управления ключами, причем для пользователей системы все это должно быть достаточно просто.

Однако существует проблема хранения секретных ключей. Запомнить их невозможно (они достаточно длинные), поэтому их можно хранить либо на отдельных сменных носителях, либо непосредственно на компьютере должностного лица, что приводит к резкому снижению надежности системы. Например, в системе "Дело" выбран подход, при котором ключи хранятся на специальных устройствах - таблетках Touch Memory или брелоках eToken, которые владелец подписи всегда носит с собой (просто в качестве брелока для ключей). Использование этих устройств настолько упрощает и повышает надежность процедуры подписания, что позволяет раздать собственные ЭЦП непосредственно должностным лицам организации и хранить в системе документы (файлы), подписанные конкретными сотрудниками, несущими за них персональную ответственность.

Следует отметить еще один момент. Дело в том, что с точки зрения классического делопроизводства документ "появляется на свет" в тот момент, когда он регистрируется. Но существуют процессы работы с документами, которые также влекут юридические последствия и при этом проходят "мимо" классического делопроизводства. Это процессы подготовки документов, например визирование и подписание договоров. И если мы планируем, например, работать с электронными договорами, не имеющими бумажного оригинала, то соответственно система должна обеспечивать процессы его "электронного" визирования и подписания всеми необходимыми по регламенту должностными лицами.

Таким образом, чтобы перейти к смешанному бумажно-электронному документообороту, необходимо использовать систему, которая обеспечивает как классические функции поддержки делопроизводственного персонала:

регистрацию документов (заведение электронных регистрационных карточек);

резолюции и контроль за исполнением;

отслеживание движения бумажных оригиналов,

так и функции, необходимые для организации смешанного документооборота:

прикрепление файлов документов;

расширение состава реквизитов регистрационной карточки;

(полу)автоматический обмен карточками и файлами с внешними контрагентами;

поточное сканирование.

Для организации полноценного электронного документооборота, в том числе внутреннего, потребуются дополнительные функции, которыми, например, обладает система "Дело":

хранение в системе файлов документов, подписанных ЭЦП;

управление ключами и наличие у должностных лиц индивидуальных ключей (электронных подписей);

процессы подготовки электронных документов, имеющих необходимые электронные визы и подписи.

А. Акопянц

компания "Электронные Офисные Системы"

"Финансовая газета", N 30, июль 2004 г.