Карта вместо денег (А. Михайловский, "Московский бухгалтер", N 8, август 2004 г.)

Карта вместо денег

Сотрудник опять принес вам авансовый отчет, в котором требует вернуть перерасход. А недавно вам звонил водитель из Иркутска и сообщил, что автомобиль сломался и срочно нужны деньги на ремонт. Знакомая для бухгалтера ситуация. Не всегда денег, выданных под отчет сотруднику, может хватить. Из-за этого некоторые сделки и операции в срок не выполняются. Самое время завести корпоративную банковскую карточку.

Такая карта очень удобна, если ваши сотрудники постоянно берут деньги под отчет. В размере выданных сумм можно не ограничиваться. Представляете, если ваш работник попал в аварию где-нибудь в Польше? Сколько ему придется ждать перевода средств на ремонт или штрафы? К тому же расходы на его проживание на время простоя существенно снизят эффект от поездки. Да и в повседневной деятельности нет необходимости постоянно ездить в банк и снимать наличность. Командированному лицу не надо возить с собой большие денежные суммы. От открытия валютного счета также можно будет отказаться.

Как получить

Конечно же, чтобы получить волшебную карточку, надо сначала найти банк, который такие услуги оказывает. Он может выдать фирме кредитную или расчетную корпоративную карту. В первом случае сотрудники будут снимать деньги со специального расчетного счета своей фирмы. Чтобы открыть такую корпоративную карту, организация должна заблаговременно перечислить туда определенную сумму. Затем периодически перечислять средства для пополнения счета. Предельный размер денежных средств, который может снять сотрудник, лимитируется.

Во втором случае банк предоставляет организации кредитную линию. То есть обыкновенный займ, при котором сотрудники пользуются им при помощи карты. Естественно, за это банк будет начислять проценты. Так что фирме надо выбрать что дешевле: процент по кредиту или вознаграждение банку за обслуживание расчетной карты.

При такой системе подотчетных сумм возрастает контроль над расходованием денежных средств. Ведь потратить выданные деньги на свои нужды и только через некоторое время произвести необходимую операцию сотрудник больше не сможет. Все движения денег по счету будут показаны в отчете от банка. Да и при поездке за границу ему не придется декларировать и показывать наличность.

Держателями карты могут быть один или несколько сотрудников организации. Для ее обслуживания предприятие заключает договор с банком-эмитентом. Количество держателей карт регулируется этим договором. В самой организации надо наладить учет их выдачи и получения. Для этого можно завести табель или обычный список. Работнику в нем следует указать, когда он карту получил и когда ее вернул. Тогда, сравнив его с отчетом банка, можно будет проследить, в какой момент какие суммы были потрачены.

Корпоративная карта может быть как рублевой, так и валютной. Причем законодательство ограничивает ее использование для различных операций. Например, валютную карту можно использовать только в случае заграничной командировки и оплаты представительских расходов за рубежом. Такие правила устанавливает положение Центробанка от 9 апреля 1998 г. N 23-П.

Как учесть

Корпоративные карточные счета относятся к спецсчетам. Поэтому их следует учесть на счете 55 "Специальные счета в банках". Причем на каждую карту для удобства можно открыть отдельный субсчет. Если предприятие получает кредитную корпоративную карту, то отразить ее надо как обыкновенный займ. Для этого используется счет 66 "Краткосрочные займы" или 67 "Долгосрочные займы".

Сумма вознаграждения за обслуживание специального карточного счета или сумма процентов отражается в учете в составе операционных расходов и учитывается по дебету счета 91-2 "Прочие расходы".

Если карточка валютная, то могут возникнуть курсовые разницы при покупке банком валюты. Ведь курс, по которому он ее приобретает, может отличаться от официального, установленного Центральным банком. В бухгалтерском учете курсовые разницы отражают в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 как внереализационные доходы или расходы, которые учитывают на счете 91 "Прочие доходы и расходы".

В налоговом учете разницу надо отразить на дату продажи (покупки) валюты (п. 7 ст. 272 и п. 4 ст. 271 НК). Курсовая разница также учитывается либо в составе внереализационных расходов, либо в составе внереализационных доходов.

Бывает так, что валютную сделку работник оплатил рублевой картой. В этом случае поступить нужно следующим образом. В соответствии с ПБУ 3/2000 датой совершения операций в иностранной валюте является дата зачисления денежных средств на валютный счет или их списания с валютного счета. Поэтому датой совершения операции в иностранной валюте подотчетным лицом с использованием рублевой корпоративной карты следует считать дату списания необходимых для конвертации рублевых средств со счета фирмы.

Первичка

При расчетах с торговыми фирмами с использованием корпоративных карт необходимо составить первичный документ - слип. Он должен содержать следующие обязательные реквизиты: идентификатор организации, дату совершенной операции, сумму операции, валюту операции, код, подтверждающий авторизацию эмитентом операции, реквизиты банковской карты, допустимые правилами безопасности, подпись держателя карты.

Слип заполняется в трех экземплярах под копирку: первый вручается покупателю, второй сдается инкассатору, третий передается в бухгалтерию при кассовом отчете. Покупатель расписывается в слипе, подлинность его подписи проверяет работник магазина.

Основанием для списания средств с подотчетного лица, осуществляющего расчеты с использованием банковских карт, является наличие слипа и выписки банка по данному счету.

Бухгалтеру необходимо взять у подотчетного лица оправдательные документы (чеки, билеты, счета) и приложить к авансовому отчету оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов или банкоматов. Тогда можно считать, что сотрудник отчитался.

Пример

ЗАО "Плюс" перевело со своего расчетного счета в банке на специальный карточный счет 100 000 руб.

Расчетная банковская карта оформлена на маркетолога Иванова. По ней он оплатил представительские расходы в сумме 25 000 руб. В конце месяца банк удержал комиссию за обслуживание специального карточного счета в размере 150 руб.

Бухгалтер сделал следующие записи:

Дебет 55 Кредит 51

- 100 000 руб. - перечислены денежные средства для открытия специального банковского счета;

Дебет 71 Кредит 55

- 25 000 руб. - списаны денежные средства на основании выписки со специального карточного счета;

Дебет 26 Кредит 71

- 25 000 руб. - отражены расходы по проведенному представительскому мероприятию на основании первичных учетных документов (счетов, чеков ресторана);

Дебет 91-2 Кредит 55

- 150 руб. - отражена сумма комиссии банка.

А. Михайловский

"Московский бухгалтер", N 8, август 2004 г.