Приложение N 1
Утверждены приказом
Минвостокразвития России
от 24 ноября 2020 г. N 184
Правила
обработки персональных данных в Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока и Арктики
I. Общие положения
1. Правила обработки персональных данных в Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока и Арктики (далее - Министерство) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в Министерстве.
2. Настоящие Правила определяют политику Министерства как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных.
3. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящими Правилами и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
II. Процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных
4. Для выявления и предотвращения нарушений, предусмотренных законодательством Российской Федерации в сфере персональных данных, в Министерстве используются следующие процедуры:
1) осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных;
2) оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных;
3) ознакомление федеральных государственных гражданских служащих Министерства, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с законодательством Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных и настоящими Правилами;
4) ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
5) осуществление обработки персональных данных в соответствии с принципами и условиями обработки персональных данных, установленными законодательством Российской Федерации в области персональных данных;
6) обеспечение недопустимости осуществления обработки персональных данных, несовместимых с целями сбора персональных данных;
7) обеспечение недопустимости осуществления объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
8) обеспечение соответствия содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;
9) обеспечение при обработке персональных данных точности персональных данных, их достаточности, а в необходимых случаях и актуальности по отношению к целям обработки персональных данных.
III. Цели обработки персональных данных, содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются
5. В Министерстве персональные данные обрабатываются в целях:
1) осуществления статистических или иных исследовательских целей;
2) осуществления и выполнения возложенных на Министерство полномочий.
6. В целях, указанных в подпунктах 1 - 2 пункта 5 настоящих Правил, в Министерстве обрабатываются следующие категории персональных данных:
1) фамилия, имя и отчество 1 (прежние фамилия, имя, отчество 2, дата, место и причина изменения (в случае изменения);
2) дата и место рождения;
3) сведения о гражданстве (в том числе предыдущее гражданство, иные гражданства);
4) сведения об образовании (наименование и год окончания образовательной организации, научной организации, наименование и реквизиты документа об образовании, квалификация, направление подготовки или специальность по документу об образовании);
5) сведения об ученой степени;
6) информация о владении иностранными языками;
7) спортивное звание, спортивный разряд;
8) адрес и дата регистрации по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания;
9) номер контактного телефона или сведения о других способах связи;
10) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;
11) идентификационный номер налогоплательщика;
12) номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
13) реквизиты полиса обязательного медицинского страхования;
14) отношение к воинской обязанности, сведения по воинскому учету (для граждан, пребывающих в запасе, и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
15) семейное положение, состав семьи;
16) сведения о трудовой деятельности (включая работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и иную деятельность), сведения о военной службе;
17) государственные награды, иные награды и знаки отличия (кем награжден и когда);
18) классный чин государственной гражданской службы Российской Федерации, гражданской службы субъекта Российской Федерации, муниципальной службы, дипломатический ранг, воинское или специальное звание, классный чин правоохранительной службы;
19) информация о наличии либо отсутствии судимости;
20) сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;
21) сведения о наличии либо отсутствии заболевания, препятствующего поступлению на федеральную государственную гражданскую службу или ее прохождению, подтвержденного заключением медицинского учреждения;
22) сведения о пребывании за границей (когда, где, с какой целью);
23) допуск к государственной тайне, оформленный за период работы, службы, учебы (форма, номер и дата);
24) личная фотография;
25) иные персональные данные, необходимые для достижения целей, предусмотренных пунктом 5 настоящих Правил.
7. В Министерстве для каждой цели обработки персональных данных определяется содержание обрабатываемых персональных данных:
1) для цели обработки персональных данных, указанной в подпункте 1 пункта 5 настоящих Правил, определяется содержание персональных данных, перечисленное в подпунктах 2 - 15 пункта 6 настоящих Правил, и соответствующие категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве, указанные в подпунктах 1 - 3 пункта 8 настоящих Правил;
2) для цели обработки персональных данных, указанной в подпункте 2 пункта 5 настоящих Правил, определяется содержание персональных данных, перечисленное в подпунктах 1 - 25 пункта 6 настоящих Правил, и соответствующие категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве, указанные в подпунктах 1 - 6 пункта 8 настоящих Правил;
3) для целей обработки персональных данных, указанных в подпунктах 1 и 2 пункта 5 настоящих Правил, определяется содержание персональных данных, перечисленное в подпунктах 1 - 25 настоящих Правил, и соответствующие категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве, указанной в подпунктах 4 и 5 пункта 8 настоящих Правил.
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "подпунктах 1 - 25 пункта 6 настоящих Правил"
8. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве:
1) федеральные государственные гражданские служащие Министерства и члены их семей;
2) граждане, претендующие на замещение должностей федеральной государственной гражданской службы в Министерстве, а также члены их семей;
3) лица, замещающие должности руководителей подведомственных Министерству организаций и организаций, в отношении которых Министерство осуществляет полномочия учредителя (акционера), а также члены из семей;
4) граждане, обратившиеся в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2018, N 53, ст. 8454);
5) пользователи официального сайта Министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";
6) лица, представляемые к награждению, наградные материалы по которым представлены в Министерство.
IV. Сроки обработки и хранения персональных данных, порядок их уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований
9. Сроки обработки и хранения персональных данных в Министерстве определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных 3.
Обработка персональных данных категорий субъектов, указанных в подпунктах 1 и 3 пункта 8 настоящих Правил, осуществляется, соответственно, в течение всего периода прохождения ими гражданской службы или периода их работы.
Обработка персональных данных категории субъектов, указанной в подпункте 2 пункта 8 настоящих Правил, осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 6, ст. 439; 2020, N 41, ст. 6395).
10. Сроки хранения документов на бумажных носителях, содержащих персональные данные категорий субъектов, указанных в подпунктах 1 - 3 пункта 8 настоящих Правил, определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 (далее - Перечень архивных документов) (зарегистрирован Минюстом России 6 февраля 2020 г., регистрационный N 57449).
Персональные данные категории субъектов, указанной в подпункте 4 пункта 8 настоящих Правил, хранятся в соответствии с Перечнем архивных документов.
Срок хранения персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных, соответствует сроку хранения персональных данных на бумажных носителях.
11. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на разных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков).
Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных настоящими Правилами.
12. Контроль за хранением и использованием материальных носителей, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений Министерства.
13. Структурным подразделением Министерства, ответственным за документационное обеспечение, осуществляется систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.
Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании экспертной комиссии Министерства, состав которой утверждается приказом Министерства.
По итогам заседания экспертной комиссии Министерства составляются протокол и акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел, проверяется их комплектность, акт подписывается председателем и членами экспертной комиссии Министерства и утверждается начальником Министерства.
14. Уничтожению подлежат обрабатываемые персональные данные по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Уничтожение документов, содержащих персональные данные, производится путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины.
Уничтожение персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).
------------------------------
1 При наличии.
2 При наличии.
3Часть 7 статьи 5 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".
------------------------------