Современные средства охраны: учет и налогообложение (Е.В. Орлова, "Налоговый вестник", N 6, июнь 2004 г.)

Современные средства охраны: учет и налогообложение

1. Замкнутые системы видеонаблюдения

Замкнутые системы видеонаблюдения (от англ. CCTV - Closed Circuit TeleVision) предназначены для осуществления видеонаблюдения в небольших помещениях (аналоговое видеонаблюдение) и на особо ответственных или территориально удаленных объектах (цифровое видеонаблюдение).

Замкнутые системы видеонаблюдения состоят из комбинации различного количества телевизионных камер и видеомониторов, присоединенных коаксиальными кабелями к контроллеру, переключателей, аудиоплат/ресиверов и, возможно, компьютеров (для сохранения информации) и/или видеомагнитофонов (для записи изображения).

При выборе организацией системы видеонаблюдения необходимо учитывать их классификацию, а также рекомендации Р78.36.002-99 "Выбор и применение телевизионных систем видеоконтроля", утвержденные ГУВО МВД России 4 октября 1996 года.

Системы видеонаблюдения подразделяются на классы в соответствии с категориями значимости охраняемых объектов (см. табл. 1).

Таблица 1

Класс системы	Категория зна- чимости объек- та	Характеристика значимости объекта	Производственное или другое назначение объекта
Высший	А	Объекты, зоны объек- тов (здания, помеще- ния, территории), несанкционированное проникновение на ко- торые может принести особо крупный или невосполнимый матери- альный и финансовый ущерб, создать угрозу здоровью и жизни большого количества людей, находящихся на объекте и вне его, привести к другим тяжелым потерям	Хранилища и депозитарии банков, места хранения вредных и радиоактивных веществ и отходов, места хранения оружия, боепри- пасов, наркотических ве- ществ и т.д.
Средний	Б	Объекты, зоны объек- тов, несанкционирова- нное проникновение на которые может принес- ти значительный мате- риальный и финансовый ущерб, создать угрозу здоровью и жизни людей, находящихся на объекте	Кассовые залы банков, подъезды инкассаторских машин, пути переноса денег, автостоянки, склады и помещения с ценными материалами, оргтехникой и т.д.
Общего примене - ния	В	Прочие объекты	Торговые залы магазинов, служебные помещения ор- ганизаций, учреждений и т.д.

По условиям эксплуатации различаются системы видеонаблюдения (части систем видеонаблюдения) для работы:

- в закрытых отапливаемых помещениях;

- в закрытых неотапливаемых помещениях;

- под навесом на улице в условиях умеренно-холодного климата;

- на улице в условиях умеренно-холодного климата;

- в особых условиях (повышенная влажность, запыленность, вибрация и т.д.).

В зависимости от назначения, характера решаемых задач и выполняемых функций различаются следующие режимы работы системы видеонаблюдения (ее части):

режим 1 - видеонаблюдение;

режим 2 - видеонаблюдение с видеозаписью;

режим 3 - одновременное видеонаблюдение и видеоохрана;

режим 4 - видеонаблюдение и видеоохрана с видеозаписью и приоритетным выбором (выделением) для видеонаблюдения и видеозаписи камеры (камер), с которых приходит сигнал тревоги;

режим 5 - видеозащита, то есть видеонаблюдение и видеоохрана, с видеозаписью и приоритетным выбором (выделением) для видеонаблюдения и видеозаписи камер, из зон наблюдения которых приходит сигнал тревоги от средств охранно-пожарной сигнализации, устройств контроля доступа или других систем, входящих вместе с системой видеоконтроля в комплекс интегрированных средств охраны.

В Перечне дополнений, внесенных приказом МВД России от 28.04.1998 N 263 в Сборник нормативов по технической эксплуатации охранно-пожарной сигнализации подразделениями вневедомственной охраны при органах внутренних дел Российской Федерации (Приложение N 2), утвержденный приказом МВД России от 31.01.1994 N 35, приведены устройства, относящиеся к средствам видеоконтроля.

2. Многофункциональные системы контроля доступа

Под контролем и управлением доступом подразумевается комплекс мероприятий, направленных на ограничение и санкционирование перемещения людей, имущества и транспорта и доступа в помещения, здания, сооружения и на территории (в зонах территории).

Современные системы управления доступом применяются как дополнение к уже существующим системам защиты и охраны.

Любая система контроля доступа предполагает проведение идентификации личности и распределение прав доступа этой личности в охраняемое помещение как по времени, так и по месту прохода.

Сотруднику организации достаточно поднести пластиковую карточку к считывателю - и дверь открывается.

Устройства системы контроля доступа автоматически контролируют перемещение сотрудников внутри офиса.

Система контроля доступа, оснащенная модулем "Учет рабочего времени", отслеживает перемещения сотрудников по офису и позволяет не только учитывать отработанное каждым сотрудником время, но и выявлять все нарушения трудовой дисциплины. Программное обеспечение формирует отчеты об опоздавших, не вышедших на работу или ушедших с работы раньше установленного времени.

Для организации санкционированного прохода сотрудников или гостей на территорию офисов, бизнес-центров, административных зданий, аэропортов, промышленных предприятий, больниц, вокзалов, банков и т.д. используются турникеты, шлюзы, считыватели карты доступа и т.д.

В частности, во многих офисах в системах контроля доступа применяются проксимити-идентификаторы (от англ. proximity - близость), представляющие собой электронные пропуска в виде пластиковых карточек доступа (прокс-карты) или брелоков (модификация прокс-карты), содержащие индивидуальные коды доступа, и считыватели - устройства, устанавливаемые при входе на охраняемый объект и распознающие коды идентификаторов.

Такая система предназначена для ограничения и разрешения перемещения сотрудников и гостей в помещениях, зданиях и по территории охраняемого объекта посредством считывания кодов с карт доступа и их сравнения с кодами (данными), заложенными в памяти системы, для определения права сотрудника на проход на охраняемую территорию.

Всем сотрудникам организации, в которой установлена такая система контроля доступа, выдаются пластиковые карточки доступа (прокс-карты), внутри которых размещена электронная микросхема, содержащая персональный код доступа.

Карты доступа являются бесконтактными и предназначены для дистанционного считывания кодовой информации.

3. Документальное обоснование необходимости
приобретения средств охраны

С учетом технических характеристик интегрированных средств охраны и специфики охраняемых объектов организация должна документально обосновать необходимость затрат на проектирование, монтаж и пусконаладочные работы такой системы с учетом требований п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ).

Комплект необходимых документов для документального обоснования необходимости приобретения средств охраны должен включать:

- технические обоснования, расчеты, докладные и служебные записки службы безопасности о необходимости затрат на охрану и контроль доступа с разрешительной визой руководителя: "Производственный характер указанных расходов подтверждаю. Бухгалтерии - оплатить";

- проектно-сметную документацию, представленную проектировщиками строительной организации, осуществляющей проектирование, монтаж и пусконаладочные работы системы видеонаблюдения и контроля доступа и имеющей соответствующие лицензии на осуществление такой деятельности;

- рабочий проект и рабочие чертежи предполагаемых к охране помещений, составленные проектировщиком строительной организации;

- договор на проектирование, монтаж и пусконаладочные работы с полным перечнем предполагаемых работ с соответствующими расценками. К договору должна быть приложена копия лицензии на осуществление деятельности по проектированию, монтажу и пусконаладочным работам систем наружного и внутреннего видеонаблюдения и контроля для объектов I и II уровней ответственности.

В соответствии со ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности", постановлением Правительства РФ от 11.02.2002 N 135 "О лицензировании отдельных видов деятельности", Положением о лицензировании деятельности по проектированию зданий и сооружений I и II уровней ответственности в соответствии с государственным стандартом, утвержденным постановлением Правительства РФ от 21.03.2002 N 174, ГОСТ 27751-88, Временным классификатором работ и услуг в составе видов деятельности, лицензирование которых отнесено к полномочиям Госстроя России, от 11.08.2001, деятельность по проектированию, монтажу и пусконаладочным работам систем наружного и внутреннего видеонаблюдения и контроля для объектов I и II уровней ответственности подлежит лицензированию. Напоминание об этом содержится также в Приложении N 4 "Справочная информация по видам объектов и сооружений связи, для создания которых деятельность по проектированию и строительно-монтажным работам в соответствии с действующим законодательством лицензируется" к Инструкции по работе органов государственного надзора за связью и информатизацией в Российской Федерации при вводе в эксплуатацию сооружений связи, утвержденной приказом Минсвязи России от 16.01.2003 N 3.

Лицензия на осуществление такой деятельности выдается центрами лицензирования строительной деятельности на 5 лет, если в заявлении соискателя лицензии не указан меньший срок.

На основе всей вышеперечисленной документации производится заказ систем видеонаблюдения и контроля доступа;

- счета и отгрузочные документы производителя систем видеонаблюдения и контроля доступа с разрешительной визой руководителя: "Производственный характер указанных расходов подтверждаю. Бухгалтерии - оплатить";

- акт о приеме (поступлении) оборудования (форма N ОС-14, утвержденная постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7);

- акт о приемке-передаче оборудования в монтаж (форма N ОС-15, утвержденная постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7);

- акт приемки-сдачи выполненных монтажных работ по установке систем видеонаблюдения и контроля доступа с разрешительной визой руководителя: "Производственный характер указанных расходов подтверждаю. Бухгалтерии - оплатить";

- счет-фактура производителя систем видеонаблюдения и контроля доступа;

- акты о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7);

- инвентарные карточки учета объекта основных средств (форма N ОС-6, утвержденная постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7).

Пример 1.

Руководитель фирмы "Флер" принял решение о приобретении и установке интегрированных средств охраны в офисном здании и на автостоянке фирмы на основании технического обоснования начальника Службы безопасности В.В. Соколова следующего содержания:

Генеральному директору фирмы "Флер"

г-ну Васильеву В.В.

Техническое обоснование приобретения интегрированных
средств охраны фирмы "Флер"

I. Необходимость приобретения системы видеонаблюдения

В целях получения визуальной картины состояния охраняемого офисного здания и автостоянки фирмы в режиме реального времени, а также выведения четырех сотрудников службы безопасности (одного - у входной двери, второго - на автостоянке, третьего - у запасного выхода, четвертого - внутри здания) из зоны наблюдения в безопасную зону для анализа получаемой видеоинформации и принятия соответствующих решений предлагаю принять решение о проектировании, приобретении, монтаже и пусконаладочных работах системы видеонаблюдения (модуль общего применения) в офисном здании и на автостоянке фирмы.

Предлагаемый режим работы: режим 5 - это видеозащита, то есть видеонаблюдение и видеоохрана, с видеозаписью и приоритетным выбором (выделением) для выдеонаблюдения и видеозаписи камер, из зон наблюдения которых приходит сигнал тревоги от средств охранно-пожарной сигнализации, устройств контроля доступа или других систем, входящих вместе с системой видеоконтроля в комплекс интегрированных средств охраны.

Условия эксплуатации: закрытые отапливаемые помещения и территория на открытом воздухе в условиях умеренно-холодного климата.

Предлагается следующий состав модуля общего применения:

Наименование	Возможный состав модуля общего применения
Модули видео- наблюдения	Видеокамеры черно-белые в корпусе со встроенным объективом стандартного исполнения; поворотные устройст- ва для офисных помещений; наружные поворотные устройства для автостоянки; блоки прямого сервоуправления; кожухи для внутреннего монтажа камер, термокожухи для наружного монтажа камер; кронштейны; видеомониторы обычные; видеоквадраторы
Модули видео- записи	Камеры черно-белые со встроенным объективом стандартного исполнения; поворотные устройства и блоки прямого сервоуправления; кожухи, кронштейны; видеоквадраторы; простейшие охранные видеомагнитофоны
Модули видео- охраны	Камеры черно-белые со встроенным объективом стандартного исполнения; поворотные устройства и блоки прямого сервоуправления; кожухи, кронштейны; видеоквадраторы; детекторы движения аналогового типа
Модули видео- передачи по кабельным и проводным се- тям	Видеоусилители-распределители; развязывающие трансформа- торы; согласующие усилители для работы с линиями типа "витая пара", телефонными линиями, кабелями с нестандар- тным волновым сопротивлением; видеомультиплексоры
Модули видео- передачи по беспроводным каналам связи	Модуляторы и демодуляторы; радиопередатчики и радиоприемники; передатчики и приемники сигналов ИК-диапазона; антенные устройства; видеомультиплексоры
Модули видео- передачи по цифровым кана- лам и коммути- руемым линиям общего пользо- вания	Одноканальные передающие и приемные устройства, обеспечивающие компрессию данных по методу условного обновления (CR) с малым и средним разрешением (видеотелефония)

Окончательный состав оборудования должен быть определен в трехдневный срок после проведения обследования охраняемых объектов с учетом характеристик значимости охраняемых объектов, их строительных и архитектурно-планировочных решений, а также условий эксплуатации.

Целесообразно использование системы видеонаблюдения, состоящей из комплектующих элементов одного производителя.

II. Необходимость установки системы контроля доступа на основе
проксимити-считывателей и прокс-карт

В целях решения задач повышения безопасности здания фирмы, а также обеспечения трудовой дисциплины целесообразно при входе в офис и во внутренние помещения установить компоненты системы доступа - электрические замки и считыватели карт доступа, а всему персоналу фирмы выдать бесконтактные карты доступа, используемые вместо ключей.

Предлагаются следующие решения поставленных задач.

Вариант 1

При входе в офис фирмы "Флер" устанавливается офисный домофон с видеопереговорным устройством. Количество работающих в фирме - 20 человек.

(в у.е., включая НДС)

Оборудование	Количество	Цена за единицу	Всего
Блок вызова видеоаудиодомофона со считывателем	1	230	230
Видеомонитор с переговорной трубкой	1	120	120
Блок питания	1	30	30
Замок электромагнитный	1	40	40
Кнопка ДУ и датчик двери	1	5	5
Прокс-карты доступа для сотрудников	20	3	60
Итого	X	X	485

Полная стоимость домофонной системы с видеопереговорным устройством и картами составит 485 у.е.

Вариант 2

Необходимо ограничить доступ сотрудников в два помещения фирмы - в бухгалтерию и на склад. Количество работающих в фирме - 20 чел.

(в у.е., включая НДС)

Оборудование	Количество	Цена за единицу	Всего
Система контроля доступа "ХХХ" с бло- ком питания 1А	2	120	240
Замок электромагнитный	2	40	80
Прокс-карты доступа для сотрудников	20	3	60
Итого	X	X	380

Стоимость системы ограничения доступа из расчета на одну дверь составляет 190 у.е.

Вариант 3

Для организации контроля за дисциплиной и кадрового учета, позволяющего своевременно получать отчеты об опоздавших, не вышедших на работу или ушедших с работы раньше времени сотрудниках за любой промежуток времени, необходимо приобрести программное обеспечение и оформить карты доступа с фотографией, ФИО, должностью сотрудника и логотипом фирмы. Общее количество помещений - 10, количество работающих - 20 чел.

(в у.е., включая НДС)

Оборудование	Кол-во	Цена за единицу	Всего
Замок электромагнитный	10	40	400
Контроллер замка со считывате- лем	10	200	2000
Блок питания	10	7	70
Кнопка ДУ	10	5	50
Комплекс программного обеспе- чения	1	380	380
Модуль "Учет рабочего времени"	1	300	300
Прокс-карты доступа для сотру- дников	20	4	80
Итого	X	X	3280

Стоимость оснащения одного помещения полными функциями контроля доступа составляет 328 у.е.

Привлекаемая для осуществления проектных, монтажных и пусконаладочных работ специализированная фирма должна иметь:

- лицензию центра лицензирования строительной деятельности на проектно-сметные работы по системам видеонаблюдения и системам ограничения доступа;

- лицензию на монтаж и пусконаладочные работы систем видеонаблюдения и систем ограничения доступа.

Прошу рассмотреть данное техническое обоснование и в случае положительного решения дать распоряжение соответствующим службам.

В.В. Соколов,

начальник службы безопасности

Для более полной реализации преимуществ систем видеонаблюдения и контроля доступа (помимо технических решений) необходимо предусмотреть ряд административно-организационных мероприятий:

- назначить администратора систем видеонаблюдения и контроля доступа - лицо, отвечающее за работу систем в целом;

- определить, какие пользователи будут иметь доступ к программе, какое количество автоматизированных рабочих мест надо организовать. Провести обучение пользователей работе с программой;

- определить для всех помещений списки доступа сотрудников с учетом производственной необходимости и их должностных обязанностей и т.д.

4. Особенности бухгалтерского и налогового учета средств охраны

4.1. Общие положения

Ввиду того что интегрированные средства охраны используются в течение длительного времени, то есть свыше 12 месяцев, они принимаются к бухгалтерскому учету в качестве объектов основных средств, удовлетворяющих всем условиям, перечисленным в п. 4 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденного приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н, и п. 2 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н.

Вышеуказанные средства охраны относятся к объектам и сооружениям связи. Об этом говорится в Инструкции по работе органов государственного надзора за связью и информатизацией в Российской Федерации при вводе в эксплуатацию сооружений связи и в Наставлении по службе связи Государственной противопожарной службы МВД России, утвержденном приказом МВД России от 30.06.2000 N 700.

4.2. Учет отдельных исполнительных средств охраны,
работающих вне системы контроля доступа

Как правило, трудностей с учетом отдельных исполнительных устройств системы контроля доступа, таких как турникеты, не возникает, так как электромеханические турникеты могут управляться охранниками с пульта ручного управления и работать в составе системы контроля доступа.

Пример 2.

Фирма "Джел" приобрела для обеспечения системы контроля доступа с пульта ручного управления:

- трехштанговый турникет напольной установки стоимостью 42 480 руб., в том числе НДС - 6480 руб., - для установки на входе в офис. В комплект поставки входят стойка турникета электромеханическая для эксплуатации в закрытых помещениях с табло, преграждающие планки стандартные, пульт управления;

- электромеханический турникет - калитку без привода напольной установки стоимостью 24 780 руб., в том числе НДС - 3780 руб., - для организации выхода из офиса. В комплект поставки входят стойка калитки с преграждающей створкой и индикаторами, пульт управления, аккумулятор.

По результатам монтажа и подключения двух турникетов были составлены акты сдачи-приемки выполненных работ, согласно которым стоимость монтажа каждого турникета составила 8850 руб., в том числе НДС - 1350 руб. Общая стоимость монтажа - 17 700 руб., в том числе НДС - 2700 руб.

Для целей бухгалтерского и налогового учета фирма "Джел" применяет линейный метод начисления амортизации.

В бухгалтерском учете фирмы "Джел" были оформлены следующие проводки:

Д-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсчет "Расчеты по авансам выданным", К-т 51 "Расчетные счета" - 67 260 руб. (42 480 руб. + 24 780 руб.) - отражена сумма авансов, выданных под поставку двух турникетов в соответствии с условиями договора купли-продажи, счета поставщика и выписки банка.

Оборудование, вводимое в действие только после сборки его частей и прикрепления к фундаменту или опорам, к полу, междуэтажным перекрытиям и прочим несущим конструкциям зданий и сооружений, принимается к бухгалтерскому учету по дебету счета 07 "Оборудование к установке" в корреспонденции в данном случае с кредитом счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Турникеты, подлежащие монтажу, принимаются к учету по счету 07 по стоимости их приобретения без НДС.

В дальнейшем, при передаче в монтаж, их стоимость списывается со счета 07 в дебет субсчета 08-3 "Строительство объектов основных средств";

Д-т 07 "Оборудование к установке" К-т 60 - 57 000 руб. (36 000 руб. + 21 000 руб.) - приняты к учету турникеты, требующие монтажа, по покупной стоимости на основании накладной поставщика;

Д-т 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", субсчет "Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств", К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 10 260 руб. (6480 руб. + 3780 руб.) - учтена сумма НДС в составе стоимости двух турникетов, требующих монтажа, на основании счета-фактуры поставщика;

Д-т 08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет "Строительство объектов основных средств", К-т 07 "Оборудование к установке" - 57 000 руб. (36 000 руб. + 21 000 руб.) - отражена передача в монтаж турникетов, требующих установки.

Для оформления и учета поступивших турникетов в составе оборудования, требующего монтажа, с целью последующего их использования в качестве объектов основных средств применяется унифицированная форма N ОС-14 "Акт о приеме (поступлении) оборудования", утвержденная постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7. В случае невозможности проведения качественной приемки турникетов при их поступлении акт по форме N ОС-14 является предварительным, составленным по наружному осмотру. Передача турникетов в монтаж оформляется актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма N ОС-15). Зачисление смонтированных и готовых к эксплуатации турникетов в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке, в данном случае актом по форме N ОС-1;

Д-т 60 К-т 60, субсчет "Расчеты по авансам выданным", - 67 260 руб. - отражено уменьшение задолженности перед поставщиком за счет ранее перечисленного ему аванса;

Д-т 08, субсчет "Строительство объектов основных средств", К-т 60 - 15 000 руб. - отражена задолженность перед поставщиком за работы по монтажу и подключению к пульту ручного управления двух турникетов на основании акта сдачи-приемки выполненных монтажных работ и счета;

Д-т 19, субсчет "Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств", К-т 60 - 2700 руб. - учтена сумма НДС в составе стоимости работ по монтажу и подключению на основании счета-фактуры поставщика;

Д-т 60 К-т 51 - 17 700 руб. - отражено погашение задолженности перед поставщиком за выполненные работы по монтажу и подключению двух турникетов на основании акта сдачи-приемки выполненных монтажных работ и выписки банка;

Д-т 01 "Основные средства" К-т 08, субсчет "Строительство объектов основных средств", - 43 500 руб. (36 000 руб. + 7500 руб.) - принят к бухгалтерскому учету установленный трехштанговый турникет на основании акта о приеме-передаче объекта основных средств (форма N ОС-1). Акт ввода в эксплуатацию турникетов в данном случае совмещен с формой N ОС-1;

Д-т 01 К-т 08, субсчет "Строительство объектов основных средств", - 28 500 руб. (21 000 руб. + 7500 руб.) - принят к бухгалтерскому учету установленный турникет-калитка на основании акта о приеме-передаче объекта основных средств (форма N ОС-1). Акт ввода в эксплуатацию турникетов в данном случае совмещен с формой N ОС-1.

Согласно п. 4 ПБУ 6/01 фирма "Джел" должна учесть приобретенные и смонтированные турникеты в составе основных средств в сумме 43 500 руб. (трехштанговый турникет) и 28 500 руб. (турникет-калитка).

Согласно п. 1 ст. 256 и п. 1 ст. 257 НК РФ для целей налогового учета турникеты признаются в составе амортизируемого имущества, в первоначальную стоимость которого включаются расходы на их приобретение, доставку и доведение до состояния, в котором они пригодны для использования, также в сумме 43 500 руб. и 28 500 руб.

Как известно, в соответствии с п. 20 ПБУ 6/01 организация свободна в выборе срока полезного использования объекта основных средств для целей бухгалтерского учета.

Но в налоговом учете она должна применять Классификацию основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденную постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1. Однако в этом документе ничего не говорится о таких преграждающих устройствах, как турникеты, шлагбаумы, шлюзовые кабины. Соответственно, ни общая позиция "Преграждающие устройства", ни конкретная позиция "Турникеты" в ней не указаны.

В этом случае необходимо воспользоваться нормой п. 5 ст. 258 НК РФ, согласно которой для тех видов основных средств, которые не указаны в амортизационных группах, срок полезного использования устанавливается налогоплательщиком в соответствии с техническими условиями или рекомендациями организаций-изготовителей, и фиксируется в приказе по бухгалтерской и налоговой учетной политике.

В нашем примере поставщиком определен срок полезного использования турникетов в 8 лет, что подтверждается соответствующим письменным заключением.

Следуя данной рекомендации, норма амортизации приобретенных турникетов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете составит 1,042% [(1 : 96 мес.) х 100], где 96 мес. = 8 лет х 12 мес.;

Д-т 26 "Общехозяйственные расходы" К-т 02 "Амортизация основных средств" - 453,27 руб. (43 500 руб. х 1,042%) - начислена амортизация трехштангового турникета (начисляется ежемесячно начиная с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия турникета к бухгалтерскому учету, и прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости турникета, - см. п. 21 и 22 ПБУ 6/01). Данные затраты уменьшают налогооблагаемую прибыль;

Д-т 26 К-т 02 - 296,97 руб. (28 500 руб. х 1,042%) - начислена амортизация турникета-калитки. Данные затраты также уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Система видеонаблюдения (контроля доступа) работает, как правило, круглосуточно. В связи с этим многие организации ошибочно полагают, что в целях налогообложения прибыли к таким объектам можно согласно п. 7 ст. 259 НК РФ применять специальные коэффициенты.

В соответствии с п. 7 ст. 259 НК РФ в отношении амортизируемых основных средств, используемых для работы в условиях повышенной сменности, к основной норме амортизации налогоплательщик вправе применять специальный коэффициент, но не выше 2.

Налогоплательщики, использующие амортизируемые основные средства для работы в условиях повышенной сменности, вправе использовать специальный коэффициент при начислении амортизации только в отношении вышеуказанных основных средств. При этом перечень основных средств, которые используются в условиях повышенной сменности, определяется налогоплательщиком самостоятельно на основании ст. 259 НК РФ. Данные амортизируемые основные средства с указанием используемого специального коэффициента к основной норме амортизации должны быть отражены в налоговой учетной политике на соответствующий год.

При этом при применении специальных коэффициентов следует исходить из того, что сроки полезного использования по основным средствам согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, в основном установлены исходя из режима работы в две смены, что соответствует принципу, заложенному в Единых нормах амортизационных отчислений на полное восстановление основных фондов народного хозяйства СССР, утвержденных постановлением Совмина СССР от 22.10.1990 N 1072.

Вместе с тем размер специальных коэффициентов, применяемых в отношении амортизируемых основных средств, используемых для работы в условиях повышенной сменности, зависит от увеличения продолжительности работы оборудования, осуществляемой в условиях нормальной продолжительности рабочей смены. Из этого следует, что применение для целей исчисления налога на прибыль к основной норме амортизации специального коэффициента 2 при начислении амортизации по системе видеонаблюдения (контроля доступа) является ошибочным.

Как показывает практика, значительную часть ошибок налоговые инспекторы находят при проверке сумм налогового вычета НДС по основным средствам.

При камеральной проверке (заметьте, не при выездной проверке) налоговой декларации, в которой показан налоговый вычет по приобретенным основным средствам, материалам, израсходованным при осуществлении монтажа оборудования, и т.д., налоговый инспектор может потребовать у организации выписки по счету 08 из Главной книги и пакет различных документов (договор на осуществление проектных, монтажных и пусконаладочных работ, акты и другие первичные документы).

Для того чтобы в рассматриваемом примере НДС был вычтен правильно, необходимо обратить внимание на следующее.

Для вычетов НДС по основным средствам по работам подрядчиков (услугам заказчиков-застройщиков), по основным средствам, вводимым в результате капитального строительства (а также для работ по сборке и монтажу основных средств), необходимо соблюдение следующих условий:

- постановка на учет объектов завершенного капитального строительства (основных средств) (см. п. 10 ст. 167, абзац первый п. 6 ст. 171, п. 5 ст. 172 НК РФ). Под "постановкой на учет" понимается, как правило, принятие основных средств к бухгалтерскому учету по правилам бухгалтерского учета по дебету счета 01 "Основные средства";

- ввод в эксплуатацию (см. п. 5 ст. 172 и п. 2 ст. 259 НК РФ). Поскольку ввод объекта в эксплуатацию и принятие объекта основных средств к бухгалтерскому учету далеко не во всех случаях совпадают (соответственно форма N ОС-1 не всегда может быть совмещена с актом ввода в эксплуатацию), то для оформления ввода в эксплуатацию некоторых объектов основных средств требуется оформление именно акта ввода объекта в эксплуатацию, форма которого не предусмотрена в альбомах Госкомстата России. Ее надо разработать самостоятельно, утвердив в приказе по учетной политике;

- подача документов на государственную регистрацию согласно п. 8 ст. 258 НК РФ - для объектов недвижимости;

- начало начисления амортизации в налоговом учете (см. п. 5 ст. 172 и п. 2 ст. 259 НК РФ);

- счета-фактуры, оформленные в соответствии с требованиями ст. 169 НК РФ и постановления Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 (в ред. от 16.02.2004 N 84) (см. п. 1 ст. 172 НК РФ).

Читателям журнала необходимо обратить внимание на то, что специализированная фирма, привлекаемая для осуществления проектирования и монтажа систем видеонаблюдения (контроля доступа), при выставлении счета-фактуры в графе 1 указывает "Проектные работы" или "Монтажные работы", а в графе 2 "Единица измерения" может либо поставить прочерк, либо ничего не указывать.

В письме МНС России от 02.12.2003 N 03-1-08/3487/14-АТ605 и письме УМНС России по г. Москве от 09.01.2004 N 09.01.2004 (со ссылкой на постановление Правительства РФ от 02.12.2000 N 914) подчеркивается, что в графе 2 указывается единица измерения при возможности ее указания.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Номер письма УМНС России по г. Москве от 09.01.2004 следует читать как "N 24-11/1046

Если в счете-фактуре такие сведения не приведены в силу предусмотренных НК РФ обстоятельств, данный счет-фактура считается выставленным без нарушения порядка, установленного п. 5 и п. 6 ст. 169 настоящего Кодекса, и может служить основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету или возмещению;

- первичные учетные документы, оформленные в соответствии с требованиями ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В частности, если из утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации организацией удалены существенные реквизиты унифицированных форм, то расходы, произведенные и указанные организацией в первичных документах, не соответствующих требованиям законодательства Российской Федерации, не могут быть признаны документально подтвержденными и, следовательно, не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (см. письмо УМНС России по г. Москве от 11.07.2003 N 26-08/38889). В письме УМНС России по г. Москве от 31.03.2003 N 25-08/17810 применительно к обоснованности предъявления к вычету сумм "входного" НДС по принятым к учету товарам отмечено, что принятие к бухгалтерскому учету должно подтверждаться первичными учетными документами унифицированных форм, однако налогоплательщики в некоторых случаях представляют различные акты, расходные накладные и т.д., форма которых отличается от установленной; в результате этого ставится под сомнение сам факт принятия к учету приобретенных товаров и, как следствие, признается необоснованным предъявление к вычету сумм "входного" НДС;

- документы, подтверждающие фактическую уплату суммы НДС (см. п. 1 ст. 172 НК РФ).

Если организация-заказчик системы видеонаблюдения (контроля доступа) применяет упрощенную систему налогообложения, то она согласно п. 2 ст. 346.11 НК РФ не признается плательщиком НДС. Поэтому права на налоговые вычеты, предусмотренные п. 5 ст. 172 НК РФ, у такой организации не возникает (см. письмо УМНС России по г. Москве от 05.02.2004 N 24-11/7116).

Вернемся к нашему примеру. Согласно п. 4.6.1 Инструкции по заполнению форм федерального государственного статистического наблюдения по капитальному строительству, утвержденной постановлением Госкомстата России от 03.10.1996 N 123, к оборудованию, требующему монтажа, относится оборудование, которое может быть введено в действие только после сборки его отдельных частей или установки на фундаменты и опоры. К такому оборудованию также относятся электронно-вычислительные машины, для сдачи в эксплуатацию которых требуется выполнить электромонтажные и пусконаладочные работы.

Это значит, что электромеханические турникеты, работающие как с пульта ручного управления, так и в составе электронной системы контроля доступа, относятся к оборудованию, требующему монтажа, а осуществление проектирования, монтажа и пусконаладочных работ, как уже отмечалось выше, требует наличия соответствующих лицензий центра лицензирования строительной деятельности.

Именно поэтому право на налоговый вычет суммы НДС со стоимости турникетов, требующих монтажа, возникает у фирмы "Джел" после принятия турникетов на учет в качестве основного средства с момента, указанного в абзаце втором п. 2 ст. 259 НК РФ, на основании п. 6 ст. 171, п. 5 ст. 172 настоящего Кодекса, п. 44.2 Методических рекомендаций по применению главы 21 "Налог на добавленную стоимость" Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС России от 20.12.2000 N БГ-3-03/447.

Из данной нормы НК РФ следует, что "входной" НДС по таким турникетам фирма сможет возместить из бюджета только в том месяце, в котором на него будет начисляться амортизация, то есть в месяце, следующем за месяцем ввода смонтированных турникетов в эксплуатацию:

Д-т 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по НДС", К-т 19, субсчет "Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств", - 10 260 руб. (6480 руб. + 3780 руб.) - приняты к вычету из налоговых обязательств перед бюджетом суммы НДС по принятым на учет турникетам, смонтированным при входе в здание офиса (на основании счета-фактуры поставщика, актов сдачи-приемки выполненных монтажных работ, выписки банка);

Д-т 68, субсчет "Расчеты по НДС", К-т 19, субсчет "Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств", - 2700 руб. - принята к вычету из налоговых обязательств перед бюджетом сумма НДС по выполненным работам по монтажу и подключению турникетов (на основании счета-фактуры поставщика, актов сдачи-приемки выполненных монтажных работ, выписки банка).

4.3. Учет оборудования и устройств, работающих в составе системы
контроля доступа

В большинстве случаев система видеонаблюдения и система контроля доступа представляют собой очень сложный комплекс, состоящий из различного оборудования и устройств.

Не случайно в Пояснениях к Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Российской Федерации (ТН ВЭД России) система контроля доступа (устройства сигнализационные охранные, содержащие, например, источник инфракрасного излучения, фотоэлемент и звонок) классифицируется как функциональный блок, включающий отдельные компоненты, предназначенные для совместного выполнения четко определенной функции, специфичной для функционального блока в целом. Поэтому он не содержит оборудования или устройств, выполняющих вспомогательные функции и не влияющих на функции системы в целом. Такое единое целое должно включаться в товарную позицию, соответствующую этой функции, независимо от того, расположены эти компоненты (для удобства или по иным причинам) отдельно или соединены устройствами для передачи энергии электрическими кабелями либо другими устройствами (п. 14 примечания 4 к разделу VII "Функциональные блоки" ТН ВЭД России).

Замкнутая система видеонаблюдения состоит из комбинации различного количества телевизионных камер и видеомониторов, присоединенных коаксиальными кабелями к контроллеру, переключателей, аудиоплат/ресиверов и, возможно, вычислительных машин (для сохранения информации) и/или видеомагнитофонов (для записи изображения). Как правило, минимальная конфигурация такой системы включает:

- видеокамеры (черно-белые или цветные),

- термокожух или декоративный кожух;

- кронштейны;

- устройства обработки видеосигналов (квадраторы, мультиплексоры, видеодетекторы движения, компьютеры и др.);

- записывающее оборудование (видеомагнитофоны, видеорегистраторы и др.);

- устройства вывода видеоизображений (цветные или черно-белые видеомониторы, видеопринтеры, мониторы компьютеров).

В более крупные системы видеонаблюдения устанавливаются дополнительные управляющие и вспомогательные устройства - системные контроллеры, поворотные устройства и матричные коммутаторы, клавиатуры и пульты управления видеокамерами, термопринтеры, усилители-распределители, модуляторы, телеметрические приемники и передатчики и другие охранные устройства.

В базовую систему контроля доступа включаются трехштанговый турникет, блок питания, контроллер турникета, считыватели (по количеству дверей), замки электромагнитные (по количеству дверей), контроллеры замка со считывателем (по количеству дверей), блок питания, кнопка дистанционного управления и датчик двери (по количеству дверей), программное обеспечение, модель "Учет рабочего времени", карты доступа бесконтактные.

В связи с этим бухгалтеру приходится решать вопрос: что является первоначальной единицей учета такого сложного объекта, как система видеонаблюдения или система контроля доступа?

Напомним, что согласно п. 6 ПБУ 6/01 и п. 10 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. Инвентарным объектом основных средств признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов - это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющие общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно. В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Организации приобретают, как правило, базовый комплект такого оборудования или его минимальную конфигурацию.

Однако на вопрос, учитывать ли такой базовый комплект как единый инвентарный объект, нет прямого ответа ни в ПБУ 6/01, ни в Методических указаниях по бухгалтерскому учету основных средств.

По мнению автора, при решении данной проблемы необходимо учитывать (помимо норм ПБУ 6/01 и примеров из п. 10 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств) также требование рациональности и существенность показателей (п. 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98 , утвержденного приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н, и п. 1 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина России от 22.07.2003 N 67н).

Попробуем разобраться и определить, что же все-таки организация принимает на учет:

1) каждый вид оборудования и каждое устройство, входящие в систему контроля доступа (или систему видеонаблюдения), по частям в качестве самостоятельных инвентарных объектов, учитывая разные сроки полезного использования каждой части;

2) систему контроля доступа (или систему видеонаблюдения) как единый комплекс оборудования и устройств в качестве единого инвентарного объекта;

3) систему контроля доступа и систему видеонаблюдения вместе как интегрированный комплекс охраны в качестве единого инвентарного объекта?

Ситуация 1.

Если организация принимает решение устанавливать разные сроки полезного использования для входящих в комплекс системы контроля доступа устройств (предпоследний абзац п. 6 ПБУ 6/01), то у нее появляется несколько самостоятельных инвентарных объектов стоимостью (в большинстве случаев) менее 10 000 руб. и, соответственно, несколько счетов 01, стоимость которых далее единовременно списывается в дебет затратных счетов (п. 18 ПБУ 6/01). Соответственно, у таких активов не будет остаточной стоимости, с которой взимается налог на имущество.

Например, стоимость электромеханического замка колеблется в пределах от 300 до 4500 руб., стоимость проксимити-считывателя с кабелем и крепежом - от 250 до 9000 руб., стоимость пульта управления - 450 руб., стоимость кнопки дистанционного управления - 40 руб., стоимость прокс-карт - от 40 до 150 руб.

Такое решение вряд ли понравится налоговым органам, поскольку приводит к занижению налогооблагаемой базы по налогу на имущество и налогу на прибыль за счет единовременного списания фактически стоимости всего охранного комплекса, но по частям.

Более того, если ПБУ 6/01 позволяет организациям списывать объекты стоимостью не более 10 000 руб. или иного лимита, установленного в учетной политике исходя из технологических особенностей, то в Методических указаниях по бухгалтерскому учету основных средств разрешено не начислять амортизацию только по объектам стоимостью не более 10 000 руб. Получается, что Методические указания по учету основных средств, принятые в соответствии с ПБУ 6/01 , противоречат основному документу в этом вопросе (см. табл. 2).

Таблица 2

п. 18 ПБУ 6/01	п. 53 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств
Объекты основных средств стоимостью не более 10 000 руб. за единицу или иного лимита, установленного в учетной полити- ке исходя из технологических особенностей, а также приобрете- нные книги, брошюры и т.п. изда- ния разрешается списывать на затраты на производство (расходы на продажу) по мере отпуска их в производство или эксплуатацию.	Объекты основных средств со стои- мостью не более 10 000 руб. за единицу, а также приобретенные книги брошюры и т.п. издания разрешается списывать на затраты на производство (расходы на продажу) по мере отпуска их в производство или эксплуатацию.

В связи с этим в приказе по учетной политике целесообразно записать:

"Для целей бухгалтерского учета организация вправе списывать без начисления амортизации основные средства, стоимость которых не превышает 20 000 руб. (цифра условная)". Обратите внимание - вправе, но не обязана!

Немаловажное значение имеет в этом случае требование рациональности, а также существенность показателей. Рассмотрим применение этих требований к трем различным организациям (см. табл. 3).

Таблица 3

Показатели	Организация А	Организация Б	Организация В
Численность работающих, чел.	20	1000	5000
Количество электронных про- ходных с турникетами, шт.	нет	одна проходная с одним турни- кетом	три проходные с пятью турнике- тами
Количество административных помещений, оборудованных считывателями	только вход на один этаж	5	8
Полная стоимость системы контроля доступа (без НДС), руб. в том числе:	8700	120 000	490 000
стоимость видеоглазка, виде- омонитора, аудиодомофона и электромагнитного замка	7700	X	X
стоимость системы для адми- нистративных помещений	X	32 000	50 000
стоимость программного обес- печения	X	12 000	42 000
стоимость карт доступа	1000	33 000	165 000
стоимость электронной про- ходной	X	43 000	233 000

Очевидно, что для организации А, имеющей на балансе в составе основных средств всего лишь несколько компьютеров, простейшая система ограничения доступа (несмотря на ее небольшую стоимость - 8700 руб.) существенна не столько с количественной точки зрения, сколько с качественной (как характер информации об отдельных видах активов). Поэтому списывать ее стоимость единовременно как "малоценные" основные средства с точки зрения существенности показателя (его качественной оценки) для данной организации экономически неверно.

Учитывать по частям отдельные вспомогательные устройства системы контроля доступа (например, электромеханические замки, крепеж, кнопки дистанционного управления, датчики двери, выносные антенны, термокожухи к видеокамерам и пр.) в двух крупных организациях нерационально как с экономической точки зрения, так и с точки зрения техники учета. В данном случае рациональнее систему контроля доступа разбить на части и в качестве самостоятельных инвентарных объектов учитывать ее отдельные подсистемы:

- стоимость системы для административных помещений;

- стоимость программного обеспечения;

- стоимость электронной проходной;

- стоимость карт доступа.

Ситуация 2.

Организация принимает решение об учете всех устройств, входящих в систему контроля доступа (или систему видеонаблюдения), как единого комплекса оборудования и устройств в качестве единого инвентарного объекта.

Предположим, что если вышла из строя видеокамера, то придется разбирать весь комплекс, то есть производить частичный демонтаж и разборку аппаратуры.

Соответственно, у организации возникнут расходы на демонтаж, признаваемые для целей исчисления налога на прибыль в составе внереализационных расходов (подпункт 8 п. 1 ст. 265 НК РФ) на дату составления акта ликвидации амортизируемого имущества и при наличии соответствующих подтверждающих документов.

Доходы в виде стоимости материалов или иного имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации основных средств, признаются в налоговом учете внереализационными (п. 13 ст. 250 НК РФ) на дату составления акта ликвидации амортизируемого имущества, оформленного в соответствии с требованиями бухгалтерского учета (подпункт 8 п. 4 ст. 271 НК РФ). Такие доходы определяются исходя из рыночной стоимости имущества, подлежащего постановке на налоговый учет. Пунктом 11 ст. 40 НК РФ установлено, что при определении рыночной цены товара для целей налогообложения используются официальные источники информации о рыночных ценах на товары, работы или услуги и биржевых котировках.

В бухгалтерском учете расходы по демонтажу признаются операционными расходами в том отчетном периоде, к которому они относятся (п. 31 ПБУ 6/01 и п. 18 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н), а полученные в результате демонтажа видеокамеры детали, пригодные для использования в качестве запчастей, учитываются по дебету субсчета 10-5 "Запасные части" в корреспонденции с кредитом счета 91-1 "Прочие доходы" по текущей рыночной стоимости на дату принятия их к бухгалтерскому учету (п. 9 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н).

Ситуация 3.

Объединение в единый комплекс системы видеонаблюдения с автоматизированной системой контроля доступа в единый интегрированный комплекс охраны - единый инвентарный объект нецелесообразно ни с технической, ни с экономической точки зрения (подчеркиваем, с точки зрения бухгалтерского и налогового учета, а не с точки зрения обеспечения безопасности бизнеса), поскольку такое объединение комплексов охранных систем - это уже следующий объект учета - интегрированная сеть охраны, составляющие комплексы которой могут работать как во взаимосвязи, так и самостоятельно.

Таким образом, конкретный способ учета оборудования и устройств, входящих в сложные "комплексоподобные" системы видеонаблюдения и контроля доступа, уникален для каждой организации, и задача главного бухгалтера состоит в том, чтобы обосновать соответствующий выбор.

Пример 3.

Фирма "Флер" с количеством сотрудником 20 человек приобрела систему контроля доступа общей стоимостью 97 350 руб., в том числе НДС - 14 850 руб. В минимальную конфигурацию системы вошли:

(руб., без НДС)

Оборудование	Количество	Цена за единицу	Всего
Замок электромагнитный	10	1000	10 000
Контроллер замка с проксимити-считы- вателем	10	5019	50 190
Блок питания	10	175	1750
Кнопка ДУ	10	127	1270
Комплекс программного обеспечения	1	9700	9700
Модуль "Учет рабочего времени"	1	7700	7700
Всего основные устройства системы	X	X	80 610
Бесконтактные прокс-карты доступа для сотрудников	20	100	2000
Итого система контроля доступа	X	X	82 610

Согласно письменным рекомендациям производителя системы бесконтактные прокс-карты имеют срок службы более 10-15 лет, а срок полезного использования остальных устройств системы контроля доступа - 10 лет.

Фирмой "Флер" было принято решение, зафиксированное в приказе по учетной политике, об учете основных комплектующих системы контроля доступа (кроме прокс-карт) как единого инвентарного объекта стоимостью 80 610 руб., а прокс-карты как средство удостоверения личности должны учитываться в качестве самостоятельного инвентарного объекта стоимостью 2000 руб.

Иными словами, в данном случае при принятии к учету основных комплектующих системы контроля доступа в качестве инвентарного объекта срок полезного использования (10 лет) должен быть единым для всех устройств этой системы (кроме прокс-карт).

Признание прокс-карт в качестве объекта основных средств в рассматриваемом примере объясняется техническими особенностями работы системы.

Принцип работы приобретенной системы следующий: проксимити-считыватель постоянно посылает радиосигнал, прокс-карта при его улавливании, в свою очередь, посылает сигнал, содержащий записанный в карте персонифицированный код. Работа такой системы основывается на считывании (распознавании) кодов с прокс-карты и их сравнении с кодами (данными), заложенными в памяти системы, для определения права сотрудника на санкционированный проход на охраняемую территорию. Соответственно, прокс-карты запрограммированы так, чтобы специальные идентификационные ключи прокс-карт и считывателя совпадали.

В рассматриваемом примере вся система закуплена у одного производителя, при проведении пусконаладочных работ было проверено совпадение специальных идентификационных ключей прокс-карт и считывателей. Это означает, что данные прокс-карты запрограммированы на работу со считывателями именно этой системы, то есть могут выполнять свои функции только в составе системы как единого комплекса, а не самостоятельно, несмотря на их более длительный срок службы.

Кроме того, отдельный порядок учета прокс-карт облегчит решение проблемы в случае потери или хищения карты у сотрудника.

Приобретение прокс-карт отражается по дебету субсчета 08-4 "Приобретение объектов основных средств" в корреспонденции со счетом 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" по первоначальной стоимости, равной сумме фактических затрат на их приобретение без НДС (п. 7 и 8 ПБУ 6/01).

В бухгалтерском учете фирмы "Флер" будут сделаны следующие записи:

Д-т 08-4 "Приобретение объектов основных средств" К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 2000 руб. - отражена задолженность перед поставщиком за приобретенные прокс-карты в количестве 20 шт. на основании накладной и счета поставщика;

Д-т 19-1 "Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств" К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 360 руб. - учтена сумма НДС в составе стоимости изготовленных прокс-карт на основании счета-фактуры поставщика;

Д-т 60 К-т 51 "Расчетные счета" - 2360 руб. - отражено погашение задолженности перед поставщиком за приобретенные прокс-карты на основании счета поставщика, выписки банка;

Д-т 01 "Основные средства" К-т 08-4 - 2000 руб. - приняты к бухгалтерскому учету приобретенные прокс-карты, учитываемые в составе внеоборотных активов, в количестве 20 шт.

Принятие к учету прокс-карт, включаемых в состав основных средств, оформляется в данном случае по унифицированной форме N ОС-1 "Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)", утвержденной постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7. Данная форма составляется на дату приобретения прокс-карт. К акту прилагается техническая документация, относящаяся к прокс-картам. Об этом говорится в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденных постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

После принятия к учету прокс-карт в составе внеоборотных активов фирма "Флер" получает право на налоговый вычет суммы НДС, предъявленной поставщиком, при наличии счета-фактуры и документов, подтверждающих уплату поставщику (подпункт 1 п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ):

Д-т 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по НДС", К-т 19-1 "Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств" - 360 руб. - принята к вычету сумма НДС по принятым к учету прокс-картам (на основании счета-фактуры поставщика и выписки банка).

В бухгалтерском учете первоначальная стоимость прокс-карт в соответствии с учетной политикой фирмы "Флер" списана на затраты при передаче их в эксплуатацию записью:

Д-т 26 "Общехозяйственные расходы" К-т 01 - 2000 руб. - отражена выдача сотрудникам фирмы прокс-карт как средства удостоверения личности и электронного ключа (при их учете в качестве внеоборотных активов).

Данная запись производится на основании п. 4 и 18 ПБУ 6/01, согласно которым объекты основных средств стоимостью не более 10 000 руб. за единицу или иного лимита, установленного в учетной политике исходя из технологических особенностей, разрешается списывать на затраты на производство (расходы на продажу) по мере их отпуска в производство или эксплуатацию.

В целях упрощения примера 3 проводки по принятию к учету основных компонентов системы контроля доступа и их монтажу в данном случае не рассматриваются, поскольку они аналогичны проводкам примера 2.

Для целей налогообложения прибыли в соответствии с подпунктом 3 п. 1 ст. 254 НК РФ стоимость приобретенных прокс-карт, признанных изначально в составе имущества, не являющегося амортизируемым, включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере их передачи в эксплуатацию и подлежит списанию на затраты производства (расходы на продажу).

Как показывает практика, если организация приобретает подобную систему контроля доступа у разных производителей (например, основные устройства заказывает у одного производителя, а карты - у другого), считыватели не распознают коды доступа и происходит возврат прокс-карт поставщику из-за несовпадения специальных идентификационных ключей карты и считывателя.

Может возникнуть и другая ситуация, когда прокс-карты невозможно или нецелесообразно учитывать в составе единого инвентарного объекта.

Пример 4.

Организация владеет зданием, в котором на входе, запасных выходах, во всех внутренних помещениях, в гараже установлена система контроля доступа. При этом часть помещений сдается в аренду.

Система контроля доступа принадлежит собственнику здания. Считыватели и прокс-карты запрограммированы таким образом, что первый арендатор видит только своих сотрудников и свои считыватели, второй - только своих, а служба безопасности владельца здания может видеть всех.

Исходя из разных уровней доступа у каждого арендатора имеются пропуска не только для своих зон, но и для общих зон (столовая, холл, гараж и т.д.). Поэтому каждый арендатор самостоятельно заказывает для своих сотрудников прокс-карты, запрограммированные для считывателей, установленных в арендованных помещениях, и учитывает их в составе материально-производственных запасов.

Приобретение прокс-карт у арендатора в данном случае отражается на субсчете 10-9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности" записью:

Д-т 10-9 К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - отражена задолженность арендатора за приобретенные прокс-карты, учитываемые в составе оборотных активов;

Д-т 19-3 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам" К-т 60 - отражена сумма НДС по приобретенным прокс-картам;

Д-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" К-т 51 "Расчетные счета" - отражено погашение задолженности перед поставщиком прокс-карт;

Д-т 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по НДС", К-т 19-3 - принята к вычету сумма НДС по приобретенным прокс-картам на основании счета-фактуры поставщика и выписки банка (подпункт 1 п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ).

Передача карт в эксплуатацию для управленческих нужд оформляется требованием-накладной (форма N М-11, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а) и отражается в бухгалтерском учете следующей записью:

Д-т 26 "Общехозяйственные расходы" К-т 10-9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности" - списана стоимость прокс-карт, переданных в эксплуатацию для управленческих нужд.

При этом прокс-карты, переданные в эксплуатацию, числятся в учете организации в количественном выражении до момента их ликвидации в связи с непригодностью к дальнейшему использованию или выбытия по другим основаниям (потеря, кража). Для этого могут быть использованы разработанные организацией аналитические регистры по количественному учету объектов, числящихся в составе инвентаря и хозяйственных принадлежностей.

Как вариант обеспечения контроля за сохранностью выданных прокс-карт и соблюдения сроков их использования можно рассматривать также организацию их учета на забалансовом счете "Прокс-карты в эксплуатации" (например, на забалансовом счете 012).

Необходимость выдачи прокс-карт всем сотрудникам организации в связи с установкой системы контроля доступа и организацией автоматизированного учета рабочего времени оформляется приказом руководителя. Выдача прокс-карт оформляется специальной ведомостью, в которой каждый сотрудник, получивший прокс-карту, обязан расписаться.

Поскольку стоимость прокс-карт, признанных изначально в составе материально-производственных запасов, ниже 10 000 руб., их стоимость в соответствии с п. 2 ст. 256 НК РФ полностью относится в состав материальных расходов после ввода в эксплуатацию системы контроля доступа.

Е.В. Орлова,

начальник департамента аудита ООО "Компания ПремиумКонсалт"

"Налоговый вестник", N 6, июнь 2004 г.