Как учесть расходы по подбору персонала (Е. Бондарь, Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 28, июль 2004 г.)

Как учесть расходы по подбору персонала

Все расходы, связанные с привлечением новых сотрудников в организацию, признаются в бухгалтерском учете расходами по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н). При этом они признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (п. 18 ПБУ 10/99) при условии выполнения всех требований, перечисленных в п. 16 ПБУ 10/99, а именно:

- расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

- сумма расхода может быть определена;

- имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.

Произведенные организацией расходы по набору персонала отражаются в бухгалтерском учете по дебету счетов учета расходов по обычным видам деятельности (26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и т.д.) в корреспонденции со счетами: 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Отметим, что искать новых сотрудников организация может как самостоятельно, так и через кадровое агентство.

Рассмотрим сначала наиболее распространенный в России способ поиска персонала: путем подачи объявлений в специализированных изданиях об имеющихся вакансиях.

Пример 1

ООО "Мир" в июне 2004 года через рекламное агентство разместило в СМИ, специализирующихся на публикации объявлений о вакансиях организаций, три объявления по набору сотрудников в новый офис. Стоимость услуг в соответствии с договором составила 3540 руб. (в том числе НДС 18% - 540 руб.). Акт приемки-передачи оказанных услуг с рекламным агентством был подписан 24 июня 2004 г. В этот же день ООО "Мир" перечислило ему 3540 руб.

В бухгалтерском учете ООО "Мир" вышеуказанная операция должна быть отражена следующим образом:

Д-т сч. 26 К-т сч. 60 - 3000 руб. - отражены расходы, связанные с набором персонала

Д-т сч. 19 К-т сч. 60 - 540 руб. - отражена сумма НДС, предъявленная рекламным агентством

Д-т сч. 60 К-т сч. 51 - 3540 руб. - отражено перечисление денежных средств рекламному агентству

Д-т сч. 68 К-т сч. 19 - 540 руб. - принята к вычету сумма НДС, ранее уплаченная рекламному агентству.

К сведению!

Объявление организации о наборе работников, опубликованное организацией в СМИ, не может быть признано рекламой (см. Письмо Минфина России от 28 февраля 2003 г. N 04-02-05/2/10).

Теперь рассмотрим наиболее дорогостоящий способ в России: подбор персонала через специализированные организации, предоставляющие соответствующие услуги.

Пример 2

ООО "Мир" в июне 2004 г., обратилось в кадровое агентство с заявкой на подбор необходимых ей специалистов. Агентство после получения заявки заключило договор с ООО "Мир", в соответствии с которым оно обязалось предоставить кандидатов на имеющиеся у ООО "Мир" вакансии в течение 10 дней. Стоимость услуг в соответствии с договором составила 11 800 руб. (в том числе НДС 18% - 1800 руб.). Акт приемки-передачи оказанных услуг с кадровым агентством был подписан 30 июня 2004 г. В этот же день ООО "Мир" перечислило ему 11 800 руб.

В бухгалтерском учете ООО "Мир" вышеуказанная операция должна быть отражена следующим образом:

Д-т сч. 26 К-т сч. 60 - 10 000 руб. - отражены расходы, связанные с набором персонала

Д-т сч. 19 К-т сч. 60 - 1800 руб. - отражена сумма НДС, предъявленная кадровым агентством

Д-т сч. 60 К-т сч. 51 - 11 800 руб. - отражено перечисление денежных средств рекламному агентству

Д-т сч. 68 К-т сч. 19 - 1800 руб. - принята к вычету сумма НДС, ранее уплаченная рекламному агентству.

Расходы организации по набору персонала, включая расходы на услуги специализированных организаций по их подбору, относятся в налоговом учете к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ). Заметим, что при методе начисления расходы на оплату услуг сторонних организаций по размещению объявлений или подбору персонала признаются таковыми на одну из дат (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ):

- расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;

- предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;

- последний день отчетного (налогового) периода.

При кассовом методе расходы на оплату услуг сторонних организаций по размещению объявлений или подбору персонала признаются таковыми после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

К сведению!

Расходы по набору персонала должны быть экономически оправданными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Е. Бондарь,

ведущий эксперт "БП"

Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 28, июль 2004 г.