Унификация на грани фикции (В. Егоров, "Новая бухгалтерия", выпуск 8, август 2004 г.)

Унификация на грани фикции

Госкомстат утвердил новые формы по учету труда и его оплаты. Об их отличиях от прежних читайте в этой статье.

В майском номере нашего журнала мы рассказали о ведении табеля учета рабочего времени и обещали рассказать об отличиях новых унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)*(1) от тех, которые были утверждены Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.

Рассмотрим новые формы и их отличия от прежних форм.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу

Приказ применяется для оформления и учета работников, принимаемых на работу по трудовому договору. Форма N Т-1 заполняется на одного работника, а форма N Т-1а - на группу работников. Приказ составляется на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

При оформлении приказа указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

При заключении трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "Дата" (форма N Т-1) или "Период работы" (форма N Т-1а) строка (графа) "по... " не заполняется.

Подписанный руководителем организации приказ объявляется работнику под расписку, после чего запись о приеме работника на работу вносится в трудовую книжку.

Отличия этой формы от старой не принципиальны. Заполняя новую форму, можно и не заметить, что работника теперь надо принимать с указанием "тарифной ставки (оклада) ", а не "оклада (тарифной ставки) ", с "испытанием на срок", а не "с испытательным сроком" и т.д.

Личная карточка работника

Личная карточка (форма N Т-2) заполняется на основании: приказа о приеме на работу; паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Какие документы помимо трудовой книжки могут подтверждать стаж? Например, трудовые договоры, заключаемые с индивидуальным предпринимателем, и выписки из приказов об увольнении с такой работы.

Поскольку предприниматели без образования юридического лица (ПБОЮЛ) не имеют права делать записи в трудовые книжки своих работников (ст. 66 ТК РФ), то стаж работы у них подтверждается именно таким образом.

Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС (МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Напоминаем, что 1 июля 2004 г. заканчивается срок действия паспортов граждан СССР (п. 2 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца бланка и описания паспорта гражданина Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828.

К этой дате в личных карточках работников должны стоять данные новых паспортов РФ или иных иностранных государств.

Исключение составляют паспорта граждан СССР, принадлежащие:

- иностранным гражданам, имевшим гражданство СССР, прибывшим в РФ из государств, входивших в состав СССР, и зарегистрированным по месту жительства в РФ по состоянию на 01.07.2002 для постоянного проживания в РФ;

- лицам без гражданства, имевшим гражданство СССР, прибывшим в РФ из государств, входивших в состав СССР, зарегистрированным в РФ по состоянию на 01.11.2002 либо получившим разрешение на временное проживание в РФ.

Их паспорта гражданина СССР действительны до 01.01.2006 (Постановление Правительства РФ от 04.12.2003 N 731).

Что делать с другими лицами, которые паспорт СССР не обменяли, пока разъяснений нет.

Раздел II "Сведения о воинском учете" личной карточки заполняется на основании:

- военного билета - на граждан, пребывающих в запасе;

- удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву.

На граждан, пребывающих в запасе:

- п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса - не заполняется;

- п. 3 "Состав (профиль) " - заполняется без сокращения (например: "командный", "медицинский", "солдаты", "матросы" и т.п.);

- п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);

- п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе) согласно записи в военном билете;

- п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется простым карандашом:

строка "а" - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка "б" - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

- пункты 1 "Категория запаса", 3 "Состав (профиль) ", 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" - не заполняются;

- п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";

- п. 5 "Категория годности к военной службе" заполняется так же, как для пребывающих в запасе. При отсутствии записей в соответствующих пунктах удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, проставляется категория А;

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "Снят с воинского учета по возрасту" или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья".

С каждой записью, вносимой в раздел III "Прием на работу, переводы на другую работу", администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 раздела.

В разделе VIII "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел Х "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Основным отличием от старой формы является то, что в новой личной карточке работника не указываются место жительства работника по паспорту и фактический адрес (указывались в п. 12 раздела I старой формы).

Теперь в п. 11 раздела I личной карточки требуется указывать только паспортные данные работника и дату его регистрации по месту жительства. Впрочем, в разделе II есть несколько свободных строчек, которые просто напрашиваются, чтобы их заполнили адресными данными.

Зато Госкомстат России вспомнил про почетные звания работников. Их теперь следует записывать в раздел VII личной карточки вместе с наградами и поощрениями.

Штатное расписание

Штатное расписание (форма N Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом. Поскольку в настоящее время нет документов, регламентирующих порядок внесения изменений в штатное расписание, то и делать это организация может самостоятельно, в любое время, с любой интенсивностью.

В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.

Если учредители организации записью соответствующего положения в уставе не обяжут ее вести штатное расписание, то вести его необязательно.

Штатное расписание (форма N Т-3) содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 количество неполных штатных единиц указывается в долях. Например: 0,25; 0,5; 2,75 и т.д.

Напомним, что в соответствии со ст. 284 ТК РФ продолжительность работы совместителя не может превышать 4 часов в день и 16 часов в неделю. Поскольку нормальная продолжительность рабочей недели составляет 40 часов, то одного совместителя можно принимать на работу только на 0,4 ставки.

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр. " указывается месячная зарплата в рублях по окладу, тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации.

В графах 6 - 8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности указания тарифной ставки в рублях в связи с применением бестарифной, смешанной и других систем оплаты труда указываются соответствующие единицы измерения (например, проценты, коэффициенты и пр.).

Это означает, что допускается указывать размер зарплаты и в условных единицах.

Внесенные в форму штатного расписания изменения упрощают его оформление. Вместо руководителей структурных подразделений теперь его подписывает наряду с главным бухгалтером только руководитель кадровой службы.

Не требуется теперь указывать месячный фонд заработной платы, зато требуется указать период действия штатного расписания. Впрочем, если он не определен, достаточно в этой строке поставить прочерк.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу

Приказы по форме N Т-5 и N Т-5а (заполняется при переводе нескольких работников) применяются для оформления и учета перевода работников на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

Для перевода требуется письменное согласие работника, оформляемое в виде изменения трудового договора. Измененный трудовой договор и будет являться основанием для издания приказа о переводе.

В случае если трудовой договор с работником не заключался (это не требовалось до 06.10.1992) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы N Т-5 по строке "Основание" указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит "Изменение к трудовому договору" не заполняется.

Именно эта дополнительная строка отличает новую форму от старой.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

Приказы по форме N Т-6 и N Т-6а (заполняется при предоставлении отпуска нескольким работникам) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам.

Они подписываются руководителем организации и объявляются работнику под расписку.

В новой форме приказа в разделе "А" необходимо указывать ежегодный основной оплачиваемый отпуск, в разделе "Б" - другие виды отпусков, а в разделе "В" - общую продолжительность отпуска.

График отпусков

График отпусков (форма N Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Он подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при его наличии).

Перенос срока отпуска на следующий рабочий год допускается только по инициативе работодателя с согласия работника. Такой перенос должен быть оформлен приказом по организации (ст. 124 ТК РФ).

Порядок переноса отпуска в пределах текущего рабочего года Трудовым кодексом РФ не урегулирован.

Это означает, что он должен происходить по договоренности сторон. Перенос отпуска в этом случае производится на основании заявления работника с визой руководителя, после чего в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Остается нерешенным вопрос с включением в график отпусков лиц, которые приняты на работу уже после его утверждения.

По нашему мнению, вопрос о дате отпуска администрации необходимо решать при приеме на работу, после чего вносить дополнительные данные в график отпусков.

При заполнении новой формы графика отпусков не требуется согласования с выборным профсоюзным органом. Необходимо лишь учесть его мнение, указав дату и номер протокола заседания, на котором профсоюз обсуждал этот вопрос. Подписывать новую форму графика отпусков руководители структурных подразделений не обязаны. Теперь это делает теперь только руководитель кадровой службы.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)
трудового договора с работником (увольнении)

Приказы по форме N Т-8 и N Т-8а (при увольнении нескольких работников) применяются для оформления и учета увольнения работников. В строке (графе) "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) " форм N Т-8 и Т-8а производится запись в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Согласно п. 15 постановления Правительства РФ от 16.04.03 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление N 225) при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением пунктов 4 и 10 этой статьи), запись об увольнении делается со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя запись об увольнении делается со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ (п. 16 Постановления N 225).

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, делается ссылка на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ (п. 17 Постановления N 225)*(1).

В строке (графе) "Документ, номер и дата" делается ссылка на документ, на основании которого происходит увольнение, с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством РФ, к приказу прилагается мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при его наличии).

Нововведение одно: фразе "Уволить" теперь предшествует формулировка "Прекратить действие трудового договора".

Оформление командировки

Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении применяется Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а). Оно подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, после чего утверждается руководителем организации и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.

На основании служебного задания издаются приказы (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме N Т-9 и N T-9a (для нескольких работников).

В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, цель, время и место командировки.

При необходимости указываются другие условия направления в командировку.

Минфин России в своем письме от 06.12.2002 N 16-00-16/158 высказал мнение, что организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку.

Направить работника в командировку можно и без издания приказа, оформив только командировочное удостоверение.

Командируемому работнику выдается командировочное удостоверение (форма N Т-10), которое является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункты назначения и время убытия из них). Оно выписывается в одном экземпляре. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Следует обратить внимание на то, что количество календарных дней нахождения в командировке указывается в командировочном удостоверении без учета времени нахождения в пути. Время нахождения в пути теперь определяется по служебному заданию, для чего в графе 7 указывается общая продолжительность командировки, а в графе 8 - ее продолжительность, не считая времени в пути.

В том случае, если время в пути приходится на выходные дни, работодатель должен предоставить работнику отдых соответствующей продолжительности в другой день или оплатить это время, как работу в выходной день, в двойном размере.

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию.

Учет расчетов с персоналом по оплате труда

При применении расчетно-платежной ведомости (форма N T-49) другие расчетные и платежные документы по формам N Т-51 и Т-53 не составляются.

В новой форме N Т-49 учет отработанных выходных и праздничных дней теперь ведется в разных графах (в 6-й и 7-й) В результате общее количество граф увеличилось на одну.

На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.

Как прежде, на титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

В расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка "Депонировано". При необходимости в графе "Примечание" формы N Т-53 указываются паспортные данные тех, лиц, которые получали деньги по доверенности.

В конце платежной ведомости после последней записи имеется итоговая строка для проставления общей суммы по ведомости.

На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

В расчетных ведомостях, составляемых на компьютере, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

Лицевой счет (форма N Т-54) применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года.

Форма N Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники.

Из новой формы лицевого счета исключена графа 6, в которой ранее указывались разряд и квалификация работника.

Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или на вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60) применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период. В графах 4, 5 указывается количество календарных дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.

Графа 5 "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Госкомстат России требует, чтобы продолжительность отпуска в записке-расчете указывалась в календарных днях. Это вызывает проблемы с оформлением отпусков за вредные условия труда, которые до сих пор предоставляются в рабочих днях по шестидневной рабочей неделе. Работник, которому положено, к примеру, 6 рабочих дней отпуска, все равно получит 7 календарных дней.

На первый взгляд ему и надо указать именно 7 календарных дней. Однако в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213, приведен отдельный порядок расчета отпускных для отпусков с вредными условиями труда, который отличается от общего правила расчета.

В результате сумма отпускных за 6 рабочих дней будет, хоть и незначительно, отличаться от отпускных, рассчитанных за 7 календарных дней.

По нашему мнению, организациям, в которых предоставляются отпуска за вредные условия труда, в разделе "Б" записки-расчета необходимо указывать его продолжительность в рабочих днях. Это позволит бухгалтерии правильно производить расчет отпускных работникам.

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора.

Новая форма записки-расчета требует зачеркнуть один из двух вариантов: "трудовой договор прекращен" и "работник уволен". Поскольку в терминологии Трудового кодекса РФ эти понятия тождественны, то по своему усмотрению можно зачеркивать любой вариант.

При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск в графе 3 записки-расчета показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период. В графах 4, 5 указывается количество календарных (рабочих) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа 5 "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Обычно акты о приемке выполненных работ составляются при выполнении работ по договорам гражданско-правового характера.

Трудовой кодекс РФ составление никаких актов не предусматривает. Тем не менее Госкомстат России продолжает устанавливать форму акта (форма N Т-73), причем только для одной разновидности трудовых договоров.

Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73), должен составляться при окончательном или поэтапном расчете сумм оплаты выполненных работ, утверждаться руководителем организации, после чего передаваться в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы.

Если раньше акт подписывал только руководитель структурного подразделения, то теперь к нему должны присоединиться представитель работодателя и главный бухгалтер.

В. Егоров,

АКДИ "Экономика и жизнь"

"Новая бухгалтерия", выпуск 8, август 2004 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Новые формы были опубликованы в журнале "Официальные документы и разъяснения" N 11 - 12 за 2004 г.

*(2) Подробно о правилах внесения записей в трудовые книжки работников см. статью И. Михайлова "Новые правила заполнения трудовых книжек" в журнале "Новая бухгалтерия", N 1 за 2004, с. 115.