II. Прием обращений
2.1. Письменное обращение может быть доставлено в управление или отделы ЗАГС непосредственно заявителем, его представителем, фельдъегерской связью, поступить по почте, посредством факсимильной связи, по электронной почте, через официальный сайт управления или иным способом.
2.2. Письменное обращение гражданина должно в обязательном порядке содержать либо наименование управления, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица управления, либо его должность, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен; ответ или уведомление о переадресовании обращения, изложение существа вопроса, личную подпись указанного гражданина и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
2.3. Обращение, поступившее в форме электронного документа, обязательно должно содержать фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, направившего обращение, адрес электронной почты, если ответ (уведомление) должен быть направлен в форме электронного документа, или почтовый адрес, если ответ (уведомление) должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.
2.4. В случае личного представления гражданином письменного обращения, в котором не указаны фамилия гражданина и почтовый адрес для направления ответа, специалист, ответственный за прием документов в управлении (далее - специалист) разъясняет гражданину необходимость указания этих данных в тексте обращения.
2.5. По просьбе заявителя на копиях или вторых экземплярах принятых письменных обращений специалистом делается отметка о приеме письменного обращения и сообщается телефон для справок.
2.6. От имени заявителя с обращением может обратиться его представитель. Полномочия представителя заявителя оформляются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
2.7. Специалист:
1) проверяет правильность адресования корреспонденции, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
2) проводит сверку реестров (на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью);
3) вскрывает конверты, проверяет наличие и целостность вложенных документов (разорванные документы подклеиваются), прилагает конверт к письменному обращению. Конверты с пометкой "лично" передаются по назначению;
4) прикладывает к письму поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие документы);
5) в случае отсутствия обращения в письме составляет справку следующего содержания: "Обращение в адрес управления записи актов гражданского состояния Ставропольского края отсутствует" с датой и личной подписью.
6) на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляет акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в соответствующем деле, второй экземпляр приобщается к поступившим письмам.
7) получив письмо, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом непосредственному руководителю.
2.8. Обращение, поступившее в управление в форме электронного документа, распечатывается на бумажный носитель и подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящего Положения.
2.9. Прием обращений по телефону управления осуществляет специалист, который выясняет у заявителя и записывает карточку приема обращений следующую информацию:
фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;
почтовый адрес;
номер телефона (при наличии);
суть предложения, заявления или жалобы.
III. Регистрация обращений
3.1. Первичная обработка и регистрация обращения осуществляется в течение трех дней с момента поступления. В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, его регистрация может производиться в рабочий день, следующий за праздничными и выходными днями.
3.2. Регистрация обращений производится путем присвоения порядкового номера каждому поступившему документу. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу письменного обращения проставляется регистрационный штамп. В случае если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
3.3. Регистрация обращений, поступивших в управление, производится в системе электронного документооборота "Дело-web" (далее - СЭД), в отделы ЗАГС - в соответствующем журнале.
3.4. Коллективное обращение, оформленное в письменном виде и подписанное организаторами, подлежит рассмотрению в том же порядке и в те же сроки (до 30 дней), что и индивидуальное обращение.
3.5. Обращения, поступившие из редакций средств массовой информации и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), подлежат рассмотрению как обычные обращения.
3.6. Приложенные к обращению подлинные документы по требованию заявителя изымаются из обращения и возвращаются (при необходимости с них снимаются копии). В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, конверт может быть использован для отправления ответа.
3.7. Специалист:
1) прочитывает обращение, определяет его тематику и вид (предложение, заявление, жалоба, запрос), выявляет поставленные в нем вопросы;
2) проверяет обращение на повторность, при необходимости сопоставляет с находящимися в соответствующем номенклатурном деле документами;
3) регистрирует обращение в СЭД или в соответствующем журнале;
4) отбирает обращения, которые не подлежат рассмотрению по существу заданных вопросов в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 02 мая 2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
5) оформляет проект резолюции в соответствии с пунктом 113 Инструкции по делопроизводству в управлении, утвержденной приказом от 15 февраля 2019 N 47 о/д;
6) сканирует обращение, в т.ч. все приложения к нему;
7) передает обращение на рассмотрение начальнику управления (начальнику отдела ЗАГС.
3.8. При регистрации в СЭД специалистом вносится следующая информация о поступившем обращении:
1) дата регистрации обращения и его регистрационный номер;
2) категория обращения (заявление, предложение, жалоба, запрос);
3) данные об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество (при наличии), место его проживания (адрес);
4) данные о корреспонденте, направившем обращение, если таковой имеется;
5) краткое содержание (тема) обращения;
6) данные о количестве листов приложения;
7) отметка о коллективном обращении;
9) отметка о постановке обращения на контроль;
IV. Предварительное рассмотрение обращение
4.1. Поступившие в управление или отделы ЗАГС и прошедшие регистрацию обращения в тот же день представляются для предварительного рассмотрения начальнику управления или заместителю начальника управления, начальнику отдела ЗАГС.
4.2. Начальник управления (начальник отдела ЗАГС) по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми к нему документами и подготовленным проектом резолюции принимает решения:
1) относятся ли к компетенции управления поставленные в обращении вопросы;
2) к компетенции одного или нескольких государственных органов, органов местного самоуправления либо должностных лиц относится решение поставленных в обращении вопросов. Если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, начальник указывает в резолюции органы и организации, должностных лиц, которым необходимо направить копии обращения;
3) о переадресации обращения для рассмотрения по существу поставленных вопросов в другой государственный орган, орган местного самоуправления либо иному должностному лицу;
4) о соответствии подготовленных проекта резолюции и поручений поставленным в обращении вопросам (при необходимости дополняет и корректирует их);
5) о постановке обращения на контроль;
6) о назначении сотрудника, ответственного за рассмотрение (организацию рассмотрения) обращения (далее - исполнитель), характере и сроках его действий, а также соисполнителей;
7) об окончательном сроке рассмотрения обращения.
4.3. Обращение заявителя с поручением о его рассмотрении незамедлительно передается специалистом исполнителю согласно резолюции для его рассмотрения (организации рассмотрения).
4.4. В случае если в резолюции к обращению указаны несколько исполнителей, подлинник обращения передается исполнителю, указанному в резолюции первым, соисполнителям передаются копии на бумажном носителе.
4.5. В случае если вопросы, содержащиеся в обращении, выходят за пределы компетенции исполнителя или относятся к компетенции другого лица, исполнитель обеспечивает исполнение поручения в пределах установленной компетенции и в течение одного рабочего дня с даты передачи ему обращения представляет начальником управления предложения об определении другого исполнителя или об изменении состава соисполнителей.
4.6. На контроль ставятся обращения:
1) в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, имеющие общесоциальное значение;
2) в случае необходимости подготовки аналитических записок и информации, определения эффективности принимавшихся ранее мер в отношении повторных (многократных) обращений;
3) рассматриваемые по поручению руководителя Администрации Президента Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Кавказском федеральном округе, заместителей председателя Правительства Ставропольского края, председателя Думы Ставропольского края.
4.7. На особый контроль ставятся обращения, рассматриваемые по поручению Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Ставропольского края, Правительства Ставропольского края.
4.8. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну, по решению начальника управления (начальника отдела ЗАГС) заявитель уведомляется о невозможности получения ответа по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
4.9. По результатам рассмотрения обращения начальником управления (начальником отдела ЗАГС) специалист:
1) вносит в СЭД содержание резолюции, информацию об исполнителе, соисполнителях, сроках исполнения поручений, делает отметку о постановке обращения на контроль;
2) готовит уведомление заявителю о переадресации обращения согласно полномочиям в другой государственный орган, орган местного самоуправления либо должностному лицу;
3) направляет копии обращения в указанные в резолюции государственные органы либо органы местного самоуправления вместе с сопроводительными письмами;
4) передает исполнителю, соисполнителям обращение (копии обращения) и прилагаемые к нему документы.
V. Сроки рассмотрения обращений
5.1. Поступившие в управление обращения подлежат рассмотрению в течение 30 дней со дня регистрации. Начальник управления (начальник отдела ЗАГС) вправе установить сокращенный срок рассмотрения обращения.
5.2. В исключительных случаях, а также в случае направления управлением в установленном порядке запроса о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, начальник управления вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней на основании мотивированной служебной записки исполнителя, поданной не позднее 5 дней до истечения срока рассмотрения обращения. О продлении срока рассмотрения обращения уведомляется заявитель.
5.3. При поступлении в установленном порядке запроса из государственного органа, органа местного самоуправления или от должностного лица, рассматривающего обращение, управлением в указанную организацию или должностному лицу в течение 15 дней предоставляются документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
5.4. Обращения заявителей по вопросам, не относящимся к компетенции управления, в течение 7 дней со дня их регистрации подлежат переадресации в соответствующие органы или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов или к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации, с одновременным уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации его обращения. В случае если управление не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе, органе местного самоуправления, об этом также в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается направившему обращение заявителю.
5.5. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, оно незамедлительно направляется в государственный орган, компетентный рассматривать информацию о противоправном деянии.
5.6. В случае, если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается направившему обращение заявителю.
5.7. При поступлении письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте управления в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, заявителю, направившему обращение, в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта, на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, заявителю не возвращается.
VI. Направление обращений на исполнение
6.1. Исполнитель принимает обращение с резолюцией (поручением) начальника управления (начальника отдела ЗАГС) к своему рассмотрению, определяет меры, необходимые для разрешения поставленных в обращении вопросов.
6.2. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории "заявление", исполнитель проверяет наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения. В ответе сообщается об удовлетворении или неудовлетворении заявления, совершении или не совершении испрашиваемого действия. Если оно не может быть совершено, приводятся соответствующие аргументы.
6.3. Исполнитель проверяет, соответствует ли оспариваемое действие (бездействие) должностного лица (должностных лиц) положениям действующего законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов Ставропольского края. Для этого исполнитель получает пояснения у лица, чьи действия оспариваются, изучает материалы, представленные заявителем, запрашивает дополнительные материалы.
6.4. Если в результате проведенного анализа подтвердились отмеченные в заявлении факты, указывающие на неправомерность каких-либо действий, несоответствие этих действий положениям и предписаниям нормативных документов, заявление признается обоснованным. В этом случае в ответе заявителю перечисляются меры, которые принимаются для устранения нарушений законов и иных нормативных правовых актов, недостатков в работе, сообщаются сроки их реализации, в случае необходимости приносятся соответствующие извинения.
6.5. Если заявление признано необоснованным, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.
6.6. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории "жалоба", исполнитель обязан определить обоснованность просьбы заявителя о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.
Для этого исполнитель:
1) определяет обоснованность доводов о нарушении прав, свобод или законных интересов заявителя или других лиц (принадлежность прав, свобод и законных интересов, их вид, какими действиями нарушены и др.);
2) устанавливает причины нарушения или ущемления прав, свобод или законных интересов, в том числе устанавливает, кто и по каким причинам допустил нарушение;
3) определяет меры, которые должны быть приняты для восстановления (восстановления положения существовавшего до нарушения права) или защиты (пресечения действий, нарушающих право или создающих угрозу его нарушения) нарушенных прав, свобод или законных интересов, а также определяет лиц, ответственных за реализацию обозначенных мер;
4) вносит предложения о привлечении к ответственности, установленной законом, лиц, виновных в нарушении прав, свобод или законных интересов граждан.
6.7. В случае признания жалобы подлежащей удовлетворению, в ответе заявителю указывается какие права, свободы или законные интересы подлежат восстановлению и в каком порядке (в том числе сроки и ответственные лица), принимаемые способы защиты прав, свобод или законных интересов.
6.8. В случае признания жалобы, не подлежащей удовлетворению, в ответе аргументировано даются разъяснения в отношении отсутствия оснований для восстановления и защиты прав, свобод и законных интересов граждан.
6.9. В процессе рассмотрения обращения по существу исполнитель вправе:
1) запросить дополнительную информацию в государственных органах, органах местного самоуправления, у должностных лиц;
2) пригласить на личную беседу заявителя, запросить у него дополнительную информацию. Приглашение заявителя на беседу осуществляется по телефону, факсу, посредством электронной почты, почтой и другими способами, но не позднее, чем за 2 дня до назначенной даты проведения беседы. В случае отказа заявителя от приглашения (неявки при наличии подтверждения о приглашении заявителя в надлежащий срок) ответ на обращение подготавливается по существу рассмотренных вопросов с указанием на то, что недостаточность информации, обусловленная неявкой заявителя на личную беседу, может повлечь недостаточно детальное рассмотрение обращения. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение заявителя для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.
3) инициировать проведение проверки в пределах полномочий управления по осуществлению внутреннего контроля (проверка правомерности либо неправомерности действий (бездействия) должностных лиц управления).
6.10. В случае необходимости получения дополнительной информации по вопросам, поставленным в обращении, в иных государственных органах, органах местного самоуправления или иных организациях исполнителем подготавливается и направляется запрос о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения.
6.11. В случае необходимости дополнительной проверки изложенных в обращении сведений, а также в случае направления запроса, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.
6.12. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения исполнитель представляет начальнику управления (начальнику отдела ЗАГС) служебную записку с обоснованием такой необходимости не позднее, чем за 5 дней до истечения срока рассмотрения обращения.
6.13. На основании служебной записки начальником управления (начальнику отдела ЗАГС) принимается решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении уведомления об этом заявителю либо об отказе в продлении срока рассмотрения обращения. Если контроль рассмотрения обращения установлен вышестоящим органом государственной власти либо должностным лицом, исполнитель обязан согласовать продление срока рассмотрения обращения не позднее, чем за 10 дней до истечения срока рассмотрения обращения.
6.13. При рассмотрении обращения исполнитель использует все предоставленные ему полномочия в соответствии с должностным регламентом (должностной инструкцией). В случае недостаточности полномочий исполнителя (запрос информации, координация деятельности, согласование документов и др.) для всестороннего и полного решения вопросов, поставленных в обращении, оформление необходимых документов и совершение действий осуществляется через начальника управления.
6.14. При получении обращения, для рассмотрения которого назначены соисполнители, исполнитель определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение, сообщает соисполнителям какие материалы и информацию необходимо представить. Соисполнители не позднее 7 дней до истечения срока рассмотрения обращения обязаны представить свои предложения по существу его рассмотрения, а также имеющиеся материалы и информацию, необходимые для подготовки ответа.
6.15. Исполнитель осуществляет контроль за полнотой и правильностью подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями, соблюдением ими установленных сроков и формирует окончательный ответ на обращение при поступлении материалов от соисполнителей.
6.16. Подготовленный по результатам рассмотрения обращения ответ должен соответствовать следующим требованиям:
1) содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении;
2) если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам.
6.17. По результатам рассмотрения обращения заявителю может быть направлено сообщение о:
1) прекращении с ним переписки;
2) разъяснении порядка обжалования в судебном порядке;
3) недопустимости злоупотребления правом;
4) невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.
6.18. Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит
