Приложение. Административный регламент комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги в электронной форме "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, выданных по запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод"

Приложение
к приказу комитета
по делам архивов
Оренбургской области
от 07.12.2020 N 105

Административный регламент комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги в электронной форме
"Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, выданных по запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод"

I. Общие положения

Предмет регулирования административного регламента

1. Административный регламент комитета по делам архивов Оренбургской области (далее - комитет) по предоставлению государственной услуги в электронной форме (далее - Административный регламент) "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, выданных по запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод" (далее - государственная услуга) устанавливает порядок и стандарт предоставления государственной услуги, в том числе определяет сроки и последовательность административных процедур (действий) комитета, осуществляемых по запросу физического или юридического лица либо их уполномоченных представителей (далее - заявитель) в пределах полномочий, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2. В соответствии с Гаагской конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года, для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинности печати, которой скреплен этот документ, проставляется апостиль.

Подпись и печать, проставляемые на апостиле, иного заверения не требуют.

Круг заявителей

3. Заявителями являются российские и иностранные граждане, проживающие за рубежом, а также лица без гражданства, юридические лица (далее - заявители), обратившиеся в комитет с запросом о предоставлении государственной услуги.

От имени заявителей могут выступать их представители, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

Услуга доступна заявителям, имеющим подтвержденную учетную запись на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) Оренбургской области (www.gosuslugi.ru) (далее - Портал).

Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

4. Информация по вопросам предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, сведений о ходе предоставления указанных услуг может быть получена на официальном сайте комитета, а также в электронной форме через Портал.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

5. Наименование государственной услуги: "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, выданных по запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод".

6. Государственная услуга носит заявительный порядок обращения.

Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

7. Государственная услуга "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, выданных по запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод" предоставляется комитетом.

8. Кроме комитета в предоставлении государственной услуги органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации не участвуют.

9. Запрещается требовать от заявителя представления документов и информации или осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Оренбургской области находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, иных государственных органов либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный постановлением Правительства Оренбургской области от 25 января 2012 г. N 42-п "Об утверждении перечня услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления органами исполнительной власти Оренбургской области и оказываются организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг, и об утверждении порядка определения размера платы за их оказание".

Результат предоставления государственной услуги

10. Результатом предоставления государственной услуги является:

проставление апостиля на официальном документе, подлежащем вывозу за пределы территории Российской Федерации, предоставленном заявителем;

отказ в проставлении апостиля на официальном документе, подлежащем вывозу за пределы территории Российской Федерации.

11. Юридическим фактом завершения предоставления государственной услуги является выдача (отправка) заявителю официального документа, подлежащего вывозу за границу, с проставленным апостилем или отказ в проставлении апостиля на официальном документе.

Срок предоставления государственной услуги

12. Срок предоставления государственной услуги в случае отсутствия необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и (или) истребования образца оттиска печати органа местного самоуправления, от которого исходит документ, не превышает 5 рабочих дней со дня представления документов. Выдача (отправка) документов, являющихся результатом предоставления услуги, осуществляется в течение 5 рабочих дней со дня представления документов.

13. Срок предоставления государственной услуги в случае необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и (или) истребования образца оттиска печати органа местного самоуправления, от которого исходит официальный документ, не превышает 30 рабочих дней со дня представления документов. Выдача (отправка) документов, являющихся результатом предоставления услуги, осуществляется в течение 30 рабочих дней со дня представления документов.

Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги

14. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги, размещены на официальном сайте комитета в сети Интернет, а также на Портале.

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые заявитель должен представить самостоятельно

15. Для получения государственной услуги представляются (предъявляются) документы, которые являются обязательными:

1) заявление о проставлении апостиля на официальном документе (приложение 1 к Административному регламенту), если предоставление государственной услуги осуществляется в электронном виде через Портал госуслуг, заявление заполняется по форме, размещенной на Портале, и отдельно заявителем не представляется;

2) официальные документы, на которые следует проставить штамп апостиль;

3) документ, удостоверяющий личность гражданина:

паспорт гражданина Российской Федерации - для граждан Российской Федерации;

паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина, - для иностранных граждан;

документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства, разрешение на временное проживание, вид на жительство либо иные документы, предусмотренные федеральным законом или признаваемые в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность лица без гражданства, - для лиц без гражданства.

Предъявление документа, удостоверяющего личность заявителя не требуется в случае, если представление документов осуществляется в электронном виде через Портал и заявитель прошел авторизацию через единую систему идентификации и аутентификации (далее - ЕСИА).

16. Не требуется предоставление иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении государственной или муниципальной услуги, и которые заявитель вправе представить самостоятельно.

17. Запрещается требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Оренбургской области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона;

представления документов и информации, отсутствие и (или) недостоверность которых не указывались при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, либо в предоставлении государственной услуги, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 4 части 1 статьи 7 Федерального закона.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

18. Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, являются:

текст заявления и представленных документов не поддается прочтению, в том числе при представлении документов в электронном виде;

электронные документы представлены в форматах, не предусмотренных Административным регламентом;

нарушены требования к сканированию представляемых документов, предусмотренные Административным регламентом;

не указаны фамилия, имя, отчество, адрес заявителя (его представителя) либо наименование юридического лица, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ заявителю;

в заявлении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица, а также членов его семьи, при этом заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом;

вопрос, указанный в заявлении, не относится к порядку предоставления государственной услуги;

официальный документ предназначен для представления в государстве, с которым Российской Федерацией заключен договор (соглашение), отменяющий требование любого вида легализации документов;

официальный документ предназначен для представления в компетентные органы государства, которое не является участником Конвенции;

официальный документ исходит от органа, должностного лица, нотариуса или юридического лица иностранного государства;

официальный документ выдан архивом, не относящимся по территориальному признаку к Оренбургской области;

на официальном документе отсутствует хотя бы один из реквизитов, наличие которого согласно законодательству Российской Федерации является обязательным (серия, номер, дата, подпись, печать);

исправления, имеющиеся в тексте официального документа, не оговорены лицом, подписавшим документ;

подписи лиц и (или) оттиски печатей, содержащиеся на официальном документе, не являются отчетливыми;

не представлен документ, удостоверяющий личность.

Решение об отказе в приеме документов принимается не позднее следующего рабочего дня с даты представления документов, подписывается председателем комитета и выдается заявителю с указанием причин отказа.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги

19. Приостановление предоставления государственной услуги не предусмотрено.

20. В предоставлении государственной услуги отказывается по следующим основаниям:

лицо, подписавшее официальный документ, не обладает полномочием на его подписание;

если сведения в официальном документе не соответствуют сведениям, содержащимися в архивных документах, на основании которых данный документ выдан;

если документ, представленный для проставления апостиля, не предназначен для использования за пределами территории Российской Федерации;

официальный документ предназначен для представления в государстве, с которым Российской Федерацией заключен договор (соглашение), отменяющий требование любого вида легализации документов;

если на документе отсутствует хотя бы один из реквизитов, наличие которого согласно законодательству Российской Федерации является обязательным.

Решение об отказе в предоставлении государственной услуги подписывается председателем комитета и выдается заявителю с указанием причин отказа.

Решение об отказе в предоставлении государственной услуги выдается (направляется) заявителю не позднее следующего рабочего дня с даты принятия такого решения.

Решение об отказе в предоставлении государственной услуги по запросу, поданному в электронной форме через Портал, подписывается председателем комитета с использованием квалифицированной электронной подписи и направляется заявителю через Портал не позднее следующего рабочего дня с даты принятия такого решения.

После устранения причин, послуживших основанием для отказа в предоставлении государственной услуги, заявитель вправе обратиться повторно для получения государственной услуги.

Не допускается отказ в предоставлении государственной услуги в случае, если запрос и документы, необходимые для предоставления услуги, поданы в соответствии с информацией о сроках и порядке предоставления государственной услуги, опубликованной на Портале.

Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги

21. Предоставление услуг, являющихся необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, не требуется.

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

22. За проставление апостиля в соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации взимается государственная пошлина в размере 2 500 рублей за каждый документ.

23. Плательщиками государственной пошлины по проставлению апостиля являются физические лица.

24. На основании подпункта 5 пункта 1 статьи 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации при обращении за проставлением апостиля плательщик (организация или физическое лицо, обратившееся за проставлением апостиля, - статья 333.17 Налогового кодекса Российской Федерации) уплачивает государственную пошлину до проставления апостиля.

25. Согласно подпункту 10 пункта 1 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации от уплаты государственной пошлины освобождены органы государственной власти, органы местного самоуправления.

26. В соответствии с подпунктом 12 пункта 3 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации госпошлина не уплачивается за проставление апостиля на истребуемых в соответствии с международными договорами Российской Федерации, а также по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации документах о регистрации актов гражданского состояния и справках, выданных архивными органами по обращениям физических лиц, проживающих за пределами территории Российской Федерации.

27. Иная плата за предоставление государственной услуги не взимается.

Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги

28. Плата за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги по проставлению апостиля, не предусмотрена.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

29. Максимальный срок ожидания в очереди для подачи заявителем устного запроса о предоставлении государственной услуги и документов, необходимых для ее предоставления, а также при получении результата предоставления государственной услуги составляет 15 минут.

Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

30. Запрос о предоставлении государственной услуги, поступивший почтовой связью или доставленный курьерской службой доставки, а также поступивший в электронном виде через Портал, регистрируется должностным лицом комитета, ответственным за проставление апостиля, в срок не более одного рабочего дня с момента поступления в комитет.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам, необходимым для предоставления государственной услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов

31. Места для информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами.

32. Помещения, предназначенные для ожидания и для заполнения заявлений о проставлении апостиля, оборудуются стульями, столами для возможности оформления документов, обеспечиваются бланками заявлений и образцами их заполнения, канцелярскими принадлежностями.

33. В комитете организуются помещения для приема заявителей.

34. Кабинет приема заявителей оборудован информационными табличками с указанием:

номера кабинета;

фамилии, имени, отчества и должности специалиста, уполномоченного на прием документов и проставление апостиля (далее - специалист).

35. Рабочее место специалиста оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам.

36. В здании, где располагается комитет, оборудован информационный стенд с табличкой (вывеской) с указанием наименования комитета; вход и выход из помещений - соответствующими указателями. Рядом со зданием оборудованы места для парковки не менее пяти автотранспортных средств, в том числе не менее трех - для транспортных средств для инвалидов. Доступ граждан к парковочным местам является бесплатным. Кнопки вызова оборудованы при входе в здание и местах общего пользования.

37. Комитет в соответствии с требованиями Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" обеспечивает инвалидам:

условия для беспрепятственного доступа к зданию комитета;

возможность самостоятельного передвижения по территории, на которой расположен комитет, входа в здание комитета и выхода из него, посадки в транспортное средство и высадки из него, в том числе с использованием кресла-коляски;

сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказание им помощи; надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к зданию комитета и к услугам с учетом ограничений их жизнедеятельности;

допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика; допуск в здание комитета собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение и выдаваемого по форме и в порядке, которые определяются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социальной защиты населения;

оказание специалистами комитета помощи инвалидам в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами.

Показатели доступности и качества предоставления государственной услуги, в том числе количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении государственной услуги

38. Показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

наличие исчерпывающих сведений о месте, порядке и сроках предоставления государственной услуги на информационных стендах, в информационных ресурсах комитета, в сети Интернет, на Портале госуслуг;

наличие необходимого и достаточного количества специалистов, а также помещений, в которых осуществляется предоставление государственной услуги, в целях соблюдения установленных Административным регламентом сроков предоставления государственной услуги;

возможность направления документов для предоставления государственной услуги почтовой связью и курьерской службой доставки, запроса о предоставлении услуги через Портал госуслуг;

возможность получения результата предоставления государственной услуги почтовой связью;

возможность получения заявителем информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием средств телефонной связи, Портала госуслуг.

39. Показателями качества предоставления государственной услуги являются:

наличие специалистов и уполномоченных должностных лиц с уровнем квалификации, необходимым для надлежащего исполнения административных процедур, предусмотренных Административным регламентом;

отсутствие очередей при приеме и выдаче документов заявителям;

отсутствие нарушений сроков предоставления государственной услуги;

отсутствие жалоб на действия (бездействие) специалистов и уполномоченных должностных лиц;

отсутствие жалоб на некорректное отношение специалистов и уполномоченных должностных лиц к заявителям.

40. В процессе оказания государственной услуги заявитель взаимодействует с одним должностным лицом комитета, ответственным за проставление апостиля. Продолжительность взаимодействия не более 50 минут. Предоставление государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг не осуществляется.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги по экстерриториальному принципу и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

41. Государственная услуга по экстерриториальному принципу не оказывается.

42. При направлении заявления и прилагаемых к нему документов в электронной форме через Портал применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение электронных форм без необходимости дополнительной подачи запроса заявителя в какой-либо иной форме, а также прикрепление к заявлениям электронных копий документов.

Заявление, направляемое от физического лица, юридического лица должно быть заполнено по форме, представленной на Портале.

Форматно-логическая проверка сформированного в электронной форме запроса заявителя осуществляется после заполнения заявителем каждого из полей электронной формы запроса. При выявлении некорректно заполненного поля электронной формы запроса заявитель уведомляется о характере выявленной ошибки и порядке ее устранения посредством информационного сообщения непосредственно в электронной форме запроса.

При формировании запроса в электронной форме заявителю обеспечиваются:

возможность копирования и сохранения документов, необходимых для предоставления услуги;

возможность печати на бумажном носителе копии электронной формы запроса;

сохранение ранее введенных в электронную форму запроса значений в любой момент по желанию заявителя, в том числе при возникновении ошибок ввода и возврате для повторного ввода значений в электронную форму запроса;

заполнение полей электронной формы запроса до начала ввода сведений с использованием сведений, размещенных в ЕСИА, и сведений, опубликованных на портале;

возможность вернуться на любой из этапов заполнения электронной формы запроса без потери ранее введенной информации;

возможность доступа заявителя на Портале к ранее поданным им запросам в течение не менее одного года, а также частично сформированным запросам - в течение не менее трех месяцев.

43. Требования к электронным документам, представляемым заявителем для получения услуги:

а) прилагаемые к заявлению электронные документы представляются в одном из следующих форматов - pdf, jpg, png.

В случае, когда документ состоит из нескольких файлов или документы имеют открепленные ЭП (файл формата sig), их необходимо направлять в виде электронного архива формата zip;

б) в целях представления электронных документов сканирование документов на бумажном носителе осуществляется:

непосредственно с оригинала документа в масштабе 1:1 (не допускается сканирование с копий) с разрешением 300 dpi;

в черно-белом режиме при отсутствии в документе графических изображений;

в) наименования электронных документов должны соответствовать наименованиям документов на бумажном носителе.

За представление недостоверных или неполных сведений заявитель несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Исчерпывающий перечень административных процедур

44. Представление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация документов или отказ в приеме документов;

направление межведомственного запроса;

установление отсутствия оснований для отказа в проставлении апостиля;

проставление апостиля (при отсутствии оснований для отказа в проставлении апостиля);

отказ в проставлении апостиля (при установлении оснований для отказа в проставлении апостиля);

выдача или отправка документов.

45. В электронной форме результат государственной услуги не предоставляется.

При предоставлении государственной услуги в электронной форме (при подаче заявления через Портал) заявителю обеспечиваются:

получения информации о порядке и сроках предоставления государственной услуги;

формирования запроса о предоставлении государственной услуги;

приема и регистрации запроса о предоставлении государственной услуги и иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

предварительной записи для подачи заявления в комитет о предоставлении государственной услуги;

оплаты государственной пошлины за предоставление государственной услуги;

осуществления оценки качества предоставления государственной услуги;

досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) комитета, должностного лица комитета либо государственного служащего.

46. Уведомление о завершении действий, предусмотренных пунктом 45 Административного регламента, направляется заявителю в срок, не превышающий одного рабочего дня после завершения соответствующего действия, на адрес электронной почты или с использованием Портала.

При предоставлении государственной услуги в электронной форме заявителю направляются:

а) уведомление о приеме и регистрации документов, необходимых для предоставления государственной услуги, содержащее сведения о факте приема документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и начале процедуры предоставления государственной услуги, а также сведения о дате и времени окончания предоставления государственной услуги либо мотивированный отказ в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

б) уведомление о результатах рассмотрения скан-копий официальных документов, подлежащих вывозу за границу.

Прием и регистрация документов или отказ в приеме документов

47. Основанием для начала предоставления государственной услуги является представление в комитет официальных документов, необходимых для проставления апостиля, предусмотренных пунктом 15 Административного регламента.

48. Специалист определяет подведомственность обращения.

Если предметом обращения заявителя не является проставление апостиля на официальных документах, специалист сообщает заявителю, в какой орган государственной власти следует обратиться.

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут.

49. Заявление о проставлении апостиля, официальные документы представляются в единственном подлинном экземпляре.

50. Официальные документы должны содержать реквизиты, наличие которых согласно законодательству Российской Федерации является обязательным (серия, номер, дата, подпись, печать).

51. Документы, представляемые на проставление апостиля, должны быть исполнены четко, подписи должностных лиц и оттиски печатей, содержащиеся на документах, представленных на проставление апостиля, должны быть отчетливыми.

52. При поступлении документов для проставления апостиля по почте, специалист регистрирует указанные документы в журнале регистрации входящей корреспонденции в электронном виде.

53. Датой представления документов является дата поступления в комитет всех документов, необходимых для проставления апостиля.

54. В случае установления оснований для отказа в приеме официальных документов, предусмотренных пунктом 18 Административного регламента, специалист незамедлительно сообщает председателю комитета об установлении оснований для отказа в приеме документов.

Председатель комитета рассматривает основания для отказа в приеме официальных документов, установленные специалистом.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут на каждый документ.

55. В случае принятия председателем комитета решения об отказе в приеме официальных документов, специалист в устной форме разъясняет заявителю основания для отказа в приеме документов, а также как устранить обстоятельства, препятствующие приему документов (если такие обстоятельства устранимы), информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме официальных документов и возвращает заявителю представленные документы.

56. По письменному требованию заявителя специалист готовит проект письма заявителю об отказе в приеме документов.

В проекте письма специалист излагает установленные основания для отказа в приеме официальных документов, разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему документов (если такие обстоятельства устранимы), информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме официальных документов.

Подготовленный проект письма с приложением официальных документов, представленных заявителем, специалист представляет на подпись председателю комитета.

57. Председатель комитета подписывает письмо об отказе в приеме официальных документов и передает специалисту.

58. Специалист выдает письмо об отказе в приеме официальных документов с приложением представленных официальных документов заявителю на руки.

59. Срок подготовки письма заявителю об отказе в приеме официальных документов не должен превышать 1 рабочего дня со дня представления документов.

60. Результат административной процедуры - прием и регистрация документов, необходимых для проставления апостиля, или отказ в приеме документов.

Направление межведомственного запроса

61. Основанием для начала административной процедуры является получение специалистом официальных документов, при подаче которых заявитель не представил по собственной инициативе документ, подтверждающий уплату государственной пошлины за предоставление государственной услуги.

62. Специалист на следующий день после регистрации заявления:

формирует с использованием программно-технических средств запрос об уплате государственной пошлины за предоставление государственной услуги, в котором отражаются: единый идентификатор физического лица и период времени, за который требуется получить сведения;

направляет сформированный запрос в Федеральное казначейство по каналам СМЭВ.

Максимальный срок выполнения данного административного действия составляет 15 минут.

63. Результатом выполнения административной процедуры является получение из Федерального казначейства запрашиваемой информации в срок не более пяти рабочих дней со дня поступления запроса в Федеральное казначейство.

Непредставление (несвоевременное представление) информации не может являться основанием для отказа в предоставлении государственной услуги.

Установление отсутствия оснований для отказа в проставлении апостиля

64. Основанием для начала административной процедуры является поступление документов, необходимых для проставления апостиля, и информации, поступившей из Федерального казначейства, специалисту.

65. Специалист устанавливает наличие или отсутствие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 20 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения действия составляет 20 минут.

66. В случае отсутствия в комитете второго экземпляра архивной справки, архивной выписки, архивной копии или электронного экземпляра архивной справки, архивной выписки, архивной копии специалистом формируется запрос в архив, выдавший документ, предъявленный для проставления апостиля.

Максимальный срок выполнения действия составляет 60 минут.

67. По результатам проведенной проверки специалист принимает решение:

о проставлении апостиля;

об отказе в проставлении апостиля.

Решение о проставлении апостиля или об отказе в проставлении апостиля принимается в день проведения проверки официальных документов.

Проставление апостиля

68. Основанием для начала данной административной процедуры является установление специалистом, уполномоченным на проставление апостиля, отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

69. Проставление апостиля осуществляется путем проставления специального штампа "Апостиль", форма которого определена Конвенцией, с его последующим заполнением.

Апостиль составляется на русском языке. Заголовок апостиля должен быть дан на французском языке: "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)".

70. Апостиль проставляется на свободном от текста месте официального документа, либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе бумаги.

В случае проставления апостиля на отдельном листе листы документа и лист с апостилем нумеруются и прошиваются ниткой любого цвета либо специальным тонким шнуром. Последний лист документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумажной "звездочкой", на которой проставляется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать). Оттиск гербовой печати располагается равномерно на "звездочке" и на листе. Количество прошитых листов заверяется штампом, содержащим сведения о количестве прошитых и пронумерованных листов.

Максимальный срок выполнения действия составляет 15 минут.

71. Апостиль может быть проставлен также методом компьютерного набора.

72. Апостиль заполняется в следующем порядке:

В строке 1 апостиля - Российская Федерация.

В строке 2 апостиля указывается в творительном падеже фамилия должностного лица, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля.

Если представленный к проставлению апостиля официальный документ подписан должностным лицом, имеет все необходимые реквизиты и не вызывает сомнений, но фамилия подписавшего его должностного лица не расшифрована и установить ее не представляется возможным, в строке 2 после слова "подписан" вместо фамилии указывается "должностным лицом", а в строке 3 - должность этого лица.

В строке 3 апостиля указывается должность лица, подписавшего документ.

В строке 4 апостиля указывается официальное наименование органа, выдавшего документ.

В строке 5 апостиля в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль.

В строке 6 апостиля цифрами указывается дата проставления апостиля.

В строке 7 апостиля указывается в творительном падеже фамилия, инициалы, должность лица, удостоверившего документ.

В строке 8 апостиля указывается номер, соответствующий порядковому номеру в журнале регистрации апостиля.

В строке 9 апостиля проставляется гербовая печать комитета.

В строке 10 апостиля ставится подпись председателя комитета или лица, исполняющего обязанности председателя комитета.

Внесение изменений (исправлений, подчисток) в текст апостиля не допускается.

73. После проставления апостиля специалист передает в порядке делопроизводства официальный документ с проставленным апостилем председателю комитета.

74. Результат административной процедуры - председатель комитета подписывает апостиль и проставляет на нем гербовую печать.

Отказ в проставлении апостиля

75. Основанием для начала данной административной процедуры является установление специалистом, уполномоченным на составление апостиля, наличия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 20 Административного регламента.

76. Отказ в проставлении апостиля может быть осуществлен как в устной, так и в письменной форме.

77. Отказ в проставлении апостиля осуществляется в письменной форме при наличии соответствующего письменного обращения заявителя или соответствующей отметки в заявлении на проставление апостиля либо по требованию заявителя.

78. При наличии письменного обращения заявителя или отметки в заявлении на проставление апостиля о необходимости получения отказа в письменной форме, специалист готовит проект отказа и представляет его на подпись председателю комитета.

79. Председатель комитета подписывает отказ в проставлении апостиля, который в порядке делопроизводства передается специалисту.

80. Специалист уведомляет заявителя о готовности отказа в проставлении апостиля и выдает отказ в проставлении апостиля, к которому прилагается представленный им официальный документ, при непосредственном обращении заявителя.

Оставшиеся документы помещаются в порядке делопроизводства в дело.

Максимальный срок выполнения административного действия - один рабочий день.

81. Результат административной процедуры - отказ в проставлении апостиля на официальном документе в устной либо письменной форме.

Выдача документов и отправка документов

82. Основанием для начала данной административной процедуры является проставление апостиля на официальном документе.

83. Специалист вносит в реестр апостилей, проставленных в комитете, запись, которая содержит:

порядковый номер апостиля;

дату проставления апостиля;

фамилию и инициалы лица по официальному документу;

фамилию и инициалы заявителя;

виды документов, представленных на проставление апостиля;

серию, номер официального документа;

фамилию, инициалы лица, подписавшего российский официальный документ;

должность лица, подписавшего российский официальный документ;

дату получения документа лично заявителем либо дату отправки документов почтовой связью;

подпись получателя либо номер сопроводительного письма.

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут на каждый из представленных официальных документов.

84. Специалист выдает официальный документ заявителю при предъявлении им документа, удостоверяющего личность.

85. Заявитель расписывается в получении официальных документов в соответствующей графе реестра апостилей, проставленных в комитете.

Оставшиеся документы помещаются в порядке делопроизводства в дело.

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут.

86. В случае если заявление о проставлении на официальном документе апостиля направлено посредством почтовой связи, исполненный документ передается в порядке делопроизводства для отправления заявителю.

В журнале учета проставления штампа апостиль указывается дата и номер сопроводительного письма.

Максимальный срок выполнения административного действия - один рабочий день.

87. Результат административной процедуры - выдача документов заявителю либо отправка их почтовой связью.

88. В случае выявления опечаток и (или) ошибок, допущенных комитетом в документах, выданных в результате предоставления услуги по проставлению апостиля, заявитель имеет право обратиться с заявлением об исправлении опечаток и (или) ошибок, допущенных в выданных в результате предоставления указанной государственной услуги документах.

Комитет рассматривает заявление, представленное заявителем, и проводит проверку указанных в заявлении сведений. В случае выявления допущенных опечаток и (или) ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, должностное лицо комитета, ответственное за предоставление государственной услуги по проставлению апостиля, осуществляет исправление и замену указанных документов.

В случае отсутствия опечаток и (или) ошибок в документах, выданных в результате предоставления государственной услуги, должностное лицо комитета, ответственное за предоставление государственной услуги по проставлению апостиля, письменно сообщает заявителю об отсутствии таких опечаток и (или) ошибок.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами комитета положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием ими решений

89. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами, и принятием решений осуществляется специалистами комитета, ответственными за предоставление государственной услуги.

90. Текущий контроль осуществляется путем проведения председателем комитета проверок соблюдения и исполнения положений Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации специалистами комитета, ответственными за предоставление государственной услуги.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством ее предоставления

91. Председатель комитета организует и осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги.

92. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и юридических лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов и уполномоченных должностных лиц комитета.

93. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы комитета) и внеплановыми.

Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя. Результаты проверок оформляются в виде справки, в которой отмечаются недостатки и предложения по их устранению.

Ответственность должностных лиц комитета за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги

94. По результатам проверок в случае выявления нарушений прав граждан и юридических лиц виновные лица привлекаются к ответственности, установленной законодательством Российской Федерации.

Персональная ответственность специалистов, должностных лиц комитета закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

95. Заявители имеют право осуществлять контроль соблюдения положений Административного регламента, сроков исполнения административных процедур в ходе рассмотрения их заявлений путем получения устной информации (по телефону) или письменных, в том числе в электронном виде, ответов на их запросы.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) комитета, должностных лиц, специалистов комитета

Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и (или) решений, принятых (осуществленных) в ходе предоставления государственной услуги

96. В случае, если заявитель считает, что в ходе предоставления государственной услуги решениями и (или) действиями (бездействием) комитета, должностных лиц, специалистов комитета нарушены его права, он имеет право обжаловать указанное решение и (или) действие (бездействие) в досудебном (внесудебном) порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Органы государственной власти, уполномоченные на рассмотрение жалобы лица, которым может быть направлена жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

97. Жалобы на действия (бездействие) должностных лиц комитета рассматриваются председателем комитета. Жалобы на решения и действия (бездействие) председателя комитета подаются в Правительство Оренбургской области.

Способы информирования заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы, в том числе с использованием Портала

98. Информирование заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы обеспечивается посредством размещения информации на стендах в местах предоставления государственной услуги, на официальном сайте комитета, на Портале.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих порядок досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) комитета, должностных лиц комитета

99. Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

постановление Правительства Российской Федерации от 16 августа 2012 года N 840 "О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, государственных корпораций, наделенных в соответствии с федеральными законами полномочиями по предоставлению государственных услуг в установленной сфере деятельности, и их должностных лиц, организаций, предусмотренных частью 1.1. статьи 16 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и их работников, а также многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг и их работников";

постановление Правительства Оренбургской области от 28 апреля 2014 года N 254-п "О Порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов исполнительной власти Оренбургской области и их должностных лиц, государственных гражданских служащих органов исполнительной власти Оренбургской области при предоставлении государственных услуг".