Приложение 2. Инструкция о порядке подготовки и передачи на государственное архивное хранение документального фонда организаций государственной системы здравоохранения г. Москвы

Приложение 2
к распоряжению Департамента
здравоохранения города Москвы
от 21 декабря 2020 г. N 3330-р

Инструкция
о порядке подготовки и передачи на государственное архивное хранение документального фонда организаций государственной системы здравоохранения города Москвы

По истечении нормативных сроков временного хранения в организациях, передаются в упорядоченном виде на государственное хранение в архивы города Москвы следующие документы Департамента здравоохранения города Москвы и подведомственных Департаменту здравоохранения города Москвы организаций:

- документы постоянного хранения (приказы по основной деятельности, годовые отчеты по основной деятельности, штатные расписания и изменения к ним, бюджет и другие документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел) по истечении 10 лет хранения в организации - в Государственное бюджетное учреждение города Москвы "Центральный государственный архив города Москвы" (ГБУ "ЦГА города Москвы");

- документы по личному составу (приказы по личному составу; личные карточки формы Т-2; личные дела работников; трудовые договоры /контракты/ и соглашения, не вошедшие в состав личных дел; документы по заработной плате работников; подлинные личные невостребованные документы /трудовые книжки и др./) по истечении 5 лет хранения в организации - в Государственное казенное учреждение города Москвы "Центральный архив медицинских документов города Москвы" (ГКУ "ЦАМД Москвы").

Образовательные учреждения среднего специального образования дополнительно передают следующие виды документов:

- приказы по личному составу студентов;

- книги протоколов заседания ГЭК/ГАК;

- книги выдачи дипломов;

- копии дипломов по специальностям;

- книги выдачи дубликатов дипломов и приложений к ним;

- сводные, семестровые, экзаменационные ведомости.

Документы передаются ежегодно согласно утвержденному Департаментом здравоохранения города Москвы графику передачи документов на архивное хранение в упорядоченном виде.

Упорядочение документов производится за счет средств организации - собственника документов в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом города Москвы от 28 ноября 2001 года N 67 "Об архивном фонде Москвы и архивах", приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526), Методическими рекомендациями "Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу" (Главархив Москвы, 2006).

Упорядочение может проводиться собственными силами работников организации или сторонней организацией по договору с оплатой после согласования описей Бюро Центральной экспертно-проверочной комиссии Главархива Москвы и передачи документов в архив.

В случае упорядочения документов сторонними организациями по договору запрещается без нотариально заверенной доверенности передавать документы для упорядочения сторонним организациям с вывозом их за территорию учреждения - собственника документов.

Организация, планирующая приступить к упорядочению архивных документов, должна до начала работы уведомить об этом работников Архива, так как упорядочение документов должно проводиться при консультативно-методической помощи работников отдела комплектования Архива, курирующих учреждение.

Упорядоченные документы передаются на хранение в государственный архив в установленном порядке после согласования итоговых документов (опись дел) Центральной экспертно-проверочной комиссией Главархива Москвы.

Транспортировка документов осуществляется за счет средств организации.

Медицинская документация поступает на хранение в Архив только от ликвидированных организаций, не имеющих правопреемника.

Документы временного (менее 10 лет срока хранения) хранятся в организации и подлежат уничтожению в установленном порядке после согласования описей дел постоянного хранения и по личному составу.