Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края"

Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30 декабря 2020 г. N 742-р
"О внесении изменений в распоряжение Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края"

В связи с организационно-штатными изменениями в аппарате Губернатора и Правительства края, органах исполнительной власти края, в целях совершенствования системы документационного обеспечения деятельности аппарата Губернатора и Правительства края:

1. Внести изменение в распоряжение Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края", признав пункт 4 утратившим силу.

2. Внести в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края, утвержденную распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р, следующие изменения:

2.1. В разделе 1:

2.1.1. В пункте 1.1 слова "функционированию служб документационного обеспечения управления," исключить.

2.1.2. Пункты 1.2, 1.3 изложить в следующей редакции:

"1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (далее - Правила), Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71, национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст (далее - национальный стандарт), законами Хабаровского края, Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр (далее - Регламент Правительства края), постановлениями и распоряжениями Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, в том числе осуществляемые с помощью системы электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее также - система электронного документооборота).".

2.1.3. В пункте 1.4 слово "управления" исключить.

2.1.4. Пункт 1.5 изложить в следующей редакции:

"1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами, обеспечение сохранности документов текущего делопроизводства, завершенных в делопроизводстве дел (до их передачи в установленном порядке в архив аппарата Губернатора и Правительства края) (далее также - завершенные в делопроизводстве дела) в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края (далее также - структурное подразделение аппарата и аппарат соответственно), органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, назначает ответственного за ведение делопроизводства с включением в его должностной регламент (должностную инструкцию) следующих основных функций:

прием и учет документов, полученных структурным подразделением аппарата, органом исполнительной власти края, находящимся на документационном обеспечении аппарата;

передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, и после получения соответствующих указаний исполнителю;

учет исходящих из структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

контроль за прохождением документов в структурном подразделении аппарата, органе исполнительной власти края, находящемся на документационном обеспечении аппарата;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата;

контроль за своевременным формированием в дела исполненных документов;

разработка номенклатуры дел структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата;

формирование, оформление, учет, обеспечение сохранности и использования дел, находящихся в делопроизводстве и завершенных в делопроизводстве, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

ежемесячное представление информации для обновления электронной версии телефонного справочника Правительства края;

проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение аппарата, орган исполнительной власти края, находящийся на документационном обеспечении аппарата, сотрудников по вопросам организации работы с документами.

Список сотрудников структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, ответственных за ведение делопроизводства, ежегодно не позднее 31 декабря утверждается приказом первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края на следующий календарный делопроизводственный год.

При смене ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата, органе исполнительной власти края, находящемся на документационном обеспечении аппарата, составляется акт приема-передачи документов и дел, соответствующая информация доводится руководителем структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, до управления по организации работы с документами.".

2.1.5. Пункт 1.7 изложить в следующей редакции:

"1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителей структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата.

Об утрате документа немедленно докладывается руководителю структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, и в отдел делопроизводства и архива управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел делопроизводства и архива), после чего принимаются меры по розыску данных документов.".

2.1.6. В пункте 1.8 слова "главным управлением пресс-службы Губернатора края, министерством внутренней политики и информации" заменить словами "комитетом по информационной политике и массовым коммуникациям Правительства".

2.1.7. В пункте 1.9 после слов "Правительства края" дополнить словами ", органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата,".

2.2. Разделы 2 - 4 изложить в следующей редакции:

"2. Общие правила оформления документов в аппарате Губернатора и Правительства края*(1)

Порядок подготовки и оформления правовых актов Губернатора края, Правительства края приведен в разделах 3, 4 к настоящей Инструкции.

Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

2.1. Нормативные правовые акты, распорядительные документы и служебные письма Губернатора края, Правительства края, структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, оформляются на бланках в соответствии с национальным стандартом и постановлением Губернатора Хабаровского края от 6 июля 2017 г. N 83 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках, об электронных шаблонах документов структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства Хабаровского края, органов исполнительной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений" (далее - постановление N 83).

2.2. Документы, создаваемые в аппарате Губернатора и Правительства края, органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Состав реквизитов документов, создаваемых в процессе деятельности аппарата Губернатора и Правительства края, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, приведен в приложении N 1 к настоящей Инструкции. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме реквизитов, перечисленных в приложении N 1 к настоящей Инструкции, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в аппарат Губернатора и Правительства края, орган исполнительной власти края, находящийся на документационном обеспечении аппарата, отметки "Срочно", "Оперативно", "ЧС", "Подлежит возврату".

2.3. Документы, создаваемые в аппарате Губернатора и Правительства края, органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 через одинарный межстрочный интервал, за исключением реквизитов документов, которые оформляются межстрочным интервалом "точно".

При необходимости размещения текста документа на одной странице размер шрифта и межстрочный интервал между реквизитами могут быть изменены: размер шрифта N 13, 13,5, межстрочный интервал "точно". В правовых актах и приложениях к ним изменение размера шрифта не допускается.

Для выделения части текста документа (за исключением текста правового акта и приложения (приложений) к нему) могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются в колонтитуле посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами шрифтом Times New Roman размером N 12 на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа, за исключением правовых актов и приложений к ним, служебных писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края, иных документов, оформляемых на номерных гербовых бланках, документов с отметкой "Для служебного пользования". При двустороннем создании документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и ширина правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.4. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 35 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

2.5. Электронные документы должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования. Перечень допустимых расширений файлов при обмене информацией посредством системы электронного документооборота определен приложением к Положению о системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края, утвержденному постановлением Правительства Хабаровского края от 22 апреля 2015 г. N 83-пр.

2.6. Многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

2.7. Бланки документов

2.7.1. В аппарате Губернатора и Правительства края, органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, используются следующие бланки:

- бланк постановления Губернатора края (серия ПГ);

- бланк распоряжения Губернатора края (серия РГ);

- бланк постановления Правительства края (серия ПП);

- бланк распоряжения Правительства края (серия РП);

- бланк приказа первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края (серия ПР);

- бланк приказа руководителя департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края (серия РД);

- общий бланк Правительства края (серия ПБ) с продольным и угловым расположением реквизитов (используется для оформления протоколов, планов, отчетов, актов, номенклатур дел и иных документов, за исключением писем);

- бланк письма Губернатора края с продольным расположением реквизитов (серия БГ);

- бланк письма Правительства края с продольным расположением реквизитов (серия БР) (используется для оформления исходящих документов за подписью Губернатора, Председателя Правительства края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края - министров края, руководителей органов исполнительной власти края, действующих от имени Правительства края по доверенности Губернатора, Председателя Правительства края);

- бланк письма Правительства края с угловым расположением реквизитов (серия БП) (используется для оформления исходящих документов за подписью помощников, советников Губернатора края, руководителей (заместителей руководителей) органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений аппарата, председателей комиссий при Губернаторе края, Правительстве края (с обязательной расшифровкой наименования комиссии);

- бланк письма антитеррористической комиссии Хабаровского края (серия БА);

- бланк письма антинаркотической комиссии Хабаровского края (серия БН);

- бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра экономического развития края;

- бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра сельского хозяйства, торговли, пищевой и перерабатывающей промышленности края.

Бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра края разрабатывается соответствующим министерством края и используется для подготовки служебных писем, предусмотренных абзацами тринадцатым, четырнадцатым подпункта 2.9.18 пункта 2.9 настоящего раздела, а также для подготовки служебных писем по вопросам, входящим в компетенцию заместителей Председателя Правительства края - министров края. Регистрация писем, подготовленных на бланках заместителя Председателя Правительства края - министра края, осуществляется в соответствующем министерстве края.

2.7.2. Бланки с воспроизведением герба края изготавливаются полиграфическими организациями по закупкам, организованным управлением хозяйственного обеспечения Губернатора и Правительства края.

На гербовых бланках типографским способом или нумератором посредством специальных электронных программ в левой части нижнего поля проставляются порядковые номера и серии бланков.

2.7.3. Номерные гербовые бланки, за исключением бланка письма заместителя Председателя Правительства края - министра края, подлежат учету управлением по организации работы с документами.

2.7.4. Бланки не применяются для внутренней переписки, а также для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления на бумажных носителях информации: в таких случаях документы оформляются на стандартных листах бумаги с указанием наименований этих органов или организаций.

Внутренняя переписка - это переписка между Губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заместителями Председателя Правительства края, руководителями структурных подразделений аппарата, руководителями органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата.

Служебная переписка между структурными подразделениями аппарата, министерствами края, иными органами исполнительной власти края по вопросам, которые могут быть решены в оперативном (рабочем) порядке, не допускается.

Должностное лицо, подписывающее документ не на бланке, должно указать дату проставления подписи непосредственно при подписании документа.

Внутренняя переписка регистрируется в отделе делопроизводства и архива.

Переписка внутри структурных подразделений аппарата, а также внутри органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, в отделе делопроизводства и архива не регистрируется.

Перечень корреспонденции и документов, не подлежащих регистрации в отделе делопроизводства и архива управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края, приведен в приложении N 7 к настоящей Инструкции.

2.7.5. Порядок учета, хранения и списания номерных гербовых бланков

Руководители структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, назначают сотрудников, ответственных за учет, хранение и списание номерных гербовых бланков, с внесением данных обязанностей в их должностные регламенты (должностные инструкции).

Сотрудники, ответственные за учет, хранение и списание номерных гербовых бланков:

- получают (под подпись) номерные гербовые бланки в отделе электронного оформления документов управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел электронного оформления документов) или в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края);

- ведут журнал учета номерных гербовых бланков;

- хранят испорченные номерные гербовые бланки;

- один раз в полугодие комиссионно списывают испорченные номерные гербовые бланки с составлением акта об уничтожении испорченных номерных гербовых бланков (далее - акт об уничтожении бланков) (оформляется в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 2 к настоящей Инструкции), который подписывается членами комиссии (не менее трех человек) и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата. После утверждения акта об уничтожении бланков испорченные номерные гербовые бланки уничтожаются.

Один экземпляр акта об уничтожении бланков серий ПБ, ПР, РД, БГ, БР, БП, БА, БН передается в отдел электронного оформления документов, серий ПГ, ПП, РГ, РП - в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в срок не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом (10 июля, 10 января).

Изготовление, учет, хранение, уничтожение бланков заместителя Председателя Правительства края - министра края осуществляются соответствующим министерством.

Номерные гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах (сейфах) и (или) опечатываемых кабинетах, исключающих возможность их использования не по назначению.

Запрещается использование испорченных номерных гербовых бланков.

2.8. Электронные шаблоны документов

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, в том числе подготовленный на утвержденном шаблоне электронного документа в соответствии с Инструкцией.

Электронный документ создается в соответствии с перечнем управленческих документов, создание, хранение и использование которых осуществляются в форме электронных документов при организации внутренней деятельности в аппарате Губернатора и Правительства края, утверждаемым приказом первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, согласованным в установленном порядке с органом исполнительной власти края, уполномоченным в сфере архивного дела (далее - перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются в форме электронных документов), и в случае наличия утвержденного электронного шаблона документа оформляется на электронном шаблоне документа.

Электронные шаблоны документов утверждаются приказом первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края. Образцы электронных шаблонов документов согласуются в установленном порядке с органом исполнительной власти края, уполномоченным в сфере архивного дела.

В системе электронного документооборота используются следующие электронные шаблоны документов:

- бланк письма Губернатора края с продольным расположением реквизитов (используется для оформления писем за подписью Губернатора края);

- бланк письма Правительства края с продольным расположением реквизитов (используется для оформления документов за подписью Губернатора, Председателя Правительства края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края - министров края, руководителей органов исполнительной власти края, действующих от имени Правительства края по доверенности Губернатора, Председателя Правительства края);

- бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра экономического развития края;

- бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра сельского хозяйства, торговли, пищевой и перерабатывающей промышленности края;

- бланк письма Правительства края с угловым расположением реквизитов (используется для оформления исходящих документов за подписью помощников, советников Губернатора края, руководителей (заместителей руководителей) органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений аппарата, председателей комиссий при Губернаторе края, Правительстве края (с обязательной расшифровкой наименования комиссии);

- бланк письма антитеррористической комиссии Хабаровского края;

- бланк письма антинаркотической комиссии Хабаровского края;

- общий бланк Правительства края с продольным и угловым расположением реквизитов (используется для оформления протоколов, планов, отчетов, актов, номенклатур дел и иных документов, за исключением писем).

Корректировка постоянных реквизитов (трафаретная часть) электронных шаблонов документов не допускается.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, перечисленные в приложении N 1 к настоящей Инструкции, за исключением реквизитов "печать" и "герб Хабаровского края".

Электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме. Электронная копия документа создается путем применения технологии сканирования либо визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

2.9. Оформление реквизитов документов

2.9.1. Герб Хабаровского края

Изображение герба Хабаровского края помещают на бланках документов в соответствии с Законом Хабаровского края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края", постановлением N 83.

На бланках документов Правительства края герб Хабаровского края изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитом "Наименование высшего исполнительного органа государственной власти края - автора документа" на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.9.2. Наименование Правительства края, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, наименование структурного подразделения аппарата - автора документа

Наименование Правительства края - автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию согласно Уставу Хабаровского края.

Наименование органа исполнительной власти, находящегося на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, - автора документа (полное и сокращенное) на бланках документов должно соответствовать наименованию, установленному положением о нем.

Наименование структурного подразделения аппарата - автора документа указывается в бланке письма Правительства края с угловым расположением реквизитов в специально отведенном для данного реквизита месте без выделения полужирным шрифтом, должно соответствовать наименованию, установленному положением о нем.

2.9.3. Наименование должности лица - автора документа

Наименование должности лица - автора документа используется в бланках писем должностных лиц (бланк письма Губернатора края, бланк письма заместителя Председателя Правительства края - министра края) и располагается под гербом края.

Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

2.9.4. Справочные данные о Правительстве края, органе исполнительной власти края, находящемся на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, указываются в бланках писем и включают почтовый адрес (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом), номер телефона, факса, адрес электронной почты, адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

2.9.5. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах (постановление, распоряжение, протокол, поручение, справка, акт), за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием органа исполнительной власти, структурного подразделения, должности).

2.9.6. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (правовые акты, письма), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет) документа или дате события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление).

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

Документы, изданные Губернатором края, Правительством края совместно с другими органами (организациями), должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

Способ написания даты зависит от характера документа:

в правовых актах и приложениях к ним используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется арабскими цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 2 апреля 2020 г.;

в остальных случаях применяется как словесно-цифровой, так и цифровой способ оформления даты, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 02.04.2020. При этом в целях соблюдения принципа единообразия в пределах одного документа следует использовать один способ оформления даты.

2.9.7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица).

Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Не допускается отправлять письма, не имеющие регистрационного номера и даты.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в систему электронного документооборота.

На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документе, составленном совместно двумя и более структурными подразделениями аппарата, органами исполнительной власти края, проставляются регистрационные номера, присвоенные каждым из них. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания наименований органов в заголовочной части или преамбуле документа.

2.9.8. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа, включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

2.9.9. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа (например, г. Хабаровск) указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

2.9.10. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу свидетельствует об особом характере информации документа и ограничивает доступ к нему. Гриф ограничения доступа к документу оформляется отметкой "Для служебного пользования".

Отметка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Отметка "Для служебного пользования" печатается в правом верхнем углу документа на границе верхнего поля (либо в верхнем колонтитуле документа, если он оформляется на бланке) без кавычек шрифтом Times New Roman размером N 12 через одинарный межстрочный интервал. Номер экземпляра проставляется ниже отметки и центрируется по отношению к нему, например:

                                         Для служебного пользования

                                                   Экз. N

Если к категории документов для служебного пользования отнесено только приложение, отметка "Для служебного пользования" присваивается документу в целом. При этом в сопроводительном письме отметка "Для служебного пользования" дополняется словами "(с приложением)", например:

                                         Для служебного пользования

                                              (с приложением)

                                                   Экз. N

На обороте последнего листа каждого экземпляра основного документа, подготовленного на бумажном носителе, и на обороте последнего листа каждого экземпляра всех его приложений между центром и нижней частью ближе к левому краю указываются по порядку в каждой отдельной строке: учетный номер документа, количество отпечатанных экземпляров, адреса рассылки экземпляра, фамилия, инициалы исполнителя и номер его телефона, фамилия, инициалы специалиста, отпечатавшего документ, дата печатания документа. Данные сведения печатаются шрифтом Times New Roman размером N 12 через одинарный межстрочный интервал, строки выравниваются по левой границе текстового поля, например:

Уч. N 11

Отп. 5 экз.

Экз. N 1 - в приемную Губернатора края

Экз. N 2 - Николаеву О.А.

Экз. N 3 - Петрову А.А.

Экз. N 4 - Сергееву Е.И.

Экз. N 5 - в дело

Исп. Сергеев Е.И.

тел. 40-20-16

Отп. Иванова И.Л.

06.09.2020

При направлении документа с отметкой "Для служебного пользования" более чем четырем адресатам составляется указатель рассылки. На обороте последнего листа каждого экземпляра основного документа и на обороте последнего листа каждого экземпляра всех его приложений также печатаются все необходимые сведения, при этом информация об адресах рассылки экземпляров документа должна содержать ссылку на указатель рассылки документа, например:

Уч. N 12

Отп. 20 экз.

Экз. N 1 - 19 согласно указателю рассылки

Экз. N 20 - в дело

Исп. Сергеев Е.И.

тел. 40-20-16

Отп. Иванова И.Л.

20.08.2020

На документах с отметкой "Для служебного пользования", подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью и направленных по системе электронного документооборота, данные сведения не указываются.

2.9.11. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, объяснительных записок, заявлений).

Адресатом документа может быть орган публичной власти, организация, структурное подразделение аппарата, органа исполнительной власти или организации, должностное лицо, гражданин, группа организаций или граждан.

При адресовании документа органу, организации, их структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                   Наименование

                                               органа исполнительной

                                                      власти

                                                Отдел (наименование)

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения, фамилия, инициалы должностного лица, например:

                                          Руководителю (наименование

                                            органа исполнительной

                                                    власти)

                                              Фамилия, инициалы

или

                                              Генеральному директору

                                                ОАО "Наименование

                                                   организации"

                                                Фамилия, инициалы

При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или правоохранительная служба, после должности указывают воинское или специальное звание, например:

                                                  Наименование

                                             государственного органа

                                             Начальнику Департамента

                                                 (наименование),

                                              генерал-майору полиции

                                                Фамилия, инициалы

фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина, например:

                                              г-ну фамилия, инициалы

или

                                              г-же фамилия, инициалы

При рассылке документа органам исполнительной власти (организациям) или в структурные подразделения органа исполнительной власти (организации) адресат указывается обобщенно, например:

                                                 Руководителям

                                             территориальных органов

                                                  (наименование

                                               федерального органа

                                              исполнительной власти)

                                              в субъектах Российской

                                                    Федерации

или

                                           Главам городских округов,

                                             муниципальных районов

                                               Хабаровского края

При рассылке документа не всем органам исполнительной власти, органам местного самоуправления, организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)", например:

                                            Руководителям органов

                                          исполнительной власти края

                                                 (по списку)

В реквизите "адресат" допускается использовать сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, установленные положениями о них либо учредительными документами.

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи указывают в следующей последовательности:

наименование адресата (наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации.

При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                           Федеральное бюджетное

                                          учреждение "Всероссийский

                                          научно-исследовательский

                                         институт документоведения и

                                               архивного дела"

                                           Профсоюзная ул., д. 82,

                                               Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия адресата в дательном падеже, его инициалы, затем почтовый адрес, например:

                                                 Калинину И.П.

                                           Садовая ул., д. 5, кв. 2,

                                               с. Богородское,

                                               Ульчский район,

                                           Хабаровский край, 681264

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:

                                                  КГКУ "Наименование

                                                     организации"

                                                   электронный адрес

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

Строки реквизита "адресат" центрируются относительно самой длинной строки, печатаются межстрочным интервалом "точно" без переносов, с отступом 6 типографских пунктов (далее - пт)*(2) перед фамилией и инициалами адресата либо фамилия и инициалы адресата указываются через один межстрочный интервал.

Отправляемый документ представляется в отдел делопроизводства и архива в двух экземплярах, за исключением служебных писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края. Второй экземпляр, завизированный руководителем структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, подготовившего документ, и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке. При отправке оригинала адресату сотрудники отдела делопроизводства и архива помещают контрольный экземпляр исходящего документа (заверенную копию служебного письма за подписью Губернатора, Председателя Правительства края) в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно. Зарегистрировав в отделе делопроизводства и архива подписанный руководителем документ, исполнитель делает необходимое количество копий этого документа и вместе с указателем рассылки представляет в отдел делопроизводства и архива для отправки документа адресатам.

2.9.12. Гриф утверждения документа

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента утверждения.

Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 3 к настоящей Инструкции.

Документ утверждается Губернатором, Председателем Правительства края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заместителями Председателя Правительства края, руководителями структурных подразделений аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, или правовыми актами Губернатора края, Правительства края, органов исполнительной власти края.

Утверждаемый документ должен быть полностью оформлен (обязательно подписан).

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита центрируются относительно самой длинной его строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, печатается межстрочным интервалом "точно" без переносов, с отступом 6 пт после слова УТВЕРЖДАЮ, а также перед подписью и датой, например:

                                                УТВЕРЖДАЮ

                                           Министр строительства

                                             Хабаровского края

                                          Подпись инициалы, фамилия

                                          Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                  Утвержден

                                                постановлением

                                                  Губернатора

                                               Хабаровского края

                                             от 3 июня 2019 г. N 133

2.9.13. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту - краткое содержание документа.

Заголовок к тексту составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм, извещений, документов с текстом менее пяти строк.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Использовать формулировки "О представлении информации" или "О представлении сведений" не допускается.

Заголовок содержит обычно ответ на вопросы:

о чем (о ком) издан документ, например:

"О выделении...", "Об изменении...", "О создании...";

чего (кого), например:

"ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
государственного гражданского служащего главного специалиста...".

Заголовок может содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

"О подготовке проекта договора".

Заголовок может обозначать вопросы, регулируемые документом и свойственные документам, дополняющим ранее изданные и более широко охватывающие предмет регулирования, например:

"О вопросах тарифной политики на транспорте".

Заголовок составляется исполнителем проекта документа.

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по ширине.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме "точно" без кавычек, максимальная длина строки 7,5 см. Если заголовок к тексту превышает пять строк, то длина его строки продлевается до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

При регистрации заголовок заносится в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

2.9.14. Текст документа

2.9.14.1. Текст документа располагается между реквизитами "заголовок к тексту" и "подпись". Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации, не допускающим различных толкований.

Краткость содержания документа достигается за счет исключения повторений, употребления общепринятых сокращений.

Документы, создаваемые на основе требований иных документов, должны содержать ссылку на них с указанием вида документа, наименования органа, издавшего документ, даты, номера и заголовка к тексту документа.

2.9.14.2. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.

2.9.14.3. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

2.9.14.4. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке постановлений, распоряжений, приказов, уставов, положений, инструкций, правил, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок.

Текст отделяется от заголовка двумя одинарными межстрочными интервалами, выравнивается по ширине листа с обязательной автоматической расстановкой переносов (за исключением служебных писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края, тексты которых печатаются без использования автоматической расстановки переносов). Текст печатается через одинарный межстрочный интервал.

Отступ первой строки абзаца от левой границы текстового поля составляет 1,25 см.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

- вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая госпожа Петрова!

Уважаемый Иван Петрович!

Уважаемая Анна Николаевна!

Уважаемые господа!

- заключительная этикетная фраза:

С уважением,

Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Вступительное обращение оформляется по центру страницы, без абзацного отступа. Заключительная этикетная фраза оформляется перед реквизитом "подпись", без абзацного отступа, межстрочным интервалом "точно" после 6 пт.

Использование вступительного обращения и заключительной этикетной фразы в пределах одного документа не рекомендуется.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки и подзаголовки пишутся с прописной буквы, точка в конце не ставится.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой на конце.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце (например, 2.3.5.). Допускается обозначение подпунктов следующим образом: 1), 2), 3) или а), б), в).

Подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками, начинают с прописной буквы и в конце ставят точку.

После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой подпункты начинают со строчной буквы и заканчивают (кроме последнего) точкой с запятой.

Пункт может подразделяться на абзацы. Они не обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты об уничтожении документов, сопроводительные, гарантийные письма, заявки, заключения), рекомендуется разрабатывать унифицированные формы с трафаретным текстом. Возможно использование текстовых шаблонов.

2.9.14.5. В распорядительных документах (распоряжение, приказ) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа.

Во вводной части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа, в распорядительной части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказа в таких случаях начинается со слова приказываю, которое печатается от левой границы текстового поля.

Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:

приказываю:

1. Провести инвентаризацию материальных ценностей...

В случае если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности исполнителя в дательном падеже.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

приказываю:

1. Начальнику управления хозяйственного обеспечения Губернатора и Правительства края подготовить проект инструкции об организации работы по...

В качестве исполнителей могут быть указаны министерства края, иные органы исполнительной власти края или структурные подразделения аппарата. Например:

1. Главному управлению бухгалтерского учета Губернатора и Правительства края провести проверку использования средств, выделяемых...

Срок исполнения указывается в тексте пункта, например:

1. Управлению по организации работы с документами Губернатора и Правительства края провести в I квартале 2020 г. проверку организации делопроизводства...

Указание срока исполнения может быть дано отдельной строкой и оформлено как дата завершения исполнения. Например:

Срок - 25 января 2020 г.

2.9.14.6. В распорядительных документах коллегиальных органов (постановления, решения) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).

В совместных постановлениях (решениях) Губернатора края, Правительства края с другими органами (организациями) текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).

2.9.14.7. Основной формой деловой письменной коммуникации является деловое (служебное) письмо, составленное в соответствии с нормами официально-делового стиля современного русского литературного языка.

Основные стилеобразующие черты официально-делового стиля:

- точность, детальность изложения;

- логичность, аргументированность;

- нейтральный тон изложения, безэмоциональность;

- стандартизация формы, единообразие оформление текста, а именно использование готовых конструкций, устойчивых формул-клише.

Процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка: лексику, морфологию, синтаксис.

Языковые особенности официально-делового стиля:

- общеупотребительная, нейтральная лексика;

- специальные термины, профессионализмы, словосочетания терминологического характера;

- лексика официального характера (например, вручить, предоставить, ходатайствовать);

- отсутствие эмоциональной лексики, просторечных слов (например, кадровик, платежка);

- употребление слов в прямом значении;

- ограниченность возможности лексической сочетаемости слов (например, служебное письмо составляется (не "пишется") и направляется (не "посылается"), сроки или оклад устанавливаются (не "назначаются"), выговор или благодарность объявляются, порицание выносится, контроль возлагается);

- преобладание имен существительных (одно и то же существительное может повторяться даже в рядом стоящих предложениях и не заменяться местоимением);

- использование большого количества предлогов, образованных путем перехода существительного в состав предлога (например, в соответствии, в связи с тем, в целях, вследствие, на основании);

- употребление существительных, образованных от глаголов (например, постановление, проверка, ответчик, исполнение);

- частое использование существительных с приставкой не- (например, недополучение, непринятие, невыполнение, непризнание);

- употребление существительных, обозначающих должности и звания, только в форме мужского рода (например, свидетель Иванова, профессор Белкина);

- преимущественное употребление неопределенной формы глагола по сравнению с другими глагольными формами, которая часто используется с такими словами, как "должен", "следует", "необходимо" (например, следует ознакомить, должен решить, необходимо возложить);

- использование кратких и полных форм прилагательных и причастий (например, обязателен, необходим, надлежащий, направленный (вместо "который направили"), используемый (вместо "который используется");

- преобладание простых предложений;

- способ изложения текста от третьего лица (безличный) - от имени организации, ее подразделений (например, министерство считает, Правительство края гарантирует, обращаем Ваше внимание), от первого лица (например, прошу предоставить, приказываю);

- расщепление сказуемого: установить контроль (вместо "контролировать"), оказывать содействие (вместо "содействовать"), осуществлять строительство (вместо "строить");

- использование рубрикации (деление текста на пункты и подпункты, которые обозначаются арабскими цифрами) и абзацного деления текста;

- расположение реквизитов документа, имеющих обязательный характер, согласно национальному стандарту.

Неправильно выбранное слово из ряда однокоренных слов, различающихся значением, может исказить смысл, например, "представить" и "предоставить":

представить:

1) доставить, дать, вручить, предъявить, сообщить что-либо для ознакомления, осведомления, официального рассмотрения (представить список сотрудников, представить доказательства);

2) познакомить с кем-либо (представить коллективу нового работника);

3) ходатайствовать, сделать представление (о повышении по службе, о награде) (представить к очередному званию, представить к ордену);

4) составить, обнаружить (представить (собой) значительную ценность);

5) мысленно вообразить (представить (себе) картину боя);

6) изобразить, показать (представить в смешном виде);

предоставить:

1) дать возможность обладать, распоряжаться, пользоваться чем-либо (предоставить квартиру, предоставить транспортные средства);

2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово);

3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра (предоставить самому себе, предоставить дело случаю).

В тексте делового (служебного) письма нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употреблены без цифр (например, в нескольких метрах, десятки тонн сырья). Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

Недопустимо использовать в тексте математический знак минуса перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом "минус". Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово "район" как р. и р-н.

В текстах должно быть единообразие в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, Иванов В.С., она и в дальнейшем должна писаться так же.

Виды деловых (служебных) писем представлены в приложении N 3.1 к настоящей Инструкции.

2.9.15. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, актах, справках и других информационно-справочных документах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам).

В сопроводительных письмах и иных информационно-справочных документах отметка о приложении размещается непосредственно под текстом документа и печатается от границы левого поля межстрочным интервалом "точно", с отступом перед 3 пт.

Если приложение названо в тексте, в отметке о наличии приложения указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    Приложения: 1. Справка о ......... на 3 л. в 2 экз.

                2. Проект ............ на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: программа в 3 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо ОАО "Квант" от 05.06.2020 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз. только в первый адрес.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель), то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах (мегабайтах, килобайтах).

Приложения к постановлениям, распоряжениям Губернатора края, Правительства края оформляются в соответствии с приложением N 5 к настоящей Инструкции.

2.9.16. Гриф согласования документа

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Грифом согласования оформляется внешнее согласование документа.

В зависимости от содержания документа согласование документа осуществляется с:

членами Правительства края, руководителями органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края в случаях, предусмотренных законами и нормативными правовыми актами;

органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями, физическими лицами, интересы которых затрагиваются в документе.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование органа (организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты согласования; печатается межстрочным интервалом "точно" без переносов, с отступом 6 пт после слова СОГЛАСОВАНО, а также перед подписью и датой.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения, например:

СОГЛАСОВАНО

Министр культуры

Хабаровского края

Подпись инициалы, фамилия

Дата

- на последнем листе документа после реквизита "подпись", например:

СОГЛАСОВАНО

Министр культуры

Хабаровского края подпись инициалы, фамилия

Дата

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Если согласование оформляется письмом, протоколом, гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмом Министерства

здравоохранения

Российской Федерации

от 12.02.2020 N 17-03/1442

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.9.17. Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, указанную в именительном падеже, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, например:

Начальник управления по организации

работы с документами Губернатора и

Правительства края

Подпись инициалы, фамилия

Дата

В случае необходимости внутреннего согласования документа несколькими должностными лицами может составляться лист согласования.

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемого в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

Допускается полистное визирование документов, приложений для защиты от возможной замены листов.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Замечания прилагаются

Начальник управления по организации

работы с документами Губернатора и

Правительства края

Подпись инициалы, фамилия

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Если в процессе согласования (визирования) в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит перепечатке и повторному согласованию (визированию). Повторного согласования (визирования) не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Согласование (визирование) проекта документа может проводиться в электронной форме в системе электронного документооборота.

2.9.18. Подпись

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на должностном бланке должность в подписи не указывается, например:

                                      Подпись     инициалы, фамилия

При оформлении документа не на бланке должность указывается полностью, например:

не на бланке:

Начальник управления по организации

работы с документами Губернатора и

Правительства края                     подпись    инициалы, фамилия

на бланке:

Начальник управления                   подпись    инициалы, фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с правовым актом, например:

И.о. начальника управления

по организации работы

с документами Губернатора

и Правительства края                    подпись    инициалы, фамилия

или

Исполняющий обязанности

начальника управления

по организации работы

с документами Губернатора

и Правительства края                    подпись    инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель начальника управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края		Заместитель начальника управления протокола и организационного обеспечения Губернатора и Правительства края
Подпись      инициалы, фамилия		Подпись       инициалы, фамилия

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:

Председатель комиссии		подпись		инициалы, фамилия
Заместитель председателя комиссии		подпись		инициалы, фамилия
Секретарь комиссии		подпись		инициалы, фамилия
Члены комиссии:		подпись		инициалы, фамилия
		подпись		инициалы, фамилия
		подпись		инициалы, фамилия

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) коллегиального органа и секретарем.

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, проект документа может быть подписан исполняющим обязанности данного должностного лица с указанием его инициалов и фамилии (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: и.о., зам.). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Использование факсимильной подписи Губернатора края определяется Положением о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, утвержденным распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 февраля 2006 г. N 94-р "Об упорядочении изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края и иных органов исполнительной власти края" (далее - распоряжение N 94-р).

Удостоверение подлинности электронного документа осуществляется посредством электронной подписи (далее также - ЭП) или иными способами, предусмотренными законодательством. Удостоверение подлинности электронного документа посредством ЭП осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Служебные документы подписывают:

на бланке письма Губернатора края - Губернатор края;

на бланке письма Правительства края с продольным расположением реквизитов - Губернатор, Председатель Правительства края, первые заместители Председателя Правительства края, заместители Председателя Правительства края, заместители Председателя Правительства края - министры края, руководители органов исполнительной власти края, действующие от имени Правительства края по доверенности Губернатора, Председателя Правительства края;

на бланке письма заместителя Председателя Правительства края - министра края - заместитель Председателя Правительства края - министр экономического развития края, заместитель Председателя Правительства края - министр сельского хозяйства, торговли, пищевой и перерабатывающей промышленности края;

на бланке письма Правительства края с угловым расположением реквизитов - помощники, советники Губернатора края, руководители (заместители руководителей) органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, руководители (заместители руководителей) структурных подразделений аппарата, председатели комиссий при Губернаторе края, Правительстве края.

Реквизит "подпись" отделяется от последней строки текста 2 - 4 одинарными межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал "точно".

Расшифровка подписи в реквизите располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

2.9.19. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

1) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

2) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

3) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

4) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи, например:

Начальник управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат 1а222ррр000000000011 Владелец Инициалы, фамилия Действителен с 01.10.2019 по 01.10.2020
		инициалы, фамилия

2.9.20. Печать

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (юридической силы).

Печати бывают гербовые, включающие изображение Государственного герба Российской Федерации и официальное наименование органа, имеющего печать, и простые, воспроизводящие лишь наименование органа, структурного подразделения.

Гербовой печатью заверяются подписи должностных лиц на документах, если тексты напечатаны не на бланках или требуют особого удостоверения: почетные грамоты, представления, ходатайства о награждении орденами и медалями Российской Федерации; на документах, удостоверяющих факты расходования денежных средств и материальных ценностей; на документах, подтверждающих права лиц: на уставах, положениях, доверенностях, договорах, удостоверениях и других документах, наличие оттиска печати на которых предусмотрено законом.

Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную, треугольную. Простую печать ставят на копиях документов, размноженных экземплярах правовых актов при их рассылке, справках о месте работы.

Если документ (его копия) заверяется печатью, то она ставится перед подписью таким образом, чтобы легко прочитывался текст на оттиске и вся информация составных частей подписи. Оттиск печати должен захватывать часть слов наименования должности лица, подписавшего документ.

Порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, примерные перечни документов, заверяемых гербовой и простой печатями, определены распоряжением N 94-р.

Описания образцов гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов исполнительной власти края, а также порядок согласования органом исполнительной власти края, уполномоченным в сфере архивного дела, эскизов гербовых печатей определены постановлением N 83.

2.9.21. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу последнего листа документа, оформляется шрифтом Times New Roman (размер N 12, межстрочный интервал "точно" 10 пт), включает в себя фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) (полностью) исполнителя, номер его телефона, а при необходимости - адрес электронной почты; в письмах иногородним адресатам указывается код города автора документа, например:

Максимова Нина Сергеевна,

(4212) 30 88 14, typist@adm.khv.ru

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности, структурного подразделения.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

При отсутствии места на основном поле страницы документа отметка об исполнителе может оформляться в нижнем колонтитуле с выравниванием по левому краю страницы. При этом допускается расположение информации об исполнителе на одной строке.

2.9.22. Отметка о заверении копии

2.9.22.1. Заверенная копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки.

На первом листе заверенной копии документа на верхнем поле справа ставится слово "Копия".

Отметка о заверении соответствия копии документа подлиннику проставляется ниже реквизита "подпись" от границы левого поля и содержит заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, например:

Подлинник документа находится в управлении по организации работы с документами Губернатора и Правительства края

Верно

Должность                     подпись              инициалы, фамилия

Дата

Копии документов объемом более одного листа прошиваются нитками, концы которых выводятся на оборотной стороне последнего листа. Листы нумеруются в правом верхнем углу. Место прошивания заклеивается ярлыком (длина выступающих концов нитей составляет 2 - 2,5 см) с надписью:

"Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ______ (________) листов.

                                         (цифрами) (прописью)

Начальник управления по организации

работы с документами Губернатора

и Правительства края                 подпись       инициалы, фамилия

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати соответствующего структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата.

Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

2.9.22.2. Заверенные копии документов, образованных в деятельности Правительства края, выдаются структурным подразделениям аппарата, министерствам края, иным органам исполнительной власти края, предприятиям, организациям по письменному запросу на имя первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, в котором указываются вид документа, дата и регистрационный номер, наименование, цель использования копии документа, необходимое количество копий, фамилия, инициалы исполнителя, его телефон.

Оформление и выдача заверенных копий актов Губернатора края, Правительства края, приказов первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, хранящихся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, производится отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края по письменному запросу на имя первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

Оформление и рассылка адресатам заверенных копий вновь принятых актов Губернатора края, Правительства края производится отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края на основании соответствующей отметки в указателе рассылки, подготовленном органом исполнительной власти края, структурным подразделением аппарата Губернатора и Правительства края, ответственным за подготовку проекта акта Губернатора края, Правительства края, в порядке, установленном пунктами 3.15, 3.16 раздела 3 настоящей Инструкции.

Оформление и выдача заверенных архивных копий документов, находящихся в архиве аппарата Губернатора и Правительства края, производятся отделом делопроизводства и архива.

При оформлении архивных копий документов, находящихся в архиве аппарата Губернатора и Правительства края, допускается использование штампов. Штамп "Архивная копия" ставится на первом листе копии документа на верхнем поле справа. Заверительный штамп с архивным шифром документа (фонд, опись, дело, лист), наименованием должности лица, заверившего копию, его личной подписью, расшифровкой подписи, датой заверения ставится ниже реквизита "подпись" на документе от границы левого поля.

2.9.22.3. Заверенные копии документов по личному составу выдаются по письменному запросу на имя руководителя департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края.

Оформление и выдача заверенных копий документов по личному составу осуществляются кадровой службой департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края (далее - кадровая служба).

2.9.22.4. По запросам заинтересованных лиц может быть изготовлена заверенная бумажная копия электронного документа либо бумажная копия выписки электронного документа.

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется отделом делопроизводства и архива в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе. В сопроводительном письме к копиям электронных документов указываются:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от _______ N ______".

2.9.23. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Правительство края содержит:

наименование "Правительство края";

дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты);

регистрационный номер документа.

Отметка о поступлении документов на бумажном носителе, доставленных нарочным, в том числе служебных записок в адрес Губернатора, Председателя Правительства края, от руководителей структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края проставляется на втором экземпляре в виде штампа "Получено" в правой части нижнего поля на обороте первого листа документа с указанием даты и времени поступления документа.

2.9.24. Резолюция

Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции, например:

Морозову Н.В., Федоровой Н.А.

Прошу подготовить проект договора

к 05.12.2020

Подпись

01.10.2020

В случае когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым либо в отношении которого сделана соответствующая отметка. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата А5 или А6.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Оформление резолюции в системе электронного документооборота должно соответствовать указанным требованиям.

Резолюция, оформленная в системе электронного документооборота, для документа на бумажном носителе со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

2.9.25. Отметка о контроле

Отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существуют два вида срока исполнения документа - типовой и индивидуальный:

- типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;

- индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный распорядительным документом или указанный в резолюции.

При постановке на контроль документа в системе электронного документооборота в регистрационно-учетную форму заносятся сведения об этом.

Настройка системы электронного документооборота производится таким образом, чтобы сотрудник, осуществляющий контроль, и исполнитель могли получать автоматические уведомления о приближении контрольных сроков.

2.9.26. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты, например:

В дело N 12.3.43 за 2020 год

Начальник отдела

Подпись

Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа, например: "Направлен ответ (дата, N)", "Учтено при разработке проекта". Сведения указываются в начале отметки, например:

Ответ направлен 04.05.2020 N 05-06/12

В дело N 12.3.45 за 2020 год

Начальник отдела

Подпись

Дата

В системе электронного документооборота отметка не ставится.

2.9.27. Документы, принимаемые Правительством края совместно с другими органами (организациями) (постановления, распоряжения, письма на бумажном носителе), оформляются не на бланке.

При оформлении совместных документов указываются полные наименования органов (организаций), участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование органа (организации), являющейся инициатором создания документа. Подписи руководителей оформляются на одном уровне.

Подписывается столько экземпляров документа, сколько органов (организаций) участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах органов (организаций) - участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах органа (организации) - инициатора создания документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими органами (организациями), состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Датой совместного документа является дата наиболее поздней подписи.

2.10. Оформление некоторых видов документов

2.10.1. Подготовка и оформление писем

По содержанию и назначению письма как вид документов могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, письма-приглашения.

Служебные письма структурными подразделениями аппарата, органами исполнительной власти края, находящимися на документационном обеспечении аппарата, готовятся как:

ответы о выполнении поручений и указаний Губернатора края;

исполнение поручений Губернатора края, данных по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата;

сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов края;

ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

инициативные письма.

При подготовке инициативных писем следует предусмотреть:

- возможность решения вопросов на уровне оперативных обсуждений и рабочих совещаний руководителей с последующим формированием и направлением в системе электронного документооборота окончательного варианта проекта документа;

- исключение дублирования документов по решению одних и тех же вопросов от руководителей разных уровней;

- возможность оперативного решения вопросов без создания дополнительной переписки в системе электронного документооборота с использованием защищенных информационных средств.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений и запросов организаций, предприятий или частных лиц.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений аппарата.

Служебные письма печатаются на бланках письма формата A4.

Изготовление бланков письма с изображением герба Хабаровского края средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается положениями о структурных подразделениях аппарата, об органах исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, и должностными регламентами сотрудников.

Письмо следует готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в орган (организацию) одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем) или от третьего лица единственного числа (Министерство... рассмотрело..., Управление... считает...), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю) возможно в случае, если письмо оформляется на должностном бланке.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия.

Письмо, состоящее из двух частей, включает обоснование письма - изложение причин написания письма; мотивировку и заключение - просьбу или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии.

Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст сложного письма состоит из трех частей: вступление, основная часть и заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

ссылку на документ (правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации, например:

- в связи с...;

- согласно контракту от 21.01.2020 N 15/10...;

- нами рассмотрены Ваши предложения...

Основную часть письма составляют детальное описание факта события или сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства, например:

- информируем Вас о том, что...;

- просим выслать...;

- высылаем Вам...;

- напоминаем Вам...;

- подтверждаю, что...

Заключение представляет собой краткое резюме, подведение итогов, выводы, предложения, просьбы, требования. Например:

- надеемся получить ответ в ближайшее время...;

- просим ответить в двухнедельный срок...;

- выражаем надежду (надеемся) на дальнейшее сотрудничество...;

- заранее благодарны.

Приложения к письму должны иметь все необходимые реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание).

Отметка о приложении оформляется в соответствии с требованиями подпункта 2.9.15 пункта 2.9 настоящего раздела.

2.10.2. Особенности оформления документов, отправляемых за рубеж

Документы, направляемые адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках.

Текст документа печатается на русском языке (за исключением документов, направляемых по линиям факсимильной связи).

В реквизите "адресат" указываются имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название организации, затем адресные данные (улица, дом, город, страна, почтовый индекс).

Название страны может быть полным или кратким, но обязательно должно быть официально принятым.

Заголовок к тексту не составляется.

При ответе на документ, поступивший от иностранного лица, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ в следующей форме: "На Ваше письмо от... числа".

При регистрации документа, отправляемого за рубеж, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре (заверенной копии документа), остающемся в деле. Первый экземпляр письма имеет только дату подписания.

Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для его отправки с адресом получателя, напечатанным на иностранном языке, и указанием адреса отправителя. При этом адрес отправителя может быть написан как на английском языке, так и на языке страны адресата.

2.10.3. Подготовка служебных писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края

2.10.3.1. Подготовка служебных писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края осуществляется в соответствии с главой 14.4 Регламента Правительства края.

2.10.3.2. Служебные письма за подписью Губернатора края оформляются на бланке Губернатора края, за исключением случая, предусмотренного абзацем вторым настоящего подпункта.

Служебные письма за подписью Губернатора, Председателя Правительства края оформляются на бланках Правительства края в случае, когда в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, решениями органов государственной власти Российской Федерации мнение (позиция) должно быть выражено высшим исполнительным органом государственной власти субъекта Российской Федерации.

Служебные письма за подписью исполняющего обязанности Председателя Правительства края оформляются на бланках Правительства края.

2.10.3.3. При подготовке служебного письма за подписью Губернатора, Председателя Правительства края исполнитель создает проект исходящего документа в системе электронного документооборота на шаблоне электронного документа (бланка Губернатора края или Правительства края). При создании проекта заполняются все необходимые вкладки системы электронного документооборота ("карточка", "документ", "лист согласования/подписания", "рассылка"). При заполнении вкладки "лист согласования/подписания" в списке согласующих лиц исполнитель создает отдельные очереди для каждого субъекта согласования в порядке, указанном в пункте 2 главы 14.4 Регламента Правительства края. Учетная запись субъекта согласования - управления по организации работы с документами создается после всех очередей согласования как "Согласование проектов Губернатора".

2.10.3.4. Текст служебного письма оформляется в соответствии с требованиями подпункта 2.9.14 пункта 2.9 настоящего раздела без использования автоматической расстановки переноса слов.

Служебные письма за подписью Губернатора, Председателя Правительства края оформляются на бумажном носителе в одном экземпляре.

2.10.3.5. Исполнителем служебного письма за подписью Губернатора, Председателя Правительства края указывается первый заместитель Председателя Правительства края, заместитель Председателя Правительства края в соответствии с установленным распределением обязанностей, курирующий деятельность министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, осуществляющего подготовку проекта служебного письма, либо руководитель органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, деятельность которого непосредственно подконтрольна Губернатору края. В случае направления служебного письма за подписью Губернатора, Председателя Правительства края в адрес руководителя федерального органа государственной власти исполнителем такого служебного письма может указываться руководитель соответствующего отраслевого органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата по согласованию с курирующим его первым заместителем Председателя Правительства края, заместителем Председателя Правительства края.

2.10.3.6. По завершении процедуры согласования проекта служебного письма в системе электронного документооборота исполнитель подготавливает лист согласования в соответствии с абзацем тринадцатым пункта 2 главы 14.4 регламента Правительства края согласно образцу, представленному в приложении N 3.2 к настоящей Инструкции (далее - лист согласования проекта служебного письма).

2.10.3.7. Проект служебного письма за подписью Губернатора, Председателя Правительства края с приложением (приложениями) (при наличии), листом согласования передается исполнителем Губернатору, Председателю Правительства края на подписание.

2.10.3.8. Подписанное Губернатором, Председателем Правительства края служебное письмо с приложением (приложениями) (при наличии), листом согласования проекта служебного письма передается исполнителем в отдел делопроизводства и архива для регистрации и направления адресату.

2.10.3.9. Требования настоящего подпункта распространяются на подготовку служебных писем за подписью исполняющего обязанности Председателя Правительства края.

2.10.4. Особенности оформления телеграмм

Телеграмма печатается исполнителем на чистом листе бумаги прописными буквами шрифтом Times New Roman размером N 14 через одинарный межстрочный интервал.

Телеграмма состоит из двух частей.

В верхней части телеграммы реквизиты располагаются в следующем порядке:

- отметка о категории телеграммы (правительственная, срочная), которая приводится в верхнем левом углу перед адресом получателя;

- адрес получателя;

- должность получателя;

- фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) получателя;

- текст;

- должность, фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) лица, подписавшего документ.

В нижней части под сплошной чертой указываются:

- дата;

- адрес (например, г. Хабаровск);

- наименование высшего исполнительного органа государственной власти (Правительство края);

- должность, фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) лица, подписавшего телеграмму. Телеграмма подписывается под чертой.

Текст телеграммы должен быть кратким и ясным. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл послания.

Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов. На каждом экземпляре телеграммы указывается только тот адрес, по которому следует доставить телеграмму.

Регистрация телеграмм осуществляется в журнале на бумажном носителе в отделе делопроизводства и архива. Отправку телеграмм осуществляет отдел делопроизводства и архива.

2.11. Особенности подготовки и оформления отдельных документов изложены в приложении N 4 к настоящей Инструкции.

3. Подготовка и оформление проектов постановлений, распоряжений Губернатора края

3.1. Подготовка и оформление проектов постановлений, распоряжений (далее также - правовые акты) Губернатора края, а также листа согласования, перечня урегулированных и неурегулированных разногласий, пояснительной записки, дополнения к пояснительной записке, заключения по результатам первичного анализа проекта нормативного правового акта Губернатора края на коррупциогенность, таблицы изменений, справки, содержащей мотивированные предложения о необходимости опубликования изданного правового акта в официальных периодических изданиях, определенных законом края, и (или) на "Официальном интернет-портале нормативных правовых актов Хабаровского края" (laws.khv.gov.ru), о сроке вступления изданного правового акта в силу (далее - справка об опубликовании), указателя рассылки правового акта осуществляются разработчиками в соответствии с Регламентом Правительства края и приложениями N 5, 6 к настоящей Инструкции.

Ответственность за подготовку проектов правовых актов, содержание текста проекта правового акта, качество подготовки проектов правовых актов, подготовку и наличие сопроводительных материалов к ним (лист согласования, перечень урегулированных и неурегулированных разногласий (при наличии), пояснительная записка, дополнение к пояснительной записке (при наличии), заключение по результатам первичного анализа проекта нормативного правового акта Губернатора края на коррупциогенность, таблица изменений (при наличии), справка об опубликовании (при наличии), заключение по результатам независимой антикоррупционной экспертизы и информация о его рассмотрении (далее - справка о результатах независимой антикоррупционной экспертизы) (при наличии), инициативный документ с резолюцией Губернатора края (при наличии), указатель рассылки правового акта, другие документы, связанные с подготовкой и согласованием проекта правового акта), а также за соблюдение сроков подготовки и согласования проектов правовых актов несет руководитель министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, которому поручена разработка проекта правового акта Губернатора края.

Ответственность за соответствие представленных на бумажном и электронном носителях версий проекта правового акта в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края для стилистической и редакционной правки несет исполнитель, указанный в листе согласования проекта правового акта.

3.2. Проект правового акта должен отвечать следующим требованиям:

1) объем проекта правового акта (без приложений), как правило, не должен превышать трех листов;

2) проект правового акта должен быть оформлен в соответствии с требованиями Инструкции;

3) структура проекта правового акта должна обеспечивать логическое развитие содержания и соответствовать предмету правового регулирования. Текст проекта правового акта может иметь вводную, постановляющую и заключительную части;

4) содержание правовых норм должно быть логически последовательным и содержательно определенным, не допускающим различного понимания и толкования содержащихся в нем положений. Текст проекта правового акта должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений (дозволения, запреты), быть логичным, лаконичным, ясным, точным, излагаться в соответствии с требованиями официально-делового стиля литературного языка и юридической терминологии, действующими правилами орфографии и пунктуации;

5) в проекте правового акта должны использоваться только официальные полные наименования органов и организаций, общеизвестные термины;

6) текст проекта правового акта не должен быть перегружен специальными, узкопрофессиональными терминами. Не допускается использование в проекте правового акта эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений (эпитетов, метафор, гипербол), иностранных слов при наличии равнозначных слов и понятий в русском языке. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия;

7) положения проекта правового акта не должны противоречить изданным ранее правовым актам или дублировать их, если при этом не изменяется или не отменяется ранее изданный акт.

Проект правового акта, содержащий положения о признании правового акта утратившим силу, должен содержать нормы о признании утратившими силу правовых актов и (или) их отдельных положений, вносивших изменения в акт, который признается утратившим силу. Копии указанных правовых актов прилагаются к представляемому проекту акта.

При подготовке проекта правового акта о внесении изменений в действующий правовой акт последний должен быть проверен на предмет соответствия федеральному и краевому законодательству по состоянию на день внесения в него изменений. В случае выявления норм, не соответствующих федеральному и краевому законодательству, проект правового акта о внесении изменений в действующий правовой акт в обязательном порядке должен содержать положения, направленные на устранение таких норм.

3.3. Во вводной части (далее также - преамбула) правового акта Губернатора края излагаются цели, мотивы принятия правового акта, а также предмет правового регулирования. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Преамбула не нумеруется, не делится на пункты, подпункты. Преамбула не является обязательной.

Вводная часть проекта правового акта Губернатора края, разработанного на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, Устава Хабаровского края и законов края, а также иных правовых актов, должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты его принятия, номера и наименования и начинаться словами: "Во исполнение...", "В соответствии...", "В целях...".

3.4. Постановляющая (распорядительная) часть текста проекта правового акта Губернатора края, предусматривающего конкретное задание (задания) исполнителям, обязательно должна содержать:

1) точные наименования министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата - исполнителей задания (заданий). Если исполнение задания возлагается на конкретное должностное лицо, то указывается его должность;

2) срок исполнения задания (заданий).

Положения проекта правового акта оформляются в виде пунктов, если исполнение правового акта предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а также иметь конкретный срок выполнения этого действия. В случае установления промежуточных сроков выполнения действия или задания (заданий), при разбивке этого действия или задания на более мелкие работы с указанием различных сроков их выполнения каждая из этих работ формулируется отдельным подпунктом.

Каждый пункт или подпункт постановляющей (распорядительной) части проекта правового акта содержит только одно задание (одну работу) и с одним конкретным сроком исполнения. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Пункты постановляющей (распорядительной) части проекта правового акта нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут разделяться на подпункты, имеющие цифровое или буквенное обозначение.

В случае наличия в проекте правового акта положений о возложении обязанностей на должностное лицо, не замещающее государственную должность или должность государственной гражданской службы края в системе органов исполнительной власти края, либо не являющееся работником учреждения, подведомственного Правительству края, к проекту правового акта должно прилагаться письменное согласие данного лица. В тексте проекта правового акта после упоминания данного лица должны содержаться слова "(по согласованию)".

3.5. Заключительная часть текста проекта правового акта Губернатора края может содержать:

1) переходные положения;

2) указание о сроке вступления акта в силу в случае необходимости определения конкретной даты вступления данного правового акта в законную силу;

3) указание о признании утратившими силу или об изменении действующих правовых актов Губернатора края;

4) пункт о контроле за выполнением правового акта, если такое указание необходимо;

5) указание на опубликование акта Губернатора края в официальных периодических изданиях, определенных законом края, и (или) на официальном интернет-портале правовой информации (www.pravo.gov.ru), "Официальном интернет-портале нормативных правовых актов Хабаровского края" (laws.khv.gov.ru);

6) срок представления Губернатору края доклада об исполнении задания (заданий). При длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки представления доклада.

3.6. Правовые акты Губернатора края могут утверждать положения, регламенты, концепции, программы, перечни, таблицы, образцы документов, схемы и другие самостоятельные документы (далее - утверждаемый документ). Утверждаемый документ должен иметь название, свою нумерацию страниц и подписывается руководителем министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, осуществляющего подготовку проекта правового акта.

У проекта правового акта и (или) утверждаемого документа могут быть приложения, которые являются неотъемлемой частью правового акта и (или) утверждаемого документа. Каждое приложение имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте правового акта или утверждаемого документа, свою нумерацию страниц и подписывается руководителем министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, осуществляющего подготовку проекта правового акта.

Документы, принятые другими органами или организациями, приложениями к правовым актам Губернатора края не оформляются.

3.7. Согласование проекта правового акта Губернатора края должностными лицами, указанными в подпунктах 5, 6 пункта 7 главы 2 Регламента Правительства края, осуществляется путем его визирования в листе согласования проекта правового акта.

Лист согласования проекта правового акта должен содержать следующие реквизиты:

1) вид документа (лист согласования);

2) вид и наименование согласуемого проекта правового акта;

3) гриф согласования;

4) наименование должности лица, с которым согласовывается проект правового акта;

5) личная подпись должностного лица, согласовывающего проект правового акта, и ее расшифровка (инициалы, фамилия);

6) дата согласования проекта правового акта;

7) дата и время поступления проекта правового акта на согласование;

8) отметка об исполнителе, представляющем проект правового акта на согласование (фамилия, имя, отчество (последнее при наличии), рабочий телефон);

9) личная подпись, ее расшифровка (инициалы, фамилия) и номер телефона руководителя (сотрудника) структурного подразделения соответствующего министерства края, иного органа исполнительной власти края, осуществляющего деятельность в сфере правовой работы, проводившего правовую экспертизу проекта правового акта и (или) первичный анализ проекта правового акта в целях выявления в нем коррупциогенных факторов.

3.8. Все листы согласования обязательно должны быть пронумерованы (за исключением первого), порядковый номер страницы проставляется в колонтитуле посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами шрифтом Times New Roman размером N 12.

3.9. Согласование проекта правового акта Губернатора края с главами городских округов и муниципальных районов края осуществляется в системе электронного документооборота или оформляется визой в листе согласования проекта правового акта, либо к проекту правового акта прилагается письмо, оформленное на соответствующем бланке, подписанное главой городского округа или муниципального района края.

3.10. Согласование проекта правового акта Губернатора края должностными лицами, указанными в подпунктах 1 - 4 пункта 7 главы 2 Регламента Правительства края, может осуществляться в системе электронного документооборота в соответствии с Временным порядком подготовки проектов постановлений, распоряжений Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края, утвержденным распоряжением Губернатора Хабаровского края от 12 декабря 2014 г. N 655-р.

3.11. Проекты правовых актов, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 без бланка.

При оформлении совместного правового акта:

наименования органов (организаций) располагаются на одном уровне;

наименование вида правового акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) выравнивается по центру;

дата правового акта - единая и соответствует дате более поздней подписи; располагается у границы левого поля;

регистрационный номер правового акта состоит из регистрационных номеров правового акта каждого из авторов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов;

подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.

3.12. Наименование должности Губернатора края и расшифровка фамилии в реквизите "подпись" на бланке оформляются следующим образом:

Губернатор                                        инициалы, фамилия

3.13. Правовые акты Губернатора края регистрируются после их подписания в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края. Регистрация осуществляется раздельно в пределах календарного года:

датой правового акта является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом: день месяца пишется цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 1 октября 2020 г. В обозначении дня месяца, содержащего одну цифру, перед ней ноль не проставляется. Дата печатается на бланке на отведенном для нее месте;

номер проставляется на бланке на отведенном для него месте.

К порядковому номеру распоряжений Губернатора края через дефис добавляется строчная буква "р".

3.14. Копии правовых актов Губернатора края заверяются печатью управления по организации работы с документами и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, подготовленным исполнителем. Указатель рассылки подписывается руководителем подразделения органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, осуществлявшего подготовку проекта правового акта (в должности не ниже начальника отдела). На указателе рассылки обязательно оформляется реквизит "отметка об исполнителе", который состоит из фамилии, имени, отчества (последнее при наличии) исполнителя, номера его телефона и располагается в левом нижнем углу.

3.15. Рассылка правовых актов осуществляется отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края через систему электронного документооборота и (или) на бумажном носителе через отдел делопроизводства и архива. При указании в указателе рассылки министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата, организаций необходимо указывать фамилию и инициалы их руководителей.

В указателях рассылки всех постановлений Губернатора края в обязательном порядке указываются:

заместитель Председателя Правительства края по вопросам внутренней политики;

комитет по информационной политике и массовым коммуникациям Правительства края;

правовой департамент Губернатора края;

главное управление Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений;

главное контрольное управление Губернатора и Правительства края;

главный федеральный инспектор по Хабаровскому краю аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе;

Управление специальной связи и информации в Дальневосточном федеральном округе Федеральной службы охраны Российской Федерации;

Законодательная Дума Хабаровского края;

прокуратура Хабаровского края;

Контрольно-счетная палата Хабаровского края.

В указателях рассылки распоряжений Губернатора края (за исключением распоряжений по кадровым вопросам) в обязательном порядке указываются:

заместитель Председателя Правительства края по вопросам внутренней политики;

комитет по информационной политике и массовым коммуникациям Правительства края;

правовой департамент Губернатора края;

главное управление Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений;

главное контрольное управление Губернатора и Правительства края.

Способ рассылки (через систему электронного документооборота, нарочным, через отдел делопроизводства и архива) распоряжений Губернатора края, имеющих смету расходов (на проведение мероприятий, выделение денежных средств, командирование), определяется в указателе рассылки.

В случае если рассылка осуществляется нарочным, исполнитель такого документа сообщает адресатам о необходимости получения копий документа у него либо в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края.

Рассылка правовых актов Губернатора края с отметкой "Для служебного пользования" осуществляется на бумажном носителе отделом делопроизводства и архива согласно указателю рассылки, подготовленному исполнителем, с указанием для каждого адресата в графе "Примечание" номера экземпляра.

Распоряжения Губернатора края согласно реестрам распоряжений Губернатора края, Правительства края, подлежащих опубликованию, представленным правовым департаментом Губернатора края, направляются отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в министерство информационных технологий и связи края для опубликования на официальном интернет-портале правовой информации (www.pravo.gov.ru), "Официальном интернет-портале нормативных правовых актов Хабаровского края" (laws.khv.gov.ru) и (или) в комитет по информационной политике и массовым коммуникациям Правительства края для опубликования в одном из официальных периодических изданий, определенных законом края.

3.16. Подлинник правового акта Губернатора края с сопроводительными материалами к нему остается в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края.

Постановления и распоряжения Губернатора края текущего года хранятся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, после чего в установленном порядке передаются на хранение в архив аппарата Губернатора и Правительства края.

4. Подготовка и оформление проектов правовых актов Правительства края

4.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов Правительства края производятся в порядке, аналогичном порядку подготовки и оформления проектов правовых актов Губернатора края.

Название должности и расшифровка фамилии в реквизите "подпись" на бланке оформляются следующим образом:

Губернатор, Председатель

Правительства края                                 инициалы, фамилия

или

И.о. Председателя

Правительства края                                 инициалы, фамилия

4.2. Правовые акты Правительства края регистрируются после их подписания в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края. Регистрация осуществляется раздельно в пределах календарного года:

датой правового акта является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом: день месяца пишется цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 1 октября 2020 г. В обозначении дня месяца, содержащего одну цифру, перед ней ноль не проставляется. Дата печатается на бланке на отведенном для нее месте;

номер проставляется на бланке на отведенном для него месте.

К порядковому номеру постановлений Правительства края через дефис добавляются строчные буквы "пр".

К порядковому номеру распоряжений Правительства края через дефис добавляются строчные буквы "рп".

4.3. Рассылка правовых актов Правительства края осуществляется аналогично рассылке правовых актов Губернатора края в соответствии с пунктом 3.15 раздела 3 настоящей Инструкции.

4.4. Постановления и распоряжения Правительства края текущего года хранятся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, после чего в установленном порядке передаются на хранение в архив аппарата Губернатора и Правительства края.".

2.3. В разделе 4.1:

2.3.1. В подпункте 4.1.2.1 пункта 4.1.2:

1) в абзаце первом слово "решения)," исключить;

2) в подпункте 4.1.2.1.3:

а) в абзаце первом слово ", решение)" исключить;

б) абзацы второй, третий изложить в следующей редакции:

"Проект поручения (перечня поручений) Губернатора, Председателя Правительства края (исполняющего обязанности Председателя Правительства края) подготавливается в соответствии с пунктами 32 - 40 главы 1 Регламента Правительства края, оформляется в соответствии с приложениями N 8, 9 к настоящей Инструкции.

Проект протокола мероприятия подготавливается в соответствии с пунктом 12 главы 6 Регламента Правительства края, оформляется в соответствии с образцами оформления протоколов заседаний (совещаний), пунктом 1 приложения N 4 к настоящей Инструкции.";

в) абзац четвертый признать утратившим силу;

3) в подпункте 4.1.2.1.6 слова "министерством международного и межрегионального сотрудничества края" заменить словами "управлением протокола и организационного обеспечения Губернатора и Правительства края";

4) в абзаце втором подпункта 4.1.2.1.7 слова "и т.д." исключить;

5) в абзаце втором подпункта 4.1.2.1.8 слова "главным управлением пресс-службы Губернатора края" заменить словами "комитетом по информационной политике и массовым коммуникациям Правительства края".

2.3.2. В пункте 4.1.3 слова "министерство международного и межрегионального сотрудничества края" заменить словами "управление протокола и организационного обеспечения Губернатора и Правительства края".

2.4. В разделе 5:

2.4.1. В наименовании слово "заместителя" заменить словами "первого заместителя".

2.4.2. Пункты 5.1, 5.2 изложить в следующей редакции:

"5.1. Настоящий раздел регулирует порядок подготовки и оформления проектов приказов первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края по вопросам, отнесенным к компетенции аппарата Губернатора и Правительства края (далее также - приказы).

Проекты приказов готовят и вносят на рассмотрение органы исполнительной власти края, находящиеся на документационном обеспечении аппарата, структурные подразделения аппарата на основании поручений первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, положений принятых правовых актов Губернатора края, Правительства края.

Ответственность за качество подготовки проекта приказа и приложений к нему, наличие и правильность оформления всех необходимых сопроводительных документов к проекту приказа, а также за соблюдение сроков подготовки и согласования проекта приказа несет руководитель органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, структурного подразделения аппарата, осуществляющего разработку проекта приказа.

Приказ подписывается первым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

5.2. Подготовка проекта приказа включает:

1) разработку текста проекта приказа и приложения (приложений) к нему;

2) подготовку пояснительной записки к проекту приказа;

3) согласование проекта приказа;

4) представление проекта приказа на подписание первому заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края.

Проект приказа может быть подготовлен без использования системы электронного документооборота.".

2.4.3. В пункте 5.3:

1) в подпункте 2 слова "и действующих государственных стандартов" исключить;

2) в подпункте 4:

а) слова "вводную часть (преамбулу)" заменить словом "преамбулу";

б) дополнить предложением "Преамбула не является обязательной.";

3) абзац второй подпункта 6 изложить в следующей редакции:

"Текст проекта приказа не должен быть перегружен специальными, узкопрофессиональными терминами. Не допускается использование в проекте приказа образных сравнений (эпитетов, метафор, гипербол), иностранных слов при наличии равнозначных слов и понятий в русском языке;";

4) в подпункте 8 слово "отменяется" заменить словами "признается утратившим силу";

5) в абзаце первом подпункта 10 слова "конкретные задания" заменить словами "конкретное задание (задания)";

6) подпункт 13 изложить в следующей редакции:

"13) приказы могут утверждать положения, регламенты, перечни, таблицы, образцы документов, схемы и другие самостоятельные документы (далее - утверждаемый приказом документ). Утверждаемый приказом документ должен иметь название, свою нумерацию страниц и подписывается руководителем органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, структурного подразделения аппарата, осуществляющего подготовку проекта приказа.

У проекта приказа и (или) утверждаемого приказом документа могут быть приложения, которые являются неотъемлемой частью приказа и (или) утверждаемого приказом документа. Каждое приложение имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте приказа или утверждаемого приказом документа, свою нумерацию страниц и подписывается руководителем иного органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, структурного подразделения аппарата, осуществляющего подготовку проекта приказа.

Документы, принятые другими органами или организациями, приложениями к приказам не оформляются.".

2.4.4. Дополнить пунктом 5.3.1 следующего содержания:

"5.3.1. Пояснительная записка к проекту приказа оформляется в соответствии с пунктом 3 приложения N 5 к настоящей Инструкции.

В тексте пояснительной записки к проекту приказа кратко обосновывается необходимость принятия указанного проекта акта.".

2.4.5. Пункт 5.4 изложить в следующей редакции:

"5.4. Согласование проекта приказа осуществляется в соответствии со следующей очередностью:

1) руководители структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, осуществляющего разработку проекта приказа;

2) руководители заинтересованных министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата, состав которых определяется руководителем структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, осуществляющего разработку проекта приказа;

3) заместители Председателя Правительства края в соответствии с установленным распределением обязанностей между ними и курируемой сферой деятельности;

4) первые заместители Председателя Правительства края в соответствии с установленным распределением обязанностей между ними и курируемой сферой деятельности;

5) руководитель правового департамента Губернатора края;

6) первый заместитель руководителя аппарата.

Согласование субъектами, указанными в подпунктах 1 - 4 настоящего пункта, может осуществляться в системе электронного документооборота путем подписания усиленной квалифицированной электронной подписью.".

2.4.6. В пункте 5.5:

1) в абзаце первом цифры "1 - 5" заменить цифрами "1 - 4, 6";

2) в абзаце третьем:

а) во втором предложении слова "министерство юстиции" заменить словами "правовой департамент Губернатора";

б) в третьем предложении слово "заместителя" заменить словами "первого заместителя".

2.4.7. Дополнить пунктом 5.5[1] следующего содержания:

"5.5[1]. Срок согласования проекта приказа о создании комиссии по расследованию несчастного случая лицами, указанными в пункте 5.4 настоящего раздела, не должен превышать одного рабочего дня со дня поступления на согласование.".

2.4.8. Абзацы первый, второй пункта 5.6 изложить в следующей редакции:

"5.6. По завершении процедуры согласования субъектами, указанными в подпунктах 1 - 4 пункта 5.4 настоящего раздела, проект приказа и приложение (приложения) к нему вместе с пояснительной запиской, листами согласования проекта приказа с указанием даты и времени поступления проекта приказа на согласование, даты согласования проекта приказа, указателем рассылки приказа, иными документами представляется исполнителем в правовой департамент Губернатора края на согласование.

Срок согласования проекта приказа руководителем правового департамента Губернатора края не должен превышать пяти рабочих дней со дня поступления на согласование. Руководитель правового департамента Губернатора края вправе принять решение об увеличении срока рассмотрения проекта приказа до 10 рабочих дней в случаях:".

2.4.9. Пункты 5.7 - 5.11 изложить в следующей редакции:

"5.7. Согласованный руководителем правового департамента Губернатора края проект приказа и приложение (приложения) к нему передаются исполнителем в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края на бумажном носителе и в электронном виде, а также на бумажных носителях - листы согласования проекта приказа, перечень урегулированных и неурегулированных разногласий (при наличии), пояснительная записка, инициативный документ с резолюцией (при наличии), указатель рассылки приказа, другие документы, связанные с подготовкой и согласованием проекта приказа (далее - сопроводительные документы к проекту приказа). Проект приказа с отметкой "Для служебного пользования" передается исполнителем в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края на бумажном носителе и в электронном виде на устройстве, предназначенном для переноса и хранения электронной информации вместе с сопроводительными документами к проекту приказа на бумажных носителях.

При этом текстовая часть проекта приказа и приложение (приложения) к нему должны быть завизированы правовым департаментом Губернатора края путем проставления специалистом, проводившим его правовую экспертизу, своих фамилии, инициалов на оборотной стороне первого листа проекта приказа и своей подписи на оборотной стороне каждого листа проекта приказа и приложения (приложений) к нему.

Отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края осуществляет стилистическую и редакционную правку проекта приказа (без отработки приложения (приложений) к нему), приведение его в соответствие с требованиями норм и правил современного русского литературного языка, Инструкции.

Ответственность за наличие и правильность оформления сопроводительных документов к проекту приказа несет руководитель органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, структурного подразделения аппарата, которому поручена разработка проекта приказа. Ответственность за соответствие представленных на бумажном носителе и в электронном виде версий проекта приказа и приложения (приложений) к нему несет исполнитель, указанный в листе согласования проекта приказа.

Для проектов приказов, поступивших в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края после 15.00 часов, датой их поступления считается дата следующего рабочего дня.

Проект приказа, подготовленный с нарушением Инструкции, может быть возвращен сотрудником отдела подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края исполнителю, указанному в листе согласования проекта приказа, для устранения выявленных нарушений. Исполнитель обязан забрать проект приказа из отдела подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края для устранения имеющихся нарушений не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда его известили об этом, и устранить выявленные нарушения в течение одного рабочего дня после возврата ему проекта приказа. Период времени, в течение которого исполнитель устраняет нарушения, не включается в срок работы отдела подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, установленный настоящим пунктом. После устранения исполнителем нарушений проект приказа вновь представляется в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, при этом к нему в обязательном порядке прилагается первоначальный проект приказа.

Срок работы отдела подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края над проектом приказа составляет пять рабочих дней. Если объем текста проекта приказа составляет 10 и более листов, срок работы отдела подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края с проектом приказа составляет 10 рабочих дней.

По завершении стилистической и редакционной правки проект приказа вносится отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в электронную базу проектов актов Губернатора и Правительства края, о чем делается соответствующая отметка на оборотной стороне каждого листа проекта приказа, и передается первому заместителю руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.

Согласованный первым заместителем руководителя аппарата Губернатора и Правительства края проект приказа и приложения к нему вместе с сопроводительными документами к проекту приказа передаются в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края для оформления на бланке установленной формы и представления на подписание первому заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края.

5.8. Приказы регистрируются после их подписания в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края. Регистрация осуществляется раздельно в пределах календарного года:

датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом: день месяца пишется цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 1 октября 2020 г. В обозначении дня месяца, содержащего одну цифру, перед ней ноль не проставляется. Дата печатается на бланке на отведенном для нее месте;

номер проставляется на бланке на отведенном для него месте.

К порядковому номеру приказа через дефис добавляются строчные буквы "пп".

5.9. Копии приказа заверяются печатью управления по организации работы с документами и направляются адресатам в течение трех рабочих дней со дня подписания в соответствии с указателем рассылки, подготовленным исполнителем. Указатель рассылки подписывается руководителем подразделения органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, структурного подразделения аппарата, осуществлявшего подготовку проекта приказа (в должности не ниже начальника отдела). На указателе рассылки обязательно оформляется реквизит "отметка об исполнителе", который состоит из фамилии, имени, отчества (последнее при наличии) исполнителя, номера его телефона и располагается в левом нижнем углу.

Рассылка приказов осуществляется отделом подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края через систему электронного документооборота и (или) на бумажном носителе через отдел делопроизводства и архива. При указании в указателе рассылки министерств края, иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата, организаций необходимо указывать фамилию и инициалы их руководителей.

В случае если рассылка осуществляется нарочным, исполнитель такого документа сообщает адресатам о необходимости получения копий приказа у него либо в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края.

Рассылка приказов с отметкой "Для служебного пользования" осуществляется на бумажном носителе отделом делопроизводства и архива согласно указателю рассылки, подготовленному исполнителем, с указанием для каждого адресата в графе "Примечание" номера экземпляра.

5.10. Подлинник приказа и приложение (приложения) к нему вместе с сопроводительными документами к проекту приказа остаются в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края.

Приказы текущего года хранятся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, после чего в установленном порядке передаются на хранение в архив аппарата Губернатора и Правительства края.

5.11. Приказы вступают в силу со дня их подписания.".

2.5. В разделе 6:

2.5.1. Абзац первый изложить в следующей редакции:

"По кадровым вопросам (по личному составу, об организационно-штатных вопросах, о награждении) издаются распоряжения Губернатора края, Правительства края (далее также - распоряжения), приказы первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, руководителя департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края.".

2.5.2. В пункте 6.1:

1) в абзаце третьем подпункта 6.1.1 слова "министром юстиции края - полномочным представителем Губернатора края в Законодательной Думе Хабаровского края" заменить словами "руководителем правового департамента Губернатора края";

2) в подпункте 6.1.2:

а) в абзаце первом слово "заместителя" заменить словами "первого заместителя";

б) в абзаце третьем слова "министром юстиции края - полномочным представителем Губернатора края в Законодательной Думе Хабаровского края" заменить словами "руководителем правового департамента Губернатора края";

3) в абзаце третьем подпункта 6.1.3 слова "министром юстиции края - полномочным представителем Губернатора края в Законодательной Думе Хабаровского края" заменить словами "руководителем правового департамента Губернатора края";

4) в абзацах четвертом, пятом подпункта 6.1.6 слово "заместителя" заменить словами "первого заместителя".

2.5.3. В пункте 6.2:

1) абзац третий признать утратившим силу;

2) подпункты 6.2.1, 6.2.2 изложить в следующей редакции:

"6.2.1. Проекты распоряжений об организационно-штатных вопросах согласовываются:

- руководителем департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края;

- руководителем правового департамента Губернатора края;

- первым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.

6.2.2. Проекты распоряжений о награждении согласовываются:

- руководителем департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края;

- руководителем правового департамента Губернатора края;

- первым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.";

3) подпункты 6.2.3, 6.2.4 признать утратившими силу;

4) в подпункте 6.2.6, абзаце первом подпункта 6.2.7, подпунктах 6.2.8, 6.2.9 слова ", о назначении пенсии за выслугу лет, доплаты к страховой пенсии по старости (инвалидности)" исключить.

2.6. Раздел 6.1 изложить в следующей редакции:

"6.1. Подготовка проектов актов о командировании в пределах территории Российской Федерации

6.1.1. Направление в служебную командировку, отмена служебной командировки, изменение срока служебной командировки, маршрута служебной командировки (далее - командирование) членов Правительства края, первых заместителей и заместителей министров края, руководителей иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, иных гражданских служащих аппарата Губернатора и Правительства края, органов исполнительной власти края, находящихся на кадровом обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, а также работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы края, в аппарате Губернатора и Правительства края, органах исполнительной власти края, находящихся на кадровом обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, в пределах территории Российской Федерации осуществляются в соответствии с распоряжением Правительства края (далее - распоряжение о командировании) или приказом первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края (далее - приказ о командировании).

Командирование членов Правительства края осуществляется в соответствии с постановлением Губернатора Хабаровского края от 09 сентября 2005 г. N 197 "О Порядке командирования членов Правительства Хабаровского края".

Командирование первых заместителей и заместителей министров края, руководителей иных органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, иных гражданских служащих аппарата Губернатора и Правительства края, органов исполнительной власти края, находящихся на кадровом обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, осуществляется в соответствии с постановлением Губернатора Хабаровского края от 17 марта 2015 г. N 15 "О порядке и об условиях командирования государственных гражданских служащих Хабаровского края в служебные командировки, о внесении изменений в отдельные постановления Губернатора Хабаровского края и признании утратившими силу отдельных постановлений Губернатора Хабаровского края".

Командирование работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы края, в аппарате Губернатора и Правительства края, органах исполнительной власти края, находящихся на кадровом обеспечении аппарата Губернатора и Правительства края, осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Хабаровского края от 05 августа 2020 г. N 333-пр "Об утверждении Положения о порядке и размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками работников органов государственной власти Хабаровского края, государственных органов Хабаровского края, государственных учреждений Хабаровского края".

6.1.2. Проекты распоряжений о командировании, приказов о командировании подготавливаются отделом делопроизводства и архива.

6.1.3. Проекты распоряжений о командировании согласуются в соответствии со следующей очередностью:

1) руководитель департамента по вопросам государственной службы и кадров Губернатора края;

2) начальник управления по организации работы с документами.

6.1.4. Проекты приказов о командировании согласуются начальником управления по организации работы с документами.

6.1.5. Согласование проектов распоряжений о командировании, приказов о командировании согласующими лицами, указанными в пунктах 6.1.3, 6.1.4 настоящего раздела, осуществляется путем их визирования в листе согласования на бумажном носителе, оформленном в соответствии с пунктом 3.7 раздела 3 настоящей Инструкции.

6.1.6. Согласованные должностными лицами, указанными в пунктах 6.1.3, 6.1.4 настоящего раздела, проекты распоряжений о командировании, приказов о командировании оформляются на соответствующих гербовых бланках и передаются на подписание Губернатору, Председателю Правительства края (исполняющему обязанности Председателя Правительства края), первому заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края (исполняющему обязанности первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края) соответственно (далее - уполномоченное должностное лицо).

6.1.7. После подписания уполномоченным должностным лицом распоряжения о командировании, приказа о командировании они передаются в отдел делопроизводства и архива для регистрации.

6.1.8. Регистрация распоряжений о командировании, приказов о командировании осуществляется раздельно в пределах календарного года:

датой документа является дата его подписания. Дата оформляется цифровым способом и проставляется на бланке на отведенном для нее месте;

номер проставляется на бланке на отведенном для него месте.

К порядковому номеру распоряжений о командировании через дефис добавляются строчные буквы "рку".

К порядковому номеру приказов о командировании через дефис добавляются строчные буквы "пкз".

6.1.9. Копии распоряжений о командировании, приказов о командировании заверяются печатью отдела делопроизводства и архива и передаются командированному или уполномоченному им лицу под подпись в журнале учета выдачи копий распоряжений о командировании, приказов о командировании для предъявления в главное управление бухгалтерского учета Губернатора и Правительства края.

6.1.10. Подлинники распоряжений о командировании, приказов о командировании хранятся в отделе делопроизводства и архива в течение пяти лет, после чего в установленном порядке выделяются к уничтожению.".

2.7. Раздел 7 признать утратившим силу.

2.8. В разделе 8:

2.8.1. В пункте 8.2:

1) в абзаце третьем подпункта 8.2.1 слово "роспись" заменить словом "подпись";

2) в подпункте 8.2.4:

а) в абзаце первом слова "конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", и" исключить;

б) абзац пятый признать утратившим силу;

3) в абзаце четвертом подпункта 8.2.7 слово "роспись" заменить словом "подпись".

2.8.2. В пункте 8.3:

1) в подпункте 8.3.9:

а) в абзаце первом слово "заместителя" заменить словами "первого заместителя";

б) абзацы второй, третий, пятый признать утратившими силу;

в) в абзаце шестом слова "управлении по работе с обращениями граждан и организаций Губернатора и Правительства края" заменить словами "главном управлении Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений";

2) абзац пятнадцатый подпункта 8.3.11 признать утратившим силу;

3) в подпункте 8.3.12.1:

а) в абзаце первом слова "министерство юстиции края, главное контрольное управление Губернатора и Правительства края" заменить словами "правовой департамент Губернатора края, главное управление Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений";

б) в абзаце втором слова "вице-губернатору края," исключить.

2.8.3. В пункте 8.4:

1) в подпункте 8.4.3:

а) в абзаце первом слово "заместителя" заменить словами "первого заместителя";

б) в абзаце третьем слова "управлении по работе с обращениями граждан и организаций Губернатора и Правительства края" заменить словами "главном управлении Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений";

2) подпункт 8.4.4 дополнить абзацами следующего содержания:

"Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на втором экземпляре документа, остающемся в деле в соответствии с номенклатурой дел, за исключением служебных писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края.

После регистрации писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края в дело помещается копия документа с подлинником листа согласования. Копия исходящего документа заверяется штампом "Верно" и подписью специалиста отдела делопроизводства и архива, осуществляющего регистрацию отправляемых документов.";

3) абзац четвертый подпункта 8.4.6 дополнить словами ", наличия отметки о способе отправки документа";

4) пункт 8.4.10 дополнить словами "в соответствии со способом отправки, указанным исполнителем".

2.8.4. В пункте 8.5:

1) подпункт 8.5.2.1 изложить в следующей редакции:

"8.5.2.1. Если документ отписан ранее на исполнение Губернатором, Председателем Правительства края или лицом, исполняющим обязанности Председателя Правительства края, то дублирование резолюций должностным лицам, уже обозначенным в резолюции, не допускается.";

2) в абзаце третьем подпункта 8.5.3 слова "и т.д." исключить;

3) в первом предложении подпункта 8.5.5 слова "контрольном управлении Губернатора и Правительства края" заменить словами "управлении Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений".

2.8.5. В пункте 8.6:

1) в подпункте 8.6.2 после слова "связи" дополнить словами ", электронной почты, нарочным";

2) в подпункте 8.6.9:

а) слова "вице-губернатора края," исключить;

б) слово "роспись" заменить словом "подпись".

2.8.6. В пункте 8.8:

1) в абзаце первом подпункта 8.8.3.1 слова "и т.д." исключить;

2) в абзаце втором подпункта 8.8.3.2 слово "роспись" заменить словом "подпись";

3) в подпункте 8.8.6:

а) в абзаце четвертом слова ", вице-губернатору края и исполняющему обязанности Председателя Правительства края" исключить;

б) в абзаце пятом после слова "карточки" дополнить словами "с указанием способа отправки";

4) подпункт 8.8.6.1 изложить в следующей редакции:

"8.8.6.1. При подготовке служебных писем в адрес Губернатора края исполнитель прикладывает к бумажному оригиналу служебного письма:

- инициативные документы (письмо, поручение Губернатора края), регистрационную карточку, если инициативный документ - служебное письмо;

- предыдущие ответы (при наличии) в адрес Губернатора края и регистрационные карточки к ним;

- служебные записки от соисполнителей в адрес основного исполнителя;

- документы, на которые имеются ссылки в тексте служебной записки в адрес Губернатора края;

- ответ заявителю (при необходимости);

- согласование с основным исполнителем (при подготовке служебной записки в адрес Губернатора края за подписью соисполнителя);

- согласование с первым заместителем Председателя Правительства края, заместителем Председателя Правительства края в соответствии с установленным распределением обязанностей, курирующим деятельность министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, осуществляющего подготовку проекта служебного письма, а в случае если деятельность министерства края, иного органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, осуществляющего подготовку проекта служебного письма, осуществляется без курирующего заместителя - с первым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.";

5) в подпункте 8.8.7 слово "заместителя" заменить словами "первого заместителя";

6) в абзаце четвертом подпункта 8.8.8 слова ", вице-губернатора" исключить;

7) подпункт 8.8.10 дополнить абзацем следующего содержания:

"Во вкладке "Рассылка" указывается способ отправки документа.";

8) в подпункте 8.8.13:

а) в абзаце первом слова "контрольном управлении Губернатора и Правительства края" заменить словами "управлении Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений";

б) абзац второй изложить в следующей редакции:

"Отправка поручения (перечня поручений) Губернатора края производится отделом делопроизводства и архива по системе электронного документооборота в соответствии с указателем рассылки, подготовленным исполнителем.";

в) дополнить абзацами следующего содержания:

"При необходимости отправки поручения (перечня поручений) на бумажном носителе исполнитель представляет в отдел делопроизводства и архива сопроводительное письмо, необходимое количество копий рассылаемого поручения (перечня поручений) Губернатора края.

Указатель рассылки поручения (перечня поручений) Губернатора края должен содержать ссылку на регистрационный номер, почтовые адреса, подпись исполнителя.";

9) в первом предложении подпункта 8.8.14 после слова "адреса," дополнить словами "способ отправки,".

2.9. Разделы 9, 10 изложить в следующей редакции:

"9. Организация контроля за исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, поручений и указаний Губернатора края, документов, поступивших от заместителей Председателя Правительства Российской Федерации и федеральных государственных органов

9.1. Порядок осуществления контроля за исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, поручений и указаний Губернатора края, документов, поступивших от заместителей Председателя Правительства Российской Федерации и федеральных государственных органов регулируется Регламентом Правительства края.

9.2. Поручения (перечни поручений) Губернатора края подготавливаются в соответствии с пунктами 32 - 40 главы 1 Регламента Правительства края, оформляются в соответствии с приложениями N 8, 9 к настоящей Инструкции.

9.3. Поручениям (перечням поручений) Губернатора края присваиваются номера с индексом "27ПГ" главным управлением Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений после утверждения их Губернатором края.

Поручениям (перечням поручений) Губернатора края, данным на заседаниях Президиума Правительства края, присваиваются номера с индексом "27АП" помощником Губернатора края после утверждения их Губернатором края.

Присвоение учетных номеров поручению (перечням поручений) Губернатора края осуществляется в пределах календарного года отдельно по каждому виду поручений ("27ПГ", "27АП"). Номера состоят из индекса и порядкового номера (например: N 27ПГ-18).

10. Организация контроля за исполнением документов с резолюциями первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края - министров, министров края

10.1. Контроль за исполнением документов с резолюциями первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края - министров, министров края, а также документов, не поставленных на контроль в главном управлении Губернатора и Правительства края по работе с обращениями граждан, организаций и контролю поручений, организуют соответственно первые заместители Председателя Правительства края, заместители Председателя Правительства края, заместители Председателя Правительства края - министры, министры края в порядке, установленном Регламентом Правительства края и Инструкцией.

10.2. Контроль за исполнением документов и поручений руководителей в системе электронного документооборота включает постановку документа на контроль (с указанием вида контроля, ответственного исполнителя, сроков исполнения), регулирование хода исполнения, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены, снятие исполненного документа с контроля, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов.

10.3. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководители структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти края.

Руководитель структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края определяет сотрудника (сотрудников), ответственного (ответственных) за соблюдение сроков исполнения контрольных документов, с включением в его (их) должностной регламент (должностные регламенты), должностную инструкцию (должностные инструкции) функций контроля за исполнением документов.

В течение срока исполнения документа в структурных подразделениях аппарата и органах исполнительной власти края должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения документа. Ответственность за правильность, своевременность и достоверность представленной информации несут исполнители.

В случае если в резолюции указано несколько исполнителей, основным исполнителем считается исполнитель, указанный в резолюции первым, либо в отношении которого сделана соответствующая отметка. Соисполнители представляют основному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа, за исключением случаев установления основным исполнителем иных сроков представления информации.

10.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "Весьма срочно" - в двухдневный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "Срочно" - в трехдневный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "Оперативно", "В кратчайшие сроки" - в 10-дневный срок;

- с резолюцией "Для рассмотрения и предложений" - в 20-дневный срок с представлением служебной записки в адрес Губернатора;

- по запросам сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 дней со дня поступления;

- иные документы - в течение 30 дней со дня их регистрации.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Срок исполнения документа определяется резолюцией руководителя и вносится в систему электронного документооборота.

10.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения срока исполнения документа.

В случае согласования руководителем продления срока исполнения контрольного документа ответственный исполнитель до истечения срока исполнения документа направляет в организацию - автору документа мотивированный промежуточный ответ о продлении срока исполнения документа.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство в структурном подразделении аппарата, органе исполнительной власти края для внесения изменений в систему электронного документооборота (новый срок, дата изменения, подпись).

10.6. Документы, поступившие для исполнения не по назначению, должны быть возвращены на бумажном носителе и в системе электронного документооборота автору резолюции для корректировки исполнителя в течение двух дней со дня поступления документа после согласования с автором резолюции.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его имеет право только орган или организация - автор документа.

10.7. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.

10.8. К служебной записке о продлении срока исполнения документа исполнитель в обязательном порядке прикладывает документ (копию документа с резолюцией), в отношении которого дано поручение. В системе электронного документооборота служебная записка в адрес руководителя или промежуточный ответ на письмо-запрос создается в электронной карточке письма-запроса во вкладке "Документы по исполнению".

10.9. Снятие документов с контроля осуществляется на основании представленных материалов или информации в системе электронного документооборота, подтверждающих исполнение документа и направление ответов заинтересованным организациям и лицам, если руководителем не дано дополнительных поручений по исполнению документа и материалы не возвращены на доработку.

Исполнитель документа в качестве отчета об исполнении документа в течение одного рабочего дня представляет в системе электронного документооборота во вкладке "Документы по исполнению", находящейся в регистрационной карточке входящего документа, зарегистрированного в отделе делопроизводства и архива, документ с электронной подписью или отсканированный одним файлом документ в формате pdf, направленный адресату. Также исполнитель в обязательном порядке представляет во вкладке "Отчет об исполнении" в регистрационной карточке документа-запроса комментарий об исполнении документа и ссылку на номер исходящего документа-ответа.

В регистрационной карточке входящего документа, зарегистрированного в отделе делопроизводства и архива, во вкладке "Документы по исполнению" ответственный исполнитель должен прикрепить итоговый ответ и промежуточный ответ (при наличии).

Переписка по исполнению документа крепится в регистрационной карточке входящего документа, зарегистрированного в отделе делопроизводства и архива, во вкладке "Связь с другими РК".

В случае поступления в Правительство края документов, для исполнения которых требуется только заполнение исполнителем отчетных форм в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" без направления сопроводительного письма, основанием для снятия с контроля будет являться отчет во вкладке "Отчет об исполнении" с представлением подтверждения об отправке или о заполнении электронных форм отчетов.

Снятие документа с контроля оформляется в электронной карточке отметкой о его исполнении и направлении в дело на основании проставленной руководителем или уполномоченным лицом пометки "В дело", даты и подписи на ответе, распечатанном на бумажном носителе.

Датой исполнения документа считается дата регистрации документа-ответа в системе электронного документооборота.".

2.10. В разделе 11:

2.10.1. В пункте 11.1:

1) подпункт 11.1.1 дополнить абзацем следующего содержания:

"Номенклатура дел включается в систему электронного документооборота в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов).";

2) подпункт 11.1.2 дополнить абзацем следующего содержания:

"Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности аппарата Губернатора и Правительства края, органов исполнительной власти края, находящихся на документационном обеспечении аппарата, включая документы, поступившие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, от граждан.";

3) в подпункте 11.1.3:

а) абзац второй изложить в следующей редакции:

"Номенклатура дел структурного подразделения аппарата составляется ежегодно (не позднее 01 ноября текущего года) на следующий год специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, и подписывается руководителем структурного подразделения аппарата.";

б) дополнить абзацем следующего содержания:

"Номенклатура дел вновь созданного или реорганизованного структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, подписывается его руководителем и передается в отдел делопроизводства и архива для включения в действующую номенклатуру дел аппарата Губернатора и Правительства края.";

4) в подпункте 11.1.5:

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

"11.1.5. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке Правительства края, согласовывается с экспертной комиссией аппарата Губернатора и Правительства края (далее - ЭК), подписывается начальником управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края, начальником отдела делопроизводства и архива и ежегодно утверждается первым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края.";

б) в абзаце втором слова "научным экспертно-методическим советом государственного архива края" заменить словами "экспертно-проверочной методической комиссией органа исполнительной власти края, уполномоченного в сфере архивного дела";

5) дополнить подпунктами 11.1.11.1, 11.1.11.2 следующего содержания:

"11.1.11.1. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и о дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, в течение года, передаются в отдел делопроизводства и архива.

11.1.11.2. Отделом делопроизводства и архива на основе полученных от структурных подразделений аппарата, органа исполнительной власти края, находящегося на документационном обеспечении аппарата, данных об изменениях и о дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры д