Приложение N 2. Положение об архиве Министерства энергетики и жилищно-коммунального комплекса Омской области

Приложение N 2
к приказу Министерства энергетики
и жилищно-коммунального комплекса
Омской области
от 22 декабря 2020 г. N 57-п

Положение
об архиве Министерства энергетики и жилищно-коммунального комплекса Омской области

I. Общие положения

1. Настоящее Положение регламентирует отношения по организации хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в процессе деятельности Министерства энергетики и жилищно-коммунального комплекса Омской области (далее - Министерство) и состав документов архива Министерства (далее - Архив), иные вопросы, связанные с деятельностью Архива.

2. Архив создается в целях временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на государственное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив), источником комплектования которых является Министерство. Архив осуществляет свою деятельность в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений Министерства, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования.

3. Архив осуществляет свою деятельность в соответствии с федеральным и областным законодательством об архивном деле, иными нормативными правовыми актами и настоящим Положением.

4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учёт и подлежащие передаче на постоянное хранение в Исторический архив.

5. Лицом, ответственным за ведение Архива, является начальник отдела документооборота и организационного обеспечения управления государственной службы, кадров и организационного обеспечения департамента правовой работы, государственной службы, кадров и организационного обеспечения Министерства.

6. Адрес местонахождения документов Архива: 644033, Омская область, г. Омск, ул. Красный Путь, д. 109.

II. Состав документов, поступающих на хранение в Архив

7. В состав документов, поступающих на хранение в Архив, входят:

1) законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению Министра энергетики и жилищно-коммунального комплекса Омской области (далее - Министр) хранения, в том числе по личному составу Министерства, образовавшиеся в процессе деятельности Министерства;

2) кино-, фото-, фоно и видеодокументы, архивные коллекции, отражающие историю Министерства;

3) научно-справочный аппарат (исторические справки, предисловия, описи дел, паспорт Архива), раскрывающий состав и содержание дел (документов) Архива, и учетные документы Архива.

III. Задачи Архива

8. Задачами Архива являются:

1) комплектование Архива документами, состав которых предусмотрен пунктом 7 настоящего Положения;

2) учет и создание научно-справочного аппарата к документам Архива;

3) обеспечение сохранности документов Архива;

4) использование хранящихся в Архиве документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на государственное хранение в соответствии со сроками и в порядке, установленном федеральным законодательством;

6) проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве Министерства с участием представителя отдела документооборота и организационного обеспечения управления государственной службы, кадров и организационного обеспечения департамента правовой работы, государственной службы, кадров и организационного обеспечения Министерства.

IV. Функции Архива

9. В соответствии с возложенными на него задачами Архив осуществляет следующие функции:

1) принимает на хранение от структурных подразделений Министерства упорядоченные в установленном порядке, дела постоянного, временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению Министра) хранения и по личному составу Министерства;

2) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Министерства и экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области описи дел (документов) постоянного хранения и по личному составу Министерства;

3) осуществляет учет документов Архива;

4) обеспечивает сохранность документов Архива;

5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архива;

6) передает документы Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение в Исторический архив в сроки, установленные федеральными законодательством об архивном деле;

7) организует использование документов Архива, в том числе:

- информирует руководство и сотрудников Министерства о составе и содержании документов Архива;

- выдает в установленном порядке дела (документы) и копии документов в целях служебного пользования, в том числе для работы в помещении Архива;

- исполняет запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов Архива;

8) участвует в составлении номенклатуры, совместно с членами экспертной комиссии Министерства контролирует сохранность и правильность формирования дел в структурных подразделениях Министерства;

9) ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии Министерства акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

10) участвует в работе экспертной комиссии Министерства;

11) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Министерства по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи в Архив;

12) организует розыск дел, не обнаруженных по результатам проверки наличия и состояния архивных документов;

13) представляет в Исторический архив по установленной форме сведения о составе и объеме документов Архива.

V. Права Архива

10. Архив вправе:

1) требовать от сотрудников Министерства соблюдения правил ведения делопроизводства;

2) запрашивать у сотрудников Министерства сведения, необходимые для работы Архива;

3) приглашать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов сотрудников Министерства и Исторического архива (по согласованию);

4) информировать Министра о состоянии архивного дела, вносить предложения по его совершенствованию;

5) консультировать с соблюдением требований законодательства сотрудников Министерства и других заинтересованных лиц по документам Архива;

6) участвовать в разработке нормативных правовых актов Министерства по вопросам делопроизводства и архивного дела.