Вход
Приказ Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края от 21 декабря 2020 г. N 494 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края"
В целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами в Министерстве строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края, приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края.
2. Признать утратившими силу следующие приказы Главного управления строительства, транспорта, жилищно-коммунального и дорожного хозяйства Алтайского края:
от 23.07.2014 N 600;
от 18.07.2016 N 314 "О внесении изменений в приказ Главного управления строительства, транспорта, жилищно-коммунального и дорожного хозяйства Алтайского края от 23.07.2014 N 600".
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра, начальника управления правового и документационного обеспечения Министерства Бренёва Н.В.
|
Министр |
И.В. Гилев |
Утверждена
приказом Министерства строительства
и жилищно-коммунального хозяйства
Алтайского края
от 21.12.2020 г. N 494
Инструкция
по делопроизводству в министерстве строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - "Инструкция") разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами в Министерстве строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края (далее - "Министерство") и определяет правила подготовки и оформления документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив Министерства.
1.2. Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, оформлению, прохождению, исполнению, контролю за исполнением, учету, хранению и использованию документов, обязательные для всех лиц, замещающих в Министерстве должности государственной гражданской службы Алтайского края, а также должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы (далее - "сотрудники Министерства").
1.3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с:
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов";
приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях";
приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях";
законом Алтайского края от 28.12.1994 "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах";
постановлением Правительства Алтайского края от 14.10.2020 г. N 454 "Об отдельных вопросах эксплуатации государственной информационной системы Алтайского края "Единая система электронного документооборота Алтайского края";
распоряжением Администрации Алтайского края от 29.12.2011 N 575-р;
распоряжением Правительства Алтайского края от 02.02.2018 N 22-р;
При разработке Инструкции учтены также положения иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Алтайского края в сфере информации, документации, архивного дела.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.
1.5. Делопроизводство в Министерстве осуществляется с использованием Единой системы электронного документооборота (далее - ЕСЭД) в соответствии с настоящей Инструкцией, Положением о ЕСЭД и Регламентом работы в ЕСЭД.
В ЕСЭД отражается процесс прохождения (создания) документа на бумажном носителе и осуществляется создание электронных документов и обмен ими между участниками ЕСЭД.
Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками ЕСЭД, осуществляется по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) или электронной почте.
Для подтверждения подлинности электронных документов в ЕСЭД используется электронно-цифровая подпись.
1.6. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, персональными данными, бухгалтерской, научно-технической документацией, за исключением общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. Правила и порядок работы с такими документами устанавливаются специальными правовыми актами.
1.7. Организацию работы с документами, совершенствование делопроизводства на основе единой политики, в том числе с использованием современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство при подготовке и исполнении документов, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Министерстве осуществляет отдел документационной работы управления правового и документационного обеспечения Министерства (далее - "отдел документационной работы").
1.8. Непосредственное ведение делопроизводства в Министерстве осуществляется служащими, ответственными за выполнение данной функции в соответствии с их должностными регламентами. Служащие несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.9. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечением сохранности служебных документов в отделах и секторах Министерства возлагается на начальников этих отделов и секторов.
1.10. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения, сотрудники Министерства обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы по указанию непосредственного руководителя другому сотруднику, который должен принять меры к своевременному исполнению документов. При увольнении или перемещении служащего передача документов осуществляется по акту приема-передачи документов.
В случае утраты и неисправимом повреждении документа немедленно сообщить об этом письменно заместителю министра, начальнику управления правового и документационного обеспечения Министерства, начальнику отдела документационной работы Министерства.
Если в случае утраты документа его розыск не дал результатов, составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией.
2. Организация документооборота
2.1. Принципы организации документооборота
2.1.1. Прохождение документов в Министерстве с момента создания или получения до завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из нескольких документопотоков:
поступающая документация (входящая);
отправляемая документация (исходящая);
внутренняя документация.
2.1.2. Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов:
распределение документов на документопотоки;
централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов;
организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
однократность регистрации документов;
рассмотрение документов;
отражение всех действий с документами и проектами документов в ЕСЭД.
2.2. Прием и первичная обработка входящих документов
2.2.1. Прием и первичная обработка документов, регистрация корреспонденции, доставляемой почтовым отделением связи, нарочным, по электронным каналам связи, осуществляется отделом документационной работы Министерства.
2.2.2. Прием корреспонденции, доставляемой подразделениями фельдсвязи и спецсвязи, а также документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется специалистами, выполняющими функции режимно-секретного подразделения.
2.2.3. При приеме корреспонденции проверяются правильность адресования, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера, проставленные на документах, с номерами, указанными на конвертах или записанными в разносных книгах. При необходимости ставится отметка о принятии документа с датой и подписью сотрудника, принявшего документ или при помощи специального штампа.
При обнаружении повреждений, недостачи документов (листов) или приложений к ним, отсутствии подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа об этом сообщается его отправителю. С отправителем согласуется возможность оперативного устранения ошибок. При необходимости составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр приобщается к поступившему материалу и вместе с документами возвращается отправителю, второй остается в отделе документационной работы Министерства, принявшем данный документ. Акты составляются и подписываются служащими, вскрывшими пакет, начальником отдела документационной работы Министерства.
В случае если документ, имеющий ошибки в оформлении, может быть рассмотрен по существу, по согласованию с отправителем он регистрируется и передается по назначению для дальнейшего прохождения и рассмотрения.
2.2.4. Ошибочно адресованные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю без регистрации.
2.2.5. Конверты после вскрытия и проверки уничтожаются, за исключением случаев, если они являются единственным источником установления адреса отправителя или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, а также, если они содержат обращения граждан или судебную документацию.
2.3. Регистрация входящих документов
2.3.1. Регистрация входящих документов, обращений граждан, адресованных министру строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края, заместителям министра осуществляется в отделе документационной работы Министерства.
Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются специалистами, выполняющими функции режимно-секретного подразделения.
2.3.2. Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция:
информации и сводки, присланные для сведения;
рекламные извещения и плакаты;
поздравительные письма и поздравительные плакаты;
печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени);
формы статистической отчетности;
специальная документация (кадровая, бухгалтерская и т.д.).
2.3.3. Документы регистрируются не позднее второго рабочего дня с момента их поступления, срочные и оперативные документы, в том числе с соответствующими пометками ("Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно") регистрируются незамедлительно.
2.3.4. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной карточки в ЕСЭД, которой автоматически присваивается регистрационный номер.
На документе оформляется реквизит "отметка о поступлении документа" путем проставления специального штампа, включающего наименование Министерства, входящий регистрационный номер, присвоенный ЕСЭД, и дату поступления документа (точное время поступления - при необходимости).
При регистрации служебной корреспонденции проводится проверка наличия:
повторного поступления уже зарегистрированного документа;
документов, зарегистрированных ранее по данной теме;
исходящего запроса (в случае поступления ответа).
При положительном результате делается отметка о номерах документов, связанных с поступившей корреспонденцией и к входящему документу прикладываются распечатки регистрационных карточек указанных документов.
Документы, поступившие повторно, не регистрируются, вместо этого в регистрационной карточке документа делается отметка о повторном поступлении, а сам документ приобщается к поступившему ранее.
2.3.5. Регистрация в ЕСЭД производится в пределах групп документов, в зависимости от вида документа, его автора и содержания.
При регистрации в соответствии с реквизитами поступившего документа заполняются следующие поля регистрационной карточки в ЕСЭД:
"регистрационный номер и дата документа" (присваиваются автоматически);
"доступ" - отметка об ограничении доступа к документу;
"корреспондент" - организация, из которой поступил документ;
"исходящий номер и дата" - исходящий номер и дата документа, присвоенные организацией-автором;
"подписал" - фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
"кому" - должностное лицо, на имя которого поступил документ;
"содержание" - краткое содержание документа;
"состав" - количество листов (страниц) документа, наличие приложений (книги, журналы, брошюры, постеры);
"доставка" - способ доставки документа;
"рубрики" - тема документа в соответствии с соответствующим классификатором;
"связки" - ссылки на регистрационные карточки документов, уже зарегистрированных в ЕСЭД и имеющих логические связи с поступившим документом (общая тема, запрос, дополнение и т.д.);
"примечание" - заполняется в случае необходимости указания особенностей поступившего документа.
К регистрационной карточке прикрепляется электронный образ документа с приложениями (при их наличии).
Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов:
документы с грифом "Для служебного пользования";
документы, содержащие персональные данные;
объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты);
другие документы, сканирование которых затруднено технически, или доступ к содержанию которых ограничен законодательством.
2.4. Порядок рассмотрения документов
2.4.1. Зарегистрированные отделом документационной работы документы передаются на рассмотрение министру строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края, заместителям министра, которые в соответствии с компетенцией и распределением обязанностей дают указания по их исполнению в форме резолюций.
Документы, рассмотренные министром строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края, заместителями министра передаются в отдел документационной работы для внесения резолюции в ЕСЭД и осуществления контроля за исполнением документа.
2.4.2. При внесении резолюции в ЕСЭД регистрационные карточки документов автоматически направляются исполнителям. Подлинники рассмотренных документов после внесения резолюций в ЕСЭД передаются ответственному исполнителю, соисполнителям документы направляются в электронном виде по ЕСЭД.
Если документ направляется только в электронном виде, то делается запись "Электронный документ", для работы используется электронный образ документа, прикрепленный к регистрационной карточке. В случае направления документа разными способами разным исполнителям к пометке "Электронный документ" добавляется индекс подразделения, которым документ направляется в электронном виде.
Резолюции во исполнение уже данных вышестоящим руководством поручений вносятся в ЕСЭД уполномоченными служащими как подчиненные резолюции (при наличии доступа к ЕСЭД).
2.5. Организация работы с исходящими и внутренними документами
2.5.1. Подготовка и согласование исходящих и внутренних документов осуществляются в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами. Ответственность за соблюдение установленных Инструкцией и другими нормативными актами правил при подготовке документа возлагается на исполнителя.
Исполнитель проверяет правильность оформления документов, адресации, полноту пакета документов, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа.
2.5.2. Подписанные документы регистрируются в ЕСЭД не позднее второго рабочего дня с момента поступления на регистрацию, а срочные и оперативные - незамедлительно.
2.5.3. Сотрудник, регистрирующий документ, проверяет правильность его оформления в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки без регистрации.
2.5.4. Регистрация в ЕСЭД производится в пределах групп документов, в зависимости от вида документа, его автора и содержания.
Регистрационный номер и дата документа присваиваются ЕСЭД автоматически и с регистрационной карточки переносятся на документ зарегистрировавшим его служащим. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год (например, 08.04.2019). Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты.
Зарегистрированные документы сканируются и их электронные образы прикрепляются к регистрационной карточке, за исключением документов, не подлежащих сканированию.
При регистрации в соответствии с реквизитами исходящего (внутреннего) документа заполняются следующие поля регистрационной карточки в ЕСЭД:
"регистрационный номер и дата документа" (присваиваются автоматически);
"доступ" - отметка об ограничении доступа к документу;
"подписал" - фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего документ;
"содержание" - краткое содержание документа;
"адресаты" - перечень организаций (должностных лиц), кому направляется документ;
"исполнители" - фамилия, инициалы, должность лица, подготовившего документ;
"визы" - список лиц, согласовавших проект документа;
"состав" - количество листов (страниц) документа, наличие приложений - заполняется по формуле:
количество листов документа + количество листов приложения, например: 2+10;
"рубрики" - тема документа в соответствии с соответствующим классификатором;
"связки" - ссылки на регистрационные карточки документов и регистрационные карточки проектов документов, уже зарегистрированных в ЕСЭД и имеющих логические связи с подписанным документом (общая тема, ответ, дополнение, во изменение, утратил силу и т.д.);
"примечание" - заполняется в случае необходимости указания типа отправки и других особенностей документа.
Исходящие, внутренние документы (их копии) и другие документы к ним формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
2.6. Подготовка и оформление проектов исходящих документов, подписываемых с использованием электронно-цифровой подписи
2.6.1. Регистрация проектов исходящих документов, подписываемых министром строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края, заместителями министра с использованием электронно-цифровой подписи, осуществляется в ЕСЭД в соответствующих группах регистрационных карточек проектов документов (далее - "РКПД").
Подготовка проектов исходящих документов, предоставляемых на подпись министру строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края, заместителям министра с использованием электронно-цифровой подписи осуществляется исполнителем в ЕСЭД.
2.6.2. При подготовке проекта исходящего документа, подписываемого электронно-цифровой подписью, исполнителем заполняются следующие поля РКПД:
"регистрационный номер и дата документа" (присваиваются автоматически);
"доступ" - отметка об ограничении доступа к документу;
"исполнитель";
"содержание";
"адресаты" - перечень организаций (должностных лиц), которым документ должен быть направлен. Заполняется для указания участников ЕСЭД, которым данный документ должен быть направлен в электронном виде после подписания;
"состав" - количество листов (страниц) документа;
"рубрики" - тема документа в соответствии с соответствующим классификатором;
"связки" - ссылки на регистрационные карточки документов, уже зарегистрированных в ЕСЭД, на основании которых данный проект подготовлен, а также имеющие другие логические связи с ним (во изменение, в отмену, общая тема, запрос, дополнение и т.д.);
"файлы" - файлы проектов документов, предлагаемых к подписанию, в текстовом формате;
"визы и подписи" - перечень должностных лиц, которым документ направлен на визирование и подпись. Данное поле заполняется по мере подготовки и согласования документа.
Регистрацию проекта осуществляют сотрудники отдела документационной работы.
2.7. Отправка документов
2.7.1. Отправляемые документы пересылаются почтой и с помощью технических и электронных средств связи (в том числе по ЕСЭД, МЭДО, электронной почте), а также передаются нарочным непосредственно адресатам. Отправка почтой документов Министерства осуществляется отделом документационной работы.
2.7.2. Решение о способе доставки документа определяется исполнителем исходя из срочности документа, наличия в запросе просьбы о направлении в электронном виде, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе.
2.7.3. При отправке документа в электронном виде по ЕСЭД в поле "примечание" делается запись "электронный документ".
При отправке документа почтой специалистами отдела документационной работы осуществляется конвертование документа и передача на отправку в почтовое отделение связи.
На заказную корреспонденцию почтовым отделением связи выдаются квитанции о получении корреспонденции, которые передаются непосредственно исполнителю.
В случае самостоятельной отправки документа (передачи адресату) исполнитель расписывается в получении на втором экземпляре документа, остающегося в деле, а в регистрационной карточке делается отметка об отправке документа нарочным.
2.7.4. Телефонограммы направляются исполнителями самостоятельно.
2.7.5. Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные со служебной деятельностью, к отправке не принимаются.
2.7.6. Передача документов ограниченного доступа, в том числе документов, содержащих охраняемую законом тайну, и документов с грифом "Для служебного пользования" с использованием средств электронной почты, телеграфной и факсимильной связи запрещается.
2.8. Особенности работы с документами ограниченного доступа
2.8.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе Инструкции или установленных другими правовыми актами.
2.8.2. Необходимость отнесения документа (проекта документа) к категории содержащего служебную информацию ограниченного распространения определяется руководителем структурного подразделения, подготовившего проект документа, или должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ.
2.8.3. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, проставляется гриф "Для служебного пользования" (ДСП) и номер экземпляра.
Гриф "Для служебного пользования" проставляется на каждом экземпляре документа в правом верхнем углу на первом листе документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к такому документу и дополняется указанием номера экземпляра документа.
К регистрационному номеру в учетных формах и на самих документах добавляется пометка "дсп".
2.8.4. Прием, учет, регистрация, контроль за исполнением, хранение и отправка документов, содержащих информацию ограниченного доступа возлагаются на специалиста, выполняющего функции режимно-секретного подразделения.
Документы с грифом "Для служебного пользования" передаются только под расписку в журнале учета выдачи документов в соответствии с резолюциями. Передача таких документов и информации, содержащейся в них, другим сотрудникам, не имеющим отношения к документу, или сторонним лицам запрещается.
2.8.5. Печатание и размножение документов с грифом "Для служебного пользования" осуществляются с использованием средств вычислительной техники, соответствующих специальным требованиям и рекомендациям по технической защите конфиденциальной информации.
На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа в левом нижнем углу, исполнитель указывает количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию, номер рабочего телефона и дату печатания документа, например:
Отп. 3 экз.
Фамилия И.О.
(3852) 35-32-03
20.02.2019
Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются на регистрацию сотруднику, осуществляющему их учет. Размножение документов с грифом "Для служебного пользования" производится только с письменного разрешения руководителя, подписавшего (утвердившего) размножаемый документ. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
Не допускается снятие копий с документов, на которых стоит пометка, запрещающая снятие копий.
2.8.6. Запрещается передавать документы ограниченного доступа по незащищённым каналам связи (электронная почта, телеграфная и факсимильная связь).
2.8.7. Исполненные документы с грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое подшиты такие документы, проставляется гриф "Для служебного пользования".
2.8.8. В случае утраты документов и дел, содержащих информацию ограниченного доступа, незамедлительно ставится в известность министр строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края.
На утраченные документы, дела и издания с грифом "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения министром строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края передаются в архив для включения в дело фонда.
2.8.9. Снятие с документов грифа "Для служебного пользования" осуществляется министром строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края, заместителями министра путем собственноручного зачеркивания на подлиннике указанной пометки с проставлением своей подписи и даты.
О снятии грифа "Для служебного пользования" на документах, делах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.
2.8.10. Уничтожение дел, документов с грифом "Для служебного пользования", прошедших экспертизу ценности, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах после уничтожения делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
2.8.11. За разглашение служебной информации ограниченного доступа, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
2.9. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов
2.9.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Министерства, производится специалистом, выполняющим функции режимно-секретного подразделения в соответствии с заявками начальников отделов.
2.9.2. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи министра строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края или его заместителей и перечень лиц, ответственных за использование указанных штампов, определяется министром.
2.9.3. С целью систематизации учета, хранения и выдачи все печати и штампы Министерства учитываются у специалиста, выполняющего функции режимно-секретного подразделения в журнале учета печатей и штампов (Приложение 11) с проставлением их оттиска. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью и подписью специалиста, ответственного за учет печатей и штампов.
2.9.4. Гербовая печать Министерства хранится у начальника отдела финансов и бухгалтерского учета - главного бухгалтера.
2.9.5. Ответственным за обеспечение надлежащего учета печатей (штампов), их выдачи ответственным лицам является специалист, выполняющий функции режимно-секретного подразделения. Печати и штампы выдаются лицам, отвечающим за их использование и сохранность, под роспись в журнале.
2.9.6. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации хранятся в сейфах. Простые печати и штампы могут храниться в надежно запираемых шкафах (ящиках).
2.9.7. Об утрате печати или штампа незамедлительно ставится в известность министр строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края и руководитель структурного подразделения, а также специалист, выполняющий функции режимно-секретного подразделения.
2.9.8. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы подлежат передаче специалисту, выполняющему функции режимно-секретного подразделения, для уничтожения и списания с учета по акту (Приложение 12), который утверждается министром. Акт хранится вместе с журналом учета.
2.9.9. За нарушение правил хранения, использования, утрату печати или штампа виновное лицо несет ответственность, предусмотренную законодательством.
2.10. Организация контроля за исполнением документов
2.10.1. Контроль за исполнением документов осуществляет отдел документационной работы, который включает в себя:
постановку документа на контроль в ЕСЭД;
предупредительный контроль;
рассмотрение отчетов - информаций об исполнении документа;
перенос контрольной даты исполнения документа в ЕСЭД (при наличии оснований);
снятие документа с контроля в ЕСЭД;
направление исполненного документа в дело;
мониторинг состояния исполнительской дисциплины по контрольным документам.
Контролю подлежат документы, в которых установлен конкретный срок исполнения, а также те документы, об исполнении которых необходимо предоставлять информацию.
2.10.2. Постановка документа на контроль осуществляется путем заведения в ЕСЭД резолюций на исполнителей, определения срока исполнения документа, заполнения поля "плановая дата исполнения" в ЕСЭД и проставления отметки о контроле на документах на бумажном носителе.
В случаях, когда исполнение документа поручается двум или более сотрудникам, ответственным исполнителем является сотрудник, указанный в поручении первым или обозначенный пометкой "свод" ("созыв").
Постановка документа на контроль осуществляется исходя из содержания документа, поручения и резолюции к нему.
Сроки исполнения документов:
с конкретной датой - в указанный срок;
с пометкой "срочно" - 3 календарных дня;
с пометкой "оперативно" -10 календарных дней;
в отношении других документов - 30 календарных дней.
2.10.3. Исполнители документов несут персональную ответственность за обеспечение своевременной подготовки проектов документов, а также за их содержание, качество подготовки (соответствие требованиям официально делового стиля современного русского языка и грамотности), комплектность пакета документов, обеспечение согласования со всеми заинтересованными сторонами, соблюдение сроков и требований, установленных законодательством Российской Федерации и Алтайского края.
2.10.4. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения соответствующего поручения, документированного подтверждения его исполнения и в случае необходимости направления заявителю ответа по существу вопроса. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе и контрольной карточке.
Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа и поручения исполненным.
После исполнения документы снимаются с контроля, при этом на документе и в регистрационно-контрольной карточке делается отметка о снятии с контроля.
2.10.5. Отсутствие контроля за исполнением документа, доведенного до исполнителей, в том числе отсутствие контрольной резолюции или плановой даты исполнения документа в ЕСЭД, не является основанием для неисполнения документа.
2.10.6. Исполненные документы после снятия с контроля формируются в дела согласно номенклатуре дел.
2.11. Обязанности сотрудников отдела документационной работы
На сотрудников отдела документационной работы возлагаются следующие обязанности:
получение документов, поступающих в Министерство, в том числе по ЕСЭД;
обеспечение своевременного доведения поступивших документов (поручений) до сведения министра строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края, заместителей министра и их доведение (контроль за доведением) до исполнителей;
регистрация в ЕСЭД входящих, исходящих и внутренних документов;
контроль за прохождением документов в Министерстве, их своевременным исполнением;
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
осуществление ввода в ЕСЭД информации о ходе и исполнении документов сотрудниками;
списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел Министерства;
формирование, оформление дел в соответствии с номенклатурой дел, учет, хранение и обеспечение использования дел, текущих и оконченных;
иные обязанности, связанные с документооборотом Министерства.
2.12. Особенности работы с документами в Единой системе электронного документооборота
2.12.1. Ведение делопроизводства в Министерстве осуществляется в ЕСЭД в соответствии с настоящей Инструкцией, Регламентом работы в Единой системе электронного документооборота Правительства Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края, Положением о Единой системе электронного документооборота Алтайского края, утвержденными Правительством Алтайского края.
2.12.2. В ЕСЭД отражается процесс создания и прохождения документа, созданного на бумажном носителе; ведется регистрация, ввод резолюций и сведений об исполнении документов, контроль за сроками исполнения, прикрепление электронных образов документов и приложений к ним, поиск, анализ, учет всех действий пользователей в отношении зарегистрированных в системе документов.
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Бланки документов
3.1.1. В Министерстве документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением правил подготовки и оформления документов. Документы создаются на бланках и (или) в соответствии с шаблонами, образцами, формами, установленными настоящей Инструкцией.
3.1.2. Используются следующие виды бланков:
бланк письма Министерства (Приложения 1, 2);
бланк приказа Министерства (Приложение 3);
бланк распоряжения Министерства (Приложение 4);
бланк поручения министра строительства и жилищно-коммунального хозяйства (Приложение 5).
3.1.3. Образец расположения реквизитов в бланке письма представлен в Приложении 6.
3.1.4. Документы Министерства оформляются на листах формата А4 (210 х 297 мм), в отдельных случаях, предусмотренных формой документа, - на листах формата А3 (297 х 420 мм) и А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов, содержащих электронные образы такого же формата.
3.1.5. Каждый напечатанный лист документа должен иметь поля следующих размеров:
левое - 30 мм;
правое - 15 мм;
верхнее -20 мм;
нижнее - 20 мм.
Абзацный отступ - 12,5 мм.
3.1.6. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы на расстоянии 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без слова "страница" или "стр." и знаков препинания шрифтом Times New Roman 12 размера.
3.1.7. При оформлении приложения к правовому акту нумерация страниц продолжается. Приложения к письму имеют самостоятельную нумерацию страниц.
3.2. Оформление реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
герб Алтайского края;
наименование органа исполнительной власти;
справочные данные об органе исполнительной власти;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
место составления или издания документа;
гриф ограничения доступа к документу;
адресат;
гриф утверждения документа;
заголовок к тексту;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
подпись должностного лица;
отметка об электронной подписи;
гриф согласования документа;
визы согласования документа;
оттиск печати;
отметка об исполнителе;
отметка о заверении копии;
отметка о поступлении документа;
резолюция.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
3.2.1. Герб Алтайского края
Черно-белое изображение герба Алтайского края воспроизводится на бланках в соответствии с законодательством Алтайского края.
3.2.2. Наименование органа исполнительной власти
Наименование Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края, помещаемое на бланках, указывается в точном соответствии с указом Губернатора Алтайского края от 20.12.2018 N 214 "Об утверждении Положения о Министерстве строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края".
3.2.3. Справочные данные об органе исполнительной власти
Справочные данные о Министерстве включают: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты.
Реквизит обязателен для бланков писем, располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти".
3.2.4. Наименование вида документа
Реквизит "наименование вида документа" включается в бланк соответствующего вида документа (за исключением бланков писем). Реквизит печатается прописными буквами с разреженным межзнаковым интервалом (4 пт) и выделяется полужирным шрифтом размера 14.
Например:
Приказ, Распоряжение
В документах, подготовленных не на бланке (протокол, акт и т.д.), данный реквизит печатается по центру строки на расстоянии 20 мм от предыдущего реквизита либо, при отсутствии реквизитов выше, - по границе верхнего поля листа. Первое слово - прописными буквами, остальные - обычным шрифтом. Точка в конце реквизита не ставится.
Например:
Протокол
рабочего совещания по вопросу прохождения осенне-зимнего периода
3.2.5. Дата документа
Реквизит "дата документа" обязателен для всех видов документов. Проставляется в установленном месте бланка или формы документа в процессе его утверждения или регистрации. В случаях, когда дата документа известна (протокол, акт), она включается в проект документа. Дата документа оформляется в соответствии с пунктом 2.5.4 настоящей Инструкции.
В документах, подписанных электронно-цифровой подписью, формирование данного реквизита происходит автоматически.
3.2.6. Регистрационный номер документа
Реквизит "регистрационный номер документа" оформляется в местах, установленных бланками или типовыми формами документов, в соответствии с пунктом 2.5.4 настоящей Инструкции.
В документах, подписанных электронно-цифровой подписью, формирование данного реквизита происходит автоматически.
3.2.7. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется на письме-ответе. Располагается на бланке письма ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа".
Реквизит включает регистрационный номер и дату создания документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся исполнителем с поступившего документа.
Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
3.2.8. Место составления или издания документа
Реквизит "место составления или издания документа" указывается во всех документах, кроме служебных писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов. Проставляется в местах, установленных бланками или типовыми формами документов.
3.2.9. Гриф ограничения доступа к документу
Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" проставляется на каждом экземпляре документа в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа), а также сопроводительного письма к такому документу на границе верхнего поля при наличии в документе служебной информации ограниченного доступа.
Например:
Для служебного пользования
экз. N ___________________
3.2.10. Адресат
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
При адресовании письма органу, его структурному подразделению указывается его полное или сокращенное наименование в именительном падеже. Если приводится полное наименование федерального министерства, то оно дополняется словами "Российской Федерации", если сокращенное - "России".
Например:
Министерство строительства
и жилищно-коммунального хозяйства
Российской Федерации
или:
Минстрой России
При направлении документа конкретному лицу в организации наименование организации и структурного подразделения (при необходимости) входит в состав наименования должности адресата, должность и фамилия печатаются через один пропущенный междустрочный интервал и приводятся в дательном падеже, при этом инициалы ставятся после фамилии и отделяются от нее пробелом. При адресовании документа должностному лицу почтовый адрес не указывается.
Например:
Министру промышленности и
энергетики Алтайского края
Фамилия И.О.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений этой организации, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Органам исполнительной
власти Алтайского края
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "(по списку)".
Например:
Руководителям органов
исполнительной власти
Алтайского края
(по списку)
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем (через один пропущенный междустрочный интервал) адрес.
Например:
Фамилия И.О.
Интернациональная ул., д. 30, кв. 5,
г. Барнаул, Алтайский край,
656043
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При отправке письма по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При отправке письма по электронной почте (без досылки по почте) указывается адрес электронной почты.
Например:
Фамилия И.О.
Электронный адрес
3.2.11. Гриф утверждения документа
Реквизит "гриф утверждения документа" проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, правовым актом (приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Данный реквизит печатается в правом верхнем углу первого листа документа и выравнивается по левому краю.
В случае утверждения проекта документа:
должностным лицом - гриф утверждения состоит из слова Утверждаю, наименования должности, подписи (печатается ниже через интервал "после 2 пт" с прописной буквы в несколько строк через интервал "точно 12 пт"), инициалов и фамилии, даты утверждения.
Например:
Утверждаю
Министр строительства
и жилищно-коммунального
хозяйства Алтайского края
Подпись _____ И.О. Фамилия
"____" ________________ г.
правовым актом - гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже (печатается ниже через интервал "после 2 пт" со строчной буквы в несколько строк), его даты (оформляется цифровым способом) и номера. Реквизит располагается на расстоянии 70 мм от границы правого поля, все его строки печатаются через интервал "точно 12 пт".
Например:
(Правила) Утверждены
приказом Министерства
строительства и жилищно-
коммунального хозяйства
Алтайского края
от 05.06.2020 N 123
коллегиальным, совещательным или иным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, дата и номер протокола (в скобках).
Например:
(План) Утвержден
Общественным советом при
Министерстве строительства
и жилищно-коммунального
хозяйства Алтайского края
(протокол от 12.09.2020 N 1)
Следующий реквизит печатается на 20 мм ниже грифа утверждения.
3.2.12. Заголовок к тексту
Реквизит "Заголовок к тексту" отражает краткое содержание документа и оформляется над текстом документа. Заголовок к тексту должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "о чём?", он начинается с предлога "О" ("Об"). Если - на вопрос "чего?", он составляет одно целое с наименованием вида документа.
Например:
приказ (о чём?) о создании экспертной комиссии
письмо (о чём?) о представлении информации
акт (чего?) приема-передачи работ
протокол (чего?) заседания аттестационной комиссии.
Заголовок к тексту письма печатается шрифтом того же размера, что и основной текст документа, от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) с одинарным межстрочным интервалом или интервалом "точно" (12 пт), если состоит более чем из трех строк. Предельно допустимая длина строки в данном случае составляет 80 мм. Точка в конце заголовка не ставится.
Например:
О направлении итогов
самомониторинга по вопросам
исполнения поручений и указаний
Президента Российской Федерации
Текст письма отделяется от заголовка двумя-тремя междустрочными одинарными интервалами.
В распорядительных документах заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя междустрочными интервалами. Печатается с прописной буквы, выравнивается по левому краю страницы с одинаковым отступом от правого и левого краев текста, при этом заголовок не должен выходить за пределы красной строки. Печатается одинарным межстрочным интервалом или интервалом "точно" (12 пт), если состоит более чем из трех строк.
Например:
Об утверждении нормативов
технологических потерь при передаче
тепловой энергии, теплоносителя
по тепловым сетям МУП
"Коммунальные системы"
Текст распорядительного документа отделяется от заголовка двумя междустрочными интервалами.
3.2.13. Текст документа
Реквизит "текст документа" составляется на русском языке - государственном языке Российской Федерации.
Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, соответствовать правилам и требованиям русского языка, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, за исключением официальных или общепринятых.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других органов или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами или буквами. Значительные по объему документы могут делиться на главы (части), которые нумеруются римскими цифрами.
При подготовке текста документов используется шрифт Times New Roman размером 14 (для создания основного текста документа (правовые акты, письма и т.д.). При необходимости текст может быть напечатан иным шрифтом, также может быть использован размер 13. Текст печатается через одинарный интервал и выравнивается по ширине листа. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы поля. В тексте не допускается разрыв (перенос) даты, оформленной цифровым способом, и отрыв чисел от слов при словесно-цифровом способе оформления даты. Даты по всему тексту оформляются единообразно. Инициалы в тексте пишутся после фамилии (Фамилия И.О.).
Текст документов, подготовленных на бланке Министерства, излагается от первого лица множественного числа (просим, предлагаем и т.д.) или от лица Министерства (Министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края согласовывает и т.д.), за исключением приказов, личных поручений министра, где текст излагается от первого лица единственного числа (приказываю, прошу).
Текст документа может быть оформлен в виде таблицы. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. При составлении таблиц используется 12 размер шрифта также допускается использовать шрифты меньших размеров.
Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (штатное расписание, план работы и т.п.).
Заголовок таблицы пишется над таблицей посередине листа. В конце заголовка точка не ставится. Печатается одинарным межстрочным интервалом или интервалом "точно" (12 пт), если состоит более чем из трех строк.
Например:
Перечень
жилых помещений, включаемых в специализированный жилищный фонд Алтайского края
Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она печатается более чем на одной странице.
Если в документе приводится несколько таблиц, над каждой таблицей справа указывается слово "Таблица" с порядковым номером. Если в документе приведена одна таблица, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не пишут. В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц.
Текст в ячейках таблицы печатается через междустрочный интервал "точно" или одинарный интервал (если текст не более 4 строк), выравнивается по верхней границе по центру либо по ширине, точка в конце текста не ставится.
3.2.14. Отметка о наличии приложений
Отметка о наличии приложения к документу печатается от края левого поля без абзацного отступа, отделяется от текста одним междустрочным интервалом. При наличии одного приложения слово "Приложение" пишется в единственном числе, а при наличии нескольких - во множественном числе "Приложения".
Приложения для писем имеют самостоятельную нумерацию страниц. Если в тексте письма есть ссылка на одно приложение, то в отметке о наличии приложений указывается только количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов.
Например:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами с точкой.
Например:
Приложения: 1. Копия письма Минстроя России на 1 л. в 1 экз.
2. Копия протокола совещания от 07.09.2020
на 2 л. в 1 экз.
Если письмо направляется только в электронном виде, то вместо количества экземпляров указывается вид направления.
Например:
Приложение: на 2 л. в электронном виде.
Если приложение к документу на бумажном носителе представлено в электронном виде и содержится на цифровом носителе, в отметке о наличии приложения указывается наименование носителя информации и количество штук.
Например:
Приложение: диск CD-R - 1 шт.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:
Приложение: справка о..., для служебного пользования, рег. N 1- дсп,
на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, реквизит оформляют по следующей форме:
Приложение: Сборник законодательных актов Алтайского края в 2 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:
Приложения: согласно описи, на 2 л.
Если приложение также имеет приложения, то отметку об их наличии оформляют по следующей форме:
Приложение: письмо Минстроя России от 05.09.2020 N 33255-МЕ/11
и приложение к нему, всего на 3 л.
В правовых актах, а также договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах на наличие приложений указывается только в тексте.
Способы оформления ссылки на приложение в тексте документа:
а) "закрепить ответственность согласно приложению 1";
б) "утвердить состав конкурсной комиссии (приложение)";
в) "приложение 3 к указанному приказу изложить в редакции согласно приложению к настоящему приказу" и т.д.
Приложение к правовым актам не подписывается. Документ-приложение содержит в правом верхнем углу первого листа отметку "Приложение", ниже через интервал "после 2 пт" печатается наименование акта, к которому прилагается данный документ (в несколько строк через интервал "точно 12 пт"), затем через интервал - его дата и номер. Реквизит печатается на расстоянии 70 мм от границы правого поля и выравнивается по левому краю.
Если приложений несколько, то между собой они нумеруются без значка "N".
Например:
Приложение 1
к приказу Министерства строительства
и жилищно-коммунального хозяйства
Алтайского края
от __________________ 2020 N________
Если приложением к распорядительному документу утверждается иной документ (инструкция, план, состав и т.д.), утверждаемый данным распорядительным документом, то на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и ниже через 1 пропущенную строку - гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
Например:
Приложение 1
Утвержден
приказом Министерства строительства
и жилищно-коммунального хозяйства
Алтайского края
от __________________ 2020 N________
Документ-приложение также может иметь при себе приложение. На первом листе такого документа в верхнем правом углу печатается слово "Приложение", ниже через интервал "после 2 пт" - наименование акта, к которому прилагается данный документ. Реквизит располагается на расстоянии 70 мм от границы правого поля, все его строки печатаются через интервал "точно 12 пт" и выравниваются по левому краю.
Например:
Приложение
к отчету о выполнении плана
3.2.15. Подпись должностного лица
В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке Министерства, или сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Реквизит располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложений (для писем).
Данный реквизит не может быть без текста на отдельном листе.
Подпись отделяется от предыдущего реквизита тремя междустрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля, ее расшифровка должна заканчиваться у границы правого поля.
Например:
Министр подпись И.О. Фамилия
Если наименование должности лица, подписывающего документ, занимает несколько строк, то оно печатается через междустрочный интервал "точно 12 пт" и выравнивается по левому краю, расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности.
Например:
Заместитель министра, начальник
управления правового и
документационного обеспечения подпись И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, наименование должности которого указано в реквизите "подпись документа", отсутствует, документ подписывает его заместитель, имеющий на это право в период отсутствия должностного лица, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, а также лицами, не равными по должности, но являющимися сторонами договора (соглашения), их подписи располагают на одном уровне.
Например:
Министр строительства и Глава Первомайского района
жилищно-коммунального Алтайского края
хозяйства Алтайского края
______________ И.О. Фамилия ______________ И.О. Фамилия
В документах, составленных коллегиальным органом (комиссией, советом, рабочей группой), в реквизите "подпись" указывается статус лица в составе комиссии.
Например:
Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
3.2.16. Отметка об электронной подписи
Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи на документе. Формирование отметки происходит автоматически и должно отвечать следующим требованиям:
место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии);
отметка об электронной подписи должна включать в себя фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.
Например:
3.2.17. Гриф согласования документа
Реквизит "гриф согласования" свидетельствует о согласии с принятием документа.
Документ может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Гриф согласования документа состоит из слова "Согласовано", наименования должности лица, с которым согласован документ (печатается ниже через интервал "после 2 пт" с прописной буквы в именительном падеже в несколько строк через интервал "точно 12 пт"), его подписи, инициалов, фамилии и даты согласования (печатается шаблон для проставления даты). Строки реквизита выравниваются по левому краю.
Например:
Согласовано
Министр строительства
и жилищно-коммунального хозяйства
Алтайского края
Подпись ____________ И.О. Фамилия
"_____" ______________________ г.
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ (с прописной буквы, в творительном падеже), дате и номере протокола (в скобках), в котором зафиксировано решение о согласовании.
Например:
Согласована
экспертной комиссией
Министерства строительства
и жилищно-коммунального
хозяйства Алтайского края
(протокол от_____ N____)
Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа (со строчной буквы, в творительном падеже), организацию - автора документа, дату и номер письма.
Например:
Согласовано
письмом Минстроя России
от 20.08.2020 N 5435
Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или на последнем листе документа под реквизитом "подпись".
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне;
при большем количестве они размещаются, как правило, двумя вертикальными рядами или могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
3.2.18. Виза согласования документа
Реквизит "Визы согласования документа" свидетельствует о согласии или несогласии соответствующего сотрудника Министерства с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа.
Обязательное визирование проекта документа осуществляет его непосредственный исполнитель.
Согласование проекта документа заинтересованными сотрудниками проводится с целью оценки обоснованности содержания документа, а также соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
3.2.19. Оттиск печати
Реквизит "Оттиск печати" заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Печать проставляется на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи должностного лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном отметкой "М.П." ("место печати"), если иное не определено другими требованиями. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
3.2.20. Отметка об исполнителе
Реквизит "отметка об исполнителе" печатается на всех документах за исключением правовых актов и внутренних документов, которые имеют листы согласования.
Данный реквизит включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона, печатается шрифтом размера 12 на лицевой стороне последнего листа документа внизу страницы от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.
Например:
Фамилия Имя Отчество (полностью)
(3852) 566329
3.2.21. Отметка о заверении копии
Реквизит "Отметка о заверении копии" оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется: заверительная надпись: "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, дата заверения, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Допускается заверять копию документа печатью, которая находится в пользовании должностного лица, заверяющего данную копию.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) сшиваются, нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа).
Например:
Пронумеровано, прошнуровано
и скреплено печатью
(_____________) листов
Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
3.2.22. Отметка о поступлении документа
Реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа.
Элементами реквизита являются: наименование организации, порядковый номер и дата поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
3.2.23. Резолюция
Резолюция оформляется на бланке должностного лица для резолюций. В резолюции отражаются результаты рассмотрения документа министром строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края, заместителями министра, начальниками управлений.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
3.2.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; подпись уполномоченного должностного лица; дату и номер дела, в котором будет храниться документ.
Документы, поставленные на контроль, направляются в дело только после снятия их с контроля.
4. Оформление отдельных видов документов
4.1. Приказы
4.1.1. Приказ - правовой акт, издаваемый министром строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края или заместителями министра и содержащий правовые нормы, регламентирующие основные вопросы компетенции Министерства (организация работы Министерства, утверждение положений, инструкций, правил и т.п. документов, требующих утверждения и т.д.).
Приказы издаются по оперативным, организационным, кадровым и иным вопросам внутренней работы Министерства.
4.1.2. В зависимости от содержания приказы делятся на:
нормативные правовые приказы - работа по подготовке и оформлению нормативных приказов Министерства осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Алтайского края от 17.08.2017 N 304 "Об организации правотворческой деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края и иных органов исполнительной власти Алтайского края";
приказы по основной деятельности (регулирующие вопросы организационного и оперативного характера);
приказы по личному составу (прием, увольнения, переводы, перемещения, совмещения и др.);
приказы по личному составу временного срока хранения (о командировках, ежегодных оплачиваемых отпусках, о дежурствах и др.).
4.1.3. Нумерация разных видов приказов ведется отдельно и начинается ежегодно с 1 января с N 1.
4.1.4. Приказ печатается на бланке установленной формы (Приложение 3), имеет следующие реквизиты:
герб Алтайского края;
наименование Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края;
наименование вида документа;
место составления или издания документа печатается центрованным способом;
дата документа;
регистрационный номер документа - для приказов дополнительно к номеру приказа присоединяются буквенные индексы (к номеру приказа по личному составу присоединяется индекс "л/с", к номеру приказа по личному составу временного срока хранения - индекс "к");
заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.
Например:
Об утверждении Порядка разработки
проектов правовых актов в Министерстве
строительства и жилищно-коммунального
хозяйства Алтайского края
Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 междустрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman размером N 14, 13 (для оформления табличных материалов - размером N 12) через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине относительно левой и правой границ текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.
4.1.5. Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части приказа указываются цели, задачи, основания издания приказа. Констатирующую часть следует начинать устойчивыми формулировками: "В соответствии ...", "В целях ...", "Во исполнение ..." и др.
Если приказ издается на основании документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывается наименование вида этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Иногда в констатирующей части дается краткая характеристика рассматриваемого вопроса. Констатирующую часть можно опустить, если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании.
Констатирующая часть в приказах завершается словом "приказываю:".
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Последние пункты распорядительной части могут содержать сведения о должностном лице (или отделе), на которое возлагается контроль за исполнением приказа, а также сведения о вступлении приказа в силу.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или отдельные его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу ...".
ГАРАНТ:
Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником
4.1.8. В заголовке к тексту приказа по личному составу указывают: о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении и т.д. В приказе по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть приказа должна содержать следующие сведения: фамилия, имя и отчество работника, в отношении которого издается приказ (указываются без сокращений), должность, наименование отдела.
4.1.9. В приказах об освобождении от занимаемой должности указывают пункт и статью Трудового кодекса Российской Федерации, на основании которых производится увольнение.
4.1.10. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых календарных дней и даты его начала и окончания. Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание, в котором указываются документы, послужившие основанием для издания приказа, визу ознакомления работника и дату, которая указывается после подписи.
4.1.11. Разработанные сотрудниками Министерства проекты приказов визируются их непосредственными исполнителями, их непосредственным начальником отдела, специалистом юридического отдела, проводящим правовую и антикоррупционную экспертизу проекта. Проект приказа согласовывается с курирующим заместителем министра.
Проект ненормативного правового акта направляется в письменном виде с необходимым пакетом документов, который определяется исполнителем, и листом согласования, который составляется с учетом управлений и должностных лиц Министерства, иных заинтересованных органов и (или) организаций, упоминаемых по тексту проекта, по установленной форме распечатывается на обратной стороне листа проекта, на котором будет проставлена подпись министра строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края.
Проекты нормативных правовых актов визируются заинтересованными сотрудниками на отдельном листе согласования установленной формы, который включает в себя наименование должности лица, визирующего приказ, дату поступления на визирование, личную подпись, расшифровку подписи, дату визирования.
4.1.12. После подписания приказы по основной деятельности регистрируются в ЕСЭД специалистами отдела документационной работы.
4.1.13. Приказы по личному составу регистрируются специалистами, ответственными за ведение кадрового делопроизводства.
4.2. Распоряжения
Распоряжение - ненормативный акт Министерства, имеющий распорядительный характер, изданный с целью оперативной регламентации рабочих моментов по административно-хозяйственной деятельности в рамках присвоенной Министерству или должностному лицу компетенции и имеющий обязательную силу для лиц, которым он адресован.
Распоряжения Министерства оформляются на бланке установленной формы (Приложение 4).
Порядок визирования распоряжений аналогичен порядку визирования приказов по основной деятельности Министерства.
4.3. Протоколы
4.3.1. Протоколы заседаний (совещаний) коллегиальных органов оформляются на листах бумаги формата А4.
Слово "Протокол" печатается прописными буквами вдоль границы верхнего поля полужирным шрифтом размером 14 и выравнивается по центру.
Через один междустрочный интервал строчными буквами по центру печатается вид заседания и наименование коллегиального, консультативного органа в родительном падеже.
Место проведения совещания печатается через два междустрочных интервала после реквизита "Вид заседания" и выравнивается по центру.
Дата протокола оформляется цифровым способом и печатается от границы левого поля на одном уровне с реквизитом "Место проведения совещания". Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания.
Номер протокола присваивается документу секретарем коллегиального, консультативного органа в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может дополняться буквенными индексами. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номер протокола располагается на одном уровне с реквизитом "Дата протокола" и выравнивается по границе правого поля документа.
Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:
Слова "Председатель" или "Председательствующий" (если обязанности председателя выполняет иное лицо), "Секретарь", "Присутствовали" печатаются от левой границы текстового поля с прописной буквы.
После слов "Председатель" или "Председательствующий", "Секретарь" ставится тире, после слова "Присутствовали" - двоеточие. Слово "Секретарь" не указывается, если заседание не предусматривает такой должности. В этом случае ведение протокола осуществляется отделом, ответственным за ведение протокола.
Реквизит "Присутствовали" состоит из списка членов коллегиального, консультативного органа, участвовавших в заседании, и списка приглашенных.
Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.
Например:
Присутствовали: 16 человек (список прилагается).
Фамилии и инициалы присутствующих перечисляются в алфавитном порядке через запятую. В списке приглашенных фамилии перечисляются в алфавитном порядке с указанием должностей. Наименования должностей можно указывать обобщенно (члены комиссии, руководители подведомственных учреждений).
Слова "Повестка дня" пишутся прописными буквами и выравниваются по центру. После них ставится двоеточие.
Основная часть протокола печатается через один междустрочный интервал.
Основная часть протокола заседания (совещания) коллегиального (консультативного) органа состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "Слушали - Выступили - Решили".
Слова "Слушали", "Выступили", "Решили" пишутся прописными буквами, каждое - от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Образец оформления протокола заседаний (совещаний) коллегиальных органов представлен в Приложении 9.
4.3.2. Протокол рабочего совещания Министерства печатается на листах формата А4 и имеет следующие реквизиты:
наименование органа исполнительной власти;
вид документа - слово "Протокол" печатается через два междустрочных интервала, ниже предыдущего реквизита прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером 14 и выравнивается по центру;
наименование совещания с указанием вопроса совещания, место и дата его проведения (оформляется цифровым способом). Датой протокола является дата проведения протоколируемого события;
номер протокола: обозначается арабскими цифрами и дополняется индексом "Прот-", например: "Рег. N Прот-1". Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Слово "Повестка" пишется прописными буквами. Вопросы в повестке дня оформляются от границы левого поля, нумеруются арабскими цифрами и формулируются в предложном падеже с предлогами "О" или "Об".
Основная часть протокола печатается через один междустрочный интервал. В протоколах тексты выступлений излагаются от третьего лица единственного числа. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
В разделе "Выступили:" приводятся фамилии и инициалы выступающих.
В разделе "Решили:" излагаются принятые решения по данному вопросу повестки дня. Оформляются поручения в виде пунктов, пронумерованных арабскими цифрами, с перечислением ответственных лиц и указанием сроков исполнения (в цифровом формате). В каждом пункте отдельными строками указываются ответственный исполнитель либо группа исполнителей и конкретная дата исполнения.
Например:
1. Подготовить проект приказа об утверждении порядка работы с
обращениями граждан в Министерстве строительства и
жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края.
Ответственные: Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Срок исполнения - 25.09.2020
Сроки исполнения должны быть установлены с учетом реальной возможности реализации поручений в указанные сроки в полном объеме.
При необходимости приводятся итоги голосования: за - _____, против - _____ воздержались - _____.
Реквизит "подпись" отделяется от текста тремя междустрочными интервалами. Протокол подписывается председателем (председательствующим).
Подпись состоит из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Образец оформления протокола приведен в Приложении 10 настоящей Инструкции.
Протоколы совещаний регистрируются в отделе документационной работы в ЕСЭД.
4.3.3. При оформлении выписки из протокола используются следующие реквизиты (переносятся из протокола):
заголовок: содержит указание на то, что данный документ является выпиской;
дата протокола;
регистрационный номер документа.
Из текста протокола воспроизводится вводная часть, далее указывается пункт, из которого делается выписка. Нумерация пунктов не меняется (если пункт был вторым, то он останется вторым и в выписке).
Из основной части полностью переносится текст необходимого пункта.
Реквизит "подпись" оформляется без указания личных подписей.
Для придания выписке юридической силы оформляется реквизит "отметка о заверении копии".
4.4. Поручения
4.4.1. Поручения министра строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края, данные на оперативных совещаниях, фиксируются в ЕСЭД и нумеруются в пределах календарного года, пункты поручений нумеруются в пределах поручения. Ответственный исполнитель либо группа исполнителей и конкретная дата исполнения указываются в резолюции поручения.
4.4.2. Личные поручения министра строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края оформляются на бланке личного поручения, оформленном в соответствии с образцом, приведенном в Приложении 5 настоящей Инструкции, регистрируются и контролируются специалистами отдела документационного работы Министерства.
4.5. Служебное письмо
Письма оформляются на соответствующем бланке (Приложение 1, 2). Бланк письма включает в себя следующие реквизиты:
герб Алтайского края;
наименование органа, издавшего документ - Министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края;
почтовый адрес, телефон и адрес электронной почты органа - автора документа;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (при необходимости);
заголовок к тексту (при необходимости);
текст документа;
отметка о наличии приложений (при необходимости);
подпись должностного лица;
отметка об исполнителе;
виза.
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Сокращения по тексту наименований и иных слов заключается в кавычки.
Например:
Министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства
Алтайского края (далее - "Министерство").
Если письмо адресовано конкретному человеку, оно должно начинаться с обращения, основной текст отделяется от обращения одной пропущенной строкой.
Например:
Уважаемый Иван Иванович!
Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей и закреплением за ними права подписи документов.
4.6. Доверенности
Доверенность оформляется в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, печатается на листе формата А4 и содержит следующие реквизиты:
заголовок "Доверенность";
текст доверенности:
должен содержать фамилию, имя, отчество (полностью), должность лица, действующего от имени Министерства, и правовой акт, на основании которого оно действует, перечисление предоставляемых полномочий;
срок действия доверенности;
указание на возможность передоверия (в случае необходимости);
подпись;
дата выдачи доверенности, место издания и регистрационный номер;
гербовая печать.
5. Формирование, оперативное хранение и использование документов
5.1. Составление номенклатуры дел
Для обеспечения порядка формирования и учета документов, образующихся в процессе деятельности Министерства, составляется номенклатура дел Министерства (далее - "номенклатура дел").
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Министерства.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
Номенклатура дел разрабатывается на основании предложений начальников отделов, которые направляются в отдел документационного обеспечения и организационной работы, а также типовых перечней документов с указанием сроков хранения.
Номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией Министерства, подписывается составившим ее сотрудником, согласовывается с экспертно-проверочно-методической комиссией (ЭПМК) Министерства культуры Алтайского края и утверждается министром строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края.
Номенклатура дел согласовывается с ЭПМК Министерства культуры Алтайского края не реже одного раза в 5 лет. В случае существенного изменения функций и структуры Министерства в течение года номенклатура дел составляется, согласовывается, утверждается заново и вводится в действие с момента утверждения новой структуры Министерства.
Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Наименованиями разделов номенклатуры дел Министерства являются наименования отделов, секторов, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием.
Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например:
01-03-05, где:
01 - номер (индекс) управления;
03 - номер (индекс) отдела;
05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 включаются названия управлений; названия отделов; заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Графа 3 заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов.
В графе 5 указываются сноски из Перечня типовых управленческих документов (в необходимых случаях), проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1999 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.
Если в течение года возникают новые документируемые участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом раздела номенклатуры дел оставляются резервные номера.
Образец формы номенклатуры дел - Приложение 13.
По окончании года в номенклатуре дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Образец итоговой записи к номенклатуре дел представлен в Приложении 14.
5.2. Формирование дел в делопроизводстве
Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса;
группировать в дело документы календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно формировать в дела документы постоянного и временного хранения;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. При наличии в нем нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется исполнителем по номенклатуре. На исполненном документе проставляется отметка "В дело N...", дата, подпись исполнителя или начальника отдела.
Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельных документов, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. В свою очередь, приказы по личному составу формируются в два самостоятельных дела в соответствии со сроками хранения согласно пунктам 4.1.2 настоящей Инструкции.
Протоколы в деле располагаются в хронологической последовательности по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической и логической последовательности: документ-запрос помещается за документом-ответом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
5.3. Хранение и использование документов в делопроизводстве
С момента заведения в делопроизводстве и до передачи на постоянное хранение дела хранятся в отделах по месту их формирования.
Начальники отделов и сотрудники, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел Министерства.
Дела, находящиеся в отделах, располагаются в шкафах, обеспечивающих их сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне дверцы шкафа, или на корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Министерства.
5.4. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов - это определение ценности документов с целью отбора их на постоянное хранение и установление сроков хранения.
Экспертиза ценности документов в Министерстве проводится при составлении номенклатур дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при научно-технической обработке дел и их подготовке к последующему хранению.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).
Задачи, функции и права ЭК Министерства, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается министром строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края после согласования с экспертно-проверочной комиссией КГКУ ГААК.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства совместно с ЭК Министерства.
При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив Министерства осуществляется:
отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Министерства;
отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Министерства;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел Министерства, правильность определения сроков хранения дел.
Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
5.5. Оформление дел
Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи дела;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению;
дела допускается хранить в скоросшивателях;
не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать;
заверительные надписи не составлять.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу вносятся уточнения:
проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т.п.).
5.6. Подшивка или переплёт дел
Документы, сформированные в дела, подшиваются на 4 прокола в твёрдую обложку из картона или переплетаются с учётом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, и резолюций на них. Проколы необходимо делать на равном расстоянии с отступом по верхнему и нижнему краям дела на 2 см. При подготовке дел к подшивке (переплёту) все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из документов удаляются.
В результате подшивки с обратной стороны дела образуется соединение двух концов нити в виде узелка с остатками нитей 6-8 см; на данный узелок наклеивается квадрат бумаги или ткани размером 4x4 см.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, аттестатов и т.д.) они вкладываются в конверт, который подшивается или подклеивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, и на них составляется отдельная опись.
В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела, в необходимых случаях, - бланки форм для внутренней описи документов дела.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твёрдых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробах.
5.7. Нумерация листов дела
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включённых в дело постоянного хранения, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в валовом Порядке, номер проставляется в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов, простым графическим карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно - римскими цифрами.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левой части верхнего поля листа.
Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документам подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются;
при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачёркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель дела, при этом старый лист-заверитель зачёркивается, но сохраняется в деле.
При наличии небольшого числа ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов.
5.8. Составление заверительной надписи дела
Для учёта количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.
Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи (при её наличии), оговариваются особенности нумерации документов дела:
наличие литерных номеров дела и пропущенных номеров;
наличие номеров листов с наклеенными фотографиями;
наличие номеров крупноформатных листов;
наличие конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;
наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них (если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле).
Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается оформлять лист-заверитель на обложке дела или чистом обороте листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне тыльной обложки дела.
Образец листа-заверителя представлен в Приложении 20.
5.9. Составление внутренней описи документов дела
В дела, заголовки которых не полностью раскрывают содержание документов, а также в личные дела и дела с особо ценными документами включается внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включённых в неё документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается её составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения в составе документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Образец внутренней описи документа представлен в Приложении 21.
5.10. Оформление обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются:
наименование организации с указанием организационно-правовой формы;
наименование структурного подразделения (управления);
индекс дела;
заголовок дела;
аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
дата дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела Министерства будут приняты на постоянное хранение.
При изменении наименования Министерства (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование Министерства (структурного подразделения) заключается в скобки.
При оформлении обложки дел наименование Министерства и структурного подразделения указываются полностью в именительном падеже.
Заголовок дела на обложку дела переносится из номенклатуры дел Министерства, согласованной с экспертно-проверочно-методической комиссией Министерства культуры Алтайского края. В необходимых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и др.).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
При наклеивании бланка титульного листа дела на твёрдую обложку, поверхность бланка с обратной стороны покрывается сплошным слоем клея при помощи кисточки, при наложении бланка формы обложки на твёрдую обложку излишки клея убираются.
Образцы титульных листов дел - Приложения 22, 23.
5.11. Дата дела
На обложке дела обязательно указываются крайние даты дела (дата заведения и дата окончания дела).
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела (не совпадают с датами дела), то под датами дела, с новой строки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)".
Даты (годы документов) дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчёты, так как они отражаются в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точное датирование имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составлении) самого раннего и самого позднего документов, включённых в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
При обозначении даты дела сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом без сокращения.
5.12. Количество листов, сроки хранения
Обязательными реквизитами обложки дела являются указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно", на личных делах пишется "хранить 50 лет" и т.п.), которые переносятся на титульный лист дела из номенклатуры дел, после сверки его по перечню документов с указанием сроков их хранения.
5.13. Составление описей дел
По результатам экспертизы ценности документов в Министерстве проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (Приложения 16-19), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 15).
Описи дел составляются в 4-х экземплярах на бумажном носителе. Описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК Министерства одновременно. Согласованные ЭК Министерства акты и описи утверждаются министром строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края после утверждения ЭПМК Министерства культуры Алтайского края описей дел постоянного хранения и согласования ЭПК КГКУ ГААК описей дел по личному составу.
На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив Министерства такие дела не передаются.
Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:
порядковый номер дела по описи;
индекс дела;
заголовок дела;
крайние даты дела;
количество листов в деле;
срок хранения дела;
примечания.
При составлении описей дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью;
при внесении в опись заголовка последнего тома добавляется слово "Последний");
графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям Министерства со ссылкой на акт, о наличии копий.
Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
Описи дел составляются не позднее чем через 3 года после завершения дел делопроизводством.
На отсутствующие документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется справка с пояснением причины утраты или отсутствия документов.
Образец справки о причинах отсутствия документов - Приложение 24.
|
Начальник отдела |
Н.П. Переломова |
Приложение 1
(пункт 3.1.2; пункт 4.5)
Министерство строительства
и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края
(Минстрой Алтайского края)
|
просп. Ленина, д. 7, г. Барнаул, 656043, телефон: (3852) 56-63-01, e-mail: dok32@sgd22.ru |
|
__________ N ___________________ |
|
|
|
Фамилия Имя Отчество |
|
(3852) 56 63 01 |
Образец бланка инициативного письма
Приложение 2
(пункт 3.1.2; пункт 4.5)
Министерство строительства
и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края
(Минстрой Алтайского края)
|
просп. Ленина, д. 7, г. Барнаул, 656043, телефон: (3852) 56-63-01, e-mail: dok32@sgd22.ru |
|
__________ N ___________________ |
|
На N ___________________________ |
|
|
|
Фамилия Имя Отчество |
|
(3852) 56 63 01 |
Образец бланка письма - ответа на запросы
Приложение 3
(пункт 3.1.2; 4.1.4)
Министерство строительства
и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края
(Минстрой Алтайского края)
Приказ
|
"___" __________ 2020 г. |
|
N _______________ |
|
|
г. Барнаул |
|
Образец бланка приказа
Приложение 4
(пункт 3.1.2; 4.2)
Министерство строительства
и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края
(Минстрой Алтайского края)
Распоряжение
|
"___" __________ 2020 г. |
|
N _______________ |
|
|
г. Барнаул |
|
Образец бланка распоряжения
Приложение 5
(пункт 3.1.2; 4.4.2)
Министерство строительства
и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края
|
Фамилия Имя Отчество |
Поручение
|
|
|
N ___________ |
|
Кому |
|
|
|
|
|
|
|
Текст |
|
|
|
Срок |
|
|
Образец оформления поручения
Приложение 7
(пункт 4.1.11)
|
Согласовано |
|
|
|
Заместитель министра, начальник управления (отраслевой) |
|
/И.О. Фамилия/ |
|
Заместитель министра, начальник управления правового и документационного обеспечения |
|
/И.О. Фамилия/ |
|
Заместитель министра, начальник управления экономического планирования, мониторинга и контроля (в случае, если проектом затрагиваются финансово-экономические вопросы) |
|
/И.О. Фамилия/ |
|
Заместитель начальника управления правового и документационного обеспечения - начальник юридического отдела |
|
/И.О. Фамилия/ |
|
Специалист юридического отдела |
|
/И.О. Фамилия/ |
|
Ф.И.О. исполнителя рабочий телефон |
|
|
При необходимости согласования проекта с иными лицами они указываются на листе согласования | |
Форма листа согласования
к проекту ненормативного правового акта
Приложение 8
(пункт 4.1.11)
Лист согласования
к проекту от ____________ N _____________
|
| |
|
(наименование вида документа) | |
|
по вопросу: |
|
|
|
(заголовок, содержание документа) |
|
Должность завизировавшего проект |
Дата поступления на визирование |
Инициалы, фамилия |
Подпись |
Дата визирования |
|
Начальник управления юстиции Алтайского края |
|
|
|
|
|
Заместитель министра, начальник управления правового и документационного обеспечения |
|
|
|
|
|
Заместитель министра, начальник управления (отраслевого управления) |
|
|
|
|
|
Заместитель начальника управления правового и документационного обеспечения - начальник юридического отдела |
|
|
|
|
|
Начальник отдела (ответственного за подготовку документа) |
|
|
|
|
|
Примечание: |
официальное опубликование (обнародование) |
|
|
|
обязательные адресаты для направления правового акта |
|
|
|
заключение прокуратуры Алтайского края |
|
|
|
экспертное заключение Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю |
|
|
|
антикоррупционная экспертиза |
|
Должность, фамилия, имя, отчество, номер телефона, адрес электронной почты специалиста юридического отдела управления правового и документационного обеспечения Министерства, проводившего правовую и антикоррупционную экспертизу документа.
Должность, фамилия, имя, отчество, номер телефона, адрес электронной почты исполнителя документа.
Электронная версия проекта и приложений к нему соответствует
бумажному носителю __________________
(подпись и дата)
Образец листа согласования к проекту нормативного правового акта
Приложение 9
(пункт 4.3.1)
Протокол
заседания межведомственной рабочей группы ...
|
20.08.2020 |
г. Барнаул |
N 2 |
|
|
|
|
|
Председательствующий - |
наименование должности Фамилия И.О. |
|
|
Секретарь - |
наименование должности Фамилия И.О. |
|
Повестка дня
|
1. | ||
|
2. | ||
|
1. Слушали: Фамилия И.О. | ||
|
|
Сообщил, что ... |
|
|
Выступили: Фамилия И.О., Фамилия И.О. | ||
|
Решили: | ||
|
|
1.1. Информацию ....................................................... принять к сведению. |
|
|
|
1.2. Продолжить работу по .......................................................................... |
|
|
|
Ответственные: Фамилия И.О., Фамилия И.О. |
|
|
|
Срок исполнения - постоянно. |
|
|
2. Слушали: Фамилия И.О. | ||
|
|
Проинформировал о ... |
|
|
Выступил: Фамилия И.О. | ||
|
Решили: | ||
|
|
2.1. Организовать проведение мероприятий ... |
|
|
|
Ответственные: Фамилия И.О. |
|
|
|
Срок исполнения - 30.04.2021 |
|
|
|
|
|
|
Председатель комиссии |
И.О. Фамилия |
|
|
Секретарь |
И.О. Фамилия |
|
Образец оформления протокола заседания коллегиального органа
Приложение 10
(пункт 4.3.2)
Министерство строительства
и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края
Протокол
|
совещания по вопросу ____________________________________, | |||
|
_____________ 2020 г. |
|
Рег. N Прот-______ |
|
|
|
|
|
|
|
Председательствующий: |
|
должность, Фамилия И.О. |
|
|
Присутствовали: |
|
|
|
|
Фамилия И.О. |
должность |
|
|
Повестка:
1. О состоянии дел по ...
2. О подготовке ...
Выступили: Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Решили:
1.1. Взять под контроль выполнение мероприятий ...
Ответственная - Фамилия И.О.
Срок исполнения - 30.08.2020
1.2. Завершить работу ...
Ответственные - Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Срок исполнения - 01.12.2020
2.1. Подготовить и направить для согласования ........
Ответственный - Фамилия И.О.
Срок исполнения - 06.07.2020
2.2. Принять участие ...........
Ответственный - Фамилия И.О.
Срок исполнения - 03.08.2020
|
Председательствующий |
подпись |
И.О. Фамилия |
|
Должность ведущего протокол |
подпись |
И.О. Фамилия |
Образец оформления протокола совещания
Приложение 11
(пункт 2.9.3)
Журнал
учета печатей и штампов Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края
|
NN п/п |
Наименование печати (штампа) |
Оттиск печати (штампа) |
Наименование отдела, должность и фамилия получателя |
Подпись в получении, дата |
Результаты проверки наличия печатей (штампов): их оттиски, дата проверки |
Отметка о возврате печати (штампа), подпись |
Дата возврата печати (штампа) для уничтожения, их оттиск, роспись в приеме |
Номер и дата утверждения акта об уничтожении печати (штампа) |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма журнала учета печатей и штампов
Приложение 12
(пункт 2.9.8)
Министерство строительства Утверждаю
и жилищно-коммунального Министр строительства и
хозяйства Алтайского края жилищно-коммунального
г. Барнаул хозяйства Алтайского края
____________ И.О. Фамилия
________________ 20___ г.
Акт
__________________ N ____
на уничтожение печатей и штампов
Комиссия в составе ____________________________________ на основании
(ф.и.о., должность)
______________________________________________________ подготовила к
(наименование документа, его номер и дата)
уничтожению следующие печати и штампы:
Наименование печати (штампа) Оттиск печати (штампа)
Всего подлежат уничтожению ____________________ печатей и штампов.
(прописью)
Подписи:
Печати и штампы перед уничтожением с записями в акте сверили
и полностью уничтожили путем ______________ "___" _______ 20____.
Подписи: _______________
Отметки в журнале учета печатей и штампов произвел
_____________________ "___" ___________ 20____.
(подпись, должность)
Форма акта об уничтожении печатей и штампов
Приложение 13
(пункт 5.1)
Министерство строительства Утверждаю
и жилищно-коммунального Министр строительства и
хозяйства Алтайского края жилищно-коммунального
г. Барнаул хозяйства Алтайского края
____________ И.О. Фамилия
________________ 20___ г.
Номенклатура дел
на 2021 год
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во (томов, частей) |
Срок хранения и N статьи по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование должности лица,
составившего номенклатуру дел Подпись Расшифровка подписи
дата
Согласовано Согласовано
Протокол ЭК Министерства Протокол ЭПМК Министерства
от ____________ N ______ культуры Алтайского края
от ____________ N ______
Форма номенклатуры дел
Приложение 14
(пункт 5.1)
Итоговая запись
о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в Министерстве строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе: |
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
Итого: |
|
|
|
Наименование должности лица,
внесшего сведения Подпись Расшифровка подписи
дата
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности лица,
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел
Приложение 15
(пункт 5.13)
Министерство строительства Утверждаю
и жилищно-коммунального Министр строительства
хозяйства и жилищно-коммунального
Алтайского края хозяйства Алтайского края
г. Барнаул ____________ И.О. Фамилия
________________ 20___ г.
Акт _______________ N ____
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании _______________________________________________________
____________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы с истекшими сроками
хранения:
|
N п/п |
Заголовок дела |
Дата дела |
Индекс дела по номенклатуре дел |
Кол-во дел |
Срок хранения и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого: ________________(____________________) дел за __________ годы
цифрами прописью
Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены ЭПМК
Министерства культуры Алтайского края (протокол от _____ N _______),
а по личному составу согласованы с ЭПК Краевого государственного
казенного учреждения "Государственный архив Алтайского края"
(протокол ____________ от N __________).
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности
документов Подпись Расшифровка подписи
дата
Согласовано
Протокол ЭК от ____________ N __________
Документы в количестве ________________________________________ дел,
весом ___________________ кг сданы в _______________________________
на переработку по приемо-сдаточной накладной
от _________________ N _______________.
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
дата
Изменения в учетные документы внесены,
дата
Наименование должности
работника, внесшего изменения Подпись Расшифровка подписи
дата
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Приложение 16
(пункт 5.13)
Министерство строительства Утверждаю
и жилищно-коммунального Министр строительства
хозяйства Алтайского края и жилищно-коммунального
(Минстрой Алтайского края) хозяйства Алтайского края
г. Барнаул ____________ И.О. Фамилия
________________ 20___ г.
Фонд N ________________
Опись N _______________
дел постоянного хранения за _____ год
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено _______________ дел с N ____ по N ____
Наименование должности
работника, составившего опись Подпись Расшифровка подписи
дата
Согласовано Место для штампа
Протокол ЭК Министерства ЭПМК Министерства культуры
от __________ N ________ Алтайского края
Форма годового раздела описи дел постоянного хранения
Приложение 17
(пункт 5.13)
Краевое государственное казенное учреждение
"Государственный архив Алтайского края"
(КГКУ ГААК)
Министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства
Алтайского края
(Минстрой Алтайского края)
г. Барнаул
(1 января 2017 г. - )
Фонд N Р-
Опись N 1
дел постоянного хранения
за 2020 год
Образец титульного листа описи дел постоянного хранения
Приложение 18
(пункт 5.13)
Министерство строительства Утверждаю
и жилищно-коммунального Министр строительства
хозяйства Алтайского края и жилищно-коммунального
(Минстрой Алтайского края) хозяйства Алтайского края
г. Барнаул ____________ И.О. Фамилия
________________ 20___ г.
Фонд N ________________
Опись N _______________
дел по личному составу за _____ год
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Срок хранения |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ______________ дел с N ____ по N ____
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника, составившего опись Подпись Расшифровка подписи
дата
Согласовано Место для штампа
Протокол ЭК Министерства ЭПК КГКУ ГААК
от __________ N ________
Образец описи дел временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу
Приложение 19
(пункт 5.13)
Министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства
Алтайского края
(Минстрой Алтайского края)
г. Барнаул
(1 января 2020 г. - )
Фонд N
Опись N 1л
дел по личному составу
за 2017 год
Образец титульного листа описи дел по личному составу
Приложение 20
(пункт 5.8)
Лист-заверитель дела N _____
В деле подшито и пронумеровано _____________________________________
(цифрами и прописью)
____________________________________________________________ листов,
с N ______________________ по N ______________________, в том числе:
литерные номера листов _____________________________________________
пропущенные номера листов __________________________________________
+ листов внутренней описи __________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
|
|
Наименование должности
работника, заполнившего
лист-заверитель Подпись Расшифровка подписи
дата
Форма листа-заверителя дела
Приложение 21
(пункт 5.9)
Внутренняя опись
документов дела N ______
|
N п/п |
Регистрационный индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого __________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ____________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника, составившего
внутреннюю опись Подпись Расшифровка подписи
дата
Форма внутренней описи документов дела
Приложение 22
(пункт 5.10)
Краевое государственное казенное учреждение
"Государственный архив Алтайского края"
(КГКУ ГААК)
Министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства
Алтайского края
(Минстрой Алтайского края)
г. Барнаул
|
01. Управление правового и документационного обеспечения | ||||||
|
01-02. Отдел документационной работы | ||||||
|
| ||||||
|
Дело N 01-02-03, Том N |
1 |
|
||||
|
Приказы с N 1 по N 129 Министерства | ||||||
|
9 января - 10 апреля 2020 г. | ||||||
|
| ||||||
|
|
На |
250 листах |
||||
|
|
Хранить |
постоянно |
||||
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
||||
|
Ф. N |
|
|
|
|||
|
Оп. N |
|
|
|
|||
|
Д. N |
|
|
|
|||
Образец титульного листа дела постоянного хранения
Приложение 23
(пункт 5.10)
Министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства
Алтайского края
(Минстрой Алтайского края)
г. Барнаул
|
01. Управление правового и документационного обеспечения | |||||
|
01-03. Отдел государственной службы, кадров и спецработы | |||||
|
| |||||
|
Дело N 01-03-01, Том N |
1 |
|
|||
|
Приказы с N 1-к по N 23 5-к по личному составу | |||||
|
11 января - 10 июля 2020 г. | |||||
|
| |||||
|
|
На 250 листах |
||||
|
|
Хранить |
50 лет |
|||
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|||
|
Ф. N |
|
|
|
||
|
Оп. N |
|
|
|
||
|
Д. N |
|
|
|
||
Форма обложки дела по личному составу
Приложение 24
(пункт 5.13)
Министерство строительства
и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края
(Минстрой Алтайского края)
|
просп. Ленина, д. 7, г. Барнаул, 656043, телефон: (3852) 56-63-01, e-mail: dok32@sgd22.ru |
|
__________ N ___________________ |
Справка
о причинах отсутствия документов постоянного хранения
Дана краевому государственному казенному учреждению "Государственный
архив Алтайского края" в том, что в процессе научно-технической
обработки не обнаружены следующие документы постоянного хранения
за ____________ год:
|
N пп |
Индекс дела |
Название структурных подразделений и заголовки дел |
Даты дел |
Причина утраты или отсутствия документов |
Подписи ответственных лиц |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
Наименование отдела |
|
|
|
|
1 |
02-04-04 |
Название дела |
2019 г. |
не составлялись |
Подпись |
|
|
|
|
|
|
|
Итого: не заводилось в делопроизводстве 1 (одно) дело.
Министр Подпись Расшифровка подписи
Фамилия Имя Отчество
(3852) 56 63 01
Образец справки о причинах отсутствия документов
Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приказ Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края от 21 декабря 2020 г. N 494 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края"
Вступает в силу со дня официального опубликования
Текст приказа опубликован не был