Подотчетные деньги - не доход (Е. Подгурская, "Практическая бухгалтерия", N 8, август 2004 г.)

Подотчетные деньги - не доход

Если сотрудник вовремя не отчитался по авансовому отчету, то, по мнению МНС, выданная сумма превращается в доход сотрудника, с которого нужно удержать налог на доходы и заплатить ЕСН. Однако позицию инспекторов можно оспорить.

Весь сыр-бор возникает из-за того, что на фирмах особо не следят за сроком возвращения подотчетных сумм. Как правило, не каждый бухгалтер воспринимает всерьез приказ директора, в котором указано, через какой период времени деньги нужно вернуть. Порой они могут оставаться у подотчетника сколь угодно времени до тех пор, пока не понадобятся фирме или работник их не потратит по назначению.

А вот МНС считает иначе. Раз деньги в срок не возвращены, то правомерно признать их доходом сотрудника со всеми вытекающими налогами - единым социальным и НДФЛ.

Казалось бы, нет ничего проще. Можно вообще не составлять приказ или установить в нем какой угодно срок возврата, тогда проблема отпадет сама собой. МНС не сможет доказать, что подотчетник не отчитался вовремя. Действительно, это один из способов решения этой проблемы. Однако такой совет можно дать в качестве предупреждения, а вот что делать, если приказ такой существует и контролеры все же выявили, что сотрудник не отчитался в срок?

В подотчет без налогов

Аргументы против позиции налоговой инспекции такие. Для начала обратимся к статье 208 Налогового кодекса. Она поясняет, какие выплаты являются доходом сотрудника в части НДФЛ. Среди всего перечня вы не найдете, что доходом признается не возвращенная в срок подотчетная сумма. Единственный минус - это то, что список возможных доходов в статье открытый. Однако формулировка пункта 10 статьи 208 Налогового кодекса звучит так: "иные доходы, получаемые налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности в Российской Федерации". Но в данном случае сотрудник получил деньги не за какую-то свою деятельность и не в собственность. Денежная сумма была передана ему, чтобы потратить ее на нужды фирмы. Значит, признать ее доходом работника нельзя.

Налоговики же, говоря об обратном, ссылаются на пункт 1 статьи 210 Налогового кодекса. В нем указано, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы, полученные работником в денежной, натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло. Другими словами, они считают, что если работник не представил вовремя авансовый отчет, то выданные деньги или купленный для фирмы товар становятся его собственностью. И в этом случае возвращать организации уже ничего не нужно, так как подотчетная сумма превращается в доход сотрудника. И с него соответственно нужно заплатить налог.

Однако такие выводы контролеров несостоятельны. Ведь, даже если сотрудник вовремя не отчитался, обязанность вернуть эти деньги у него не исчезает. Это значит, что распоряжаться по своему усмотрению этими деньгами он не вправе, а раз так, то и дохода сотрудника они не образуют.

Что касается ЕСН, то в налоговую базу по этому налогу попадают выплаты и иные вознаграждения, начисленные сотруднику за выполнение трудовых обязанностей (ст. 236 НК РФ). Получается, что общим объектом являются именно вознаграждения, а выплаты - это частный их случай. Согласитесь, выданная подотчетная сумма не носит характера вознаграждения. Значит, под ЕСН эта сумма не попадает.

Неоправданный расход

Другой случай - когда контролеры обнаруживают, что фирма приняла авансовый отчет, но оправдательных документов, по их мнению, недостаточно, чтобы доказать расход. В этом случае они также квалифицируют потраченные деньги как доход сотрудника и требуют начислить с него ЕСН и налог на доходы.

Однако доказать, что подотчетник получил доход, у МНС не очень-то получается. Если у фирмы есть хоть какие-то оправдательные бумаги, суд рассмотрит их как документы, подтверждающие авансовый отчет, и платить налоги с подотчетной суммы не придется.

Пример

В ходе проверки МНС обнаружило, что ООО "Траулер" списало по авансовому отчету представительские расходы без оправдательных документов. По мнению инспекторов, авансовый отчет не может быть принят, так как отсутствуют квитанции к приходно-кассовому ордеру и чеки ККМ по этим затратам. Инспекторы решили, что в этом случае фирма должна включить подотчетную сумму в совокупный доход сотрудников и начислить на эту сумму ЕСН.

"Траулер" не согласился платить налоги и обратился в суд. Арбитры указали, что у фирмы имеется достаточно других оправдательных документов, чтобы принять авансовый отчет. А именно, в отчете имеются счета ресторанов и акты, составленные "Траулером", подтверждающие целесообразность представительских расходов. Исходя из этого судьи сделали вывод, что суммы, полученные сотрудниками под отчет, использованы по назначению. А раз так, то они не могут быть отнесены к доходам данных работников. Соответственно необоснованно начислять на эти суммы и ЕСН (см. постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 27 января 2004 г. по делу N Ф03-А51/03-2/3440).

Как видите, фирме удалось доказать, что подотчетные деньги - не доход сотрудника. Однако, чтобы не доводить дело до суда, советуем повнимательнее относиться к документам, которые вам представляет подотчетник. Следите за тем, чтобы "первичка" была составлена по унифицированным формам, на документах стояли подписи и печати поставщиков и был чек ККМ.

Е. Подгурская,

эксперт ПБ

"Практическая бухгалтерия", N 8, август 2004 г.