Сделаем все сами (Н. Викторова, "Практическая бухгалтерия", N 8, август 2004 г.)

Сделаем все сами

Проблема вычета входного НДС в случае, когда поставщик не привез счет-фактуру, - общеизвестна. Своим опытом решения этой проблемы с нами поделилась главный бухгалтер петербургской розничной фирмы Елена Коротенкова.

Наша компания частенько попадает в ситуации, когда подводят поставщики. Они могут привезти бракованный товар, поставить его не вовремя или допустить пересортицу. И уж совсем не редкость, когда вместе с товаром не приходят сопроводительные документы или же их доставляют не так скоро, как хотелось бы. Вот и возник вопрос, как оприходовать "бездокументный" товар, да еще и входной НДС принять к вычету, не имея на руках счета-фактуры от поставщика.

Забыли?

Вообще моего руководителя мало волнует, есть документы на товар или их нет. Для него главное, что товар на складе, долга перед партнером нет, а значит, все в порядке. И, конечно, у него не возникает вопроса, какие могут быть последствия, если отсутствуют первичные документы на товар.

Об этих последствиях приходится думать мне. Получается, что товар, на который нет первичных документов, отразить в бухучете нельзя (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). А раз товар не оприходован, счета-фактуры нет, то и принять к вычету НДС тоже не получится (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Что же делать: товар есть, а "первички" нет? Можно, конечно, не принимать поставку товара от такого недобросовестного поставщика. То есть вернуть товар обратно, пока не привезут документы. Но это для нашей фирмы дорогое удовольствие. Ведь без товара не будет торговли. К тому же если товар оплачен заранее и его отправили обратно, то мы рискуем не увидеть ни товара, ни денег за него.

К тому же некоторые наши поставщики вообще из другого города, тогда документы можно ждать годами. Вот и пришлось искать выход из такой ситуации.

Не теряя времени зря

Для начала нужно было решить, как оприходовать товар, на который нет первичных документов. Ведь это одно из условий вычета входного НДС. Но, как известно, оприходовать товар можно по акту приемки формы N ТОРГ-4. Эта форма установлена Госкомстатом России (постановление от 25 декабря 1998 г. N 132). Причем в акте надо указать цену товара. Обычно к нам на склад поступают оплаченные товары, поэтому цену определить несложно. Ее я беру из счета на оплату. Если же товар не оплачен, тогда в акт я вписываю цену, которая указана в договоре с поставщиком.

Таким образом, проблема оприходования в бухучете товара была решена. А что же делать с НДС? Ведь без счета-фактуры входной НДС по таким ценностям принять к вычету нельзя. Значит, нужен счет-фактура.

Что нам стоит счет-фактуру нарисовать

И здесь я нашла выход: счета-фактуры я составляю самостоятельно. К тому же сделать самой счет-фактуру гораздо быстрее, нежели ждать счета-фактуры от поставщика. А когда поставщик все же привозит оригинальный счет-фактуру, тогда "самодельный" я заменяю подлинным. Кстати, проверка у нас была, и налоговики, естественно, не отличили такие счета-фактуры от подлинников в общей массе.

Решим проблему "на корню"

Но наша фирма довольно-таки крупная, поставщиков у нас несколько сотен. И больше половины из них то забывают привозить первичные документы, то путают их и привозят документы, выписанные на другие фирмы, а им, по всей видимости, везут наши. А часто бывает пересортица или брак, тогда нужна замена счета-фактуры. И в результате получается, что входной НДС у нас "висит в воздухе".

Способ самостоятельного изготовления счетов-фактур неприемлем из-за огромного количества поставок и поставщиков. Такой способ применим только для единичных случаев. А уж если самим этим заниматься, то для составления такого количества актов и счетов-фактур потребовалось бы принимать нового сотрудника, а может, и не одного. Это привело бы к дополнительным затратам, чего уж точно не одобрил бы директор.

Ну а если не составлять ни актов приемки товаров, ни счетов-фактур, тогда поступившую продукцию надо оформить как поступившую на ответственное хранение и учитывать ее на забалансовом счете. В результате использовать этот товар мы не сможем до прихода на него документов. Но и тут нашелся выход.

...возложить обязанность на поставщика

Сначала я рассуждала так. Раз я не могу вовремя принять к вычету входной НДС, то надо найти такой способ, который позволил бы задержать часть оплаты за товар поставщику. Причем сумма эта должна быть не меньше суммы НДС по купленной продукции. Тут мне пришла мысль, а что если в договор с поставщиком добавить такое условие. Из всей суммы денег, которую мы должны перечислить поставщику за его товар, выделяем сумму, равную НДС. И в одном из пунктов договора напишем, что ее мы заплатим только после того, как получим верно оформленный счет-фактуру.

Сделав так, мы ничего не потеряем, даже если не получим счет-фактуру вовремя. Правда, НДС к вычету принять не сможем, но зато равная ему сумма будет оставаться у нас до тех пор, пока мы не получим счет-фактуру.

Продолжая рассуждать, я пришла к выводу: используя данный способ, нужно будет отслеживать, какому поставщику оплатили за поставку товара полностью, а какому часть. И поскольку поставщиков у нас сотни, такой способ вряд ли бы нам подошел. Тогда я продолжила поиск эффективного решения моей проблемы и нашла его.

...или на своих

Я предложила директору в договор с поставщиком включить дополнительное условие. Согласно ему, поставщик обязан передавать правильно оформленные первичные документы и счета-фактуры вместе с товаром. А за нарушение поставщиком этого условия договора установили штраф. Конечно, такое обстоятельство вызвало недовольство наших поставщиков, но зато теперь часть проблем, связанных с оприходованием товара, решена.

Но бывают ситуации, когда мы перестаем работать с каким-либо поставщиком. И, естественно, ему все равно, есть у нас счет-фактура или его нет, и уж точно штрафом его не проймешь. Он может вообще сказать, что привозил все документы, а мы их сами потеряли, и тут уж ничего не докажешь. Поэтому, чтобы документы на товар были наверняка, директором был издан приказ. Этот приказ обязал экспедиторов и прочих "добывальщиков" оформлять неотфактурованные поставки как положено. А положено оформлять по актам приемки товаров (как описано выше). И это вполне логично. Ведь кому, как не им, знать количество полученных товаров. К тому же из-за моей загруженности работой на них была переложена обязанность добывания счетов-фактур. Перспектива такой бумажной волокиты вынудила наших сотрудников вовремя забирать у поставщика документы.

От редакции

Цель, которой стремилась достичь Елена Коротенкова, - решить проблему не представленных вовремя первичных документов на товар от поставщиков - по нашему мнению, была достигнута. Однако способ самостоятельного изготовления счетов-фактур все же не совсем законный. К тому же указанный в договоре штраф за непредставление вовремя счета-фактуры может не только вызвать недовольство поставщиков - некоторые из них могут вовсе отказаться от сотрудничества с вашей фирмой. Поэтому можно предложить таким поставщикам оставить только пункт об обязанности вовремя привозить правильно оформленный счет-фактуру. А если он нарушит это условие, тогда вы сможете взыскать с него убытки, которые возникли у вас из-за нарушения им одного из условий договора (ст. 15 ГК РФ).

Н. Викторова,

эксперт ПБ

"Практическая бухгалтерия", N 8, август 2004 г.